Vente/Location de Machines et Équipements
Dans le secteur des machines et équipements, le processus ne se termine pas avec la vente ou la location du produit. Le devis, le contrat, la livraison, l’affectation, la durée d’utilisation, la maintenance, la panne, le retour et la facturation doivent être suivis tout au long du cycle de vie complet de l’équipement.
XtraCRM combine les fonctionnalités CRM, vente, produit, stock, inventaire, tâche, service technique, maintenance, documents et finances pour permettre la gestion centralisée de l’ensemble du processus, depuis la demande client jusqu’à la livraison de l’équipement et les services après-vente.
Comment le processus fonctionne-t-il dans le secteur ?
Le processus commence généralement lorsqu’un client fait une demande de vente ou de location pour une machine ou un équipement spécifique. Le type d’équipement nécessaire, ses caractéristiques techniques, le lieu d’utilisation, la durée de fonctionnement, la date de livraison et le budget sont déterminés.
Les équipements ou produits appropriés sont sélectionnés et une offre est préparée pour le client. Pour la location, la période, les frais, le dépôt, les conditions d’utilisation, les conditions de livraison et de retour sont définis. Pour la vente, les informations sur le produit, le paiement, la livraison, l’installation et la garantie sont suivies.
Une fois l’offre approuvée, le contrat et la livraison sont lancés. L’équipement est affecté au client, au projet ou au personnel. Pendant la location, la maintenance, les pannes et l’état d’utilisation sont suivis. À la fin de la période, une extension, un échange, un achat ou un retour est effectué.
Comment XtraCRM s’adapte-t-il au mode de travail de votre entreprise ?
Chaque entreprise de machines et équipements a une structure produit, une méthode de location et une organisation de service différentes. Dans XtraCRM, les champs personnalisés, formulaires, tâches et étapes du flux de travail peuvent être configurés selon l’organisation actuelle de votre entreprise.
Vous pouvez structurer votre processus de vente en étapes telles que « Nouvelle demande, Analyse des besoins, Sélection du produit, Préparation de l'offre, Offre présentée, Approbation client, Commande, Livraison, Installation et Terminé ».
Vous pouvez suivre votre processus de location avec les étapes « Nouvelle demande, Contrôle d'éligibilité, Tarification, Offre, Contrat, Prêt pour livraison, En location, Prolongation, Retour attendu, Contrôle et Terminé ».
Vous pouvez définir différents domaines et processus pour des groupes d'équipements tels que machines de chantier, équipements industriels, générateurs, chariots élévateurs, plateformes, dispositifs techniques non médicaux, instruments de mesure ou équipements similaires.
Champs spécifiques à l'équipement que vous pouvez utiliser
Code de l'équipement ou du produit
Catégorie d'équipement
Marque et modèle
Numéro de série
Année de fabrication
Caractéristiques techniques
Capacité et valeurs de fonctionnement
Statut de propriété
Admissibilité à la vente ou à la location
Entrepôt ou localisation
Client ou projet actuel
État de l'équipement
Heures d'utilisation ou kilométrage
Informations d'achat et de coût
Date de début et de fin de garantie
Date du dernier entretien
Date du prochain entretien
Dates obligatoires de contrôle ou de documents
Accessoires et pièces supplémentaires
Description et notes d'utilisation
Des domaines personnalisés différents peuvent être créés pour différents groupes d'équipements. Ainsi, seules les informations techniques et opérationnelles pertinentes sont affichées sur chaque fiche produit.
Gérez les demandes des clients
Les demandes de vente et de location reçues par téléphone, site web, e-mail, publicité ou WhatsApp peuvent être associées au client dans le CRM.
L'équipement nécessaire au client, l'objectif d'utilisation, l'emplacement du projet, la date de début, la durée d'utilisation et le budget peuvent être enregistrés. La nouvelle demande peut être assignée au représentant commercial concerné.
Des tâches peuvent être créées pour obtenir des informations manquantes, effectuer une évaluation technique ou organiser une visite sur site. Des rappels peuvent être définis pour les opportunités sans activité pendant une longue période.
Suivez les processus d'offre et de contrat
Une offre peut être préparée pour le client incluant l'équipement, la période, la quantité, le prix et les services complémentaires. Des éléments supplémentaires tels que transport, installation, opérateur, maintenance ou accessoires peuvent être inclus dans l'offre.
Les étapes de préparation, présentation, révision et approbation de l'offre peuvent être suivies. Des processus nécessitant une approbation de gestion peuvent être créés pour certains prix, remises ou conditions de durée spécifiques.
L'offre approuvée peut être convertie en commande de vente. Les contrats de location peuvent être associés au client, à l'équipement et à l'enregistrement opérationnel correspondant, puis archivés dans la gestion documentaire.
Configurez les processus de location selon votre entreprise
Dans XtraCRM, l'opération de location peut être adaptée au modèle de votre entreprise avec des domaines personnalisés et des flux de travail. Les informations suivantes peuvent être suivies :
Date de début et de fin de location
Tarif journalier, hebdomadaire ou mensuel
Période de facturation
Informations sur le dépôt de garantie
Adresse de livraison et de retour
Lieu d'utilisation ou projet
Durée d'utilisation autorisée
Conditions d'utilisation excessive
Frais de transport et d'installation
Besoin d'opérateur ou de personnel
Responsabilité de maintenance
Informations sur l'assurance et la garantie
Statut du contrat
Option de prolongation ou d'achat
Retour et suivi de l'état
XtraCRM n'est pas un moteur de calcul de location indépendant ; il permet le suivi des offres de location, contrats, affectations d'équipements, tâches, documents et situations financières.
Suivez la disponibilité et l'état de l'équipement
Les équipements peuvent être classés selon des états tels que « Disponible, Réservé, Loué, En service, En maintenance, Sous contrôle de retour ou Inactif ».
Il est possible de suivre avec des champs spécifiques dans quel client ou projet se trouve un équipement, quand il a été livré et quand son retour est prévu.
Lors de la planification d'une nouvelle location, l'état actuel de l'équipement et les affectations en cours peuvent être vérifiés afin d'éviter la planification de l'équipement pour des dates qui se chevauchent.
Gérez les opérations de livraison et d'installation
Lorsque l'offre ou le contrat est approuvé, des tâches peuvent être attribuées aux équipes d'entrepôt et opérationnelles pour la préparation de la livraison.
Avant la livraison, le contrôle technique de l'équipement, son nettoyage, ses accessoires, ses documents et ses informations d'utilisation peuvent être vérifiés à l'aide d'une liste de contrôle.
Les informations suivantes peuvent être enregistrées lors de la livraison :
Date et heure de livraison
Adresse de livraison
Personnes remettant et recevant l'équipement
État de l'équipement au moment de la livraison
Compteur, kilométrage ou heures de fonctionnement
Accessoires fournis avec l'équipement
Photos et documents de livraison
État de l'installation ou de la formation
Approbation du client et commentaires
Les documents et photos de livraison signés peuvent être archivés dans le dossier client ou équipement correspondant.
Suivez les affectations d'équipement
Les équipements ou véhicules de l'entreprise peuvent être assignés aux employés, départements, clients ou projets. L'objectif de l'affectation, la date de début, la date prévue de retour et la personne responsable peuvent être consignés.
La valeur d'utilisation ainsi que l'état de l'équipement au début et à la fin peuvent être comparés. À la fin de l'affectation, des notes de retour et les résultats des contrôles peuvent être enregistrés.
Cette structure facilite le suivi de l'emplacement et de la personne responsable à la fois des équipements loués et des actifs utilisés au sein de l'entreprise.
Gérez les processus de maintenance périodique
Les dates de maintenance périodique des équipements, les durées d’utilisation et les enregistrements historiques des services peuvent être suivis. Les dates de la dernière et de la prochaine maintenance peuvent être conservées dans la fiche de l’équipement.
Une tâche peut être assignée à l'équipe technique pour les équipements dont la maintenance est imminente. Les opérations effectuées pendant la maintenance, les pièces utilisées, l'entreprise de service, le coût et la date de la prochaine maintenance peuvent être enregistrés.
Les maintenances à effectuer pendant la location peuvent être associées au client, au site et à l’équipement. La durée pendant laquelle l’équipement est inutilisable en raison de la maintenance peut aussi être suivie séparément.
Suivez les enregistrements des pannes et du service technique
La notification de panne reçue du client peut être associée à l’équipement et au contrat. La description de la panne, la date de notification, le lieu de l’équipement et le degré d’urgence peuvent être enregistrés.
Le processus de service peut passer par les étapes : « Nouvelle demande, Inspection, Technicien assigné, Pièce en attente, En cours, Contrôle et Terminé ».
Les opérations effectuées, les pièces utilisées, les notes du technicien, les photos et les informations données au client peuvent être conservées dans le même enregistrement de service.
Il peut être enregistré si la panne relève de la garantie, d’une erreur de l’utilisateur ou d’une utilisation normale afin de suivre le processus de facturation.
Gérez les processus de retour et de contrôle des équipements
Une tâche de retour peut être créée pour l'équipe opérationnelle pour les équipements dont la date de fin de location approche. Le contact avec le client permet d’évaluer le retour, la prolongation ou l’achat.
Lors du retour, l’état de l’équipement, les accessoires, la valeur d’usage et les dommages visibles peuvent être contrôlés. Les informations avant la livraison et au retour peuvent être comparées.
En cas d’accessoires manquants, dommages, usage excessif ou besoin de nettoyage, des enregistrements appropriés peuvent être créés. Les frais nécessaires ou l’approbation client peuvent être liés au processus financier.
Les équipements dont le contrôle est terminé peuvent être mis en phase de préparation pour maintenance, service ou nouvelle location.
Suivez les durées de location et les renouvellements
Des tâches et rappels peuvent être créés à l’avance pour les dates de fin de contrat. Le représentant commercial responsable peut contacter le client pour discuter des options de prolongation, changement d’équipement ou achat.
Lorsqu’une décision de prolongation est prise, la nouvelle période, le prix et les conditions de paiement peuvent être enregistrés. En cas de non-renouvellement, la raison peut être collectée.
Les contrats à venir, les locations en attente de renouvellement et les retours en retard peuvent être suivis collectivement par la direction.
Gérez le stock, les accessoires et les pièces de rechange
Les accessoires et pièces de rechange utilisés avec les équipements vendus ou loués peuvent être suivis dans les enregistrements des produits et du stock.
La quantité des accessoires livrés et leur état de retour peuvent être ajoutés à l'enregistrement de l'équipement. Les pièces utilisées lors du service technique peuvent être liées à l'opération de service correspondante.
Un besoin d'achat peut être identifié pour les pièces approchant un niveau critique. Les pièces attendues et les dates de livraison peuvent être suivies via les commandes d'achat.
Conservez les documents des équipements en un seul endroit
Les manuels d'utilisation, certificats de garantie, fiches techniques, certificats de contrôle, formulaires de maintenance et procès-verbaux de livraison liés aux équipements peuvent être associés aux enregistrements concernés.
La date d'émission et d'expiration du document peut être enregistrée. Des rappels peuvent être assignés aux personnes responsables pour les certifications ou contrôles approchant leur échéance.
L'accès aux documents et enregistrements peut être restreint en fonction des rôles et autorisations des employés.
Suivez les processus de facturation et de recouvrement
Les opérations de vente et les périodes de location peuvent être associées aux enregistrements clients, commandes et financiers. La date de facture, l'échéance, le statut de paiement et la devise peuvent être suivis.
Selon le modèle de location, les périodes de facturation journalières, hebdomadaires ou mensuelles peuvent être enregistrées avec des champs personnalisés. Des tâches peuvent être créées pour l'équipe financière à chaque période.
Les paiements arrivant à échéance ou en retard sont suivis et les discussions avec le client peuvent être ajoutées à l'historique client.
Évaluez les opportunités après-vente
En suivant les périodes de garantie et de maintenance des équipements vendus, on peut proposer au client des contrats de maintenance, des pièces de rechange ou des équipements supplémentaires.
En évaluant la durée d'utilisation de l'équipement loué et les besoins du client, des opportunités de prolongation de période, de passage à un modèle supérieur ou d'achat peuvent être créées.
Les équipements utilisés par un client, ses services passés et ses contrats en cours peuvent être visualisés ensemble afin de développer des propositions de vente et de service plus précises.
Définissez les autorisations selon la répartition des tâches
Différents accès et autorisations d'opération peuvent être attribués aux équipes de ventes, opérations de location, entrepôt, service technique, finances et direction.
L'équipe de vente peut gérer les clients et les offres, tandis que l'équipe opérationnelle peut suivre les livraisons, les affectations et les retours. L'équipe de service technique peut gérer les enregistrements de maintenance et de pannes, et l'équipe financière peut gérer les processus de facturation et de recouvrement.
Les opérations telles que les changements de prix, les remises, les dommages sur les équipements ou les frais supplémentaires peuvent être soumises à approbation selon la hiérarchie d'autorisation de votre entreprise.
Créez une structure mesurable pour la gestion
Sur les tableaux de bord de gestion, il est possible de suivre les nouvelles demandes clients, les offres en attente, les équipements vendus et loués, les contrats approchant de leur échéance, les retours en retard, les enregistrements de service ouverts ainsi que les équipements nécessitant bientôt une maintenance.
Les informations suivantes peuvent être évaluées par client, équipement, catégorie, équipe responsable ou période :
Demandes entrantes de vente et de location
Taux de conversion des offres en contrats
Équipements disponibles, loués et en service
Historique d'utilisation et d'affectation des équipements
Contrats de location approchant de la fin
Retours en retard
Enregistrements de maintenance et de service
Causes de panne
Coûts de maintenance basés sur l'équipement
Revenus de vente et de location
Statut de facturation et de recouvrement
Tâches ouvertes par client et équipement
XtraCRM ne contraint pas votre entreprise à un modèle fixe de vente ou de location. En configurant les enregistrements clients, les offres, les contrats, l’état des équipements, les processus de maintenance, les champs personnalisés et les tâches selon votre organisation opérationnelle, vous pouvez rendre l’ensemble du processus, de la première demande client à la livraison, au service, au retour et au recouvrement, plus régulier, mesurable et traçable.