Venta/Alquiler de Maquinaria y Equipos
En el sector de maquinaria y equipos, el proceso no termina con la venta o el alquiler del producto. Se debe dar seguimiento a la oferta, contrato, entrega, asignación, tiempo de uso, mantenimiento, fallas, devolución y cobro durante todo el ciclo de vida del equipo.
XtraCRM combina características de CRM, ventas, producto, stock, inventario, tareas, servicio técnico, mantenimiento, documentos y finanzas, permitiendo la gestión de todo el proceso desde la solicitud del cliente hasta la entrega del equipo y el servicio postventa desde un único centro.
¿Cómo funciona el proceso en la industria?
El proceso generalmente comienza cuando el cliente genera una solicitud de venta o alquiler para una máquina o equipo específico. Se determinan el tipo de equipo requerido, las características técnicas, el lugar de uso, el tiempo de operación, la fecha de entrega y el presupuesto.
Se seleccionan los equipos o productos adecuados y se prepara una oferta para el cliente. En el alquiler se definen el período, la tarifa, el depósito, las condiciones de uso, entrega y devolución. En la venta se supervisan el producto, pago, entrega, instalación y garantías.
Una vez aprobada la oferta, se inician los procesos de contrato y entrega. El equipo se asigna al cliente, proyecto o personal. Durante el alquiler se monitorean mantenimiento, fallas y estado de uso. Al final del período se realiza la extensión, cambio, compra o devolución.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajo de su empresa?
Cada empresa de maquinaria y equipos tiene una estructura de productos, métodos de alquiler y planes de servicio diferentes. En XtraCRM, campos personalizados, formularios, tareas y etapas del flujo de trabajo pueden configurarse según la estructura existente de su empresa.
Puede crear su proceso de ventas con las etapas “Nueva Solicitud, Análisis de Necesidades, Selección de Producto, Preparación de Oferta, Oferta Presentada, Aprobación del Cliente, Pedido, Entrega, Instalación y Completado”.
Puede seguir su proceso de alquiler con las etapas “Nueva Solicitud, Control de Idoneidad, Fijación de Precios, Oferta, Contrato, Listo para Entrega, En Alquiler, Prórroga, Esperando Devolución, Inspección y Completado”.
Puede definir diferentes áreas y procesos para grupos de equipos como maquinaria de construcción, equipo industrial, generadores, montacargas, plataformas, dispositivos técnicos no médicos, dispositivos de medición o equipos similares.
Campos especiales del equipo que puede utilizar
Código del equipo o producto
Categoría del equipo
Marca y modelo
Número de serie
Año de fabricación
Especificaciones técnicas
Capacidad y valores operativos
Estado de propiedad
Adecuación para venta o alquiler
Depósito o ubicación actual
Cliente o proyecto actual
Estado del equipo
Horas de uso o kilometraje
Información de compra y costos
Fecha de inicio y fin de garantía
Fecha del último mantenimiento
Fecha del próximo mantenimiento
Fechas obligatorias de inspección o documentación
Accesorios y piezas adicionales
Descripción y notas de uso
Se pueden crear diferentes campos personalizados para diferentes grupos de equipos. Así, en cada tarjeta de producto solo se muestran los datos técnicos y operativos relevantes.
Administra las solicitudes de los clientes
Las solicitudes de venta y alquiler que llegan por teléfono, sitio web, correo electrónico, publicidad o WhatsApp pueden asociarse con el cliente en el CRM.
Se puede registrar el equipo que el cliente necesita, el propósito de uso, la ubicación del proyecto, la fecha de inicio, la duración del uso y el presupuesto. La nueva solicitud puede asignarse al representante de ventas correspondiente.
Se pueden crear tareas para obtener información faltante, realizar evaluaciones técnicas o organizar inspecciones de campo. Pueden definirse recordatorios para oportunidades sin movimiento por largo tiempo.
Realiza el seguimiento de procesos de oferta y contrato
Se puede preparar una oferta para el cliente que incluya equipo, período, cantidad, precio y servicios adicionales. Items adicionales como transporte, instalación, operador, mantenimiento o accesorios pueden incluirse en la oferta.
Se pueden seguir las etapas de elaboración, presentación, revisión y aprobación de la oferta. Se pueden crear procesos que requieran aprobación del gerente bajo ciertas condiciones de precio, descuento o duración.
La oferta aprobada puede convertirse en orden de venta. Los contratos de alquiler pueden asociarse al cliente, equipo y registro operativo correspondiente para almacenarse en gestión documental.
Configura los procesos de alquiler según tu empresa
En XtraCRM, la operación de alquiler puede ajustarse al modelo de tu empresa mediante campos personalizados y flujos de trabajo. Se pueden seguir los siguientes datos:
Fecha de inicio y fin del alquiler
Tarifa diaria, semanal o mensual
Período de facturación
Información del depósito
Dirección de entrega y devolución
Lugar de uso o proyecto
Duración de uso permitida
Condiciones para uso extra
Costo de transporte e instalación
Necesidad de operador o personal
Responsabilidad de mantenimiento
Información de seguro y garantías
Estado del contrato
Opción de extensión o compra
Devolución y estado de control
XtraCRM no es un motor independiente de cálculo de arrendamiento; permite el seguimiento de ofertas de arrendamiento, contratos, asignaciones de equipos, tareas, documentos y estado financiero.
Realice un seguimiento de la disponibilidad y estado del equipo
Los equipos pueden clasificarse con estados como “Disponible, Reservado, Arrendado, En servicio, En mantenimiento, En control de devolución o Inactivo”.
Se puede hacer seguimiento mediante campos personalizados de en qué cliente o proyecto se encuentra un equipo, cuándo fue entregado y cuándo se espera que regrese.
Al planificar un nuevo arrendamiento, se puede verificar el estado actual del equipo y las asignaciones en curso, evitando así la programación de un mismo equipo para fechas que se solapen.
Gestione los procesos de entrega e instalación
Cuando se aprueba una oferta o contrato, se pueden asignar tareas a los equipos de almacén y operaciones para la preparación de la entrega.
Antes de la entrega, se puede verificar el control técnico del equipo, limpieza, accesorios, documentos e información de uso con una lista de verificación.
Durante la entrega se pueden registrar los siguientes datos:
Fecha y hora de entrega
Dirección de entrega
Personas que entregan y reciben
Estado del equipo al momento de la entrega
Contador, kilometraje o horas de operación
Accesorios entregados junto con el equipo
Fotos y documentos de entrega
Estado de instalación o capacitación
Aprobación y comentarios del cliente
Los documentos de entrega firmados y las fotos pueden almacenarse en el registro del cliente o del equipo correspondiente.
Realice seguimiento de las asignaciones de equipos
Los equipos o vehículos de la empresa pueden ser asignados a empleados, departamentos, clientes o proyectos. El propósito de la asignación, fecha de inicio, fecha esperada de regreso y persona responsable pueden registrarse.
Se puede comparar el valor de uso y estado del equipo al inicio y al regreso. Al finalizar la asignación, se pueden registrar notas de devolución y resultados de control.
Esta estructura facilita el seguimiento de quién tiene y dónde están tanto los equipos alquilados como los activos utilizados dentro de la empresa.
Gestione los procesos de mantenimiento periódicos
Se pueden monitorear las fechas de mantenimiento periódico de los equipos, sus tiempos de uso y los registros de servicios anteriores. Las fechas del último mantenimiento y del siguiente se pueden registrar en la ficha del equipo.
Se puede asignar una tarea al equipo técnico para los equipos cuyo tiempo de mantenimiento se acerca. Se pueden registrar las operaciones realizadas durante el mantenimiento, las piezas usadas, la empresa de servicio, el costo y la fecha del siguiente mantenimiento.
Los mantenimientos que deben realizarse mientras continúa el alquiler pueden asociarse con el cliente, la ubicación y el equipo. Además, se puede hacer un seguimiento del tiempo durante el cual el equipo no estuvo disponible debido al mantenimiento.
Siga los registros de fallas y servicio técnico
La notificación de falla proveniente del cliente puede asociarse al equipo y al contrato. Se pueden registrar la descripción del fallo, la fecha de reporte, la ubicación del equipo y la urgencia.
El proceso de servicio puede pasar por las etapas "Nueva Solicitud, Inspección, Técnico Asignado, Esperando Piezas, En Proceso, Control y Finalizado".
Las operaciones realizadas, las piezas usadas, las notas del técnico, las fotos y las comunicaciones con el cliente pueden mantenerse en el mismo registro de servicio.
Se puede registrar si la falla está cubierta por garantía, es por error del usuario o por uso normal, para poder gestionar el proceso de facturación.
Gestione los procesos de devolución y control de equipos
Para los equipos cuyo contrato de alquiler está por finalizar, se puede crear una tarea de devolución para el equipo de operaciones. Se puede evaluar con el cliente la opción de devolución, extensión o compra.
Durante la devolución, se puede verificar el estado del equipo, sus accesorios, el valor de uso y daños visibles. Se pueden comparar las condiciones antes de la entrega y en la devolución.
Si hay accesorios faltantes, daños, uso excesivo o necesidad de limpieza, se pueden crear registros correspondientes. Los cargos necesarios o la aprobación del cliente pueden relacionarse con el proceso financiero.
El equipo completado su control puede ingresar a la etapa de mantenimiento, servicio o preparación para nuevo alquiler.
Controle los períodos de alquiler y las renovaciones
Se pueden crear tareas y recordatorios anticipados para las fechas de finalización de contratos. El representante de ventas responsable puede comunicarse con el cliente para negociar extensión, cambio de equipo o compra.
Cuando se decide la extensión, se pueden registrar el nuevo período, precio y condiciones de pago. En los alquileres que no se renuevan, se puede obtener la razón.
Los contratos próximos, los alquileres que esperan renovación y las devoluciones atrasadas pueden ser monitoreados colectivamente por la administración.
Gestione el inventario, accesorios y repuestos
Los accesorios y repuestos utilizados con equipos vendidos o alquilados pueden ser rastreados en los registros de productos e inventario.
La cantidad de accesorios entregados y el estado de su devolución pueden ser añadidos al registro del equipo. Las piezas usadas durante el servicio técnico pueden relacionarse con el proceso de servicio correspondiente.
Para las piezas que se acercan a niveles críticos, puede identificarse la necesidad de compra. Las piezas esperadas y las fechas de suministro pueden ser monitoreadas a través de las órdenes de compra.
Almacene los documentos del equipo en un solo centro
Los manuales de uso, certificados de garantía, hojas técnicas, certificados de control, formularios de mantenimiento y actas de entrega relacionadas con los equipos pueden ser vinculados a los registros correspondientes.
Se pueden registrar las fechas de emisión y vigencia del documento. Para certificaciones o controles con fecha próxima de vencimiento, se puede asignar la tarea de recordatorio a las personas responsables.
El acceso a documentos y registros puede ser restringido según los roles y autorizaciones de los empleados.
Supervise los procesos de facturación y cobranza
Las operaciones de venta y los períodos de alquiler pueden vincularse con los registros de clientes, órdenes y finanzas. Se pueden monitorear la fecha de factura, plazo, estado de pago y moneda.
Según el modelo de alquiler, los períodos de facturación diarios, semanales o mensuales pueden registrarse con campos especiales. Se pueden asignar tareas al equipo financiero para cada período.
Se realiza seguimiento a los pagos con vencimiento próximo o retrasados, y las conversaciones con el cliente pueden añadirse al historial del cliente.
Evalué oportunidades postventa
Al monitorear los períodos de garantía y mantenimiento de los equipos vendidos, se pueden ofrecer contratos de mantenimiento, repuestos o equipos adicionales al cliente.
Evaluando el tiempo de uso del equipo alquilado y las necesidades del cliente, se pueden generar oportunidades para extensión de período, cambio a un modelo superior o compra.
Visualizando conjuntamente los equipos que usa un cliente, sus servicios previos y contratos vigentes, se pueden desarrollar recomendaciones de venta y servicio más precisas.
Defina autorizaciones según la distribución de tareas
Se pueden definir diferentes permisos de acceso y operación para los equipos de ventas, operaciones de alquiler, almacén, servicio técnico, finanzas y administración.
Mientras que el equipo de ventas puede gestionar clientes y ofertas, el equipo de operaciones puede seguir entregas, asignaciones y devoluciones. El equipo de servicio técnico puede gestionar registros de mantenimiento y fallas, y el equipo financiero puede gestionar los procesos de facturación y cobro.
Operaciones como cambios de precio, descuentos, daños en equipos o cargos adicionales pueden ser dirigidas a aprobación según el sistema de autorizaciones de su empresa.
Cree una estructura medible para la gestión
En las pantallas de gestión se pueden seguir nuevas solicitudes de clientes, ofertas pendientes, equipos vendidos y alquilados, próximos vencimientos de contratos, devoluciones atrasadas, registros de servicio abiertos y equipos con mantenimiento próximo.
Se pueden evaluar los siguientes datos según cliente, equipo, categoría, equipo responsable o periodo:
Solicitudes de ventas y alquileres recibidas
Tasa de conversión de ofertas a contratos
Equipos disponibles, alquilados y en servicio
Historial de uso y asignación de equipos
Próximos vencimientos de alquiler
Devoluciones atrasadas
Registros de mantenimiento y servicio
Causas de fallas
Costos de mantenimiento por equipo
Ingresos por ventas y alquileres
Estado de facturación y cobro
Tareas abiertas por cliente y equipo
XtraCRM no obliga a su empresa a un modelo fijo de venta o alquiler. Puede estructurar los registros de clientes, ofertas, contratos, estados de equipos, procesos de mantenimiento, campos especiales y tareas según su propia organización operativa, haciendo que todo el proceso desde la primera solicitud del cliente hasta la entrega, servicio, devolución y cobro sea más ordenado, medible y rastreable.