Venda/Locação de Máquinas e Equipamentos
No setor de máquinas e equipamentos, o processo não termina com a venda ou locação do produto. É necessário acompanhar todo o ciclo de vida do equipamento, incluindo proposta, contrato, entrega, designação, período de uso, manutenção, avarias, devolução e cobrança.
O XtraCRM integra funcionalidades de CRM, vendas, produto, estoque, inventário, tarefas, serviço técnico, manutenção, documentos e finanças, permitindo gerenciar todo o processo desde o pedido do cliente até a entrega do equipamento e serviços pós-venda em um único centro.
Como funciona o processo no setor?
O processo geralmente começa com o cliente fazendo um pedido de venda ou locação para uma determinada máquina ou equipamento. O tipo de equipamento necessário, especificações técnicas, local de uso, tempo de operação, data de entrega e orçamento são definidos.
Equipamentos ou produtos adequados são selecionados e uma proposta é preparada para o cliente. No caso de locação, são definidos período, taxa, depósito, condições de uso, entrega e devolução. Para venda, são acompanhados informações sobre produto, pagamento, entrega, instalação e garantia.
Após a aprovação da proposta, são iniciados os procedimentos de contrato e entrega. O equipamento é atribuído ao cliente, projeto ou funcionário. Durante a locação, manutenção, avarias e condição de uso são monitorados. Ao final do período, são realizados procedimentos de extensão, troca, compra ou devolução.
Como o XtraCRM é adaptado ao modo de trabalho da sua empresa?
Cada empresa de máquinas e equipamentos tem estrutura de produto, método de locação e organização de serviços diferentes. No XtraCRM, campos personalizados, formulários, tarefas e etapas do fluxo de trabalho podem ser configurados conforme a organização atual da sua empresa.
Você pode estruturar seu processo de vendas nas etapas “Nova Solicitação, Análise de Necessidades, Seleção de Produto, Preparação de Proposta, Proposta Apresentada, Aprovação do Cliente, Pedido, Entrega, Instalação e Concluído”.
Seu processo de locação pode ser acompanhado pelas etapas “Nova Solicitação, Verificação de Conformidade, Precificação, Proposta, Contrato, Pronto para Entrega, Locado, Prorrogação de Prazo, Aguardando Devolução, Inspeção e Concluído”.
Você pode definir diferentes campos e processos para grupos de equipamentos como máquinas de construção, equipamentos industriais, geradores, empilhadeiras, plataformas, dispositivos técnicos não médicos, equipamentos de medição ou similares.
Campos especiais de equipamentos que você pode usar
Código do equipamento ou produto
Categoria do equipamento
Marca e modelo
Número de série
Ano de fabricação
Especificações técnicas
Capacidade e valores operacionais
Estado de propriedade
Adequação para venda ou locação
Depósito ou local onde se encontra
Cliente ou projeto atual
Condição do equipamento
Horas de uso ou quilometragem
Informações de compra e custo
Data de início e término da garantia
Data da última manutenção
Data da próxima manutenção
Datas obrigatórias de inspeção ou documentação
Acessórios e peças adicionais
Descrição e notas de uso
Podem ser criadas áreas especiais diferentes para diferentes grupos de equipamentos. Assim, apenas as informações técnicas e operacionais relevantes são exibidas em cada ficha de produto.
Gerencie solicitações de clientes
Solicitações de venda e aluguel recebidas por telefone, site, e-mail, anúncio ou WhatsApp podem ser vinculadas ao cliente no CRM.
Podem ser registrados o equipamento necessário pelo cliente, o propósito de uso, localização do projeto, data de início, período de uso e orçamento. A nova solicitação pode ser atribuída ao representante de vendas correspondente.
Podem ser criadas tarefas para obtenção de informações faltantes, realização de avaliação técnica ou organização de visita ao local. Lembretes podem ser definidos para oportunidades sem processamento por longo tempo.
Acompanhe processos de propostas e contratos
Podem ser preparadas propostas ao cliente que incluam equipamento, período, quantidade, preço e serviços adicionais. Itens extra como transporte, instalação, operador, manutenção ou acessórios podem ser incluídos na proposta.
As fases de preparação, apresentação, revisão e aprovação da proposta podem ser acompanhadas. Processos que exigem aprovação da gerência em certas condições de preço, desconto ou prazo podem ser definidos.
A proposta aprovada pode ser convertida em pedido de venda. Contratos de aluguel podem ser vinculados a registros do cliente, equipamento e operação correspondente, armazenados na gestão documental.
Estruture processos de aluguel conforme sua empresa
No XtraCRM, a operação de aluguel pode ser ajustada ao modelo da sua empresa com campos especiais e fluxos de trabalho. As seguintes informações podem ser monitoradas:
Data de início e término do aluguel
Taxa diária, semanal ou mensal
Período de faturamento
Informação de depósito
Endereço de entrega e devolução
Local de uso ou projeto
Tempo de uso permitido
Condições para uso excessivo
Custo de transporte e instalação
Necessidade de operador ou pessoal
Responsabilidade pela manutenção
Informações de seguro e garantia
Status do contrato
Opção de extensão ou compra
Devolução e status de controle
XtraCRM não é um motor de cálculo de aluguel independente; ele permite o acompanhamento das ofertas de aluguel, contratos, atribuições de equipamentos, tarefas, documentos e status financeiros.
Acompanhe a disponibilidade e o status dos equipamentos
Os equipamentos podem ser classificados em status como “Disponível, Reservado, Alugado, Em Serviço, Em Manutenção, Em Inspeção de Devolução ou Inativo”.
É possível acompanhar, por campos específicos, em qual cliente ou projeto o equipamento está, quando foi entregue e quando é esperado seu retorno.
Ao planejar um novo aluguel, o status atual do equipamento e as designações em andamento podem ser verificadas para evitar a programação do mesmo equipamento em datas conflitantes.
Gerencie entregas e instalações
Quando uma oferta ou contrato é aprovado, podem ser atribuídas tarefas para as equipes de depósito e operações para preparar a entrega.
Antes da entrega, a verificação técnica do equipamento, limpeza, acessórios, documentos e informações de uso podem ser confirmadas com uma lista de verificação.
Durante a entrega, as seguintes informações podem ser registradas:
Data e hora da entrega
Endereço de entrega
Pessoas que entregam e recebem
Condição do equipamento no momento da entrega
Contador, quilometragem ou horas de operação
Acessórios fornecidos
Fotos e documentos de entrega
Status de instalação ou treinamento
Confirmação do cliente e comentários
Documentos de entrega assinados e fotos podem ser armazenados no registro do cliente ou do equipamento correspondente.
Monitore as designações dos equipamentos
Equipamentos ou veículos da empresa podem ser atribuídos a funcionários, departamentos, clientes ou projetos. O objetivo da designação, data de início, data prevista de retorno e pessoa responsável podem ser registrados.
O valor de uso e o estado do equipamento no início e na devolução podem ser comparados. Ao final da designação, notas de devolução e resultados da inspeção podem ser registrados.
Essa estrutura facilita o acompanhamento de quem possui e onde estão tanto os equipamentos alugados quanto os ativos usados internamente na empresa.
Gerencie os processos de manutenção periódica
As datas de manutenção periódica dos equipamentos, tempos de uso e registros de serviços anteriores podem ser monitorados. As datas da última e da próxima manutenção podem ser registradas no cartão do equipamento.
Para equipamentos que estão próximos da manutenção, tarefas podem ser atribuídas à equipe técnica. Os procedimentos realizados durante a manutenção, peças usadas, empresa prestadora de serviço, custos e a data da próxima manutenção podem ser registrados.
Manutenções necessárias durante o período de aluguel podem ser associadas ao cliente, localização e equipamento. O tempo em que o equipamento ficou indisponível devido à manutenção também pode ser monitorado separadamente.
Acompanhe os registros de falhas e serviços técnicos
Notificações de falhas recebidas do cliente podem ser vinculadas ao equipamento e contrato. A descrição da falha, data da notificação, localização do equipamento e grau de urgência podem ser registrados.
O processo de serviço pode passar pelas etapas "Novo Pedido, Análise, Técnico Designado, Aguardando Peça, Em Execução, Controle e Concluído".
Os procedimentos realizados, peças utilizadas, notas do técnico, fotografias e informações fornecidas ao cliente podem ser mantidos no mesmo registro de serviço.
É possível registrar se a falha está coberta pela garantia, causada por erro do usuário ou pelo uso normal, permitindo acompanhar o processo de cobrança.
Gerencie os processos de devolução e inspeção de equipamentos
Para equipamentos com data de término do aluguel próxima, uma tarefa de devolução pode ser criada para a equipe operacional. A comunicação com o cliente permite avaliar as opções de devolução, extensão ou compra.
Durante a devolução, o estado do equipamento, acessórios, valor de uso e danos visíveis podem ser verificados. Informações antes da entrega e na devolução podem ser comparadas.
Se houver acessórios faltando, danos, uso excessivo ou necessidade de limpeza, registros relacionados podem ser criados. Taxas necessárias ou aprovações do cliente podem ser vinculadas ao processo financeiro.
Equipamentos que passaram pela inspeção podem ser preparados para manutenção, serviço ou novo aluguel.
Acompanhe os períodos e renovações de aluguel
Para datas de término de contratos, podem ser criadas tarefas e lembretes antecipados. O representante de vendas responsável pode contatar o cliente para discutir opções de extensão, troca de equipamentos ou compra.
Quando uma extensão é decidida, o novo período, preço e condições de pagamento podem ser registrados. Para alugueis não renovados, pode-se coletar a razão.
Contratos futuros, aluguéis pendentes de extensão e devoluções atrasadas podem ser monitorados coletivamente pela administração.
Gerencie estoque, acessórios e peças de reposição
Acessórios e peças de reposição usados com equipamentos vendidos ou alugados podem ser rastreados nos registros de produtos e estoque.
A quantidade de acessórios entregues e o status da devolução podem ser adicionados ao registro do equipamento. Peças utilizadas durante o serviço técnico podem ser associadas ao processo de serviço correspondente.
Pode ser identificada a necessidade de compra para peças que se aproximam do nível crítico. Peças esperadas e datas de fornecimento podem ser acompanhadas por meio dos pedidos de compra.
Armazene os documentos dos equipamentos em um único centro
Manuais de uso, certificados de garantia, fichas técnicas, certificados de inspeção, formulários de manutenção e registros de entrega dos equipamentos podem ser associados aos registros correspondentes.
As datas de emissão e validade dos documentos podem ser mantidas. Para certificados ou inspeções prestes a expirar, lembretes podem ser atribuídos às pessoas responsáveis.
O acesso a quais documentos e registros podem ser visualizados pode ser limitado conforme o papel e as permissões dos funcionários.
Acompanhe os processos de faturamento e cobrança
As vendas e períodos de aluguel podem ser associados a clientes, pedidos e registros financeiros. Data da fatura, vencimento, status de pagamento e moeda podem ser monitorados.
De acordo com o modelo de aluguel, períodos de faturamento diário, semanal ou mensal podem ser registrados em campos específicos. Tarefas podem ser criadas para a equipe financeira para cada período.
Pagamentos com vencimento próximo ou atrasados são monitorados e as conversas com o cliente podem ser adicionadas ao histórico do cliente.
Avalie oportunidades pós-venda
Períodos de garantia e manutenção dos equipamentos vendidos podem ser acompanhados para oferecer ao cliente contratos de manutenção, peças de reposição ou ofertas de equipamentos adicionais.
A duração do uso do equipamento alugado e as necessidades do cliente são avaliadas para criar oportunidades de extensão do período, upgrade para um modelo superior ou compra.
Equipamentos usados por um cliente, serviços passados e contratos em andamento podem ser visualizados juntos para desenvolver propostas de vendas e serviços mais precisas.
Defina permissões conforme a distribuição de tarefas
Para as equipes de vendas, operações de aluguel, depósito, serviço técnico, finanças e administração, diferentes acessos e permissões operacionais podem ser definidas.
Enquanto a equipe de vendas gerencia clientes e propostas, a equipe operacional pode acompanhar entregas, designações e devoluções. A equipe de serviço técnico pode gerenciar registros de manutenção e falhas, e a equipe financeira pode administrar processos de faturamento e cobrança.
Mudanças de preço, descontos, danos em equipamentos ou taxas adicionais podem ser direcionados para aprovação conforme o sistema de autorização da sua empresa.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nas telas de gestão, é possível acompanhar novos pedidos de clientes, propostas pendentes, equipamentos vendidos e alugados, vencimentos de contratos próximos, devoluções atrasadas, registros de serviço em aberto e equipamentos com tempo de manutenção próximo.
As seguintes informações podem ser avaliadas por cliente, equipamento, categoria, equipe responsável ou período:
Pedidos recebidos de venda e aluguel
Taxa de conversão de propostas em contratos
Equipamentos disponíveis, alugados e em serviço
Histórico de uso e designação de equipamentos
Vencimentos próximos de locação
Devoluções atrasadas
Registros de manutenção e serviço
Causas de falhas
Custos de manutenção por equipamento
Receitas de vendas e aluguel
Status de faturamento e cobrança
Tarefas abertas por cliente e equipamento
O XtraCRM não obriga sua empresa a um modelo fixo de venda ou aluguel. Você pode estruturar os cadastros de clientes, propostas, contratos, status de equipamentos, processos de manutenção, campos personalizados e tarefas conforme sua operação, tornando todo o processo, desde o primeiro pedido do cliente até entrega, serviço, devolução e cobrança, mais organizado, mensurável e acompanhável.