Despachos de Arquitectura, Ingeniería y Proyectos
Un trabajo en los despachos de arquitectura, ingeniería y proyectos pasa por muchas etapas, desde la primera reunión con el cliente hasta el análisis de descubrimiento y necesidades, la oferta, el diseño, la aplicación técnica, las revisiones, la entrega y la facturación.
XtraCRM combina funciones de CRM, ventas, proyectos, tareas, documentos, planificación y finanzas para gestionar las relaciones con clientes y operaciones de proyectos desde un mismo centro.
¿Cómo se desarrolla el proceso en el sector?
El proceso usualmente comienza con una nueva solicitud de proyecto o consultoría por parte del cliente. Se determina el tipo de trabajo, alcance, ubicación, tamaño aproximado, fecha objetivo de entrega y presupuesto.
Si es necesario, se planifica un reconocimiento o evaluación preliminar. Con la información recopilada se define el alcance del servicio, las etapas del proyecto, entregables y el modelo de facturación para preparar la oferta.
Cuando la oferta es aceptada, se crea el contrato y el registro del proyecto. El proyecto se divide en fases y tareas; se asignan miembros responsables del equipo, consultores y fechas de entrega.
Los trabajos preparados pasan por control interno en la oficina y aprobación del cliente. Tras completar las revisiones se entregan los archivos finales; se gestionan la facturación, cobros y, si aplica, el seguimiento de la implementación.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajar de su despacho?
Cada despacho de arquitectura e ingeniería tiene diferentes servicios, etapas del proyecto y métodos de entrega. En XtraCRM, los campos personalizados, procesos de venta, tareas de proyecto y flujos de trabajo pueden configurarse según la estructura laboral de su empresa.
Puede estructurar su proceso de ventas con las etapas “Nueva Solicitud, Primera Reunión, Reconocimiento Planificado, Análisis de Necesidades, Preparando la Oferta, Oferta Presentada, Revisión, Contrato y Ganado”.
Puedes seguir el proceso de tu proyecto con las etapas de “Apertura del Proyecto, Concepto, Proyecto Preliminar, Proyecto de Ejecución, Control Interno, Aprobación del Cliente, Revisión, Entrega Final y Cerrado”.
Puedes definir áreas y procesos separados para diferentes tipos de servicios como proyecto arquitectónico, diseño interior, estructuras, mecánica, electricidad, cartografía, consultoría o control de ejecución.
Áreas específicas del proyecto que puedes utilizar
Número de proyecto y contrato
Cliente y propietario del proyecto
Tipo de proyecto y alcance del servicio
Ubicación del proyecto
Terreno o área de aplicación
Metros cuadrados totales
Clase de edificio o proyecto
Gerente del proyecto
Equipo del proyecto
Subconsultores
Fecha de inicio y fin del contrato
Fecha de entrega planificada
Etapa del proyecto
Porcentaje de finalización
Valor de la oferta y contrato
Método de facturación
Derecho o alcance de revisión
Estado de licencia y aprobación
Moneda utilizada
Comentarios específicos del proyecto
También se pueden agregar como campos específicos la información de paño, disciplina, bloque, piso, vecindario o estándares técnicos que utiliza tu oficina.
Administre las solicitudes de los clientes y las oportunidades de venta
Las solicitudes de proyectos que llegan por teléfono, correo electrónico, sitio web, referencias o concursos pueden asociarse con el registro del cliente en el CRM.
Se pueden registrar el alcance de la solicitud, la fecha de entrega esperada, el presupuesto aproximado, el tiempo de decisión y las personas involucradas. La nueva oportunidad puede asignarse al gerente de proyecto o al responsable de ventas correspondiente.
La primera reunión, exploración, evaluación preliminar y preparación de la oferta pueden planificarse como tareas. Se pueden crear recordatorios para las oportunidades sin actividad durante mucho tiempo.
Para los negocios no ganados se pueden registrar las razones de pérdida como precio, tiempo, alcance, competencia técnica o preferencia de competidor.
Registre la exploración y el análisis de necesidades
Se pueden definir fecha, ubicación y responsables para la exploración o reunión con el cliente. Las notas tomadas en la reunión, medidas, fotos y expectativas del cliente pueden añadirse al registro de la oportunidad o proyecto.
Puede crear formularios personalizados adaptados al método de trabajo de su oficina para el análisis de necesidades. El propósito de uso, número de usuarios, expectativas de diseño, requisitos técnicos y prioridades pueden recopilarse con campos estándar.
Se puede crear una tarea para solicitar información o documentos faltantes al cliente. Así se verifica que la información necesaria esté completa antes de pasar a la etapa de oferta y proyecto.
Realice el seguimiento de los procesos de ofertas y contratos
El alcance del servicio, fases del proyecto, entregas, duración e información de costos pueden definirse en la oferta. Servicios adicionales y trabajos fuera del alcance pueden indicarse como ítems separados.
Se pueden supervisar las etapas de preparación, revisión, presentación, revisión y aprobación de la oferta. Las ofertas que superen un monto o porcentaje de descuento específico pueden enviarse para aprobación del gerente.
La oferta aprobada puede relacionarse con el pedido de venta o el registro del proyecto. El contrato firmado y sus anexos se pueden conservar en la gestión documental.
Divida los proyectos en fases y tareas
Cada proyecto puede dividirse en fases principales según el modo de trabajo de su empresa. Las tareas a realizar en cada fase se pueden definir como tareas específicas.
En las tareas se puede hacer seguimiento de la siguiente información:
Tarea o ítem de trabajo
Proyecto y fase vinculados
Empleado o equipo responsable
Fecha de inicio y entrega
Prioridad
Estado del trabajo
Porcentaje de completitud
Responsable de control
Descripción y lista de verificación
Archivos y documentos
Aprobación del cliente
El siguiente paso
Se pueden establecer tareas interrelacionadas en serie para que no se puedan iniciar trabajos sin completar el trabajo previo. Las tareas próximas y atrasadas pueden verse por proyecto.
Gestione la coordinación interdisciplinaria
Las disciplinas del proyecto como arquitectura, estática, mecánica, electricidad y otras se pueden seguir como grupos de tareas separados o fases del proyecto.
Se puede definir la persona responsable, fecha de entrega, estado de control e información esperada para cada disciplina. Las tareas que esperan datos o aprobación de otro equipo pueden registrarse.
Así, las dependencias entre disciplinas y las esperas que puedan causar retrasos se pueden visualizar más fácilmente.
Reúna documentos y planos en el registro del proyecto
Planos, informes, cálculos, contratos, actas de reuniones, imágenes y documentos del cliente se pueden almacenar bajo el proyecto correspondiente.
Se puede determinar a qué proyecto, disciplina o fase pertenecen los documentos mediante campos especiales. Los archivos que requieran revisión o aprobación pueden dirigirse a las personas correspondientes.
El acceso a los documentos puede limitarse según el rol de los miembros del equipo. De este modo, los archivos del proyecto no dependen de carpetas personales ni aplicaciones de mensajería.
Organice los procesos de revisión
Las solicitudes de revisión provenientes del cliente, asesor o equipo de control pueden crearse como registros o tareas separadas. Se puede registrar la descripción de la solicitud, fecha de llegada, disciplina relacionada y persona responsable.
Puede estructurar su proceso de revisión en las etapas “Nueva Solicitud, Evaluándose, Dentro del Alcance, Esperando Pago Extra, En Aplicación, Control y Completado”.
Se puede registrar el impacto de la revisión en tiempo y costo. Los cambios fuera de alcance pueden vincularse a nuevas propuestas u oportunidades de trabajo adicional.
Se puede rastrear a qué archivo o conjunto de entregas se incorporó la revisión completada mediante descripciones y documentos.
Realice seguimiento de decisiones de reuniones y aprobaciones del cliente
Las reuniones con clientes, asesores y equipo de proyecto se pueden registrar como actividades o tareas. Se pueden guardar participantes, decisiones tomadas, responsables y fechas objetivo en el registro de la reunión.
Cada decisión puede transformarse en una tarea del proyecto. Así se evita que se olviden asuntos pendientes en las actas de reuniones.
Para las fases que requieren aprobación del cliente se puede registrar estado y fecha de aprobación. Los trabajos pendientes de aprobación pueden verse en conjunto.
Evalúe los tiempos de trabajo y la capacidad del equipo
Las tareas pueden asignarse a los miembros del equipo para que se pueda realizar un seguimiento de la carga de trabajo por proyecto y las fechas de entrega.
Puede crear campos personalizados para los tiempos de trabajo estimados y reales según el método de trabajo de su oficina. De este modo, se puede evaluar qué proyecto o etapa requiere más tiempo del planificado.
Al observar las entregas próximas y las tareas intensas asignadas a la misma persona, la planificación del equipo puede efectuarse de manera más saludable.
XtraCRM no es un motor especializado en optimización de recursos para este uso; permite realizar un seguimiento unificado de las tareas del proyecto, los responsables, las fechas y la información de trabajo.
Gestione los procesos de subconsultores y proveedores
Los consultores, empresas de ingeniería, equipos de visualización u otros proveedores involucrados en el proyecto pueden gestionarse como registros de empresas.
La información de contacto, las personas responsables, los proyectos asociados, las ofertas, los contratos y las entregas pueden mantenerse en el mismo historial de la empresa.
Los archivos y trabajos esperados del consultor pueden crearse como tareas. Las fechas de entrega y los resultados del control pueden vincularse con el registro del proyecto.
Controle los gastos y la rentabilidad del proyecto
Los gastos relacionados con servicios externos, viajes, impresión, muestras, consultoría y otros pueden vincularse con el proyecto correspondiente o centro de costos.
En los gastos se puede seguir la categoría, el importe, la moneda, el proveedor, el documento y el estado de aprobación. Los gastos que requieren aprobación pueden dirigirse según la jerarquía de autorizaciones de su empresa.
Los gastos del proyecto pueden evaluarse junto con el importe de ofertas o contratos para monitorear la situación financiera del proyecto. Los costos de tiempo de trabajo pueden añadirse con campos personalizados según el método de cálculo de la empresa.
Realice un seguimiento de las etapas de facturación y cobro
Los proyectos pueden facturarse de forma anticipada, periódica, por etapas o por entregas. El plan de facturación puede definirse con campos personalizados según el modelo de su empresa.
Cuando se completen etapas como entrega de concepto, proyecto ejecutivo o entrega final, se puede asignar una tarea de factura al equipo financiero.
La fecha de factura, vencimiento y estado de cobro pueden seguirse a través de registros financieros. Para pagos retrasados, se puede crear una tarea de seguimiento para el responsable del cliente.
Gestione trabajos adicionales y cambios en el alcance
Las nuevas solicitudes que surjan durante el proyecto pueden registrarse como cambios en el alcance. Se puede evaluar la descripción de la solicitud, la etapa del proyecto afectada, el tiempo estimado y el impacto en costos.
Se puede preparar una oferta adicional para trabajos fuera del alcance. Se puede crear un flujo de trabajo de modo que no se inicie el trabajo correspondiente sin la aprobación del cliente.
Los trabajos adicionales aprobados pueden vincularse a las tareas del proyecto y al proceso financiero. Así se puede evitar que las solicitudes verbales se agreguen descontroladamente al proyecto.
Estandarice los procesos de entrega y aceptación
Los controles que deben realizarse antes de la entrega del proyecto o etapa pueden seguirse mediante una lista de tareas. Se pueden controlar formatos de archivos, listas de planos, informes y otros documentos de entrega.
La fecha de entrega, los archivos entregados, el método de entrega y la aprobación del cliente pueden registrarse. Los trabajos faltantes o que necesitan corrección pueden asignarse como nuevas tareas a las personas responsables.
Después de la entrega final, se puede realizar un control de cierre del proyecto; se revisan las tareas abiertas, documentos faltantes, facturas y cobros.
Determine las autorizaciones según la distribución de tareas
Se pueden definir diferentes niveles de acceso para gerentes de proyecto, arquitectos, ingenieros, equipo técnico, finanzas y directivos.
Los empleados solo pueden ver las tareas de las que son responsables y la información del proyecto para la que están autorizados. Los registros financieros o informes administrativos solo pueden abrirse para los roles correspondientes.
Los procesos de documentos, tareas, ofertas y gastos pueden limitarse según la estructura de autorizaciones de su empresa.
Cree una estructura medible para la gestión
En las pantallas de gestión se pueden seguir nuevas oportunidades de proyecto, ofertas pendientes, proyectos en curso, entregas próximas, tareas atrasadas, trabajos que esperan aprobación del cliente y revisiones abiertas.
Se pueden evaluar los siguientes datos por cliente, proyecto, tipo de servicio, disciplina, gerente de proyecto o período:
Solicitudes de proyecto recibidas
Tasa de conversión de ofertas a contratos
Etapas de proyectos en curso
Entregas próximas y atrasadas
Tareas y carga de trabajo de los equipos
Trabajos que esperan aprobación del cliente
Revisiones abiertas y completadas
Entregas de subconsultores
Gastos del proyecto
Estado de facturación y cobro
Trabajos adicionales y cambios de alcance
Tareas pendientes al cierre del proyecto
XtraCRM no obliga a su oficina a un modelo de proyecto fijo. Puede estructurar los registros de clientes, ofertas, etapas del proyecto, tareas, campos personalizados, documentos y procesos financieros según su propio método de trabajo, haciendo que todo el proceso desde la primera solicitud del cliente hasta la entrega final del proyecto y la cobranza sea más ordenado, medible y fácil de seguir.