Продажа/Аренда машин и оборудования
В секторе машин и оборудования процесс не завершается с продажей или арендой продукта. Необходимо отслеживать все этапы — предложение, договор, поставку, назначение, срок использования, техническое обслуживание, поломки, возврат и оплату — на протяжении всего жизненного цикла оборудования.
XtraCRM объединяет функции CRM, продаж, продукции, склада, инвентаря, задач, технического сервиса, обслуживания, документов и финансов, что позволяет управлять всем процессом от запроса клиента до передачи оборудования и послепродажных услуг из единого центра.
Как происходит процесс в отрасли?
Процесс обычно начинается с того, что клиент формирует запрос на продажу или аренду определенной машины или оборудования. Определяются тип требуемого оборудования, технические характеристики, место эксплуатации, срок работы, дата поставки и бюджет.
Выбираются подходящие машины или продукты, готовится предложение для клиента. При аренде определяются срок, стоимость, залог, условия использования, условия доставки и возврата. При продаже отслеживаются продукт, оплата, поставка, установка и гарантия.
После утверждения предложения запускаются договор и доставка. Оборудование назначается клиенту, проекту или персоналу. Во время аренды контролируются обслуживание, поломки и состояние использования. По окончании срока проводится продление, замена, покупка или возврат.
Как XtraCRM адаптируется под ваш рабочий процесс?
У каждой компании, работающей с машинами и оборудованием, разные структуры продуктов, методы аренды и системы сервиса. В XtraCRM специальные поля, формы, задачи и этапы рабочих процессов могут быть настроены в соответствии с вашим текущим порядком работы.
Вы можете организовать процесс продаж по этапам: «Новый запрос, Анализ потребностей, Выбор продукта, Подготовка предложения, Представление предложения, Одобрение клиента, Заказ, Доставка, Установка и Завершено».
Процесс аренды можно отслеживать по этапам: «Новый запрос, Проверка соответствия, Ценообразование, Предложение, Договор, Готово к доставке, В аренде, Продление срока, Ожидание возврата, Проверка и Завершено».
Вы можете определить различные области и процессы для таких групп оборудования, как строительная техника, промышленное оборудование, генераторы, вилочные погрузчики, платформы, немедицинские технические устройства, измерительные приборы и аналогичное оборудование.
Специальные поля оборудования, которые можно использовать
Код оборудования или продукта
Категория оборудования
Марка и модель
Серийный номер
Год выпуска
Технические характеристики
Вместимость и рабочие показатели
Статус собственности
Пригодность для продажи или аренды
Хранится на складе или в локации
Текущий клиент или проект
Состояние оборудования
Часы использования или пробег
Информация о покупке и затратах
Дата начала и окончания гарантии
Дата последнего технического обслуживания
Дата следующего технического обслуживания
Обязательные проверки или сроки документов
Аксессуары и запасные части
Описание и заметки по использованию
Для разных групп оборудования можно создавать разные специальные области. Таким образом, на каждом карточке продукта отображается только соответствующая техническая и операционная информация.
Управляйте требованиями клиентов
Запросы на продажу и аренду, поступающие по телефону, с сайта, по электронной почте, через рекламу или WhatsApp, могут быть связаны с клиентом в CRM.
Можно зарегистрировать оборудование, необходимое клиенту, цель использования, местоположение проекта, дату начала, срок использования и бюджет. Новый запрос может быть назначен соответствующему торговому представителю.
Для получения недостающей информации, проведения технической оценки или организации выездного осмотра могут быть созданы задачи. Для возможностей, которые долго не обрабатываются, можно установить напоминания.
Отслеживайте процессы предложений и контрактов
Можно подготовить предложение клиенту, включающее оборудование, период, количество, цену и дополнительные услуги. В предложение могут быть включены дополнительные позиции, такие как транспортировка, монтаж, оператор, обслуживание или аксессуары.
Можно отслеживать этапы подготовки, презентации, пересмотра и утверждения предложения. Можно создавать процессы, которые требуют одобрения менеджера при определённых условиях цены, скидки или срока.
Одобренное предложение может быть преобразовано в заказ на продажу. Арендные контракты могут храниться в системе управления документами, связаны с клиентом, оборудованием и соответствующей операцией.
Настройте процессы аренды согласно вашей компании
В XtraCRM операции по аренде могут быть организованы с помощью специальных областей и рабочих процессов в соответствии с моделью вашей компании. Можно отслеживать следующую информацию:
Дата начала и окончания аренды
Дневная, недельная или месячная плата
Период выставления счетов
Информация о залоге
Адрес доставки и возврата
Место использования или проект
Разрешённый срок использования
Условия сверхнормативного использования
Стоимость транспортировки и монтажа
Потребность в операторе или персонале
Ответственность за обслуживание
Информация о страховании и гарантиях
Статус контракта
Опция продления или покупки
Возврат и проверка состояния
XtraCRM не является независимым калькулятором аренды; он обеспечивает отслеживание предложений по аренде, контрактов, назначений оборудования, заданий, документов и финансового состояния.
Отслеживайте доступность и состояние оборудования
Оборудование может классифицироваться по состояниям, таким как «Доступно, Забронировано, В аренде, В сервисе, На техобслуживании, При возврате на проверке или Неактивно».
Можно отслеживать, у какого клиента или на каком проекте находится оборудование, когда оно было выдано и когда ожидается его возврат с помощью специальных полей.
При планировании новой аренды можно проверить текущее состояние оборудования и продолжающиеся назначения. Это предотвращает назначение одного и того же оборудования на пересекающиеся даты.
Управляйте доставкой и установкой
При утверждении предложения или контракта можно назначать задания складу и операционным командам для подготовки доставки.
До доставки технический осмотр оборудования, его очистка, аксессуары, документы и инструкции могут быть проверены с помощью контрольного списка.
Во время доставки могут быть зарегистрированы следующие данные:
Дата и время доставки
Адрес доставки
Лица, передающие и принимающие оборудование
Состояние оборудования в момент передачи
Счетчик, пробег или рабочие часы
Переданные аксессуары
Фотографии и документы о доставке
Статус установки или обучения
Подтверждение и комментарии клиента
Подписанные документы о доставке и фотографии могут сохраняться в соответствующем клиентском или оборудовательном учете.
Отслеживайте назначения оборудования
Оборудование или служебные автомобили могут назначаться сотрудникам, отделам, клиентам или проектам. Цель назначения, дата начала, ожидаемая дата возврата и ответственный человек могут быть зарегистрированы.
Можно сравнить показатели использования и состояние оборудования при начале и окончании назначения. При завершении назначения могут быть записаны заметки о возврате и результаты проверки.
Эта структура облегчает отслеживание того, у кого и где находятся как сдаваемое в аренду оборудование, так и активы, используемые внутри компании.
Управляйте процессами периодического обслуживания
Можно отслеживать даты периодического обслуживания оборудования, время использования и историю сервисных записей. Даты последнего и следующего обслуживания могут храниться в карточке оборудования.
Для оборудования с приближающимся временем обслуживания можно назначать задачи технической команде. В процессе обслуживания можно фиксировать выполненные работы, использованные детали, сервисную компанию, стоимость и дату следующего обслуживания.
Обслуживание, необходимое во время аренды, может быть связано с клиентом, локацией и оборудованием. Также можно отдельно отслеживать, сколько времени оборудование не используется из-за обслуживания.
Отслеживайте записи о неисправностях и техническом обслуживании
Сообщение о неисправности от клиента может быть связано с оборудованием и контрактом. Могут записываться описание неисправности, дата подачи заявки, местонахождение оборудования и срочность.
Процесс обслуживания может проходить стадии: «Новый запрос, Проверка, Назначен техник, Ожидание детали, В работе, Контроль и Завершено».
В одной записи обслуживания могут храниться выполненные работы, использованные детали, заметки техника, фотографии и уведомления клиента.
Отмечается, входит ли неисправность в гарантию, ошибку пользователя или обычное использование, что позволяет отслеживать процесс выставления счета.
Управляйте процессами возврата и проверки оборудования
Для оборудования с приближающейся датой окончания аренды операционной команде может быть назначена задача по возврату. С клиентом связываются для обсуждения возврата, продления или покупки.
При возврате проверяется состояние оборудования, аксессуары, степень использования и видимые повреждения. Информация до и во время возврата сравнивается.
Если есть недостающие аксессуары, повреждения, превышенное использование или необходимость чистки, создаются соответствующие записи. Необходимые платежи или одобрение клиента связываются с финансовым процессом.
Проверенное оборудование может быть направлено на обслуживание, ремонт или подготовку к повторной аренде.
Отслеживайте сроки аренды и их продление
Для дат окончания контрактов заранее могут создаваться задачи и напоминания. Ответственный менеджер по продажам связывается с клиентом для обсуждения продления, замены оборудования или покупки.
При принятии решения о продлении фиксируются новый период, цена и условия оплаты. В случае непродления аренды собирается информация о причине.
Предстоящие контракты, аренды, ожидающие продления, и задержанные возвраты могут отслеживаться централизованно управлением.
Управляйте запасами, аксессуарами и запасными частями
Аксессуары и запасные части, используемые вместе с проданным или арендованным оборудованием, могут отслеживаться в записях продуктов и запасов.
Количество поставленных аксессуаров и состояние их возврата могут быть добавлены в запись оборудования. Использованные детали во время технического обслуживания могут быть связаны с соответствующей сервисной операцией.
Для деталей, приближающихся к критическому уровню, может возникнуть необходимость закупки. Ожидаемые детали и даты поставок могут отслеживаться через заказы на закупку.
Храните документы по оборудованию в одном центре
Инструкции по эксплуатации, гарантийные документы, технические паспорта, сертификаты контроля, формы обслуживания и акты приема-передачи оборудования могут быть связаны с соответствующими записями.
Можно хранить дату оформления и срок действия документа. Для сертификатов или проверок с приближающимся сроком ответственным лицам могут быть назначены напоминания.
Доступ к документам и записям может быть ограничен в зависимости от ролей и полномочий сотрудников.
Отслеживайте процессы выставления счетов и сбора платежей
Операции продажи и периоды аренды могут быть связаны с записями клиентов, заказов и финансов. Отслеживаются дата выставления счета, срок, статус оплаты и валюта.
В зависимости от модели аренды периоды выставления счетов могут регистрироваться с помощью специальных полей — ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Для каждого периода может быть создано задание для финансовой команды.
Оплата с приближающимся сроком или просроченная оплата отслеживается, а переговоры с клиентом добавляются в историю клиента.
Оценивайте возможности после продажи
Периоды гарантии и обслуживания проданного оборудования отслеживаются, чтобы предлагать клиенту договоры обслуживания, запасные части или дополнительное оборудование.
Оценивая срок использования арендованного оборудования и потребности клиента, могут формироваться предложения о продлении периода аренды, переходе на более продвинутую модель или покупке.
Оборудование, используемое клиентом, предыдущие сервисы и текущие контракты могут отображаться вместе для разработки более точных предложений по продажам и обслуживанию.
Определяйте полномочия согласно распределению задач
Для команд продаж, операций аренды, склада, технического обслуживания, финансов и управления могут быть определены различные уровни доступа и полномочий.
Когда команда продаж управляет клиентами и предложениями, операционная команда может отслеживать доставку, назначение и возвраты. Техническая служба может управлять записями о техническом обслуживании и неисправностях, а финансовая команда — процессами выставления счетов и сборов.
Операции, такие как изменение цены, скидки, повреждение оборудования или дополнительные сборы, могут быть направлены на утверждение в соответствии с полномочиями вашей компании.
Создайте измеримую структуру для управления
На экранах управления можно отслеживать новые запросы клиентов, ожидающие предложения, проданное и арендованное оборудование, приближающиеся окончания договоров, задержанные возвраты, открытые записи сервисного обслуживания и оборудование с приближающимся временем технического обслуживания.
Можно оценить следующие данные по клиентам, оборудованию, категориям, ответственным командам или периодам:
Поступающие заявки на продажу и аренду
Коэффициент конверсии предложений в договоры
Доступное, арендованное и находящееся на обслуживании оборудование
История использования и назначения оборудования
Приближающиеся окончания аренды
Задержанные возвраты
Записи о техническом обслуживании и сервисе
Причины неисправностей
Затраты на техническое обслуживание по оборудованию
Доходы от продаж и аренды
Статус выставления счетов и сборов
Открытые задания по клиентам и оборудованию
XtraCRM не заставляет вашу компанию придерживаться фиксированной модели продаж или аренды. Вы можете структурировать записи клиентов, предложения, договоры, состояния оборудования, процессы технического обслуживания, специальные поля и задачи в соответствии с вашей операционной системой, чтобы сделать весь процесс — от первого запроса клиента до доставки, сервиса, возврата и сбора — более организованным, измеримым и отслеживаемым.