建築、エンジニアリングおよびプロジェクト事務所
建築、エンジニアリングおよびプロジェクト事務所の業務は、最初の顧客面談から現地調査やニーズ分析、見積もり、設計および技術的実施、改訂、納品、請求に至る多くの段階を経て進行します。
XtraCRMは、CRM、営業、プロジェクト、タスク、書類、作業計画、財務機能を統合し、顧客関係とプロジェクト運用を同一プラットフォームで管理できるようにします。
この業界ではプロセスはどのように進みますか？
通常、プロセスは顧客からの新規プロジェクトやコンサルティングの依頼から始まります。業務の種類、範囲、場所、概算規模、目標納期、予算が決定されます。
必要に応じて現地調査や事前評価が計画されます。収集した情報をもとにサービス範囲、プロジェクト段階、納品物、料金モデルを決定し、提案書を作成します。
提案が承認されると契約書とプロジェクト登録が作成されます。プロジェクトは段階とタスクに分割され、担当チームメンバー、コンサルタント、納期が設定されます。
作成された成果物は事務所内でのチェックおよび顧客承認を経ます。改訂が完了後、最終ファイルが納品され、請求や回収、場合によっては施工のフォローアップが行われます。
XtraCRMはどのように事務所の業務スタイルに適合させますか？
建築・エンジニアリング事務所ごとにサービス内容、プロジェクト段階、納品方法は異なります。XtraCRMではカスタムフィールド、営業プロセス、プロジェクトタスク、ワークフローを御社の運用スタイルに合わせて構成できます。
営業プロセスは「新規依頼、事前相談、現地調査計画、ニーズ分析、提案作成中、提案提示済み、改訂中、契約、獲得済み」の段階で組み立てられます。
プロジェクトの進行状況は、「プロジェクト開始、コンセプト、予備プロジェクト、実施プロジェクト、内部検査、顧客承認、修正、最終引き渡し、完了」という段階で追跡できます。
建築プロジェクト、インテリアデザイン、構造、機械、電気、地図、コンサルティング、または施工管理など異なるサービス種類に対して、それぞれ別のフィールドとプロセスを定義できます。
使用可能なプロジェクト固有フィールド
プロジェクト番号および契約番号
顧客およびプロジェクトオーナー
プロジェクトタイプとサービス範囲
プロジェクトの所在地
土地または施工エリア
合計平方メートル
建物またはプロジェクトのクラス
プロジェクトマネージャー
プロジェクトチーム
サブコンサルタント
契約開始日および終了日
予定引き渡し日
プロジェクト段階
完了率
見積もりおよび契約金額
請求方法
修正権または範囲
許可および承認状況
使用通貨
プロジェクト固有の説明
オフィスで使用している図面シート、専門分野、ブロック、階、地区、または技術標準の情報も特別フィールドとして追加できます。
顧客の要望と販売機会を管理する
電話、メール、ウェブサイト、紹介、コンテストからのプロジェクト要望は、CRMで顧客記録に関連付けることができます。
要望の範囲、期待される納期、おおよその予算、意思決定期間、および関連担当者を記録できます。新しい機会は関連プロジェクトマネージャーまたは営業担当者に割り当てられます。
初回面談、調査、事前評価、および提案作成の作業をタスクとして計画できます。長期間操作のない機会にはリマインダーを設定できます。
失注した案件では、価格、期間、範囲、技術的適性、競合優先などの失敗理由を記録できます。
調査とニーズ分析を記録する
調査や顧客会議の日時、場所、担当者を設定できます。会議で得たメモ、寸法、写真、および顧客の期待を機会またはプロジェクト記録に追加できます。
ニーズ分析のために、御社の業務方法に適したカスタムフォームを作成できます。使用目的、利用者数、デザイン期待、技術的要件、および優先順位を標準フィールドで集められます。
不足している情報や書類を顧客に依頼するためのタスクを作成できます。こうして提案やプロジェクト段階に進む前に必要情報をチェックします。
提案および契約プロセスを追跡する
サービス範囲、プロジェクト段階、納品物、期間、料金情報を提案に定義できます。追加サービスや範囲外作業は別個の項目として明示可能です。
提案の作成、確認、提示、修正、承認の段階を追跡できます。一定額または割引率を超える提案は管理者承認に回せます。
承認された提案は販売注文またはプロジェクト記録に関連づけられます。署名済み契約書および付属書類はドキュメント管理で保管可能です。
プロジェクトを段階とタスクに分割する
各プロジェクトは御社の運用形態に基づき主な段階に区分できます。各段階の作業はタスクとして定義可能です。
タスクで以下の情報が追跡可能です：
タスクまたは作業項目
紐づくプロジェクトと段階
担当者やチーム
開始日と納期
優先度
作業状況
完了率
管理責任者
説明とチェックリスト
ファイルとドキュメント
顧客承認
次のステップ
関連するタスクを順序付けて、前の作業が完了する前に開始できない仕事を特定できます。差し迫った仕事や遅延している仕事はプロジェクト単位で確認できます。
部門間の調整を管理する
建築、構造、機械、電気およびその他のプロジェクト分野は、別々のタスクグループやプロジェクトフェーズとして追跡できます。
各分野ごとに担当者、納期、確認状況および必要な情報を設定できます。他のチームからデータや承認を待っている仕事も記録できます。
これにより、分野間の依存関係や遅延を引き起こす可能性のある待機状況をより把握しやすくなります。
プロジェクト記録にドキュメントや図面を集約する
図面、報告書、計算書、契約書、会議の議事録、ビジュアル、顧客文書などを関連プロジェクトの下に保存できます。
ドキュメントがどのプロジェクト、分野、またはフェーズに属するかは、専用フィールドで指定可能です。レビューや承認が必要なファイルは関係者に送付できます。
チームメンバーの役割に応じてアクセス可能なドキュメントを制限できます。これにより、プロジェクトファイルが個人フォルダやメッセージングアプリに依存しなくなります。
リビジョンプロセスを整理する
顧客、コンサルタント、または管理チームからのリビジョン要求は、別の記録やタスクとして作成できます。要求の説明、発生日、関連分野および担当者を記録可能です。
リビジョンプロセスは「新規要求」「評価中」「範囲内」「追加費用待ち」「実施中」「確認済み」「完了」の段階で構成できます。
リビジョンの期間やコストへの影響も記録可能です。範囲外の変更は新しい見積もりや追加業務の機会と関連付けられます。
完了したリビジョンがどのファイルまたは納品セットに含まれるかを説明やドキュメントで追跡できます。
会議の決定事項と顧客承認を追跡する
顧客、コンサルタント、プロジェクトチームの会議は、アクティビティまたはタスクとして記録できます。参加者、決定事項、担当者および目標日を会議記録に保持できます。
各決定事項は関連プロジェクトタスクに変換可能です。これにより、会議の議事録に残った仕事の忘却を防げます。
顧客承認が必要なフェーズについては、承認状況と日付を記録できます。承認待ちの作業をまとめて表示可能です。
作業時間とチームのキャパシティを評価する
タスクはチームメンバーに割り当てられ、プロジェクトベースの作業負荷や納期を追跡できます。
オフィスの作業方法に応じて、予定および実際の作業時間のためのカスタムフィールドを作成できます。これにより、どのプロジェクトやフェーズが計画よりも時間を多く要しているかを評価できます。
納期が近いものや同じ担当者に割り当てられた多忙なタスクを確認することで、チームの計画をより健全に行うことができます。
XtraCRMはこの用途に特化したリソース最適化エンジンではありませんが、プロジェクトのタスク、担当者、期限、作業情報を共通のフォーマットで追跡できるようにします。
下請け業者やサプライヤーのプロセスを管理する
プロジェクトに関わるコンサルタント、エンジニアリング会社、ビジュアライゼーションチーム、その他のサプライヤーは会社登録として管理できます。
連絡先情報、担当者、関連プロジェクト、提案、契約、納品は同じ会社履歴に保持できます。
コンサルタントに期待されるファイルや作業をタスクとして作成できます。納期とチェック結果はプロジェクト記録に関連付けられます。
プロジェクトの経費と収益性を追跡する
プロジェクトに関わる外部サービス、出張、印刷、サンプル、コンサルティングその他の経費は、対応するプロジェクトまたはコストセンターに関連付けられます。
経費ではカテゴリ、金額、通貨、サプライヤー、書類、承認状況を追跡できます。承認が必要な経費は会社の権限ルールに従って回付されます。
提案や契約金額とプロジェクト経費を合わせて評価し、プロジェクトの財務状況を監視できます。作業時間のコストは、会社固有の計算方法に基づくカスタムフィールドで追加できます。
請求および回収段階を追跡する
プロジェクトは前払い、期間別、フェーズ別、納品別に請求できます。会社のモデルに応じて請求計画はカスタムフィールドで定義可能です。
コンセプト納品、実施プロジェクト、最終納品などのフェーズ完了時に財務チームへ請求タスクを割り当てられます。
請求日、支払期限、回収状況は財務記録を通じて追跡可能です。遅延支払いには担当顧客者へのフォローアップタスクを作成できます。
追加作業および範囲変更を管理する
プロジェクト中に発生した新たな要求は範囲変更として記録できます。要求の説明、影響を受けるプロジェクトフェーズ、予定期間、費用影響を評価できます。
対象外の作業については追加見積もりを作成できます。顧客の承認が得られるまで関連作業は開始されないように作業フローを構築できます。
承認された追加作業はプロジェクトのタスクや財務プロセスに連結可能です。これにより口頭での要求が無制御にプロジェクトへ追加されるのを防止できます。
納品および受入プロセスを標準化しましょう
プロジェクトや段階の納品前に必要なチェックはタスクリストで追跡できます。ファイル形式、図面一覧、報告書その他の納品書類を確認できます。
納品日、納品されたファイル、納品方法、顧客承認は記録されます。不足や修正が必要な作業は新たなタスクとして関係者に割り当てられます。
最終納品後にプロジェクトのクローズチェックが行われ、未完了タスク、不足書類、請求書および入金状況を確認できます。
権限をタスクの割り当てに応じて決定しましょう
プロジェクトマネージャー、建築家、エンジニア、技術チーム、財務、管理者向けに異なるアクセス権限を設定できます。
従業員は責任のあるタスクと権限があるプロジェクト情報のみ閲覧できます。財務記録や管理レポートは該当する役割のみに開放されます。
文書、タスク、見積もり、経費処理は貴社の権限規定に従い制限可能です。
管理のために測定可能な構造を構築しましょう
管理画面で新規プロジェクトの機会、保留中の見積もり、進行中のプロジェクト、近づく納品、遅延タスク、顧客承認待ちの作業、未完了の改訂を追跡できます。
顧客、プロジェクト、サービス種類、分野、プロジェクトマネージャー、期間ごとに以下の情報を評価できます：
受け取ったプロジェクト依頼
見積もりから契約への転換率
進行中プロジェクトの段階
近づくおよび遅延している納品
チームのタスクと作業負荷
顧客承認待ちの作業
未完了および完了した改訂
下請け業者の納品
プロジェクト経費
請求および入金状況
追加作業および範囲変更
プロジェクト終了時の保留中のタスク
XtraCRMはオフィスを固定されたプロジェクトモデルに縛りません。顧客記録、見積もり、プロジェクトフェーズ、タスク、カスタムフィールド、ドキュメント、財務プロセスをあなたの作業スタイルに合わせて構成することで、最初の顧客の要望から最終プロジェクトの納品や請求までのすべてのプロセスをより整理され、測定可能で追跡可能にすることができます。