機械および設備の販売／レンタル
機械および設備業界においては、プロセスは製品の販売またはレンタルで完結しません。見積もり、契約、引き渡し、割り当て、使用期間、保守、故障、返却、回収作業は、設備のライフサイクル全体を通じて追跡される必要があります。
XtraCRMは、CRM、販売、製品、在庫、備品、タスク、技術サービス、保守、文書、財務機能を統合し、顧客の要望から設備の引き渡し、販売後サービスまでの全プロセスを一元管理します。
業界におけるプロセスはどのように進行するのか？
プロセスは通常、顧客が特定の機械や設備の販売またはレンタルを希望するところから始まります。必要な設備の種類、技術仕様、使用場所、稼働時間、納品日、予算が決定されます。
適切な設備や製品を選定し、顧客へ見積もりを作成します。レンタルの場合は期間、料金、保証金、利用条件、納品および返却条件を設定します。販売の場合は製品、支払い、納品、設置、保証情報を管理します。
見積もり承認後、契約および引き渡し手続きを開始します。設備は顧客、プロジェクト、または担当者に割り当てられます。レンタル期間中は保守、故障、使用状況が監視されます。期間終了時には延長、交換、購入、返却の手続きが行われます。
XtraCRMは御社の業務スタイルにどのように適応するか？
各機械および設備会社は製品構成、レンタル方式、サービス体制が異なります。XtraCRMでは特別なフィールド、フォーム、タスク、ワークフロー段階を使い、御社の現行体制に合わせてカスタマイズ可能です。
販売プロセスを「新しいリクエスト、ニーズ分析、製品選択、見積もり作成中、見積もり提示済み、顧客承認、注文、納品、設置、完了」の段階に分けて管理できます。
賃貸プロセスは「新しいリクエスト、適合性確認、価格設定、見積もり、契約、納品準備完了、賃貸中、期間延長、返却待ち、検査、完了」の段階で追跡できます。
建設機械、産業用設備、発電機、フォークリフト、プラットフォーム、医療用でない技術機器、計測機器などの機器グループごとに異なるフィールドやプロセスを定義できます。
利用可能な機器専用フィールド
機器または製品コード
機器カテゴリ
ブランドとモデル
シリアル番号
製造年
技術仕様
能力と稼働値
所有状況
販売または賃貸の適合性
所在倉庫またはロケーション
現在の顧客またはプロジェクト
機器の状態
使用時間または走行距離
購入およびコスト情報
保証開始日と終了日
最終メンテナンス日
次回メンテナンス日
必須検査または書類の期日
アクセサリーと付属品
説明および使用上の注意
異なる機器グループごとに異なるカスタムフィールドを作成できます。これにより、各製品カードには関連する技術的および運用上の情報のみが表示されます。
顧客の要望を管理する
電話、ウェブサイト、メール、広告、またはWhatsAppを通じて受け取った販売およびレンタルの要望はCRMで顧客に関連付けられます。
顧客が必要とする機器、使用目的、プロジェクトの場所、開始日、使用期間、および予算を記録できます。新しい要望は担当営業に割り当てられます。
不足している情報の取得、技術的評価の実施、または現地調査の手配のためにタスクを作成できます。長期間処理されていない機会にはリマインダーを設定可能です。
見積もりおよび契約プロセスを追跡する
顧客に機器、期間、数量、価格、および追加サービスを含む見積もりを作成できます。輸送、設置、オペレーター、保守、またはアクセサリーなどの追加項目を見積もりに含めることも可能です。
見積もりの作成、提示、修正、承認の段階を追跡できます。特定の価格、割引、または期限条件において管理者承認が必要なプロセスを作成することも可能です。
承認された見積もりは販売注文に変換できます。レンタル契約は顧客、機器、および関連する運用記録と関連付けられ、ドキュメント管理で保存可能です。
レンタルプロセスを御社に合わせて構築する
XtraCRMではレンタル業務をカスタムフィールドとワークフローで御社のモデルに応じて調整できます。以下の情報を追跡可能です：
レンタルの開始日および終了日
日額、週額、または月額料金
請求期間
保証金情報
配送および返却先住所
使用場所またはプロジェクト
許可された使用期間
超過使用条件
輸送および設置費用
オペレーターまたはスタッフの必要性
メンテナンス責任
保険および保証情報
契約状況
延長または購入オプション
返品および検査状況
XtraCRMは独立したリース計算エンジンではありません。リース見積もり、契約、機器割り当て、タスク、書類、および財務状況の追跡を提供します。
機器の適格性と状態を追跡する
機器は「利用可能、予約済み、リース中、サービス中、メンテナンス中、返品検査中、または非アクティブ」などの状態に分類できます。
機器がどの顧客またはプロジェクトにあるか、いつ納品されたか、およびいつ返却予定かは、カスタムフィールドで追跡できます。
新しいリースの計画時に機器の現在の状態と進行中の割り当てを確認できます。これにより、同じ機器が重複した日時で計画されるのを防げます。
配送および設置作業を管理する
見積もりや契約が承認されると、配送準備のために倉庫および運用チームにタスクを割り当てられます。
配送前に、機器の技術検査、清掃、アクセサリー、書類、および使用情報をチェックリストで確認できます。
配送時に以下の情報が記録できます：
配送日時
配送先住所
配送者および受領者
配送時の機器の状態
メーター、走行距離、または稼働時間
付属アクセサリー
写真および配送書類
設置またはトレーニングの状況
顧客の承認とコメント
署名済みの配送書類および写真は関連する顧客または機器の記録に保存できます。
機器の割り当てを追跡する
機器や社用車は従業員、部署、顧客、またはプロジェクトに割り当てられます。割り当ての目的、開始日、予想返却日、責任者を記録できます。
開始時と返却時の使用値および機器の状態を比較できます。割り当て終了時に返却ノートや検査結果を記録できます。
このシステムは、レンタルされている機材と社内で使用されている資産の所有者や所在を簡単に追跡できるようにします。
定期メンテナンスプロセスを管理する
機材の定期メンテナンス日、使用時間、過去のサービス記録を追跡可能です。最終メンテナンス日と次回メンテナンス日は機材カードに記録できます。
メンテナンス時期が近い機材に対して技術チームにタスクを割り当てることができます。メンテナンス中の作業内容、使用部品、サービス会社、費用、次回メンテナンス日も記録可能です。
レンタル継続中に必要なメンテナンスは、顧客、ロケーション、機材に関連付けて管理できます。メンテナンスのため、機材が使用できない期間も追跡可能です。
故障と技術サービスの記録を追跡する
顧客からの故障報告は機材と契約に関連付けられます。故障の説明、報告日、機材の所在場所、緊急度の情報が記録されます。
サービスプロセスは「新規依頼、調査、技術者割当、部品待ち、作業中、点検、完了」の段階を経ることができます。
実施した作業内容、使用部品、技術者のメモ、写真、および顧客への連絡情報は同一のサービス記録に保存されます。
故障が保証範囲内か、ユーザーの過失か、通常の使用範囲かを記録し、料金請求プロセスを管理できます。
機材の返却と検査プロセスを管理する
レンタル終了日が近い機材に関しては、オペレーションチームに返却タスクを作成できます。顧客と連絡を取り、返却、延長、購入の選択肢を検討します。
返却時に機材の状態、付属品、使用価値、目立つ損傷を確認できます。引渡し前後の情報を比較できます。
付属品の不足、損傷、過剰使用、清掃の必要がある場合、関連記録を作成できます。必要な料金や顧客承認は財務プロセスと関連付けることが可能です。
検査が完了した機材はメンテナンス、サービス、または再レンタル準備の段階に移行できます。
レンタル期間と更新状況を追跡する
契約終了日に対して事前にタスクやリマインダーを作成できます。担当営業が顧客と連絡を取り、延長、機材交換、購入の選択肢を話し合います。
延長が決定された場合、新しい期間、価格、支払い条件を記録できます。更新がない場合は理由を確認します。
管理者は、差し迫った契約、延長待ちの賃貸、および遅れている返却をまとめて監視できます。
在庫、アクセサリー、および予備部品を管理する
販売または賃貸された機器と共に使用されるアクセサリーや予備部品は、製品および在庫記録で追跡可能です。
納品されたアクセサリーの数量および返却状況は機器記録に追加できます。技術サービス中に使用された部品は該当するサービス処理に関連付けられます。
臨界レベルに近づいた部品については購入の必要性が認識される場合があります。期待される部品および供給予定日は購入注文を通じて追跡できます。
機器の文書を一か所に保管する
機器に関する取扱説明書、保証書、技術シート、検査証明書、保守用紙、および引渡し証は関連記録に結びつけられます。
文書の作成および有効期限の日付を保持できます。期限が近い証明書や検査に対して責任者にリマインダーを割り当てることが可能です。
従業員の役割と権限に応じてアクセス可能な文書および記録を制限できます。
請求および回収プロセスを追跡する
販売取引および賃貸期間は顧客、注文および財務記録と関連付けられます。請求日、支払期限、支払い状況、および通貨が追跡可能です。
賃貸モデルに応じて日次、週次、または月次請求期間をカスタムフィールドで記録できます。各期間ごとに財務チームへのタスクを作成可能です。
期限が近づいたまたは遅延している支払いを追跡し、顧客との交渉内容を顧客履歴に追加できます。
販売後の機会を活用する
販売された機器の保証および保守期間を追跡し、顧客に保守契約、予備部品、または追加機器の提案を提供できます。
賃貸機器の使用期間および顧客のニーズを評価し、期間延長、上位モデルへの切り替え、または購入の機会を創出できます。
顧客が使用している機器、過去のサービスおよび継続中の契約を同時に表示して、より正確な販売およびサービス提案を開発できます。
権限を役割分担に応じて設定する
販売、賃貸業務、倉庫、技術サービス、財務および管理チームそれぞれに異なるアクセスおよび操作権限を定義できます。
営業チームは顧客と見積もりを管理し、オペレーションチームは納品、配車、返却を追跡できます。テクニカルサービスチームはメンテナンスと故障記録を管理し、財務チームは請求書と回収プロセスを管理できます。
価格変更、割引、機器損傷または追加料金などの処理は、貴社の権限体系に従って承認に回される場合があります。
経営のための測定可能な構造を構築する
管理画面で新規顧客の要望、保留中の見積もり、販売およびレンタル中の機器、契約満了予定、遅延返却、未処理のサービス記録、およびメンテナンス時期の近い機器を追跡できます。
顧客、機器、カテゴリ、担当チーム、または期間別に以下の情報を評価できます：
受信した販売およびレンタルの要望
見積もりの契約転換率
利用可能な機器、レンタル中およびサービス中の機器
機器の使用履歴と配車履歴
レンタル終了予定日
遅延返却
メンテナンスおよびサービス記録
故障原因
機器別メンテナンスコスト
販売およびレンタル収入
請求および回収状況
顧客および機器別未完了タスク
XtraCRMは、貴社を固定の販売またはレンタルモデルに縛りません。顧客記録、見積もり、契約、機器の状態、メンテナンスプロセス、カスタムフィールドおよびタスクを貴社の業務フローに合わせて構成し、初回の顧客要望から納品、サービス、返却、回収までのすべてのプロセスをより整然と、計測可能に、そして追跡可能にします。