机械和设备销售/租赁
在机械和设备行业中，流程不仅仅是产品的销售或租赁。报价、合同、交付、任务分配、使用期限、维护、故障、退还及收款等操作必须贯穿设备的整个生命周期进行跟踪。
XtraCRM将CRM、销售、产品、库存、任务、技术服务、维护、文档和财务功能结合起来，实现从客户需求到设备交付及售后服务的全流程集中管理。
行业中的流程如何运作？
流程通常从客户提出特定机械或设备的销售或租赁需求开始。确定所需设备类型、技术规格、使用地点、工作时长、交付日期和预算。
选择合适的设备或产品，向客户准备报价。在租赁过程中确定期限、费用、押金、使用条件、交付和返还条款。销售时则跟踪产品、付款、交付、安装和保修信息。
报价获批后，启动合同及交付流程。设备分配给客户、项目或人员。租赁期间监控维护、故障和使用状况。期限结束时，可选择续租、换货、购买或退还。
XtraCRM如何适应您的公司运作方式？
每家机械和设备公司的产品结构、租赁方式和服务流程各不相同。XtraCRM可以通过自定义字段、表单、任务和工作流程阶段，按您的现行业务模式进行配置。
您可以将销售流程分为“新需求、需求分析、产品选择、报价准备、报价提交、客户确认、订单、交付、安装和完成”等阶段。
您可以通过“新需求、合格性检查、定价、报价、合同、准备交付、租赁中、续租、等待归还、检查和完成”等阶段来跟踪租赁流程。
您可以为工程机械、工业设备、发电机、叉车、平台、非医疗技术设备、测量仪器或类似设备组定义不同的领域和流程。
您可以使用的设备专用字段
设备或产品代码
设备类别
品牌和型号
序列号
生产年份
技术规格
容量和工作参数
所有权状态
适合销售或租赁
所在仓库或位置
当前客户或项目
设备状况
使用小时数或公里数
采购和成本信息
保修开始和结束日期
最近维护日期
下次维护日期
强制检查或文件日期
配件和附加部件
说明和使用备注
可以为不同的设备组创建不同的自定义区域。这样，每个产品卡片中只显示相关的技术和操作信息。
管理客户需求
通过电话、网站、电子邮件、广告或WhatsApp接收到的销售和租赁需求可以在CRM中关联到客户。
可以记录客户所需的设备、使用目的、项目位置、开始日期、使用期限和预算。新需求可以分配给相关销售代表。
可以创建任务以获取缺失信息、进行技术评估或安排现场勘查。对于长时间无动作的机会，可以设定提醒。
跟进报价和合同流程
可以为客户准备包含设备、期间、数量、价格及附加服务的报价。运输、安装、操作员、维护或配件等额外项目也可包含在报价中。
可以跟踪报价的准备、提交、修订和批准阶段。可创建在特定价格、折扣或期限条件下需管理层批准的流程。
已批准的报价可以转换为销售订单。租赁合同则可通过关联客户、设备和相关操作记录存储在文档管理中。
根据贵公司需求配置租赁流程
XtraCRM中的租赁操作可通过自定义区域和工作流程按贵公司的模式进行调整。以下信息可以被跟踪：
租赁起止日期
日费、周费或月费
计费周期
押金信息
交付和退还地址
使用地点或项目
允许的使用期限
超时使用条款
运输和安装费用
操作员或人员需求
维护责任
保险和保障信息
合同状态
续租或购买选项
退还与检查状态
XtraCRM不是独立的租赁计算引擎；它用于跟踪租赁报价、合同、设备分配、任务、文件及财务状况。
跟踪设备的可用性和状态
设备可以根据状态分类，如“可用、预订中、租赁中、维修中、保养中、退还检查中或不活跃”。
可通过自定义字段跟踪设备所在客户或项目、交付时间以及预计归还时间。
在计划新租赁时，可以检查设备的当前状态及正在进行的分配，避免同设备在冲突日期重复安排。
管理交付与安装流程
报价或合同确认后，可分配任务给仓库和运营团队以准备交付。
交付前，设备的技术检查、清洁、配件、文件及使用信息均可通过检查清单核实。
交付时可记录以下信息：
交付日期和时间
交付地址
交付人员与接收人员
设备交付时的状态
计数器、里程或工作小时数
随设备附带的配件
照片及交付文件
安装或培训状况
客户确认和说明
签名的交付文件和照片可以保存在相应的客户或设备记录中。
跟踪设备分配情况
设备或公司车辆可以分配给员工、部门、客户或项目。分配目的、开始日期、预计归还日期及负责人都会被记录。
可以比较分配开始和归还时的使用数值及设备状态。分配结束时，可以记录归还备注和检查结果。
此结构便于跟踪租赁设备和公司内部使用资产的持有人及其所在位置。
管理定期维护流程
可以监控设备的定期维护日期、使用时间和历史服务记录。上次维护和下一次维护日期可保存在设备卡片中。
对于临近维护时间的设备，可以指派技术团队执行任务。维护过程中所做的操作、使用的零件、服务公司、成本及下一维护日期均可记录。
租赁期间需进行的维护可与客户、地点和设备关联。维护导致设备不可使用的时长也可以单独追踪。
跟踪故障和技术服务记录
客户报修可以关联到设备和合同。可以记录故障描述、报告日期、设备所在位置及紧急程度信息。
服务流程可经过“新请求、审核、技师已指派、等待零件、处理中、检查和完成”等阶段。
所做操作、所用零件、技师备注、照片及客户通知均可保存在同一服务记录中。
通过记录故障是否属于保修范围、用户错误或正常使用范围，可追踪收费流程。
管理设备归还与检查流程
对于租赁期即将结束的设备，可以为运营团队创建归还任务。可与客户沟通评估归还、续租或购买选项。
归还时可检查设备状况、配件、使用价值和可见损伤。比对交付前和归还时的信息。
如有配件缺失、损坏、过度使用或清洁需求，可创建相关记录。必要的费用或客户确认可与财务流程关联。
已完成检查的设备可进入维护、服务或重新租赁准备阶段。
跟踪租赁期限及续租情况
针对合同结束日期，可提前创建任务和提醒。负责的销售代表可联系客户，探讨续租、设备更换或购买选项。
续租决定达成后，可记录新期限、价格及付款条件。对于未续租者，可收集原因信息。
即将到期的合同、待续租的租赁和逾期归还项可由管理层集中监控。
管理库存、配件和备件
用于销售或租赁设备的配件和备件可在产品和库存记录中跟踪。
交付的配件数量和归还状况可添加到设备记录中。技术服务中使用的部件可以关联到相关的服务操作。
接近临界库存水平的零件可能需要采购。预期的零件和供应日期可通过采购订单进行跟踪。
将设备文档集中存储
设备使用手册、保修证书、技术说明、检验证书、维护表格和交付单据可以与相关记录关联。
可以记录文件的编制和有效日期。对于即将到期的证书或检验，可以为负责人分配提醒任务。
员工可根据角色和权限限制访问特定文档和记录。
跟踪开票和收款流程
销售交易和租赁期限可与客户、订单和财务记录关联。可追踪发票日期、到期、支付状态和货币。
根据租赁模式，可以用专用字段记录每日、每周或每月的开票周期。每个周期可为财务团队分配任务。
跟踪即将到期或逾期支付，并将与客户的沟通记录添加到客户历史中。
评估售后机会
跟踪销售设备的保修和维护期，向客户提供维护合同、备件或附加设备的报价。
根据租赁设备的使用时间和客户需求，提供延期租赁、升级型号或购买机会。
综合查看客户使用的设备、过往服务和现有合同，开发更精准的销售和服务建议。
根据任务分配设定权限
可以为销售、租赁运营、仓库、技术服务、财务和管理团队定义不同的访问和操作权限。
销售团队在管理客户和报价时，运营团队可以跟踪交付、指派和退货。技术服务团队可以管理维护和故障记录，财务团队则可以管理发票和收款流程。
价格变动、折扣、设备损坏或额外费用等操作可根据贵公司的权限体系进行审批。
为管理建立可衡量的结构
在管理界面中，可跟踪新的客户需求、待处理报价、已售出和租赁中的设备、即将结束的合同、延迟归还、未完成的服务记录以及即将维护的设备。
可以基于客户、设备、类别、负责团队或时间段评估以下信息：
收到的销售及租赁需求
报价转合同的转化率
可用、租赁中及维修中的设备
设备使用及指派历史
即将到期的租赁
延迟归还
维护及服务记录
故障原因
基于设备的维护成本
销售与租赁收入
开票及收款状况
基于客户和设备的未完成任务
XtraCRM不强制您的公司采用固定的销售或租赁模式。您可以根据自身运营流程配置客户记录、报价、合同、设备状态、维护流程、自定义字段和任务，实现从首次客户需求到交付、服务、退货及收款的整个过程更加规范、可衡量和易于跟踪。