Vendita/Noleggio di Macchine e Attrezzature
Nel settore di macchine e attrezzature, il processo non si conclude con la vendita o il noleggio del prodotto. È necessario monitorare offerta, contratto, consegna, assegnazione, durata d’uso, manutenzione, guasti, restituzione e incassi durante tutto il ciclo di vita dell’attrezzatura.
XtraCRM unisce funzionalità di CRM, vendita, prodotto, stock, inventario, compiti, assistenza tecnica, manutenzione, documenti e finanza per gestire in un unico centro tutto il processo, dalla richiesta cliente alla consegna dell’attrezzatura e ai servizi post-vendita.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo generalmente inizia con la richiesta del cliente per la vendita o il noleggio di una specifica macchina o attrezzatura. Vengono definiti tipo di attrezzatura richiesto, caratteristiche tecniche, luogo di utilizzo, durata d’impiego, data di consegna e budget.
Si selezionano le attrezzature o prodotti idonei e si prepara un’offerta per il cliente. Nel noleggio si definiscono periodo, tariffa, deposito, condizioni d’uso, consegna e restituzione. Nella vendita si seguono prodotto, pagamento, consegna, installazione e garanzia.
Una volta approvata l’offerta si avviano contratto e consegna. L’attrezzatura viene assegnata al cliente, al progetto o al personale. Durante il noleggio si monitora manutenzione, guasti e stato d’uso. Al termine si eseguono rinnovo, cambio, acquisto o restituzione.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare della tua azienda?
Ogni azienda di macchine e attrezzature ha una struttura di prodotti, metodi di noleggio e organizzazione del servizio diverse. In XtraCRM campi personalizzati, moduli, compiti e fasi del flusso di lavoro possono essere configurati secondo l’assetto attuale della tua azienda.
Puoi strutturare il tuo processo di vendita nelle fasi “Nuova richiesta, Analisi dei bisogni, Selezione del prodotto, Preparazione dell'offerta, Offerta presentata, Approvazione del cliente, Ordine, Consegna, Installazione e Completato”.
Puoi invece seguire il processo di noleggio con le fasi “Nuova richiesta, Controllo di idoneità, Prezzo, Offerta, Contratto, Pronto per la consegna, In noleggio, Proroga del periodo, Attesa restituzione, Controllo e Completato”.
Puoi definire diversi campi e processi per gruppi di attrezzature come macchinari industriali, equipaggiamenti industriali, generatori, carrelli elevatori, piattaforme, apparecchiature tecniche non mediche, strumenti di misura o attrezzature simili.
Campi speciali per l'attrezzatura che puoi utilizzare
Codice dell'attrezzatura o del prodotto
Categoria dell'attrezzatura
Marca e modello
Numero di serie
Anno di produzione
Caratteristiche tecniche
Capacità e valori operativi
Stato di proprietà
Idoneità alla vendita o al noleggio
Magazzino o posizione attuale
Cliente o progetto attuale
Condizioni dell'attrezzatura
Ore di utilizzo o chilometraggio
Informazioni sull'acquisto e sui costi
Data di inizio e di fine garanzia
Data dell'ultima manutenzione
Data della prossima manutenzione
Date obbligatorie di controllo o documenti
Accessori e parti aggiuntive
Note di descrizione e uso
Possono essere creati campi personalizzati diversi per diversi gruppi di attrezzature. In questo modo, in ogni scheda prodotto vengono visualizzate solo le informazioni tecniche e operative pertinenti.
Gestisci le richieste dei clienti
Le richieste di vendita e noleggio ricevute tramite telefono, sito internet, e-mail, pubblicità o WhatsApp possono essere associate al cliente nel CRM.
Possono essere registrati l'attrezzatura necessaria al cliente, lo scopo d'uso, la localizzazione del progetto, la data di inizio, la durata e il budget. La nuova richiesta può essere assegnata al rappresentante di vendita competente.
Possono essere create attività per ottenere informazioni mancanti, effettuare valutazioni tecniche o organizzare ispezioni sul campo. Possono essere definiti promemoria per opportunità non gestite da tempo.
Monitora i processi di offerta e contratto
Può essere preparata un'offerta al cliente che includa attrezzatura, periodo, quantità, prezzo e servizi aggiuntivi. Voci extra come trasporto, installazione, operatore, manutenzione o accessori possono essere incluse nell'offerta.
Possono essere monitorate le fasi di preparazione, presentazione, revisione e approvazione dell'offerta. Possono essere creati processi che richiedono l'approvazione del responsabile per condizioni specifiche di prezzo, sconto o durata.
L'offerta approvata può essere convertita in ordine di vendita. I contratti di noleggio possono essere collegati al cliente, all'attrezzatura e al relativo record operativo e archiviati nella gestione documentale.
Configura i processi di noleggio secondo la tua azienda
In XtraCRM, l'operazione di noleggio può essere regolata secondo il modello della tua azienda con campi personalizzati e flussi di lavoro. Vengono monitorate le seguenti informazioni:
Data di inizio e fine noleggio
Tariffa giornaliera, settimanale o mensile
Periodo di fatturazione
Informazioni sul deposito cauzionale
Indirizzo di consegna e restituzione
Luogo di utilizzo o progetto
Durata consentita dell'uso
Condizioni per utilizzi eccedenti
Costo di trasporto e installazione
Necessità di operatore o personale
Responsabilità di manutenzione
Informazioni su assicurazione e garanzie
Stato del contratto
Opzione di estensione o acquisto
Stato di reso e controllo
XtraCRM non è un motore di calcolo per il noleggio indipendente; consente il monitoraggio delle offerte di noleggio, dei contratti, delle assegnazioni delle attrezzature, delle attività, dei documenti e delle condizioni finanziarie.
Monitora la disponibilità e lo stato delle attrezzature
Le attrezzature possono essere classificate con stati come “Disponibile, Riservato, Noleggiato, In servizio, In manutenzione, In controllo reso o Inattivo”.
È possibile tracciare con campi specifici in quale cliente o progetto si trova un’attrezzatura, quando è stata consegnata e quando è previsto il suo rientro.
Durante la pianificazione di un nuovo noleggio si può verificare lo stato attuale dell’attrezzatura e le assegnazioni in corso. In questo modo si evita di pianificare la stessa attrezzatura in date sovrapposte.
Gestisci le operazioni di consegna e installazione
Quando un’offerta o un contratto viene approvato, possono essere assegnati compiti ai team di magazzino e operativi per la preparazione della consegna.
Prima della consegna si possono verificare con una checklist tecnica l’attrezzatura, la pulizia, gli accessori, i documenti e le informazioni d’uso.
Durante la consegna possono essere registrate le seguenti informazioni:
Data e ora di consegna
Indirizzo di consegna
Persone che consegnano e ricevono
Condizione dell’attrezzatura al momento della consegna
Contatore, chilometraggio o ore di funzionamento
Accessori forniti insieme
Foto e documenti di consegna
Stato di installazione o formazione
Approvazione del cliente e note
I documenti di consegna firmati e le foto possono essere archiviati nella scheda del cliente o dell’attrezzatura.
Monitora le assegnazioni dell’attrezzatura
Le attrezzature o i veicoli aziendali possono essere assegnati a dipendenti, reparti, clienti o progetti. Scopo dell’assegnazione, data di inizio, data prevista di ritorno e persona responsabile possono essere registrati.
È possibile confrontare il valore d’uso e lo stato dell’attrezzatura all’inizio e al ritorno. Al termine dell’assegnazione possono essere registrate le note di restituzione e i risultati di controllo.
Questa struttura facilita il monitoraggio di chi possiede e dove si trovano sia le attrezzature in affitto sia i beni utilizzati internamente all'azienda.
Gestisci i processi di manutenzione periodica
È possibile monitorare le date di manutenzione periodica, i tempi di utilizzo e i registri dei servizi precedenti delle attrezzature. Le date dell'ultima manutenzione e della successiva possono essere conservate nella scheda dell'attrezzatura.
Per le attrezzature con manutenzione imminente, può essere assegnato un compito al team tecnico. Durante la manutenzione si possono registrare le attività svolte, i pezzi utilizzati, l'azienda di assistenza, i costi e la data della prossima manutenzione.
Le manutenzioni necessarie durante il periodo di affitto possono essere associate al cliente, alla località e all'attrezzatura. Può essere monitorata anche la durata del tempo in cui l'attrezzatura non è utilizzabile a causa della manutenzione.
Monitora le registrazioni di guasti e assistenza tecnica
La segnalazione di guasto ricevuta dal cliente può essere collegata all'attrezzatura e al contratto. Possono essere registrati la descrizione del guasto, la data di comunicazione, la posizione dell'attrezzatura e l'urgenza.
Il processo di assistenza può passare attraverso le fasi "Nuova richiesta, Ispezione, Tecnico assegnato, In attesa di pezzi, In corso, Controllo e Completato".
Le operazioni eseguite, i pezzi utilizzati, le note del tecnico, le fotografie e le comunicazioni con il cliente possono essere conservate nello stesso registro di assistenza.
Registrando se il guasto rientra in garanzia, sia dovuto a errore dell'utente o uso normale, è possibile monitorare il processo di fatturazione.
Gestisci i processi di restituzione e controllo dell'attrezzatura
Per le attrezzature con data di fine noleggio prossima, può essere creato un compito di restituzione per il team operativo. Si può comunicare con il cliente per valutare l'opzione di restituzione, estensione o acquisto.
Durante la restituzione, possono essere controllate le condizioni dell'attrezzatura, gli accessori, il valore d'uso e eventuali danni visibili. Le informazioni pre-consegna e al momento della restituzione possono essere confrontate.
Se mancano accessori, ci sono danni, uso eccessivo o necessità di pulizia, possono essere creati i registri pertinenti. I costi necessari o l'approvazione del cliente possono essere associati al processo finanziario.
L'attrezzatura terminata la verifica può passare alla fase di manutenzione, assistenza o preparazione per nuovo noleggio.
Monitora le durate e i rinnovi dei noleggi
Possono essere creati compiti e promemoria anticipati per le date di scadenza dei contratti. Il rappresentante di vendita responsabile può contattare il cliente per discutere opzioni di estensione, cambio attrezzatura o acquisto.
Quando viene presa la decisione di estendere, possono essere registrate la nuova durata, il prezzo e le condizioni di pagamento. Per i noleggi non rinnovati, può essere acquisita la motivazione.
I contratti in scadenza, i noleggi in attesa di rinnovo e le restituzioni in ritardo possono essere monitorati collettivamente dalla direzione.
Gestisci scorte, accessori e ricambi
Gli accessori e i ricambi utilizzati insieme a dispositivi venduti o noleggiati possono essere monitorati nei registri di prodotto e inventario.
La quantità degli accessori consegnati e lo stato delle restituzioni possono essere aggiunti al registro dell'equipaggiamento. I pezzi utilizzati durante l'assistenza tecnica possono essere collegati all'intervento di servizio corrispondente.
Per i pezzi che si avvicinano a livelli critici può rendersi necessaria una nuova acquisizione. I pezzi attesi e le date di fornitura possono essere monitorati attraverso gli ordini di acquisto.
Conserva i documenti dell'equipaggiamento in un unico centro
I manuali d'uso, le garanzie, le schede tecniche, i certificati di controllo, i moduli di manutenzione e i verbali di consegna degli equipaggiamenti possono essere collegati ai relativi registri.
La data di emissione e validità del documento può essere registrata. Per certificati o controlli in scadenza possono essere assegnati promemoria ai responsabili.
L'accesso a documenti e registri può essere limitato in base ai ruoli e alle autorizzazioni dei dipendenti.
Monitora i processi di fatturazione e incasso
Le operazioni di vendita e i periodi di noleggio possono essere collegati ai clienti, agli ordini e ai registri finanziari. Possono essere monitorate data fattura, scadenza, stato pagamento e valuta.
In base al modello di noleggio, i periodi di fatturazione giornalieri, settimanali o mensili possono essere registrati con campi specifici. Possono essere creati incarichi per il team finanziario per ogni periodo.
I pagamenti in scadenza o in ritardo possono essere monitorati e le conversazioni con il cliente possono essere aggiunte alla sua cronologia.
Valuta le opportunità post-vendita
Monitorando i periodi di garanzia e manutenzione degli equipaggiamenti venduti, si possono offrire al cliente contratti di manutenzione, ricambi o equipaggiamenti aggiuntivi.
La durata d’uso dell’equipaggiamento noleggiato e le esigenze del cliente possono essere valutate per proporre un’estensione del periodo, un passaggio a un modello superiore o un’opportunità d’acquisto.
Visualizzando insieme gli equipaggiamenti utilizzati da un cliente, i servizi passati e i contratti attivi, si possono sviluppare offerte di vendita e assistenza più precise.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Per i team di vendita, operazioni di noleggio, magazzino, assistenza tecnica, finanza e direzione possono essere definite diverse autorizzazioni di accesso e operazione.
Il team di vendita può gestire clienti e offerte mentre il team operativo può monitorare consegne, assegnazioni e resi. Il team di assistenza tecnica può gestire manutenzioni e registrazioni guasti, mentre il team finanziario può gestire fatturazione e processi di incasso.
Operazioni come variazioni di prezzo, sconti, danni alle attrezzature o costi aggiuntivi possono essere sottoposte ad approvazione in base alla gerarchia delle autorizzazioni della vostra azienda.
Create una struttura misurabile per la gestione
Nelle schermate di gestione è possibile monitorare nuove richieste clienti, offerte in attesa, attrezzature vendute e a noleggio, prossime scadenze contrattuali, resi in ritardo, registrazioni di assistenza aperte e attrezzature prossime alla manutenzione.
Le seguenti informazioni possono essere valutate per cliente, attrezzatura, categoria, team responsabile o periodo:
Richieste di vendita e noleggio ricevute
Percentuale di trasformazione delle offerte in contratti
Attrezzature disponibili, a noleggio e in assistenza
Storico di utilizzo e assegnazione delle attrezzature
Prossime scadenze di noleggio
Resi in ritardo
Registrazioni di manutenzione e assistenza
Cause dei guasti
Costi di manutenzione per attrezzatura
Ricavi da vendite e noleggi
Stato di fatturazione e incasso
Compiti aperti per cliente e attrezzatura
XtraCRM non costringe la vostra azienda a un modello fisso di vendita o noleggio. Potete configurare registrazioni clienti, offerte, contratti, stato delle attrezzature, processi di manutenzione, campi personalizzati e compiti secondo la vostra organizzazione operativa per rendere l'intero processo, dalla richiesta iniziale alla consegna, assistenza, reso e incasso, più ordinato, misurabile e monitorabile.