Makine ve Ekipman Satış/Kiralama
Makine ve ekipman sektöründe süreç, ürünün satılması veya kiralanmasıyla tamamlanmaz. Teklif, sözleşme, teslimat, görevlendirme, kullanım süresi, bakım, arıza, iade ve tahsilat işlemlerinin ekipmanın bütün yaşam döngüsü boyunca takip edilmesi gerekir.
XtraCRM; CRM, satış, ürün, stok, envanter, görev, teknik servis, bakım, doküman ve finans özelliklerini bir araya getirerek müşteri talebinden ekipmanın teslimine ve satış sonrası hizmetlere kadar bütün sürecin tek merkezden yönetilmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle müşterinin belirli bir makine veya ekipman için satış ya da kiralama talebi oluşturmasıyla başlar. İhtiyaç duyulan ekipman türü, teknik özellikler, kullanım yeri, çalışma süresi, teslimat tarihi ve bütçe belirlenir.
Uygun ekipman veya ürünler seçilerek müşteriye teklif hazırlanır. Kiralama işleminde dönem, ücret, depozito, kullanım koşulları, teslimat ve iade şartları belirlenir. Satış işleminde ise ürün, ödeme, teslimat, kurulum ve garanti bilgileri takip edilir.
Teklif onaylandığında sözleşme ve teslimat işlemleri başlatılır. Ekipman müşteriye, projeye veya personele atanır. Kiralama boyunca bakım, arıza ve kullanım durumu izlenir. Süre sonunda uzatma, değişim, satın alma veya iade işlemi gerçekleştirilir.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her makine ve ekipman firmasının ürün yapısı, kiralama yöntemi ve servis düzeni farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, formlar, görevler ve iş akışı aşamaları firmanızın mevcut düzenine göre yapılandırılabilir.
Satış sürecinizi “Yeni Talep, İhtiyaç Analizi, Ürün Seçimi, Teklif Hazırlanıyor, Teklif Sunuldu, Müşteri Onayı, Sipariş, Teslimat, Kurulum ve Tamamlandı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Kiralama sürecinizi ise “Yeni Talep, Uygunluk Kontrolü, Fiyatlandırma, Teklif, Sözleşme, Teslimata Hazır, Kirada, Süre Uzatma, İade Bekleniyor, Kontrol ve Tamamlandı” aşamalarıyla takip edebilirsiniz.
İş makinesi, endüstriyel ekipman, jeneratör, forklift, platform, medikal olmayan teknik cihaz, ölçüm cihazı veya benzeri ekipman grupları için farklı alanlar ve süreçler tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz ekipman özel alanları
Ekipman veya ürün kodu
Ekipman kategorisi
Marka ve model
Seri numarası
Üretim yılı
Teknik özellikler
Kapasite ve çalışma değerleri
Mülkiyet durumu
Satışa veya kiralamaya uygunluk
Bulunduğu depo veya lokasyon
Mevcut müşteri veya proje
Ekipman durumu
Kullanım saati veya kilometre
Satın alma ve maliyet bilgileri
Garanti başlangıç ve bitiş tarihi
Son bakım tarihi
Bir sonraki bakım tarihi
Zorunlu kontrol veya belge tarihleri
Aksesuar ve ek parçalar
Açıklama ve kullanım notları
Farklı ekipman grupları için farklı özel alanlar oluşturulabilir. Böylece her ürün kartında yalnızca ilgili teknik ve operasyonel bilgiler gösterilir.
Müşteri taleplerini yönetin
Telefon, internet sitesi, e-posta, reklam veya WhatsApp üzerinden gelen satış ve kiralama talepleri CRM’de müşteriyle ilişkilendirilebilir.
Müşterinin ihtiyaç duyduğu ekipman, kullanım amacı, proje lokasyonu, başlangıç tarihi, kullanım süresi ve bütçesi kayıt altına alınabilir. Yeni talep ilgili satış temsilcisine atanabilir.
Eksik bilgilerin alınması, teknik değerlendirme yapılması veya saha keşfi düzenlenmesi için görevler oluşturulabilir. Uzun süre işlem yapılmayan fırsatlar için hatırlatmalar tanımlanabilir.
Teklif ve sözleşme süreçlerini takip edin
Müşteriye ekipman, dönem, miktar, fiyat ve ek hizmetleri içeren teklif hazırlanabilir. Nakliye, kurulum, operatör, bakım veya aksesuar gibi ek kalemler teklife dâhil edilebilir.
Teklifin hazırlanma, sunulma, revizyon ve onay aşamaları takip edilebilir. Belirli fiyat, indirim veya süre koşullarında yönetici onayı gerektiren süreçler oluşturulabilir.
Onaylanan teklif satış siparişine dönüştürülebilir. Kiralama sözleşmeleri ise müşteri, ekipman ve ilgili operasyon kaydıyla ilişkilendirilerek doküman yönetiminde saklanabilir.
Kiralama süreçlerini firmanıza göre yapılandırın
XtraCRM’de kiralama operasyonu özel alanlar ve iş akışlarıyla firmanızın modeline göre düzenlenebilir. Aşağıdaki bilgiler takip edilebilir:
Kiralama başlangıç ve bitiş tarihi
Günlük, haftalık veya aylık ücret
Faturalandırma dönemi
Depozito bilgisi
Teslimat ve iade adresi
Kullanım yeri veya proje
İzin verilen kullanım süresi
Fazla kullanım koşulları
Nakliye ve kurulum bedeli
Operatör veya personel ihtiyacı
Bakım sorumluluğu
Sigorta ve güvence bilgileri
Sözleşme durumu
Uzatma veya satın alma seçeneği
İade ve kontrol durumu
XtraCRM bağımsız bir kiralama hesaplama motoru değildir; kiralama tekliflerinin, sözleşmelerinin, ekipman atamalarının, görevlerinin, belgelerinin ve finansal durumlarının takip edilmesini sağlar.
Ekipman uygunluğunu ve durumunu takip edin
Ekipmanlar “Müsait, Rezerve, Kirada, Serviste, Bakımda, İade Kontrolünde veya Pasif” gibi durumlarla sınıflandırılabilir.
Bir ekipmanın hangi müşteri veya projede bulunduğu, ne zaman teslim edildiği ve ne zaman geri dönmesinin beklendiği özel alanlarla takip edilebilir.
Yeni bir kiralama planlanırken ekipmanın mevcut durumu ve devam eden görevlendirmeleri kontrol edilebilir. Böylece aynı ekipmanın çakışan tarihler için planlanması önlenebilir.
Teslimat ve kurulum işlemlerini yönetin
Teklif veya sözleşme onaylandığında teslimat hazırlığı için depo ve operasyon ekiplerine görevler atanabilir.
Teslimat öncesinde ekipmanın teknik kontrolü, temizliği, aksesuarları, belgeleri ve kullanım bilgileri kontrol listesiyle doğrulanabilir.
Teslimat sırasında aşağıdaki bilgiler kaydedilebilir:
Teslim tarihi ve saati
Teslimat adresi
Teslim eden ve teslim alan kişiler
Ekipmanın teslim sırasındaki durumu
Sayaç, kilometre veya çalışma saati
Birlikte verilen aksesuarlar
Fotoğraflar ve teslim belgeleri
Kurulum veya eğitim durumu
Müşteri onayı ve açıklamalar
İmzalı teslim belgeleri ve fotoğraflar ilgili müşteri veya ekipman kaydında saklanabilir.
Ekipman görevlendirmelerini izleyin
Ekipman veya şirket araçları çalışanlara, departmanlara, müşterilere ya da projelere atanabilir. Görevlendirme amacı, başlangıç tarihi, beklenen dönüş tarihi ve sorumlu kişi kayıt altında tutulabilir.
Başlangıç ve dönüş sırasındaki kullanım değeri ile ekipman durumu karşılaştırılabilir. Görevlendirme sona erdiğinde iade notları ve kontrol sonuçları kaydedilebilir.
Bu yapı hem kiraya verilen ekipmanların hem de şirket içinde kullanılan varlıkların kimde ve nerede olduğunun takip edilmesini kolaylaştırır.
Periyodik bakım süreçlerini yönetin
Ekipmanların periyodik bakım tarihleri, kullanım süreleri ve geçmiş servis kayıtları izlenebilir. Son bakım ve bir sonraki bakım tarihleri ekipman kartında tutulabilir.
Bakım zamanı yaklaşan ekipmanlar için teknik ekibe görev atanabilir. Bakım sırasında yapılan işlemler, kullanılan parçalar, servis firması, maliyet ve sonraki bakım tarihi kaydedilebilir.
Kiralama devam ederken yapılması gereken bakımlar müşteri, lokasyon ve ekipmanla ilişkilendirilebilir. Bakım nedeniyle ekipmanın ne kadar süre kullanılamadığı ayrıca takip edilebilir.
Arıza ve teknik servis kayıtlarını takip edin
Müşteriden gelen arıza bildirimi ekipman ve sözleşmeyle ilişkilendirilebilir. Arızanın açıklaması, bildirildiği tarih, ekipmanın bulunduğu yer ve aciliyet bilgisi kayıt altına alınabilir.
Servis süreci “Yeni Talep, İnceleme, Teknisyen Atandı, Parça Bekleniyor, İşlemde, Kontrol ve Tamamlandı” aşamalarından geçirilebilir.
Yapılan işlemler, kullanılan parçalar, teknisyen notları, fotoğraflar ve müşteri bilgilendirmeleri aynı servis kaydında tutulabilir.
Arızanın garanti, kullanıcı hatası veya normal kullanım kapsamında olup olmadığı kaydedilerek ücretlendirme süreci takip edilebilir.
Ekipman iade ve kontrol süreçlerini yönetin
Kiralama bitiş tarihi yaklaşan ekipmanlar için operasyon ekibine iade görevi oluşturulabilir. Müşteriyle iletişim kurularak iade, uzatma veya satın alma seçeneği değerlendirilebilir.
İade sırasında ekipmanın durumu, aksesuarları, kullanım değeri ve görünür hasarları kontrol edilebilir. Teslim öncesi ve iade sırasındaki bilgiler karşılaştırılabilir.
Eksik aksesuar, hasar, fazla kullanım veya temizlik ihtiyacı varsa ilgili kayıtlar oluşturulabilir. Gerekli ücretler veya müşteri onayı finansal süreçle ilişkilendirilebilir.
Kontrolü tamamlanan ekipman bakım, servis veya yeniden kiralamaya hazırlık aşamasına alınabilir.
Kiralama sürelerini ve yenilemeleri takip edin
Sözleşme bitiş tarihleri için önceden görev ve hatırlatmalar oluşturulabilir. Sorumlu satış temsilcisi müşteriyle iletişime geçerek uzatma, ekipman değişimi veya satın alma seçeneklerini görüşebilir.
Uzatma kararı alındığında yeni dönem, fiyat ve ödeme koşulları kaydedilebilir. Yenilenmeyen kiralamalarda neden bilgisi alınabilir.
Yaklaşan sözleşmeler, uzatma bekleyen kiralamalar ve geciken iadeler yönetim tarafından toplu olarak izlenebilir.
Stok, aksesuar ve yedek parçaları yönetin
Satılan veya kiralanan ekipmanlarla birlikte kullanılan aksesuarlar ve yedek parçalar ürün ve stok kayıtlarında takip edilebilir.
Teslim edilen aksesuarların miktarı ve iade durumu ekipman kaydına eklenebilir. Teknik servis sırasında kullanılan parçalar ilgili servis işlemiyle ilişkilendirilebilir.
Kritik seviyeye yaklaşan parçalar için satın alma ihtiyacı görülebilir. Beklenen parçalar ve tedarik tarihleri satın alma siparişleri üzerinden takip edilebilir.
Ekipman dokümanlarını tek merkezde saklayın
Ekipmanlara ait kullanım kılavuzları, garanti belgeleri, teknik föyler, kontrol sertifikaları, bakım formları ve teslim tutanakları ilgili kayıtlarla ilişkilendirilebilir.
Belgenin düzenlenme ve geçerlilik tarihi tutulabilir. Süresi yaklaşan sertifika veya kontroller için sorumlu kişilere hatırlatma görevi atanabilir.
Çalışanların rol ve yetkilerine göre hangi doküman ve kayıtlara erişebileceği sınırlandırılabilir.
Faturalandırma ve tahsilat süreçlerini takip edin
Satış işlemleri ve kiralama dönemleri müşteri, sipariş ve finans kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir. Fatura tarihi, vade, ödeme durumu ve para birimi takip edilebilir.
Kiralama modeline göre günlük, haftalık veya aylık faturalandırma dönemleri özel alanlarla kaydedilebilir. Her dönem için finans ekibine görev oluşturulabilir.
Vadesi yaklaşan veya geciken ödemeler takip edilerek müşteriyle yapılan görüşmeler müşteri geçmişine eklenebilir.
Satış sonrası fırsatları değerlendirin
Satılan ekipmanların garanti ve bakım dönemleri takip edilerek müşteriye bakım sözleşmesi, yedek parça veya ek ekipman teklifleri sunulabilir.
Kiradaki ekipmanın kullanım süresi ve müşteri ihtiyacı değerlendirilerek dönem uzatma, üst modele geçiş veya satın alma fırsatı oluşturulabilir.
Bir müşterinin kullandığı ekipmanlar, geçmiş servisleri ve devam eden sözleşmeleri birlikte görüntülenerek daha doğru satış ve hizmet önerileri geliştirilebilir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Satış, kiralama operasyonu, depo, teknik servis, finans ve yönetim ekipleri için farklı erişim ve işlem yetkileri tanımlanabilir.
Satış ekibi müşteri ve teklifleri yönetirken operasyon ekibi teslimat, görevlendirme ve iadeleri takip edebilir. Teknik servis ekibi bakım ve arıza kayıtlarını, finans ekibi ise fatura ve tahsilat süreçlerini yönetebilir.
Fiyat değişikliği, iskonto, ekipman hasarı veya ek ücret gibi işlemler firmanızın yetki düzenine göre onaya yönlendirilebilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni müşteri talepleri, bekleyen teklifler, satılan ve kiradaki ekipmanlar, yaklaşan sözleşme bitişleri, geciken iadeler, açık servis kayıtları ve bakım zamanı yaklaşan ekipmanlar takip edilebilir.
Müşteri, ekipman, kategori, sorumlu ekip veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Gelen satış ve kiralama talepleri
Tekliflerin sözleşmeye dönüşme oranı
Müsait, kirada ve servisteki ekipmanlar
Ekipman kullanım ve görevlendirme geçmişi
Yaklaşan kiralama bitişleri
Geciken iadeler
Bakım ve servis kayıtları
Arıza nedenleri
Ekipman bazlı bakım maliyetleri
Satış ve kiralama gelirleri
Faturalandırma ve tahsilat durumu
Müşteri ve ekipman bazlı açık görevler
XtraCRM, firmanızı sabit bir satış veya kiralama modeline zorlamaz. Müşteri kayıtlarını, teklifleri, sözleşmeleri, ekipman durumlarını, bakım süreçlerini, özel alanları ve görevleri kendi operasyon düzeninize göre yapılandırarak ilk müşteri talebinden teslimat, servis, iade ve tahsilata kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.