Архитектурные, инженерные и проектные офисы
Работа в архитектурных, инженерных и проектных офисах проходит множество этапов — от первой встречи с клиентом и изучения потребностей до предложения, дизайна и технической реализации, а также ревизий, сдачи и выставления счетов.
XtraCRM объединяет CRM, продажи, проекты, задачи, документы, планирование работы и финансовые функции, позволяя управлять отношениями с клиентами и операциями проектов из единого центра.
Как происходит процесс в отрасли?
Процесс обычно начинается с нового заказа или запроса консультации от клиента. Определяются тип работы, охват, место, приблизительный масштаб, целевая дата сдачи и бюджет.
При необходимости планируется обследование или предварительная оценка. На основе собранной информации определяется объем услуг, этапы проекта, результаты и модель оплаты, после чего готовится предложение.
При принятии предложения создаются договор и запись проекта. Проект разбивается на этапы и задачи; назначаются ответственные члены команды, консультанты и сроки сдачи.
Подготовленные работы проходят внутреннюю проверку и одобрение клиента. После завершения ревизий окончательные файлы передаются; ведется выставление счетов, сбор платежей и, при необходимости, контроль исполнения.
Как XtraCRM адаптируется под ваш офис?
У каждого архитектурного и инженерного офиса свои услуги, этапы проектов и методы сдачи. В XtraCRM можно настраивать пользовательские поля, процессы продаж, задачи проектов и рабочие процессы в соответствии с вашей системой работы.
Вы можете построить процесс продаж из этапов: «Новый запрос, Предварительная встреча, Планирование обследования, Анализ потребностей, Подготовка предложения, Представление предложения, Ревизия, Договор и Получение».
Вы можете отслеживать процесс вашего проекта по этапам «Открытие проекта, Концепт, Предварительный проект, Рабочий проект, Внутренний контроль, Одобрение клиента, Ревизия, Окончательная сдача и Закрытие».
Вы можете определить отдельные области и процессы для различных видов услуг, таких как архитектурное проектирование, интерьер, статический, механический, электрический, картография, консультационные услуги или контроль применения.
Специальные поля проекта, которые вы можете использовать
Номер проекта и договора
Клиент и владелец проекта
Тип проекта и объем услуг
Местоположение проекта
Участок или зона применения
Общая площадь в квадратных метрах
Класс строения или проекта
Руководитель проекта
Команда проекта
Субконсультанты
Дата начала и окончания договора
Планируемая дата сдачи
Этап проекта
Процент завершения
Стоимость предложения и договора
Метод выставления счетов
Право или объем ревизии
Статус лицензии и одобрения
Используемая валюта
Особые примечания к проекту
Информация о листах, дисциплинах, блоках, этажах, районах или технических стандартах, используемых в вашем офисе, также может быть добавлена как специальные поля.
Управляйте запросами клиентов и возможностями продаж
Запросы на проекты, поступающие по телефону, электронной почте, через веб-сайт, по рекомендации или конкурсу, могут быть связаны с записью клиента в CRM.
Может быть зарегистрирован объем запроса, ожидаемая дата доставки, приблизительный бюджет, период принятия решения и ответственные лица. Новая возможность может быть назначена соответствующему менеджеру проекта или ответственному за продажи.
Первичное обсуждение, обзор, предварительная оценка и подготовка предложения могут планироваться как задачи. Для возможностей, по которым долго не ведется работа, может быть создано напоминание.
В случаях невыигранных проектов могут быть зафиксированы причины потери, такие как цена, сроки, объем, техническая компетентность или выбор конкурентов.
Записывайте обзор и анализ потребностей
Для обзора или встречи с клиентом можно установить дату, место и ответственных лиц. Заметки, измерения, фотографии и ожидания клиента, полученные на встрече, могут быть добавлены к записи возможности или проекта.
Вы можете создавать специальные формы для анализа потребностей, адаптированные к рабочим методам вашего офиса. Цель использования, количество пользователей, ожидания по дизайну, технические требования и приоритеты могут собираться с помощью стандартных полей.
Для запроса недостающей информации или документов у клиента может быть создана задача. Это позволяет убедиться в наличии необходимой информации перед переходом к этапам предложения и проекта.
Отслеживайте процессы предложения и заключения контрактов
Объем услуг, этапы проекта, поставки, сроки и информация о стоимости могут быть определены в предложении. Дополнительные услуги и работы вне объема могут указываться отдельными позициями.
Можно отслеживать этапы подготовки, проверки, презентации, доработки и утверждения предложения. Предложения, превышающие определённую сумму или размер скидки, могут направляться на одобрение руководителю.
Утверждённое предложение может быть связано с заказом на продажу или записью проекта. Подписанные контракты и приложения могут храниться в системе управления документами.
Разделяйте проекты на этапы и задачи
Каждый проект может быть разделён на основные этапы в соответствии с рабочими процедурами вашей компании. Задачи, которые необходимо выполнить на каждом этапе, могут быть определены как задания.
В заданиях могут отслеживаться следующие данные:
Задача или элемент работы
Связанный проект и этап
Ответственный сотрудник или команда
Дата начала и сдачи
Приоритет
Состояние работы
Процент выполнения
Ответственный за проверку
Описание и контрольный список
Файлы и документы
Одобрение клиента
Следующий шаг
Можно определить взаимосвязанные задачи, которые нельзя начинать, не завершив предыдущие. Предстоящие и просроченные задачи можно просмотреть по проекту.
Управляйте междисциплинарной координацией
Архитектурные, конструктивные, механические, электрические и другие дисциплины проекта могут отслеживаться как отдельные группы задач или этапы проекта.
Для каждой дисциплины можно определить ответственного, дату сдачи, статус проверки и ожидаемую информацию. Можно регистрировать задачи, ожидающие данных или одобрения от другой команды.
Таким образом зависимости между дисциплинами и ожидающие задержки факторы видны гораздо яснее.
Собирайте документы и чертежи в записи проекта
Чертежи, отчёты, расчёты, договоры, протоколы собраний, изображения и клиентские документы могут храниться в соответствующем проекте.
Документы можно привязывать к проекту, дисциплине или этапу с помощью специальных полей. Файлы, требующие проверки или одобрения, могут направляться соответствующим лицам.
Доступ к документам может быть ограничен в зависимости от роли участника команды. Таким образом проектные файлы не будут привязаны к личным папкам или мессенджерам.
Организуйте процессы ревизии
Запросы на исправления от клиентов, консультантов или контрольной команды можно создавать как отдельные записи или задачи. Записываются описание запроса, дата поступления, относящаяся дисциплина и ответственный.
Процесс ревизии можно строить из этапов: “Новый запрос, Рассматривается, В рамках объёма, Ожидает дополнительной оплаты, В процессе, Проверка и Завершён”
Можно фиксировать влияние изменений на сроки и стоимость. Изменения вне объёма связываются с новым предложением или дополнительной возможностью.
Можно отслеживать, в какой файл или комплект сдачи включена завершённая ревизия с помощью описаний и документов.
Отслеживайте решения встреч и одобрения клиентов
Встречи с клиентами, консультантами и проектной командой можно регистрировать как активности или задачи. В записи встречи фиксируются участники, принятые решения, ответственные и целевые даты.
Каждое решение можно преобразовать в задачу проекта. Это предотвращает забывание дел, остающихся в протоколах встреч.
Для этапов, требующих одобрения клиента, можно фиксировать статус и дату одобрения. Ожидающие одобрения работы можно просмотреть комплексно.
Оценивайте рабочее время и мощность команды
Задачи могут быть назначены членам команды, что позволяет отслеживать рабочую нагрузку и сроки сдачи на основе проектов.
Вы можете создавать специальные поля для предполагаемого и фактического времени работы в соответствии с вашим офисным методом работы. Таким образом, можно оценить, какой проект или этап занял больше времени, чем планировалось.
Благодаря отображению приближающихся сроков и загруженности одного и того же сотрудника задачами можно планировать команду более эффективно.
XtraCRM не является специализированным движком оптимизации ресурсов для такого использования; он позволяет следить за проектными задачами, ответственными, сроками и рабочей информацией в едином порядке.
Управляйте процессами субконсультантов и поставщиков
Консультанты, инжиниринговые фирмы, команды визуализации или другие поставщики, участвующие в проекте, могут управляться как записи компаний.
Контактная информация, ответственные лица, связанные проекты, предложения, контракты и поставки могут храниться в одной истории компании.
Ожидаемые от консультанта файлы и работы могут быть созданы как задачи. Сроки сдачи и результаты контроля могут быть связаны с записью проекта.
Отслеживайте расходы и прибыльность проекта
Внешние услуги, поездки, печать, образцы, консультации и другие расходы, относящиеся к проекту, могут быть связаны с соответствующим проектом или центром затрат.
В расходах можно отслеживать категории, суммы, валюту, поставщика, документы и статус утверждения. Расходы, требующие утверждения, могут направляться в соответствии с системой полномочий вашей компании.
Совместная оценка стоимости предложения или контракта и затрат проекта позволяет отслеживать финансовое состояние проекта. Затраты на рабочее время могут быть добавлены с помощью специальных полей в соответствии с собственным методом расчета вашей компании.
Отслеживайте этапы выставления счетов и сборов
Проекты могут выставляться счетами авансом, периодически, по этапам или на основе поставок. План выставления счетов вашей компании может быть определён с помощью специальных полей.
Когда этапы, такие как концептуальная сдача, рабочий проект или окончательная сдача, завершены, финансовой команде может быть назначена задача по счету.
Дата счета, срок и статус сбора можно отслеживать через финансовые записи. По просроченным платежам может быть создана задача по контролю для ответственного менеджера клиента.
Управляйте дополнительными работами и изменениями объёма
Новые запросы, возникающие во время проекта, могут быть зарегистрированы как изменения объёма. Описание запроса, затронутый этап проекта, предполагаемое время и влияние на стоимость могут быть оценены.
Для работ, не входящих в объем, может быть подготовлено дополнительное предложение. Рабочий процесс может быть организован таким образом, чтобы соответствующая работа не начиналась без одобрения клиента.
Одобренные дополнительные работы могут быть связаны с задачами проекта и финансовым процессом. Таким образом можно предотвратить неконтролируемое добавление устных запросов в проект.
Стандартизируйте процессы сдачи и приемки
Необходимые проверки перед сдачей проекта или этапа могут отслеживаться с помощью списка задач. Можно контролировать форматы файлов, списки листов, отчеты и другие документы для сдачи.
Дата сдачи, сданные файлы, способ сдачи и одобрение клиента могут быть зафиксированы. Недостающие или требующие исправления работы могут быть назначены соответствующим лицам как новые задачи.
После окончательной сдачи может быть проведена проверка закрытия проекта; пересматриваются открытые задачи, недостающие документы, счета и поступления.
Определите полномочия в соответствии с распределением задач
Для проектных менеджеров, архитекторов, инженеров, технической команды, финансового отдела и руководителей могут быть определены разные уровни доступа.
Сотрудники могут видеть только задачи, за которые они ответственны, и информацию о проектах, к которым у них есть доступ. Финансовые записи или отчеты для управления доступны только соответствующим ролям.
Операции с документами, задачами, предложениями и расходами могут быть ограничены в соответствии с системой полномочий вашей компании.
Создайте измеримую структуру для управления
На экранах управления можно отслеживать новые проектные возможности, ожидающие предложения, текущие проекты, предстоящие сдачи, просроченные задачи, работы, ожидающие одобрения клиента, и открытые ревизии.
По клиенту, проекту, типу услуги, дисциплине, проектному менеджеру или периоду можно оценивать следующие данные:
Входящие запросы на проекты
Процент предложений, превращающихся в контракты
Этапы текущих проектов
Предстоящие и просроченные сдачи
Задачи и нагрузка команд
Работы, ожидающие одобрения клиента
Открытые и завершенные ревизии
Сдачи субподрядчиков
Расходы по проекту
Статус выставления счетов и поступлений
Дополнительные работы и изменения в объеме
Процессы, ожидающие завершения по проекту
XtraCRM не навязывает вашему офису фиксированную модель проекта. Вы можете структурировать клиентские записи, предложения, этапы проектов, задачи, специальные поля, документы и финансовые процессы в соответствии с вашим рабочим порядком, делая весь процесс от первичного запроса клиента до окончательной сдачи проекта и оплаты более организованным, измеримым и контролируемым.