Verkauf/Vermietung von Maschinen und Ausrüstung

Im Maschinen- und Ausrüstungssektor endet der Prozess nicht mit dem Verkauf oder der Vermietung des Produkts. Angebot, Vertrag, Auslieferung, Zuordnung, Nutzungsdauer, Wartung, Störungsbehebung, Rückgabe und Abrechnung müssen über den gesamten Lebenszyklus der Ausrüstung verfolgt werden.

XtraCRM vereint CRM-, Vertriebs-, Produkt-, Lager-, Inventar-, Aufgaben-, technischen Service-, Wartungs-, Dokumenten- und Finanzfunktionen und ermöglicht so die zentrale Steuerung des gesamten Prozesses vom Kundenwunsch über die Auslieferung der Ausrüstung bis hin zum After-Sales-Service.

Wie laufen die Prozesse in der Branche ab?

Der Prozess beginnt in der Regel, wenn ein Kunde eine Anfrage zum Verkauf oder zur Vermietung einer bestimmten Maschine oder Ausrüstung stellt. Dabei werden der benötigte Gerätetyp, technische Spezifikationen, Einsatzort, Betriebsdauer, Lieferdatum und Budget festgelegt.

Geeignete Ausrüstungen oder Produkte werden ausgewählt und ein Angebot für den Kunden erstellt. Bei der Vermietung werden Zeitraum, Gebühr, Kaution, Nutzungsbedingungen sowie Liefer- und Rückgabebedingungen festgelegt. Beim Verkauf werden Produktdaten, Bezahlung, Lieferung, Installation und Garantiedetails verfolgt.

Nach Angebotsbestätigung werden Vertrag und Auslieferung eingeleitet. Die Ausrüstung wird dem Kunden, dem Projekt oder dem Personal zugewiesen. Während der Mietdauer werden Wartung, Störungen und Nutzungsstatus überwacht. Am Ende erfolgt eine Verlängerung, ein Austausch, Kauf oder die Rückgabe.

Wie wird XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens angepasst?

Jedes Maschinen- und Ausrüstungsunternehmen hat eine unterschiedliche Produktstruktur, Vermietungsmethode und Serviceorganisation. In XtraCRM können spezielle Felder, Formulare, Aufgaben und Workflow-Schritte entsprechend Ihrer bestehenden Abläufe konfiguriert werden.

Sie können Ihren Vertriebsprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Bedarfsanalyse, Produktauswahl, Angebotserstellung, Angebot vorgelegt, Kundenzustimmung, Bestellung, Lieferung, Installation und abgeschlossen“ zusammensetzen.

Ihren Mietprozess können Sie mit den Phasen „Neue Anfrage, Eignungsprüfung, Preisgestaltung, Angebot, Vertrag, Lieferbereit, Vermietet, Verlängerung der Laufzeit, Rückgabe erwartet, Kontrolle und abgeschlossen“ verfolgen.

Für Baumaschinen, Industrieanlagen, Generatoren, Gabelstapler, Plattformen, nicht-medizinische technische Geräte, Messgeräte oder ähnliche Gerätegruppen können Sie unterschiedliche Bereiche und Prozesse definieren.

Spezielle Ausstattungsfelder, die Sie nutzen können

• Geräte- oder Produktcode

• Gerätekategorie

• Marke und Modell

• Seriennummer

• Baujahr

• Technische Spezifikationen

• Kapazität und Betriebswerte

• Eigentumsstatus

• Verkauf oder Vermietung Eignung

• Lagerort oder Standort

• Aktueller Kunde oder Projekt

• Gerätezustand

• Betriebsstunden oder Kilometerstand

• Kauf- und Kosteninformationen

• Garantiebeginn und -ende

• Letztes Wartungsdatum

• Nächstes Wartungsdatum

• Zwingende Kontroll- oder Dokumentationsdaten

• Zubehör und Ersatzteile

• Beschreibung und Nutzungshinweise

Für verschiedene Ausrüstungsgruppen können unterschiedliche benutzerdefinierte Bereiche erstellt werden. So werden auf jeder Produktkarte nur die relevanten technischen und operativen Informationen angezeigt.

Verwalten Sie Kundenanfragen

Verkaufs- und Mietanfragen, die per Telefon, Website, E-Mail, Werbung oder WhatsApp eingehen, können im CRM dem Kunden zugeordnet werden.

Der benötigte Ausrüstungsgegenstand, Verwendungszweck, Projektstandort, Startdatum, Nutzungsdauer und Budget können erfasst werden. Neue Anfragen können dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter zugewiesen werden.

Aufgaben können erstellt werden, um fehlende Informationen zu erhalten, technische Bewertungen vorzunehmen oder vor Ort Besichtigungen zu organisieren. Für Chancen, bei denen lange keine Bearbeitung erfolgt ist, können Erinnerungen definiert werden.

Verfolgen Sie Angebots- und Vertragsprozesse

Es kann ein Angebot für den Kunden erstellt werden, das Ausrüstung, Zeitraum, Menge, Preis und Zusatzleistungen enthält. Zusätzliche Posten wie Transport, Aufbau, Bediener, Wartung oder Zubehör können ins Angebot aufgenommen werden.

Die Phasen der Angebotserstellung, Präsentation, Überarbeitung und Genehmigung können verfolgt werden. Für bestimmte Preis-, Rabatt- oder Laufzeitbedingungen können Prozesse eingerichtet werden, die eine Genehmigung durch die Geschäftsleitung erfordern.

Das genehmigte Angebot kann in eine Verkaufsbestellung umgewandelt werden. Mietverträge können mit dem Kunden, der Ausrüstung und dem entsprechenden Betriebsdatensatz verknüpft und so in der Dokumentenverwaltung gespeichert werden.

Strukturieren Sie Ihre Mietprozesse nach Ihrem Unternehmen

In XtraCRM kann die Vermietungsoperation mit benutzerdefinierten Feldern und Arbeitsabläufen an das Modell Ihres Unternehmens angepasst werden. Folgende Informationen können nachverfolgt werden:

• Start- und Enddatum der Vermietung

• Tages-, Wochen- oder Monatspreis

• Abrechnungszeitraum

• Kautionsinformationen

• Liefer- und Rückgabeadresse

• Nutzungsort oder Projekt

• Erlaubte Nutzungsdauer

• Bedingungen für Übernutzung

• Transport- und Aufbaubeiträge

• Bedarf an Bedienern oder Personal

• Wartungsverantwortung

• Versicherungs- und Sicherheitsinformationen

• Vertragsstatus

• Verlängerungs- oder Kaufoption

• Rückgabe- und Kontrollstatus

XtraCRM ist kein eigenständiger Leasing-Berechnungsmotor; es ermöglicht die Nachverfolgung von Leasingangeboten, Verträgen, Gerätezuweisungen, Aufgaben, Dokumenten und finanziellen Status.

Verfolgen Sie die Verfügbarkeit und den Zustand der Ausrüstung

Ausrüstungen können mit Status wie „Verfügbar, Reserviert, Vermietet, Im Service, In Wartung, Rückgabekontrolle oder Inaktiv“ klassifiziert werden.

Mit speziellen Feldern kann verfolgt werden, bei welchem Kunden oder Projekt sich ein Gerät befindet, wann es geliefert wurde und wann die Rückkehr erwartet wird.

Bei der Planung einer neuen Vermietung kann der aktuelle Zustand und laufende Beauftragungen der Ausrüstung überprüft werden. So wird verhindert, dass dasselbe Gerät für sich überschneidende Zeiträume geplant wird.

Verwalten Sie Liefer- und Installationsprozesse

Nach Genehmigung eines Angebots oder Vertrags können Lager- und Operationsteams Aufgaben zur Liefervorbereitung zugewiesen werden.

Vor der Lieferung können technische Kontrolle, Reinigung, Zubehör, Dokumente und Gebrauchsinformationen der Ausrüstung mit einer Checkliste überprüft werden.

Folgende Informationen können bei der Lieferung erfasst werden:

• Lieferdatum und -uhrzeit

• Lieferadresse

• Abgebende und empfangende Personen

• Zustand der Ausrüstung bei Lieferung

• Zählerstand, Kilometerstand oder Betriebsstunden

• Mitgeliefertes Zubehör

• Fotos und Lieferdokumente

• Installation oder Schulungsstatus

• Kundenbestätigung und Anmerkungen

Unterzeichnete Lieferdokumente und Fotos können im zugehörigen Kunden- oder Gerätedatensatz gespeichert werden.

Verfolgen Sie Ausrüstungs-Beauftragungen

Ausrüstung oder Firmenfahrzeuge können Mitarbeitern, Abteilungen, Kunden oder Projekten zugewiesen werden. Zweck der Beauftragung, Startdatum, erwartetes Rückgabedatum und verantwortliche Person werden erfasst.

Der Nutzungswert und Zustand der Ausrüstung bei Beginn und Rückgabe können verglichen werden. Nach Beendigung der Beauftragung können Rückgabenotizen und Kontrolleergebnisse dokumentiert werden.

Diese Struktur erleichtert die Nachverfolgung, wer welche vermieteten Geräte und im Unternehmen genutzten Vermögenswerte besitzt und wo sie sich befinden.

Verwalten Sie periodische Wartungsprozesse

Die periodischen Wartungstermine der Geräte, ihre Laufzeiten und vergangenen Servicedaten können verfolgt werden. Das Datum der letzten und nächsten Wartung kann in der Gerätekarte gespeichert werden.

Für Geräte, bei denen die Wartung ansteht, können Aufgaben an das technische Team zugewiesen werden. Während der Wartung ausgeführte Arbeiten, verwendete Teile, Servicefirma, Kosten und das Datum der nächsten Wartung können erfasst werden.

Wartungen, die während der laufenden Vermietung durchgeführt werden müssen, können mit Kunden, Standort und Gerät verknüpft werden. Es kann auch nachverfolgt werden, wie lange das Gerät aufgrund der Wartung nicht verwendet werden kann.

Verfolgen Sie Störungs- und technischen Serviceaufzeichnungen

Störungsmeldungen vom Kunden können mit dem Gerät und Vertrag verknüpft werden. Beschreibung der Störung, Meldedatum, Standort des Geräts und Dringlichkeitsinformationen können erfasst werden.

Der Serviceprozess kann die Phasen „Neue Anfrage, Überprüfung, Techniker zugewiesen, Ersatzteil erwartet, in Bearbeitung, Kontrolle und abgeschlossen“ durchlaufen.

Ausgeführte Arbeiten, verwendete Teile, Techniker-Notizen, Fotos und Kundeninformationen können im selben Serviceeintrag gespeichert werden.

Ob die Störung unter Garantie, Benutzerfehler oder normale Nutzung fällt, wird erfasst, um den Abrechnungsprozess zu verfolgen.

Verwalten Sie Geräte-Rückgabe- und Kontrollprozesse

Für Geräte mit bevorstehendem Mietende kann dem Operationsteam eine Rückgabeaufgabe zugewiesen werden. Kommunikation mit dem Kunden ermöglicht die Bewertung von Rückgabe, Verlängerung oder Kaufoptionen.

Während der Rückgabe können Zustand des Geräts, Zubehör, Nutzungswert und sichtbare Schäden überprüft werden. Vor Abgabe und Rückgabe erfasste Informationen können verglichen werden.

Bei fehlendem Zubehör, Schäden, übermäßiger Nutzung oder Reinigungsbedarf können entsprechende Aufzeichnungen erstellt werden. Notwendige Gebühren oder Kundenbestätigungen können mit dem Finanzprozess verknüpft werden.

Geräte, deren Kontrolle abgeschlossen ist, können zur Wartung, zum Service oder zur Vorbereitung für die erneute Vermietung weitergeleitet werden.

Verfolgen Sie Mietdauer und Verlängerungen

Für Vertragsablaufdaten können frühzeitig Aufgaben und Erinnerungen erstellt werden. Der verantwortliche Vertriebsmitarbeiter kann mit dem Kunden Kontakt aufnehmen, um Verlängerungs-, Gerätewechsel- oder Kaufoptionen zu besprechen.

Bei Verlängerungsentscheidungen können neue Laufzeiten, Preise und Zahlungsbedingungen erfasst werden. Bei nicht verlängerten Vermietungen kann eine Begründung eingeholt werden.

Bevorstehende Verträge, auf Verlängerung wartende Vermietungen und verspätete Rückgaben können von der Verwaltung gesammelt überwacht werden.

Verwalten Sie Lagerbestände, Zubehör und Ersatzteile

Zubehör und Ersatzteile, die mit verkauften oder vermieteten Geräten verwendet werden, können in Produkt- und Lagerbestandsaufzeichnungen verfolgt werden.

Die Menge der gelieferten Zubehörteile und der Rückgabestatus können dem Geräteprotokoll hinzugefügt werden. Während des technischen Service verwendete Teile können mit dem jeweiligen Servicevorgang verknüpft werden.

Für Teile, die sich einem kritischen Lagerbestand nähern, kann ein Einkaufsbedarf erkannt werden. Erwartete Teile und Liefertermine können über Einkaufsbestellungen verfolgt werden.

Speichern Sie Ausrüstungsdokumente zentral an einem Ort

Bedienungsanleitungen, Garantieunterlagen, technische Datenblätter, Prüfbescheinigungen, Wartungsformulare und Übergabeprotokolle können mit den entsprechenden Aufzeichnungen der Ausrüstung verknüpft werden.

Das Erstellungs- und Gültigkeitsdatum des Dokuments kann festgehalten werden. Für Zertifikate oder Kontrollen mit nahendem Ablaufdatum können verantwortlichen Personen Erinnerungen zugewiesen werden.

Je nach Rolle und Berechtigung der Mitarbeiter kann der Zugang zu bestimmten Dokumenten und Aufzeichnungen eingeschränkt werden.

Verfolgen Sie Rechnungsstellung und Einzugsprozesse

Verkaufsprozesse und Mietzeiträume können mit Kunden-, Auftrags- und Finanzdaten verknüpft werden. Rechnungsdatum, Fälligkeit, Zahlungsstatus und Währung sind nachvollziehbar.

Abrechnungszeiträume wie täglich, wöchentlich oder monatlich können je nach Mietmodell mit speziellen Feldern erfasst werden. Für jeden Zeitraum kann ein Auftrag an das Finanzteam vergeben werden.

Fällige oder überfällige Zahlungen können überwacht werden, und Kundengespräche dazu lassen sich in der Kundenhistorie speichern.

Nutzen Sie Chancen nach dem Verkauf

Garantie- und Wartungszeiträume verkaufter Geräte können verfolgt werden, um dem Kunden Angebote für Wartungsverträge, Ersatzteile oder zusätzliche Ausrüstung zu unterbreiten.

Die Nutzungsdauer eines Mietgeräts und der Kundenbedarf können bewertet werden, um Verlängerungen, Upgrades oder Kaufoptionen anzubieten.

Die vom Kunden genutzte Ausrüstung, vergangene Serviceleistungen und laufende Verträge können gemeinsam angezeigt werden, um genauere Verkaufs- und Serviceempfehlungen zu entwickeln.

Bestimmen Sie Berechtigungen entsprechend der Aufgabenverteilung

Für Verkauf, Vermietung, Lager, technischen Service, Finanz- und Verwaltungsteams können unterschiedliche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte definiert werden.

Während das Vertriebsteam Kunden und Angebote verwaltet, kann das Operationsteam Lieferungen, Einsatzzuweisungen und Rückgaben verfolgen. Das technische Serviceteam kann Wartungs- und Fehlermeldungen verwalten, während das Finanzteam Rechnungs- und Inkassoprozesse steuern kann.

Preisanpassungen, Rabatte, Geräteschäden oder Zusatzgebühren können gemäß der Berechtigungsstruktur Ihres Unternehmens zur Genehmigung weitergeleitet werden.

Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management

Auf den Verwaltungsbildschirmen können neue Kundenanfragen, ausstehende Angebote, verkaufte und vermietete Geräte, bevorstehende Vertragsabläufe, verspätete Rückgaben, offene Serviceaufträge und Geräte mit bevorstehendem Wartungsbedarf verfolgt werden.

Folgende Informationen können nach Kunde, Gerät, Kategorie, verantwortlichem Team oder Zeitraum ausgewertet werden:

• Eingehende Verkaufs- und Mietanfragen

• Angebotsumwandlungsrate in Verträge

• Verfügbare, vermietete und im Service befindliche Geräte

• Gerätenutzungs- und Einsatzhistorie

• Bevorstehende Mietvertragsenden

• Verspätete Rückgaben

• Wartungs- und Servicedatensätze

• Fehlerursachen

• Wartungskosten pro Gerät

• Verkaufs- und Mieteinnahmen

• Rechnungs- und Inkassostatus

• Offene Aufgaben nach Kunde und Gerät

XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht in ein festes Verkaufs- oder Mietmodell. Sie können Kundenakten, Angebote, Verträge, Gerätestatus, Wartungsprozesse, benutzerdefinierte Felder und Aufgaben gemäß Ihrer eigenen Betriebsstruktur konfigurieren, um den gesamten Prozess von der ersten Kundenanfrage bis zur Lieferung, Service, Rückgabe und Inkasso übersichtlicher, messbarer und nachvollziehbarer zu gestalten.