Logistik und Transport
Im Logistik- und Transportsektor laufen Kundenbeziehungen und Feldoperationen gemeinsam ab. Die Annahme eines Transportauftrags, die Preisgestaltung, die Auswahl des passenden Fahrzeugs und Fahrers, die Entgegennahme der Fracht, die Vervollständigung der Dokumente, die Durchführung der Lieferung und die Nachverfolgung der Zahlung sind Teil eines einheitlichen Prozesses.
XtraCRM ermöglicht die vernetzte Verwaltung von Kunden-, Angebot-, Verkaufsauftrag-, Aufgaben-, Fahrzeug-, Mitarbeiter-, Dokumenten- und Finanzdaten und sorgt so für eine geordnete und nachvollziehbare Logistik- und Transportverwaltung.
Wie läuft der Prozess in der Branche ab?
Der Prozess beginnt üblicherweise mit der Transport- oder Versandanfrage eines Kunden. Dabei werden Art und Menge der Ladung, Abhol- und Lieferorte, gewünschtes Datum, erforderlicher Fahrzeugtyp und Servicebedingungen festgelegt.
Basierend auf diesen Informationen wird ein Preis kalkuliert und dem Kunden ein Angebot unterbreitet. Nach Annahme entsteht ein Verkaufsauftrag oder ein Operationsdatensatz; Lieferdatum, Transportart, verantwortliches Team und nötige Dokumente werden definiert.
Das passende Fahrzeug und der richtige Mitarbeiter werden zugeteilt. Nach Ablauf des Fahrplans – Laden, Abfahrt, Ankunft und Zustellung – wird der Prozess entsprechend den Betriebsabläufen überwacht. Nach Abschluss wird die Lieferdokumentation erfasst, der Kunde informiert und der Rechnungsprozess gestartet.
Wie passt sich XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens an?
Jedes Logistikunternehmen hat unterschiedliche Transportarten, Einsatzgebiete und Prozessschritte. In XtraCRM können spezielle Felder, Aufgaben, Formulare und Verkaufsphasen entsprechend der Arbeitsweise Ihres Unternehmens eingerichtet werden.
Sie können beispielsweise Ihren Transportprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Informationen werden erwartet, Preisgestaltung, Angebot unterbreitet, Kundenbestätigung, Fahrzeugplanung, Warten auf Beladung, Im Transport, Ausgeliefert, Warten auf Dokumente und Abgerechnet“ zusammensetzen.
Sie können verschiedene Bereiche und Arbeitsabläufe für innerstädtische Verteilung, Inlandsversand, internationale Transporte, Teilladungen, Komplettladungen oder Projekttransporte definieren.
Diese Phasen werden in XtraCRM unter Verwendung von CRM- und Vertriebsprozessen konfiguriert; das Produkt wird nicht als produktunabhängiges GPS-Tracking- oder automatisches Routenoptimierungssystem angeboten.
Transport-spezifische Felder, die Sie verwenden können
Transport- oder Dienstleistungsart
Ladungsart und Beschreibung
Anzahl der Produkte, Kartons oder Paletten
Gewicht, Volumen und Maße
Abholadresse
Lieferadresse
Beladungsdatum und Zeitspanne
Geplantes Lieferdatum
Fahrzeugtyp und Kapazitätsbedarf
Besondere Transportbedingungen
Absender- und Empfängervertreter
Referenz-, Bestell- oder Vorgangsnummer
Verantwortliches Betriebspersonal
Zugewiesenes Fahrzeug und Mitarbeiter
Transportkosten und Zusatzgebühren
Dokumenten- und Lieferstatus
Abrechnungs- und Inkassostatus
Lieferbeschreibung
Containernummer, Aufliegerinformationen, Ladungsklasse oder ähnliche Informationen, die Ihr Unternehmen verwendet, können ebenfalls als benutzerdefinierte Felder hinzugefügt werden.
Verwalten Sie Kundenanfragen und Angebote
Transportanfragen, die per Telefon, E-Mail, Website oder WhatsApp eingehen, können mit dem Kundenkonto verknüpft werden. Der Umfang der Anfrage, gewünschtes Datum, Transportpunkte und besondere Bedingungen können erfasst werden.
Neue Anfragen können dem zuständigen Vertriebs- oder Betriebspersonal zugewiesen werden. Für fehlende Informationen kann eine Nachverfolgungsaufgabe erstellt werden, und der Angebotsprozess kann überwacht werden.
Wenn ein Angebot nicht akzeptiert wird, können Gründe für den Verlust wie Preis, Zeitplanung, Kapazität oder die Bevorzugung eines Mitbewerbers erfasst werden. So kann berichtet werden, bei welchen Dienstleistungen mehr Nachfrage oder Verluste auftreten.
Verfolgen Sie den Prozess von der Verkaufsbestellung bis zur Lieferung
Das genehmigte Angebot wird in eine Verkaufsbestellung umgewandelt und kann zusammen mit Kunde, Bestellpositionen, Lieferdatum und Transportmethode überwacht werden.
Die Fortschrittsphasen der Operation können gemäß den firmeneigenen Abläufen definiert werden. In jeder Phase können Verantwortlichen Aufgaben zugewiesen und Erinnerungen für auszuführende Tätigkeiten erstellt werden.
Zum Beispiel kann nach der Kundenfreigabe dem Betriebsteam eine Fahrzeugplanung zugewiesen und nach der Lieferung dem Finanzteam eine Rechnungsstellungsaufgabe übertragen werden.
Verwalten Sie Fahrzeug- und Mitarbeitereinsätze
Im XtraCRM Fuhrparkbereich können Firmenfahrzeuge mit Daten wie Kennzeichen, Marke, Modell, Baujahr, Fahrgestellnummer, Kraftstoffart, Kategorie, Kilometerstand und Status erfasst werden.
Fahrzeuge können Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen werden. Folgende Informationen können bei der Fahrzeugeinsatzplanung verfolgt werden:
Eingesetztes Fahrzeug
Eingesetzter Mitarbeiter oder Abteilung
Einsatzdatum
Erwartetes Rückkehrdatum
Tatsächliches Rückkehrdatum
Einsatzzweck
Kilometerstand bei Abfahrt und Rückkehr
Fahrzeugübergabe- und Rückgabestatus
Erklärungen und Notizen
Mit dieser Struktur kann verfolgt werden, welches Fahrzeug sich bei wem befindet und zu welchem Zweck es eingesetzt wurde. Spezielle Informationen zum Transportvorgang können zusätzlich im Einsatzdatensatz gespeichert werden.
Verfolgen Sie Fahrzeugdokumente und deren Laufzeiten
Fahrzeugschein, Versicherung, TÜV und weitere vom Betrieb benötigte Dokumente können in der Fahrzeugkarte gespeichert werden.
Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum der Dokumente kann erfasst werden. In der Fahrzeugkarte können Informationen wie Versicherungsende, letzter und nächster TÜV überwacht werden.
Für bevorstehende Fristen können Aufgaben und Erinnerungen erstellt werden, um Mängel zu erkennen, die zu Betriebsunterbrechungen der Fahrzeuge führen könnten.
Flottenwartungsaufzeichnungen verwalten
Für Fahrzeuge können regelmäßige Wartungen, Reparaturen oder andere Wartungsaufzeichnungen erstellt werden. In den Wartungsprotokollen können folgende Informationen festgehalten werden:
Fahrzeug
Wartungsart
Wartungsdatum
Kilometerstand bei der Wartung
Wartungsdurchführender Mitarbeiter
Service oder Lieferant
Auftragsnummer
Beschreibung der durchgeführten Arbeiten
Wartungskosten
Nächstes ServiceDatum
So kann die Wartungshistorie, die durchgeführten Arbeiten und die angefallenen Kosten für jedes Fahrzeug einzeln angezeigt werden.
Lade- und Lieferaufgaben planen
Operationale Schritte wie Beladung, Dokumentenprüfung, Kundeninformation, Lieferbestätigung und Dokumentensammlung können als Aufgaben den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen werden.
Für Aufgaben können Start-, Endzeiten, Prioritäten und Verantwortliche festgelegt werden. Verspätete oder unvollständige Arbeiten werden verfolgt, sodass die Arbeitsbelastung des operativen Teams ersichtlich ist.
Über Kalender- und Planungsfunktionen können anstehende Beladungen, Lieferungen und Fahrzeugaufgaben vom Team überwacht werden.
Versanddokumente in einem einzigen Datensatz speichern
Angebote, Bestelldokumente, Ladepapiere, Lieferbelege, Rechnungen und weitere vom Kunden erhaltene Dokumente können mit dem entsprechenden Kunden- oder Operationsdatensatz verknüpft werden.
Fehlende Dokumente können über spezielle Felder verfolgt werden. Nach Abschluss der Lieferung kann eine Dokumentenprüfung als Aufgabe erstellt werden, um zu prüfen, ob alle Unterlagen für die Rechnungsstellung bereitstehen.
So muss nicht versucht werden, operationale Dokumente aus verschiedenen Messaging-Apps oder persönlichen Ordnern zu finden.
Kundenkommunikation dokumentieren
Telefonate, E-Mails, WhatsApp-Nachrichten, Notizen und Aufgaben können mit entsprechender Berechtigung im Kundenverlauf angezeigt werden.
Wenn der Kunde den Lieferstatus anfragt, kann der zuständige Mitarbeiter den aktuellen Stand, die zuletzt durchgeführte Aktion und den nächsten Schritt einsehen. Bei Verzögerungen oder Änderungen kann eine Kundeninformationsaufgabe zugewiesen werden.
Diese Struktur stellt sicher, dass das Personal, das in verschiedenen Schichten oder Teams arbeitet, auf der gleichen aktuellen Informationsbasis agiert.
Verfolgen Sie den Abrechnungs- und Inkassoprozess
Abgeschlossene Transport- oder Logistikdienstleistungen können mit Verkaufsaufträgen und Kundenkonten verknüpft werden. Transportkosten, Zusatzleistungen und andere Gebühren können über Bestellposten nachverfolgt werden.
Nach Abschluss der Lieferung und der Dokumentenprüfung kann der Abrechnungsvorgang eingeleitet werden. Rechnung und Inkassostatus können über Finanzaufzeichnungen überwacht werden.
So kann der Informationsverlust zwischen dem Abschluss der Operation und dem Beginn des Finanzprozesses reduziert werden.
Erstellen Sie für besondere Fälle unterschiedliche Arbeitsabläufe
Nicht jeder Transport durchläuft dieselben Schritte. Für die folgenden Operationen können unterschiedliche Phasen und spezielle Felder definiert werden:
Innerstädtische Lieferung
Zwischenstädtischer Transport
Teilladungstransport
Kompletttransport
Internationaler Transport
Rückgabeoperation
Beschädigte Lieferung
Ausstehende oder verschobene Sendung
Operation mit fehlenden Dokumenten
Vorgänge, die zusätzliche Gebühren oder Kundenbestätigung erfordern
Problembelastete oder verspätete Operationen können an den zuständigen Manager weitergeleitet und Lösungsschritte eingeleitet werden.
Erstellen Sie eine messbare Struktur für das Management
In den Verwaltungsbildschirmen können neue Transportanfragen, auf Angebote wartende Aufträge, genehmigte Bestellungen, bevorstehende Lieferungen, verspätete Aufgaben, aktive Fahrzeugzuweisungen und fehlende Dokumente verfolgt werden.
Folgende Informationen können basierend auf Kunde, Dienstleistungstyp, verantwortlichem Team, Fahrzeug oder Zeitraum ausgewertet werden:
Anzahl der eingegangenen Anfragen und erstellten Angebote
Umwandlungsrate der Angebote zu Aufträgen
Geplante und abgeschlossene Lieferungen
Verzögerte Operationen
Fahrzeugeinsätze
Fahrzeug-Kilometerinformationen
Wartungstermine und Kosten
Fahrzeuge mit bevorstehender Dokumentenfrist
Rechnungsstellung und Inkassostatus
Gründe für Verlust und Verzögerung
XtraCRM zwingt Ihr Logistikunternehmen nicht in ein starres Betriebsmodell. Sie können Kundenakten, Verkaufsphasen, benutzerdefinierte Felder, Aufgaben, Fahrzeuge und Dokumente entsprechend Ihrer Arbeitsweise konfigurieren, um den gesamten Prozess von der ersten Transportanforderung bis zur Lieferung und Bezahlung organisierter, messbarer und nachvollziehbarer zu gestalten.