Arquitetura, Engenharia e Escritórios de Projetos
Em escritórios de arquitetura, engenharia e projetos, um trabalho passa por diversas etapas, desde a primeira reunião com o cliente para levantamento e análise de necessidades, oferta, design e aplicação técnica, até revisões, entrega e faturamento.
O XtraCRM integra recursos de CRM, vendas, projeto, tarefas, documentos, planejamento de trabalho e finanças, permitindo que o relacionamento com clientes e a operação do projeto sejam gerenciados a partir de um único centro.
Como funciona o processo no setor?
O processo geralmente começa com uma nova solicitação de projeto ou consultoria vinda do cliente. Define-se o tipo de serviço, escopo, localização, tamanho aproximado, data prevista de entrega e orçamento.
Se necessário, é planejada uma visita de reconhecimento ou avaliação preliminar. Com base nas informações coletadas, define-se o escopo do serviço, etapas do projeto, entregas e modelo de cobrança para elaboração da proposta.
Quando a proposta é aceita, são elaborados o contrato e o registro do projeto. O projeto é dividido em etapas e tarefas; membros responsáveis da equipe, consultores e prazos de entrega são definidos.
Os trabalhos preparados passam por controle interno do escritório e aprovação do cliente. Após a conclusão das revisões, os arquivos finais são entregues; faturamento, cobrança e, se houver, acompanhamento da aplicação são realizados.
Como o XtraCRM é adaptado ao modo de trabalho do seu escritório?
Cada escritório de arquitetura e engenharia possui serviços, etapas de projeto e métodos de entrega diferentes. No XtraCRM, campos personalizados, processos de vendas, tarefas de projetos e fluxos de trabalho podem ser configurados conforme o modo de trabalho da sua empresa.
Você pode estruturar seu processo de vendas em etapas como “Nova Solicitação, Pré-reunião, Reconhecimento Planejado, Análise de Necessidades, Proposta sendo Preparada, Proposta Apresentada, Revisão, Contrato e Projeto Ganhou”.
Você pode acompanhar o processo do seu projeto nas etapas "Abertura do Projeto, Conceito, Pré-Projeto, Projeto Executivo, Controle Interno, Aprovação do Cliente, Revisão, Entrega Final e Encerramento".
Para diferentes tipos de serviços como projeto arquitetônico, design de interiores, estrutural, mecânico, elétrico, cartografia, consultoria ou controle de execução, você pode definir áreas e processos separados.
Áreas específicas do projeto que você pode usar
Número do projeto e contrato
Cliente e proprietário do projeto
Tipo de projeto e escopo do serviço
Localização do projeto
Terreno ou área de execução
Área total em metros quadrados
Classe da edificação ou do projeto
Gerente do projeto
Equipe do projeto
Subconsultores
Data de início e fim do contrato
Data prevista para entrega
Fase do projeto
Percentual de conclusão
Valor da proposta e do contrato
Método de faturamento
Direito ou escopo de revisão
Situação de licenciamento e aprovação
Moeda utilizada
Observações específicas do projeto
Informações utilizadas pelo seu escritório como folha, disciplina, bloco, andar, bairro ou padrão técnico também podem ser adicionadas como campos específicos.
Gerencie as solicitações dos clientes e as oportunidades de vendas
Solicitações de projetos provenientes de telefone, e-mail, site, indicação ou concorrência podem ser vinculadas ao registro do cliente no CRM.
O escopo da solicitação, a data prevista de entrega, o orçamento aproximado, o prazo para decisão e as pessoas envolvidas podem ser registradas. A nova oportunidade pode ser atribuída ao gerente de projeto ou ao responsável de vendas correspondente.
O primeiro contato, a descoberta, a pré-avaliação e a preparação da proposta podem ser planejados como tarefas. Lembretes podem ser criados para oportunidades sem atividade por um longo período.
Em negócios não conquistados, as razões da perda, como preço, prazo, escopo, qualificação técnica ou preferência por concorrentes, podem ser registradas.
Registre a descoberta e a análise de necessidades
Data, local e responsáveis podem ser definidos para encontros de descoberta ou reuniões com clientes. Notas, medidas, fotos e expectativas do cliente podem ser adicionadas ao registro da oportunidade ou projeto.
Você pode criar formulários personalizados adequados ao método de trabalho do seu escritório para análise de necessidades. O propósito de uso, número de usuários, expectativas de design, requisitos técnicos e prioridades podem ser coletados com campos padrão.
Tarefas podem ser criadas para solicitar informações ou documentos faltantes do cliente. Assim, as informações necessárias são verificadas antes das fases de proposta e projeto.
Acompanhe os processos de proposta e contrato
O escopo do serviço, fases do projeto, entregas, duração e informações de custo podem ser definidas na proposta. Serviços adicionais e trabalhos fora do escopo podem ser indicados em itens separados.
As etapas de preparação, revisão, apresentação, revisão e aprovação da proposta podem ser monitoradas. Propostas acima de certo valor ou percentual de desconto podem ser encaminhadas para aprovação do gerente.
Propostas aprovadas podem ser vinculadas ao pedido de venda ou registro do projeto. Contratos assinados e seus anexos podem ser armazenados na gestão documental.
Divida os projetos em fases e tarefas
Cada projeto pode ser dividido em fases principais conforme o seu modo de trabalho da empresa. As tarefas a realizar em cada fase podem ser definidas como tarefas.
Nas tarefas, as seguintes informações podem ser acompanhadas:
Tarefa ou item de trabalho
Projeto e fase vinculados
Funcionário ou equipe responsável
Data de início e entrega
Prioridade
Situação do trabalho
Percentual de conclusão
Responsável pelo controle
Descrição e lista de verificação
Arquivos e documentos
Aprovação do cliente
Próximo passo
Tarefas interligadas podem ser organizadas em ordem para que tarefas predecessoras sejam concluídas antes do início das seguintes. Projetos mostram tarefas futuras e atrasadas.
Gerencie a coordenação entre disciplinas
Disciplinas do projeto como arquitetura, estática, mecânica, elétrica e outras podem ser acompanhadas em grupos de tarefas ou fases do projeto distintas.
Para cada disciplina, pode-se definir responsável, data de entrega, status de verificação e informações esperadas. Tarefas aguardando dados ou aprovações de outra equipe podem ser registradas.
Assim, dependências entre disciplinas e esperas que podem causar atrasos são mais facilmente visíveis.
Colete documentos e desenhos no registro do projeto
Desenhos, relatórios, cálculos, contratos, atas de reuniões, imagens e documentos do cliente podem ser armazenados sob o respectivo projeto.
Documentos podem ser categorizados com campos especiais quanto ao projeto, disciplina ou fase. Arquivos para revisão ou aprovação podem ser direcionados às pessoas responsáveis.
O acesso a documentos pode ser limitado conforme o papel dos membros da equipe. Assim, arquivos do projeto não ficam restritos a pastas pessoais ou aplicativos de mensagens.
Organize os processos de revisão
Solicitações de revisão do cliente, consultor ou equipe de controle podem ser criadas como registros ou tarefas separadas. Descrição, data, disciplina envolvida e responsável podem ser anotados.
Seu processo de revisão pode conter fases como “Nova Solicitação, Em Avaliação, No Escopo, Aguardando Taxa Adicional, Em Aplicação, Controle e Concluído”.
Impactos de tempo e custo da revisão podem ser registrados. Mudanças fora do escopo podem ser vinculadas a nova proposta ou oportunidade de trabalho adicional.
A revisão concluída pode ser rastreada em qual arquivo ou conjunto de entregas foi incluída, com explicações e documentos associados.
Acompanhe decisões de reuniões e aprovações do cliente
Reuniões com cliente, consultores e equipe do projeto podem ser registradas como atividade ou tarefa. Participantes, decisões tomadas, responsáveis e prazos podem ser mantidos no registro da reunião.
Cada decisão pode ser convertida em tarefa dentro do projeto, evitando que itens da ata de reunião sejam esquecidos.
Para etapas que requerem aprovação do cliente, status e datas podem ser registradas. Trabalhos pendentes de aprovação podem ser visualizados em conjunto.
Avalie tempos de trabalho e capacidade da equipe
As tarefas podem ser atribuídas aos membros da equipe para que a carga de trabalho e os prazos baseados em projetos sejam acompanhados.
Você pode criar campos personalizados para os tempos estimados e reais de trabalho de acordo com o método de trabalho do seu escritório. Assim, é possível avaliar qual projeto ou fase está demandando mais tempo que o planejado.
Ao visualizar as entregas próximas e as tarefas intensas atribuídas à mesma pessoa, o planejamento da equipe pode ser realizado de forma mais eficaz.
O XtraCRM não é um motor de otimização de recursos especializado nesta função; ele permite o acompanhamento conjunto das tarefas do projeto, responsáveis, datas e informações de trabalho em um formato organizado.
Gerencie os processos de subconsultores e fornecedores
Consultores, empresas de engenharia, equipes de visualização ou outros fornecedores envolvidos no projeto podem ser gerenciados como registros de empresa.
Informações de contato, responsáveis, projetos vinculados, propostas, contratos e entregas podem ser mantidos no histórico da mesma empresa.
Arquivos e trabalhos esperados do consultor podem ser criados como tarefas. Datas de entrega e resultados de revisão podem ser relacionados ao registro do projeto.
Monitore despesas e lucratividade do projeto
Serviços externos, viagens, impressão, amostras, consultoria e outras despesas relacionadas ao projeto podem ser vinculadas ao respectivo projeto ou centro de custo.
Categorias, valores, moedas, fornecedores, documentos e status de aprovação das despesas podem ser acompanhados. Despesas que exigem aprovação podem ser direcionadas conforme o sistema de autorização da sua empresa.
As despesas do projeto podem ser avaliadas junto com o valor da proposta ou contrato para monitorar a situação financeira do projeto. Custos de tempo de trabalho podem ser adicionados usando campos personalizados conforme o método de cálculo próprio da empresa.
Acompanhe as fases de faturamento e recebimento
Os projetos podem ser faturados à vista, periodicamente, por etapa ou por entrega. O plano de faturamento pode ser definido com campos personalizados conforme o modelo da sua empresa.
Quando etapas como entrega de conceito, projeto de execução ou entrega final forem concluídas, uma tarefa de fatura pode ser atribuída à equipe financeira.
Datas de faturamento, vencimentos e status de recebimento podem ser monitorados através dos registros financeiros. Para pagamentos atrasados, uma tarefa de acompanhamento pode ser criada para o responsável pelo cliente.
Gerencie trabalhos adicionais e mudanças de escopo
Novas solicitações surgidas durante o projeto podem ser registradas como mudanças de escopo. A descrição do pedido, a fase do projeto afetada, o tempo estimado e o impacto nos custos podem ser avaliados.
Pode ser preparada uma proposta adicional para trabalhos fora do escopo. Um fluxo de trabalho pode ser criado de forma que o trabalho relevante não seja iniciado sem a aprovação do cliente.
Os trabalhos adicionais aprovados podem ser vinculados às tarefas do projeto e ao processo financeiro. Assim, pode-se evitar a adição descontrolada de pedidos verbais ao projeto.
Padronize os processos de entrega e aceitação
Os controles a serem realizados antes da entrega do projeto ou etapa podem ser acompanhados por meio de uma lista de tarefas. Formatos de arquivos, listas de placas, relatórios e outros documentos de entrega podem ser verificados.
A data de entrega, arquivos entregues, método de entrega e aprovação do cliente podem ser registrados. Trabalhos faltantes ou que necessitem correção podem ser atribuídos como novas tarefas às pessoas responsáveis.
Após a entrega final, pode ser realizada uma verificação de encerramento do projeto; tarefas pendentes, documentos faltantes, faturas e cobranças podem ser revisados.
Defina as permissões conforme a distribuição das tarefas
Diferentes níveis de acesso podem ser definidos para gerentes de projeto, arquitetos, engenheiros, equipe técnica, financeiro e gestores.
Os funcionários podem visualizar apenas as tarefas pelas quais são responsáveis e as informações do projeto para as quais têm autorização. Registros financeiros ou relatórios de gestão podem ser acessados apenas por funções específicas.
Processos de documentos, tarefas, propostas e despesas podem ser restritos de acordo com o sistema de permissões da sua empresa.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nas telas de gestão, podem ser acompanhadas novas oportunidades de projeto, propostas pendentes, projetos em andamento, entregas próximas, tarefas atrasadas, trabalhos aguardando aprovação do cliente e revisões em aberto.
As seguintes informações podem ser avaliadas por cliente, projeto, tipo de serviço, disciplina, gerente de projeto ou período:
Solicitações de projetos recebidas
Taxa de conversão de propostas em contratos
Etapas dos projetos em andamento
Entregas próximas e atrasadas
Tarefas e carga de trabalho das equipes
Trabalhos aguardando aprovação do cliente
Revisões abertas e concluídas
Entregas de subconsultores
Despesas do projeto
Status de faturamento e cobrança
Trabalhos adicionais e alterações de escopo
Processos pendentes no encerramento do projeto
O XtraCRM não força seu escritório a um modelo fixo de projeto. Você pode estruturar registros de clientes, propostas, fases do projeto, tarefas, campos personalizados, documentos e processos financeiros conforme sua própria organização de trabalho, tornando todo o processo desde a solicitação inicial do cliente até a entrega final e cobrança do projeto mais organizado, mensurável e rastreável.