Mimarlık, Mühendislik ve Proje Ofisleri
Mimarlık, mühendislik ve proje ofislerinde bir iş; ilk müşteri görüşmesinden keşif ve ihtiyaç analizine, tekliften tasarım ve teknik uygulamaya, revizyonlardan teslim ve faturalandırmaya kadar birçok aşamadan geçer.
XtraCRM; CRM, satış, proje, görev, doküman, çalışma planı ve finans özelliklerini bir araya getirerek müşteri ilişkileriyle proje operasyonlarının aynı merkezden yönetilmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle müşteriden gelen yeni proje veya danışmanlık talebiyle başlar. İşin türü, kapsamı, lokasyonu, yaklaşık büyüklüğü, hedef teslim tarihi ve bütçesi belirlenir.
Gerekliyse keşif veya ön değerlendirme planlanır. Toplanan bilgiler üzerinden hizmet kapsamı, proje aşamaları, teslimler ve ücretlendirme modeli belirlenerek teklif hazırlanır.
Teklif kabul edildiğinde sözleşme ve proje kaydı oluşturulur. Proje aşamalara ve görevlere ayrılır; sorumlu ekip üyeleri, danışmanlar ve teslim tarihleri belirlenir.
Hazırlanan çalışmalar ofis içi kontrolden ve müşteri onayından geçirilir. Revizyonlar tamamlandıktan sonra nihai dosyalar teslim edilir; faturalandırma, tahsilat ve varsa uygulama takibi yürütülür.
XtraCRM ofisinizin çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her mimarlık ve mühendislik ofisinin hizmetleri, proje aşamaları ve teslim yöntemi farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, satış süreçleri, proje görevleri ve iş akışları firmanızın çalışma düzenine göre yapılandırılabilir.
Satış sürecinizi “Yeni Talep, Ön Görüşme, Keşif Planlandı, İhtiyaç Analizi, Teklif Hazırlanıyor, Teklif Sunuldu, Revizyon, Sözleşme ve Kazanıldı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Proje sürecinizi ise “Proje Açılışı, Konsept, Ön Proje, Uygulama Projesi, İç Kontrol, Müşteri Onayı, Revizyon, Nihai Teslim ve Kapandı” aşamalarıyla takip edebilirsiniz.
Mimari proje, iç mimari, statik, mekanik, elektrik, harita, danışmanlık veya uygulama kontrolü gibi farklı hizmet türleri için ayrı alanlar ve süreçler tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz proje özel alanları
Proje ve sözleşme numarası
Müşteri ve proje sahibi
Proje türü ve hizmet kapsamı
Proje lokasyonu
Arsa veya uygulama alanı
Toplam metrekare
Yapı veya proje sınıfı
Proje yöneticisi
Proje ekibi
Alt danışmanlar
Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi
Planlanan teslim tarihi
Proje aşaması
Tamamlanma oranı
Teklif ve sözleşme bedeli
Faturalandırma yöntemi
Revizyon hakkı veya kapsamı
Ruhsat ve onay durumu
Kullanılan para birimi
Projeye özel açıklamalar
Ofisinizin kullandığı pafta, disiplin, blok, kat, mahal veya teknik standart bilgileri de özel alan olarak eklenebilir.
Müşteri taleplerini ve satış fırsatlarını yönetin
Telefon, e-posta, internet sitesi, referans veya yarışma üzerinden gelen proje talepleri CRM’de müşteri kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Talebin kapsamı, beklenen teslim tarihi, yaklaşık bütçesi, karar süresi ve ilgili kişiler kayıt altına alınabilir. Yeni fırsat ilgili proje yöneticisine veya satış sorumlusuna atanabilir.
İlk görüşme, keşif, ön değerlendirme ve teklif hazırlama işlemleri görev olarak planlanabilir. Uzun süre işlem yapılmayan fırsatlar için hatırlatma oluşturulabilir.
Kazanılmayan işlerde fiyat, süre, kapsam, teknik yeterlilik veya rakip tercihi gibi kayıp nedenleri kaydedilebilir.
Keşif ve ihtiyaç analizini kayıt altına alın
Keşif veya müşteri toplantısı için tarih, lokasyon ve sorumlu kişiler belirlenebilir. Toplantıda alınan notlar, ölçüler, fotoğraflar ve müşteri beklentileri fırsat veya proje kaydına eklenebilir.
İhtiyaç analizi için ofisinizin çalışma yöntemine uygun özel formlar oluşturabilirsiniz. Kullanım amacı, kullanıcı sayısı, tasarım beklentileri, teknik gereksinimler ve öncelikler standart alanlarla toplanabilir.
Eksik bilgi veya belgenin müşteriden istenmesi için görev oluşturulabilir. Böylece teklif ve proje aşamasına geçilmeden önce gerekli bilgiler kontrol edilir.
Teklif ve sözleşme süreçlerini takip edin
Hizmet kapsamı, proje aşamaları, teslimler, süre ve ücret bilgileri teklif üzerinde tanımlanabilir. Ek hizmetler ve kapsam dışı çalışmalar ayrı kalemler halinde belirtilebilir.
Teklifin hazırlanma, kontrol, sunum, revizyon ve onay aşamaları izlenebilir. Belirli tutarın veya indirim oranının üzerindeki teklifler yönetici onayına yönlendirilebilir.
Onaylanan teklif satış siparişi veya proje kaydıyla ilişkilendirilebilir. İmzalanan sözleşme ve ekleri doküman yönetiminde saklanabilir.
Projeleri aşamalara ve görevlere ayırın
Her proje firmanızın çalışma düzenine göre ana aşamalara ayrılabilir. Her aşama altında yapılacak işler görev olarak tanımlanabilir.
Görevlerde aşağıdaki bilgiler takip edilebilir:
Görev veya iş kalemi
Bağlı proje ve aşama
Sorumlu çalışan veya ekip
Başlangıç ve teslim tarihi
Öncelik
İşin durumu
Tamamlanma oranı
Kontrol sorumlusu
Açıklama ve kontrol listesi
Dosya ve dokümanlar
Müşteri onayı
Bir sonraki adım
Birbiriyle bağlantılı görevler sıralanarak önceki çalışma tamamlanmadan başlanamayacak işler belirlenebilir. Yaklaşan ve geciken işler proje bazında görülebilir.
Disiplinler arası koordinasyonu yönetin
Mimari, statik, mekanik, elektrik ve diğer proje disiplinleri ayrı görev grupları veya proje aşamaları olarak takip edilebilir.
Her disiplin için sorumlu kişi, teslim tarihi, kontrol durumu ve beklenen bilgiler belirlenebilir. Başka bir ekipten veri veya onay bekleyen işler kayıt altına alınabilir.
Böylece disiplinler arasındaki bağımlılıklar ve gecikmeye neden olabilecek beklemeler daha kolay görülebilir.
Doküman ve çizimleri proje kaydında toplayın
Çizimler, raporlar, hesaplar, sözleşmeler, toplantı tutanakları, görseller ve müşteri belgeleri ilgili proje altında saklanabilir.
Dokümanların hangi projeye, disipline veya aşamaya ait olduğu özel alanlarla belirlenebilir. İnceleme veya onay gerektiren dosyalar ilgili kişilere yönlendirilebilir.
Ekip üyelerinin rolüne göre hangi dokümanlara erişebileceği sınırlandırılabilir. Böylece proje dosyaları kişisel klasörlere veya mesajlaşma uygulamalarına bağlı kalmaz.
Revizyon süreçlerini düzenleyin
Müşteri, danışman veya kontrol ekibinden gelen revizyon talepleri ayrı kayıt veya görev olarak oluşturulabilir. Talebin açıklaması, geldiği tarih, ilgili disiplin ve sorumlu kişi kaydedilebilir.
Revizyon sürecinizi “Yeni Talep, Değerlendiriliyor, Kapsam İçi, Ek Ücret Bekliyor, Uygulanıyor, Kontrol ve Tamamlandı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Revizyonun süre ve maliyet etkisi kayıt altına alınabilir. Kapsam dışı değişiklikler yeni teklif veya ek iş fırsatıyla ilişkilendirilebilir.
Tamamlanan revizyonun hangi dosya veya teslim setine dâhil edildiği açıklamalar ve dokümanlarla izlenebilir.
Toplantı kararlarını ve müşteri onaylarını takip edin
Müşteri, danışman ve proje ekibi toplantıları aktivite veya görev olarak kaydedilebilir. Katılımcılar, alınan kararlar, sorumlular ve hedef tarihler toplantı kaydında tutulabilir.
Her karar ilgili proje görevine dönüştürülebilir. Böylece toplantı tutanaklarında kalan işlerin unutulması önlenebilir.
Müşteri onayı gereken aşamalar için onay durumu ve tarihi kaydedilebilir. Onay bekleyen çalışmalar toplu olarak görüntülenebilir.
Çalışma sürelerini ve ekip kapasitesini değerlendirin
Görevler ekip üyelerine atanarak proje bazlı iş yükü ve teslim tarihleri takip edilebilir.
Ofisinizin çalışma yöntemine göre tahmini ve gerçekleşen çalışma süreleri için özel alanlar oluşturabilirsiniz. Böylece hangi proje veya aşamanın planlanandan daha fazla zaman aldığı değerlendirilebilir.
Yaklaşan teslimler ve aynı kişiye atanmış yoğun görevler görülerek ekip planlaması daha sağlıklı yapılabilir.
XtraCRM bu kullanımda uzmanlaşmış bir kaynak optimizasyon motoru değildir; proje görevlerini, sorumluları, tarihleri ve çalışma bilgilerini ortak bir düzende takip etmenizi sağlar.
Alt danışman ve tedarikçi süreçlerini yönetin
Projede görev alan danışmanlar, mühendislik firmaları, görselleştirme ekipleri veya diğer tedarikçiler firma kayıtları olarak yönetilebilir.
İletişim bilgileri, sorumlu kişiler, bağlı projeler, teklifler, sözleşmeler ve teslimler aynı firma geçmişinde tutulabilir.
Danışmandan beklenen dosya ve çalışmalar görev olarak oluşturulabilir. Teslim tarihleri ve kontrol sonuçları proje kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Proje giderlerini ve kârlılığı izleyin
Projeye ait dış hizmet, seyahat, baskı, numune, danışmanlık ve diğer giderler ilgili proje veya maliyet merkeziyle ilişkilendirilebilir.
Giderlerde kategori, tutar, para birimi, tedarikçi, belge ve onay durumu takip edilebilir. Onay gerektiren giderler şirketinizin yetki düzenine göre yönlendirilebilir.
Teklif veya sözleşme bedeliyle proje giderleri birlikte değerlendirilerek projenin finansal durumu izlenebilir. Çalışma süresi maliyetleri firmanın kendi hesaplama yöntemine göre özel alanlarla eklenebilir.
Faturalandırma ve tahsilat aşamalarını takip edin
Projeler peşin, dönemsel, aşama bazlı veya teslim bazlı olarak faturalandırılabilir. Firmanızın modeline göre faturalandırma planı özel alanlarla tanımlanabilir.
Konsept teslimi, uygulama projesi veya nihai teslim gibi aşamalar tamamlandığında finans ekibine fatura görevi atanabilir.
Fatura tarihi, vade ve tahsilat durumu finans kayıtları üzerinden takip edilebilir. Geciken ödemeler için müşteri sorumlusuna takip görevi oluşturulabilir.
Ek iş ve kapsam değişikliklerini yönetin
Proje sırasında oluşan yeni talepler kapsam değişikliği olarak kaydedilebilir. Talebin açıklaması, etkilediği proje aşaması, tahmini süre ve maliyet etkisi değerlendirilebilir.
Kapsam dışında kalan işler için ek teklif hazırlanabilir. Müşterinin onayı alınmadan ilgili çalışma başlatılmayacak şekilde iş akışı oluşturulabilir.
Onaylanan ek işler proje görevlerine ve finansal sürece bağlanabilir. Böylece sözlü taleplerin kontrolsüz biçimde projeye eklenmesi önlenebilir.
Teslim ve kabul süreçlerini standartlaştırın
Proje veya aşama tesliminden önce yapılması gereken kontroller görev listesiyle takip edilebilir. Dosya formatları, pafta listeleri, raporlar ve diğer teslim belgeleri kontrol edilebilir.
Teslim tarihi, teslim edilen dosyalar, teslim yöntemi ve müşteri onayı kayıt altında tutulabilir. Eksik veya düzeltilmesi gereken işler yeni görevler olarak ilgili kişilere atanabilir.
Nihai teslim sonrasında proje kapanış kontrolü yapılabilir; açık görevler, eksik belgeler, faturalar ve tahsilatlar gözden geçirilebilir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Proje yöneticileri, mimarlar, mühendisler, teknik ekip, finans ve yöneticiler için farklı erişim yetkileri tanımlanabilir.
Çalışanlar yalnızca sorumlu oldukları görevleri ve yetkili oldukları proje bilgilerini görüntüleyebilir. Finansal kayıtlar veya yönetim raporları yalnızca ilgili rollere açılabilir.
Doküman, görev, teklif ve gider işlemleri şirketinizin yetki düzenine göre sınırlandırılabilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni proje fırsatları, bekleyen teklifler, devam eden projeler, yaklaşan teslimler, geciken görevler, müşteri onayı bekleyen çalışmalar ve açık revizyonlar takip edilebilir.
Müşteri, proje, hizmet türü, disiplin, proje yöneticisi veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Gelen proje talepleri
Tekliflerin sözleşmeye dönüşme oranı
Devam eden projelerin aşamaları
Yaklaşan ve geciken teslimler
Ekiplerin görev ve iş yükü
Müşteri onayı bekleyen çalışmalar
Açık ve tamamlanan revizyonlar
Alt danışman teslimleri
Proje giderleri
Faturalandırma ve tahsilat durumu
Ek iş ve kapsam değişiklikleri
Proje kapanışında bekleyen işlemler
XtraCRM, ofisinizi sabit bir proje modeline zorlamaz. Müşteri kayıtlarını, teklifleri, proje aşamalarını, görevleri, özel alanları, dokümanları ve finansal süreçleri kendi çalışma düzeninize göre yapılandırarak ilk müşteri talebinden nihai proje teslimi ve tahsilata kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.