مكاتب الهندسة المعمارية والهندسية وإدارة المشاريع
يمر العمل في مكاتب الهندسة المعمارية والهندسة وإدارة المشاريع بمراحل عديدة بدءًا من الاجتماع الأول مع العميل مرورًا بالاكتشاف وتحليل الاحتياجات، والعرض، والتصميم، والتطبيق الفني، والمراجعات، والتسليم، والفوترة.
يجمع XtraCRM بين ميزات إدارة علاقات العملاء، والمبيعات، والمشاريع، والمهام، والوثائق، وجدولة العمل، والمالية ليتيح إدارة علاقات العملاء وعمليات المشاريع من مركز واحد.
كيف تسير العمليات في القطاع؟
تبدأ العملية عادةً بطلب مشروع جديد أو استشارة من العميل. يتم تحديد نوع العمل، ونطاقه، وموقعه، وحجمه التقريبي، وموعد التسليم المستهدف، والميزانية.
إذا لزم الأمر، يتم التخطيط للاكتشاف أو التقييم المسبق. بناءً على المعلومات التي جُمعت، يتم تحديد نطاق الخدمة، ومراحل المشروع، والتسليمات، ونموذج التسعير، ويتم إعداد العرض.
عندما يتم قبول العرض، يتم إنشاء العقد وتسجيل المشروع. يُقسم المشروع إلى مراحل ومهام؛ ويتم تعيين أعضاء الفريق المسؤولين، والمستشارين، وتحديد مواعيد التسليم.
تخضع الأعمال المعدة للمراجعة الداخلية للمكتب ولموافقة العميل. بعد إتمام المراجعات، تُسلم الملفات النهائية؛ ويتم إدارة الفوترة والتحصيل، وإذا لزم الأمر، متابعة التنفيذ.
كيف يتكيف XtraCRM مع طريقة عمل مكتبك؟
تختلف خدمات كل مكتب هندسي ومعماري، ومراحل المشروع، وطريقة التسليم. في XtraCRM يمكن تكوين الحقول الخاصة، وعمليات المبيعات، ومهام المشروع، وسير العمل بما يتناسب مع طريقة عمل شركتك.
يمكنك تشكيل عملية المبيعات الخاصة بك من خلال المراحل: "طلب جديد، مقابلة أولية، التخطيط للاكتشاف، تحليل الاحتياجات، إعداد العرض، تقديم العرض، المراجعة، العقد، والفوز."
يمكنك متابعة عملية مشروعك عبر مراحل "افتتاح المشروع، المفهوم، المشروع الأولي، مشروع التنفيذ، الرقابة الداخلية، موافقة العميل، التعديل، التسليم النهائي والإغلاق".
يمكنك تعريف مجالات وعمليات منفصلة لأنواع خدمات مختلفة مثل المشروع المعماري، التصميم الداخلي، الهيكلية، الميكانيكية، الكهربائية، الخرائط، الاستشارات أو الرقابة على التنفيذ.
مساحات خاصة بالمشروع يمكنك استخدامها
رقم المشروع والعقد
العميل ومالك المشروع
نوع المشروع ونطاق الخدمة
موقع المشروع
الأرض أو مساحة التنفيذ
إجمالي المساحة بالمتر المربع
فئة المبنى أو المشروع
مدير المشروع
فريق المشروع
الاستشاريون الفرعيون
تاريخ بدء وانتهاء العقد
تاريخ التسليم المخطط
مرحلة المشروع
نسبة الإنجاز
قيمة العرض والعقد
طريقة الفوترة
حق أو نطاق التعديل
حالة الرخصة والموافقة
العملة المستخدمة
ملاحظات خاصة بالمشروع
يمكن أيضًا إضافة معلومات اللوحات، التخصص، الكتل، الطوابق، المناطق، أو المعايير الفنية التي يستخدمها مكتبكم كحقول خاصة.
قم بإدارة طلبات العملاء وفرص المبيعات
يمكن ربط طلبات المشاريع القادمة عبر الهاتف، البريد الإلكتروني، الموقع الإلكتروني، الإحالة أو المنافسة بسجل العميل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
يمكن تسجيل نطاق الطلب، تاريخ التسليم المتوقع، الميزانية التقريبية، مدة القرار والأشخاص المعنيين. يمكن تعيين الفرصة الجديدة إلى مدير المشروع أو مسؤول المبيعات ذي الصلة.
يمكن تخطيط الاجتماعات الأولى، الاستكشاف، التقييم المسبق وإعداد العرض كمهام. يمكن إنشاء تذكير للفرص التي لم يُتخذ فيها إجراء لفترة طويلة.
يمكن تسجيل أسباب الخسارة في الأعمال غير المكتسبة مثل السعر، الوقت، النطاق، الكفاءة الفنية أو تفضيل المنافس.
قم بتسجيل الاستكشاف وتحليل الاحتياجات
يمكن تحديد التاريخ، الموقع، والأشخاص المسؤولين لاجتماع الاستكشاف أو اجتماع العميل. يمكن إضافة الملاحظات المأخوذة أثناء الاجتماع، القياسات، الصور، وتوقعات العميل إلى سجل الفرصة أو المشروع.
يمكنك إنشاء نماذج مخصصة تتناسب مع طريقة عمل مكتبك لتحليل الاحتياجات. يمكن جمع هدف الاستخدام، عدد المستخدمين، توقعات التصميم، المتطلبات الفنية والأولويات في حقول قياسية.
يمكن إنشاء مهمة لطلب المعلومات أو الوثائق المفقودة من العميل. وبهذه الطريقة يتم التحقق من وجود المعلومات الضرورية قبل الانتقال إلى مرحلة العرض أو المشروع.
تابع عمليات العرض والعقود
يمكن تحديد نطاق الخدمة، مراحل المشروع، التسليمات، مدة العمل وبيانات الرسوم على العرض. يمكن ذكر الخدمات الإضافية والأعمال خارج النطاق كبنود منفصلة.
يمكن متابعة مراحل إعداد العرض، المراجعة، التقديم، التعديل والموافقة. يمكن توجيه العروض التي تتجاوز مبلغًا معينًا أو نسبة خصم معينة إلى موافقة المدير.
يمكن ربط العرض المعتمد بأمر بيع أو سجل مشروع. يمكن حفظ العقد الموقع والملحقات في إدارة الوثائق.
قسّم المشاريع إلى مراحل ومهام
يمكن تقسيم كل مشروع إلى مراحل رئيسية حسب طريقة عمل شركتكم. يمكن تعريف الأعمال التي ستتم تحت كل مرحلة كمهام.
يمكن متابعة المعلومات التالية في المهام:
المهمة أو بند العمل
المشروع والمرحلة المرتبطان به
الموظف أو الفريق المسؤول
تاريخ البداية والتسليم
الأولوية
حالة العمل
نسبة الإكمال
المسؤول عن المراجعة
الوصف وقائمة التحقق
الملفات والمستندات
موافقة العميل
الخطوة التالية
يمكن ترتيب المهام المتصلة بحيث لا يمكن البدء في عمل بدون إكمال العمل السابق. يمكن رؤية الأعمال القادمة والمتأخرة على أساس المشروع.
إدارة التنسيق بين التخصصات
يمكن متابعة التخصصات المختلفة للمشروع مثل الهندسة المعمارية، الهيكلية، الميكانيكية، الكهربائية وغيرها كمجموعات مهام منفصلة أو مراحل للمشروع.
يمكن تعيين المسؤول والتاريخ النهائي للحل، وحالة المراجعة والمعلومات المتوقعة لكل تخصص. يمكن تسجيل الأعمال التي تنتظر بيانات أو موافقة من فريق آخر.
وبذلك يمكن رؤية التبعيات بين التخصصات والانتظارات التي قد تسبب تأخيرات بسهولة أكبر.
جمع المستندات والرسومات في سجل المشروع
يمكن حفظ الرسومات، التقارير، الحسابات، العقود، محاضر الاجتماعات، الصور ومستندات العملاء تحت المشروع المعني.
يمكن تحديد إلى أي مشروع أو تخصص أو مرحلة تنتمي المستندات من خلال حقول خاصة. يمكن توجيه الملفات التي تتطلب مراجعة أو موافقة إلى الأشخاص المعنيين.
يمكن تقيد الوصول إلى المستندات بحسب دور أعضاء الفريق. هكذا لا تعتمد ملفات المشروع على المجلدات الشخصية أو تطبيقات المراسلة.
تنظيم عمليات المراجعة
يمكن إنشاء طلبات المراجعة من العميل، المستشار أو فريق الرقابة كمسجل منفصل أو مهمة. يمكن تسجيل شرح الطلب، تاريخ وصوله، التخصص المعني، والمسؤول.
يمكنك إعداد عملية المراجعة الخاصة بك من خلال مراحل "طلب جديد، قيد التقييم، ضمن النطاق، انتظار تكلفة إضافية، قيد التنفيذ، المراجعة، والانتهاء".
يمكن تسجيل تأثير المراجعة على الوقت والتكلفة. يمكن ربط التغييرات خارج النطاق بعروض جديدة أو فرص أعمال إضافية.
يمكن تتبع إلى أي ملف أو مجموعة تسليم تم تضمين المراجعة المنجزة مع الشروحات والمستندات.
متابعة قرارات الاجتماعات وموافقات العملاء
يمكن تسجيل اجتماعات العميل، المستشار وفريق المشروع كأنشطة أو مهام. يمكن حفظ الحضور، القرارات المتخذة، المسؤولين، والتواريخ المستهدفة في سجل الاجتماع.
يمكن تحويل كل قرار إلى مهمة مشروع معنية. وبهذا يتم منع نسيان الأعمال المتبقية في محاضر الاجتماعات.
يمكن تسجيل حالة وتاريخ موافقة العميل للمرحلة التي تتطلب الموافقة. يمكن عرض الأعمال المعلقة للموافقة بشكل مجمع.
تقييم أوقات العمل وقدرة الفريق
يمكن تعيين المهام لأعضاء الفريق لمتابعة عبء العمل والتواريخ النهائية المبنية على المشروع.
يمكنك إنشاء حقول مخصصة لأوقات العمل المقدرة والفعلية وفقًا لطريقة عمل مكتبك. وبهذه الطريقة يمكن تقييم أي مشروع أو مرحلة استغرقت وقتاً أكثر من المخطط.
يمكن إجراء تخطيط فريق صحي أكثر عبر عرض التسليمات القادمة والمهام المكثفة المخصصة لنفس الشخص.
XtraCRM ليس محرك تحسين موارد متخصصًا في هذا الاستخدام؛ بل يتيح لك متابعة مهام المشروع، المسؤولين، التواريخ، ومعلومات العمل في نظام موحد.
إدارة عمليات المقاولين الفرعيين والموردين
يمكن إدارة المستشارين، شركات الهندسة، فرق التصور أو الموردين الآخرين المشاركين في المشروع كسجلات شركات.
يمكن حفظ معلومات الاتصال، الأشخاص المسؤولين، المشاريع المرتبطة، العروض، العقود، والتسليمات ضمن سجل الشركة نفسه.
يمكن إنشاء الملفات والأعمال المتوقعة من المستشار كمهام. ويمكن ربط تواريخ التسليم ونتائج المراجعة بسجل المشروع.
راقب نفقات المشروع والربحية
يمكن ربط خدمات خارجية، السفر، الطباعة، العينات، الاستشارات، وغيرها من النفقات المتعلقة بالمشروع بالمشروع نفسه أو مركز التكلفة المعني.
يمكن تتبع النفقات حسب الفئة، المبلغ، العملة، المورد، الوثائق، وحالة الموافقة. يمكن توجيه النفقات التي تتطلب موافقة حسب هيكل صلاحيات شركتك.
يمكن تقييم نفقات المشروع مع قيمة العرض أو العقد لمتابعة الوضع المالي للمشروع. يمكن إضافة تكلفة ساعات العمل باستخدام حقول مخصصة حسب طريقة حساب شركتك.
تابع مراحل الفوترة والتحصيل
يمكن فوترت المشاريع نقدًا، دورياً، على أساس المراحل، أو استنادًا إلى التسليمات. ويمكن تحديد خطة الفوترة حسب نموذج شركتك باستخدام حقول مخصصة.
عند إتمام مراحل مثل تسليم المفهوم، مشروع التنفيذ، أو التسليم النهائي، يمكن تعيين مهمة فاتورة لفريق المالية.
يمكن متابعة تاريخ الفاتورة، الاستحقاق، وحالة التحصيل من خلال سجلات المالية. ويمكن إنشاء مهمة متابعة لمسؤول العميل بشأن الدفعات المتأخرة.
إدارة الأعمال الإضافية وتغييرات النطاق
يمكن تسجيل الطلبات الجديدة التي تظهر خلال المشروع كإجراء تغيير في النطاق. ويمكن تقييم وصف الطلب، المرحلة المتأثرة، الوقت والتكلفة المقدرة.
يمكن إعداد عرض إضافي للأعمال غير المشمولة في النطاق. يمكن إنشاء سير عمل بحيث لا تبدأ الأعمال ذات الصلة قبل الحصول على موافقة العميل.
يمكن ربط الأعمال الإضافية المعتمدة بمهام المشروع والعمليات المالية. وبهذه الطريقة يمكن منع إضافة الطلبات الشفوية إلى المشروع بطريقة غير مراقبة.
قم بتوحيد عمليات التسليم والاستلام
يمكن تتبع الفحوصات التي يجب إجراؤها قبل تسليم المشروع أو المرحلة عبر قائمة المهام. يمكن التحقق من تنسيقات الملفات، قوائم المخططات، التقارير، والوثائق الأخرى المتعلقة بالتسليم.
يمكن تسجيل تاريخ التسليم، الملفات المسلمة، طريقة التسليم، وموافقة العميل. يمكن تعيين الأعمال الناقصة أو التي تحتاج إلى تصحيح كمهام جديدة للأشخاص المعنيين.
بعد التسليم النهائي، يمكن إجراء مراجعة إغلاق المشروع؛ يمكن مراجعة المهام المفتوحة، الوثائق الناقصة، الفواتير والتحصيلات.
حدد الصلاحيات وفقًا لتوزيع المهام
يمكن تعريف صلاحيات وصول مختلفة لمديري المشاريع، المعماريين، المهندسين، الفريق الفني، المالية، والإداريين.
يمكن للموظفين عرض المهام التي هم مسؤولون عنها فقط ومعلومات المشروع التي لديهم صلاحية عليها. السجلات المالية أو تقارير الإدارة يمكن فتحها للأدوار المعنية فقط.
يمكن تقييد عمليات المستندات، المهام، العروض، والمصروفات وفقًا لنظام الصلاحيات في شركتكم.
أنشئ هيكلًا قابلًا للقياس للإدارة
في شاشات الإدارة، يمكن متابعة فرص المشاريع الجديدة، العروض المعلقة، المشاريع الجارية، التسليمات القادمة، المهام المتأخرة، الأعمال التي تنتظر موافقة العميل، والمراجعات المفتوحة.
يمكن تقييم المعلومات التالية بناءً على العميل، المشروع، نوع الخدمة، التخصص، مدير المشروع، أو الفترة الزمنية:
طلبات المشاريع الواردة
معدل تحول العروض إلى عقود
مراحل المشاريع الجارية
التسليمات القادمة والمتأخرة
مهام الفرق وحجم العمل
الأعمال التي تنتظر موافقة العميل
المراجعات المفتوحة والمكتملة
تسليمات المستشارين الفرعيين
مصاريف المشروع
حالة الفوترة والتحصيل
الأعمال الإضافية وتغييرات النطاق
المهام المعلقة عند إغلاق المشروع
لا يفرض XtraCRM نموذج مشروع ثابت على مكتبك. يمكنك تنظيم سجلات العملاء، العروض، مراحل المشروع، المهام، الحقول الخاصة، الوثائق والعمليات المالية وفق نظام عملك لجعل العملية بأكملها أكثر انتظامًا، قابلية للقياس وسهولة في المتابعة بدءًا من الطلب الأول للعميل وحتى التسليم النهائي للمشروع والتحصيل.