Uffici di Architettura, Ingegneria e Progettazione
In studi di architettura, ingegneria e progettazione, un lavoro passa attraverso molte fasi: dal primo incontro con il cliente, all'esplorazione e analisi delle esigenze, dall'offerta alla progettazione e all'applicazione tecnica, dalle revisioni alla consegna e fatturazione.
XtraCRM unisce CRM, vendite, progetto, incarichi, documenti, pianificazione del lavoro e funzioni finanziarie per permettere la gestione simultanea dei rapporti con i clienti e delle operazioni di progetto da un unico centro.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo inizia generalmente con una nuova richiesta di progetto o consulenza da parte del cliente. Vengono definiti il tipo di lavoro, l'ambito, la localizzazione, la dimensione approssimativa, la data di consegna prevista e il budget.
Se necessario, si pianifica un sopralluogo o una valutazione preliminare. Sulla base delle informazioni raccolte, si definisce la portata del servizio, le fasi del progetto, le consegne e il modello di tariffazione per preparare l'offerta.
Quando l'offerta viene accettata, si creano il contratto e la registrazione del progetto. Il progetto viene suddiviso in fasi e incarichi; vengono assegnati membri del team responsabili, consulenti e date di consegna.
Le attività preparate vengono sottoposte a controllo interno e all'approvazione del cliente. Completate le revisioni, i file finali vengono consegnati; si gestiscono fatturazione, incassi e, se necessario, il monitoraggio dell'applicazione.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare del tuo ufficio?
Ogni studio di architettura e ingegneria ha servizi, fasi di progetto e metodi di consegna differenti. In XtraCRM, campi personalizzati, processi di vendita, incarichi di progetto e flussi di lavoro possono essere configurati in base al tuo metodo operativo.
Puoi creare il tuo processo di vendita con le fasi: "Nuova Richiesta, Prima Intervista, Esplorazione Pianificata, Analisi delle Esigenze, Offerta in Preparazione, Offerta Presentata, Revisione, Contratto e Accettato".
È possibile seguire il processo del progetto attraverso le fasi "Avvio progetto, Concetto, Progetto preliminare, Progetto esecutivo, Controllo interno, Approvazione cliente, Revisione, Consegna finale e Chiusura".
È possibile definire aree e processi separati per diversi tipi di servizi come progetto architettonico, interior design, statico, meccanico, elettrico, cartografia, consulenza o controllo dell'applicazione.
Aree specifiche del progetto che puoi utilizzare
Numero del progetto e del contratto
Cliente e committente del progetto
Tipo di progetto e ambito del servizio
Localizzazione del progetto
Terreno o area di applicazione
Metri quadrati totali
Classe dell'edificio o del progetto
Responsabile del progetto
Team di progetto
Subconsulenti
Data di inizio e fine del contratto
Data di consegna prevista
Fase del progetto
Percentuale di completamento
Valore dell'offerta e del contratto
Metodo di fatturazione
Diritto o ambito di revisione
Stato di licenza e approvazione
Valuta utilizzata
Annotazioni specifiche per il progetto
Le informazioni utilizzate dal tuo ufficio come tavola, disciplina, blocco, piano, quartiere o standard tecnico possono essere aggiunte anche come campi personalizzati.
Gestisci le richieste dei clienti e le opportunità di vendita
Le richieste di progetto provenienti da telefono, e-mail, sito web, referenze o gare possono essere associate alla registrazione del cliente nel CRM.
Possono essere registrati l'ambito della richiesta, la data di consegna prevista, il budget approssimativo, il tempo decisionale e le persone coinvolte. La nuova opportunità può essere assegnata al project manager o al responsabile commerciale competente.
Il primo contatto, l'analisi preliminare, la valutazione iniziale e la preparazione dell'offerta possono essere pianificati come attività. Per le opportunità su cui non si interviene da tempo, possono essere creati promemoria.
Nei casi di opportunità non acquisite si possono registrare le cause della perdita come prezzo, tempi, ambito, competenze tecniche o preferenza per il concorrente.
Registra l'analisi preliminare e le esigenze
Per l'analisi preliminare o la riunione con il cliente possono essere fissate data, luogo e persone responsabili. Note, misure, foto e aspettative del cliente possono essere aggiunte alla registrazione dell'opportunità o del progetto.
Puoi creare moduli personalizzati adatti al metodo di lavoro del tuo ufficio per l'analisi delle esigenze. Lo scopo d'uso, il numero di utenti, le aspettative di design, i requisiti tecnici e le priorità possono essere raccolti con campi standard.
Può essere creata un'attività per richiedere al cliente informazioni o documenti mancanti. In questo modo si verificano le informazioni necessarie prima di passare alla fase di offerta e progetto.
Segui i processi di offerta e contratto
L'ambito del servizio, le fasi del progetto, le consegne, i tempi e le informazioni sui costi possono essere definiti nell'offerta. Servizi aggiuntivi e lavori fuori ambito possono essere indicati come voci separate.
Le fasi di preparazione, controllo, presentazione, revisione e approvazione dell'offerta possono essere monitorate. Le offerte superiori a un certo importo o sconto possono essere indirizzate all'approvazione del responsabile.
L'offerta approvata può essere collegata all'ordine di vendita o alla registrazione del progetto. Il contratto firmato e gli allegati possono essere archiviati nella gestione documentale.
Suddividi i progetti in fasi e attività
Ogni progetto può essere suddiviso nelle principali fasi secondo il modo di lavorare della tua azienda. Le attività da svolgere in ogni fase possono essere definite come compiti.
Nei compiti possono essere seguiti i seguenti dati:
Compito o voce di lavoro
Progetto e fase collegati
Dipendente o team responsabile
Data di inizio e di consegna
Priorità
Stato del lavoro
Percentuale di completamento
Responsabile del controllo
Descrizione e lista di controllo
File e documenti
Approvazione del cliente
Prossimo passo
È possibile ordinare i compiti interconnessi in modo che non si possano iniziare lavori prima di aver completato quelli precedenti. I lavori imminenti e in ritardo possono essere visualizzati a livello di progetto.
Gestisci il coordinamento interdisciplinare
Discipline progettuali come architettura, strutture, meccanica, elettrico e altre possono essere seguite come gruppi di compiti separati o fasi di progetto.
Per ogni disciplina si possono definire la persona responsabile, la data di consegna, lo stato del controllo e le informazioni attese. I lavori che attendono dati o approvazioni da altri team possono essere registrati.
In questo modo le dipendenze tra le discipline e le attese che possono causare ritardi sono più facilmente identificabili.
Raccogli i documenti e i disegni nel registro del progetto
Disegni, rapporti, calcoli, contratti, verbali di riunione, immagini e documenti del cliente possono essere archiviati sotto il progetto corrispondente.
Si può specificare a quale progetto, disciplina o fase appartengono i documenti tramite campi specifici. I file che richiedono revisione o approvazione possono essere indirizzati alle persone competenti.
L’accesso ai documenti può essere limitato in base al ruolo dei membri del team. Così i file di progetto non dipendono da cartelle personali o app di messaggistica.
Organizza i processi di revisione
Le richieste di revisione provenienti da clienti, consulenti o team di controllo possono essere create come registrazioni o compiti separati. Si possono registrare la descrizione della richiesta, la data di ricezione, la disciplina coinvolta e la persona responsabile.
Il tuo processo di revisione può includere le fasi “Nuova Richiesta, In Valutazione, In Ambito, In Attesa di Costo Aggiuntivo, In Esecuzione, Controllo e Completato”.
L'impatto su tempi e costi della revisione può essere registrato. Le modifiche fuori ambito possono essere collegate a nuove offerte o opportunità di lavoro aggiuntivo.
Si può tracciare a quali file o set di consegna è stata inclusa la revisione completata, con spiegazioni e documenti.
Segui le decisioni delle riunioni e le approvazioni del cliente
Le riunioni con clienti, consulenti e team di progetto possono essere registrate come attività o compiti. Partecipanti, decisioni prese, responsabili e scadenze possono essere mantenuti nel registro della riunione.
Ogni decisione può diventare un compito correlato al progetto così da evitare che impegni presi nelle riunioni vengano dimenticati.
Per le fasi che richiedono approvazione del cliente si possono registrare stato e data dell’approvazione. I lavori in attesa di approvazione possono essere visualizzati collettivamente.
Valuta i tempi di lavoro e la capacità del team
I compiti possono essere assegnati ai membri del team per monitorare il carico di lavoro basato sui progetti e le scadenze di consegna.
È possibile creare campi personalizzati per le durate di lavoro stimate e reali in base al metodo di lavoro del vostro ufficio. In questo modo si può valutare quale progetto o fase ha richiesto più tempo del previsto.
Osservando le consegne imminenti e i compiti intensi assegnati alla stessa persona, la pianificazione del team può essere gestita in modo più efficiente.
XtraCRM non è un motore di ottimizzazione delle risorse specializzato in questo ambito; consente di monitorare attività di progetto, responsabili, date e informazioni sul lavoro in un sistema condiviso.
Gestisci i processi di subconsulenti e fornitori
I consulenti, le società di ingegneria, i team di visualizzazione o altri fornitori coinvolti nel progetto possono essere gestiti come registrazioni aziendali.
Informazioni di contatto, persone responsabili, progetti correlati, offerte, contratti e consegne possono essere conservati nel medesimo profilo aziendale.
I file e i lavori attesi dal consulente possono essere creati come attività. Le date di consegna e i risultati dei controlli possono essere associati alla registrazione del progetto.
Monitora i costi del progetto e la redditività
I costi esterni relativi a servizi, viaggi, stampe, campioni, consulenze e altre spese possono essere associati al progetto o al centro di costo pertinente.
Nelle spese è possibile tracciare categoria, importo, valuta, fornitore, documento e stato di approvazione. Le spese che richiedono approvazione possono essere indirizzate secondo la struttura di autorizzazione della tua azienda.
Valutando insieme l'importo dell'offerta o del contratto con le spese del progetto, è possibile monitorare la situazione finanziaria del progetto. I costi del tempo di lavoro possono essere aggiunti con campi personalizzati secondo il metodo di calcolo dell'azienda.
Segui le fasi di fatturazione e incasso
I progetti possono essere fatturati in modo anticipato, periodico, per fase o per consegna. Il piano di fatturazione può essere definito con campi personalizzati in base al modello della tua azienda.
Quando si completano fasi come la consegna del concept, il progetto esecutivo o la consegna finale, può essere assegnato un compito di fatturazione al team finanziario.
La data della fattura, la scadenza e lo stato dell'incasso possono essere monitorati tramite i registri finanziari. Per i pagamenti in ritardo può essere creato un compito di monitoraggio per il responsabile cliente.
Gestisci lavori aggiuntivi e modifiche al perimetro
Le nuove richieste durante il progetto possono essere registrate come modifiche al perimetro. È possibile valutare la descrizione della richiesta, la fase di progetto interessata, la durata stimata e l'impatto sui costi.
Per i lavori esclusi dall'ambito può essere preparata un'offerta aggiuntiva. Il flusso di lavoro può essere organizzato in modo che il lavoro pertinente non inizi senza l'approvazione del cliente.
I lavori extra approvati possono essere collegati ai compiti di progetto e al processo finanziario. In questo modo si può evitare che richieste verbali vengano aggiunte al progetto senza controllo.
Standardizzate i processi di consegna e accettazione
I controlli da effettuare prima della consegna del progetto o della fase possono essere monitorati tramite una lista di compiti. Possono essere verificati formati di file, elenchi di tavole, report e altri documenti di consegna.
La data di consegna, i file consegnati, il metodo di consegna e l'approvazione del cliente possono essere registrati. I lavori mancanti o che necessitano correzione possono essere assegnati come nuovi compiti alle persone competenti.
Dopo la consegna finale può essere eseguito il controllo di chiusura del progetto; compiti aperti, documenti mancanti, fatture e incassi possono essere rivisti.
Definite le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Possono essere definite diverse autorizzazioni di accesso per project manager, architetti, ingegneri, team tecnici, finanza e dirigenti.
I dipendenti possono visualizzare solo i compiti di cui sono responsabili e le informazioni di progetto per cui hanno autorizzazione. I registri finanziari o i report di gestione possono essere accessibili solo ai ruoli pertinenti.
Le operazioni su documenti, compiti, offerte e spese possono essere limitate in base alla politica di autorizzazione della vostra azienda.
Create una struttura misurabile per la gestione
Negli schermi di gestione possono essere monitorate nuove opportunità di progetto, offerte in attesa, progetti in corso, consegne imminenti, compiti in ritardo, lavori in attesa di approvazione cliente e revisioni aperte.
Possono essere valutate le seguenti informazioni per cliente, progetto, tipo di servizio, disciplina, project manager o periodo:
Richieste di progetto ricevute
Tasso di conversione delle offerte in contratti
Fasi dei progetti in corso
Consegne imminenti e in ritardo
Compiti e carichi di lavoro dei team
Lavori in attesa di approvazione cliente
Revisioni aperte e completate
Consegne di sub-consulenti
Spese di progetto
Stato di fatturazione e incasso
Lavori aggiuntivi e modifiche all'ambito
Operazioni in sospeso alla chiusura del progetto
XtraCRM non costringe il tuo ufficio a un modello di progetto fisso. Puoi strutturare le registrazioni dei clienti, le offerte, le fasi del progetto, i compiti, i campi personalizzati, i documenti e i processi finanziari secondo il tuo metodo di lavoro, rendendo l'intero processo dalla prima richiesta del cliente alla consegna finale del progetto e alla riscossione più organizzato, misurabile e tracciabile.