建筑、工程及项目办公室
在建筑、工程和项目办公室中，一项工作经历多个阶段，从首次客户会面到勘察与需求分析，从报价到设计及技术实施，再从修订到交付与开票。
XtraCRM整合了客户关系管理、销售、项目、任务、文件、工作计划及财务功能，实现从客户关系到项目运营的统一中心管理。
行业中的流程通常如何运作？
流程通常从客户提出新项目或咨询需求开始。确定工作的类型、范围、地点、预计规模、目标交付日期及预算。
如有必要，安排勘察或预评估。根据收集的信息确定服务范围、项目阶段、交付物及收费模式，并编制报价。
报价被接受后，签订合同并创建项目记录。项目被分解为阶段和任务；确定负责人、顾问及交付日期。
准备的工作经过办公室内部审核及客户批准。修订完成后交付最终文件；进行开票、收款及若有需要，跟踪施工实施。
XtraCRM如何适应您的办公室工作方式？
每个建筑与工程办公室的服务、项目阶段和交付方式各不相同。XtraCRM允许根据贵公司的工作流程定制字段、销售流程、项目任务及工作流。
您可以将销售流程设置为“新需求、初步会谈、勘察计划、需求分析、报价编制、报价呈递、修订、合同及成交”等阶段。
您可以通过“项目启动、概念、初步设计、实施项目、内部审核、客户批准、修订、最终交付和关闭”阶段来跟踪您的项目流程。
您可以为建筑设计、室内设计、结构、机械、电气、测绘、咨询或实施审核等不同服务类型定义独立的领域和流程。
您可以使用的项目专属字段
项目及合同编号
客户及项目业主
项目类型及服务范围
项目位置
场地或施工区域
总平方米数
建筑或项目等级
项目经理
项目团队
分包顾问
合同开始及结束日期
计划交付日期
项目阶段
完成比例
报价及合同金额
开票方式
修订权利或范围
许可证及审批状态
使用货币单位
项目专属说明
贵办公室使用的图幅、专业、楼栋、楼层、区域或技术标准信息也可作为专属字段添加。
管理客户需求和销售机会
通过电话、电子邮件、网站、推荐或竞赛收到的项目需求可以在CRM中与客户记录关联。
可以记录需求范围、预期交付日期、估算预算、决策时间及相关人员。新机会可以分配给相关项目经理或销售负责人。
首次会面、需求探索、初步评估和报价准备可以作为任务进行规划。对于长时间未处理的机会，可以设置提醒。
未赢得的业务中可以记录价格、时间、范围、技术能力或竞争对手选择等失利原因。
记录探索和需求分析
可以为探索或客户会议确定日期、地点和负责人。会议中的笔记、尺寸、照片和客户期望可以添加到机会或项目记录中。
您可以根据办公室的工作方式创建适合需求分析的自定义表单。使用目的、用户数量、设计期望、技术要求和优先级可以通过标准字段收集。
可以创建任务以向客户索取缺失的信息或文件，从而在进入报价和项目阶段之前确认必要信息。
跟踪报价和合同流程
可以在报价中定义服务范围、项目阶段、交付物、时间和费用信息。附加服务和范围外的工作可以分项列出。
报价的准备、审核、展示、修改和批准阶段均可跟踪。超过特定金额或折扣率的报价可提交给管理层审批。
已批准的报价可以关联销售订单或项目记录。签署的合同及其附件可保存在文档管理中。
将项目划分为阶段和任务
每个项目可以根据公司工作流程划分为主要阶段。每个阶段下的工作可以定义为任务。
在任务中可以跟踪以下信息：
任务或工作项
关联项目和阶段
负责人或团队
开始和交付日期
优先级
工作状态
完成比例
审核负责人
说明和检查清单
文件和文档
客户批准
下一步
可以通过排列相互关联的任务，确定在完成前一项工作前不能开始的工作。即将到期和延迟的工作可按项目查看。
管理跨学科协调
建筑、结构、机械、电气及其他项目学科可作为独立的任务组或项目阶段进行跟踪。
每个学科可确定负责人、交付日期、检查状态及预期信息。可登记等待其他团队数据或批准的任务。
这样可以更容易看到学科间的依赖关系和可能导致延误的等待情况。
将文档和图纸集中存储于项目记录中
图纸、报告、计算书、合同、会议记录、图片及客户文件均可存放于相关项目下。
文件可通过专用字段标明所属项目、学科或阶段。需要审查或批准的文件可以转发给相关人员。
根据团队成员的角色，限制其访问哪些文件。这样项目文件不依赖个人文件夹或即时通讯应用。
整理修订流程
来自客户、顾问或审核团队的修订请求可以作为单独记录或任务创建。可记录请求说明、收到日期、相关学科及负责人。
您的修订流程可包括“新请求、评估中、范围内、等待额外费用、执行中、审核及完成”等阶段。
可记录修订对时间和成本的影响。范围外的变更可与新报价或额外工作机会关联。
可通过说明和文档跟踪已完成修订被包含在哪些文件或交付文件集中。
跟踪会议决策和客户批准
客户、顾问和项目团队会议可记录为活动或任务。参与者、做出的决定、责任人及目标日期均可记录于会议记录中。
每项决策可转化为相关项目任务，从而防止会议纪要中未完成的事项被遗忘。
对需要客户批准的阶段，可记录批准状态及日期。待批准工作可以集中显示。
评估工作时间和团队能力
通过将任务分配给团队成员，可以跟踪基于项目的工作负载和交付日期。
您可以根据办公室的工作方式为预计和实际工作时间创建自定义字段。这样可以评估哪些项目或阶段花费的时间超过了计划。
通过查看即将到期的交付和分配给同一人的繁重任务，可以更合理地进行团队规划。
XtraCRM 不是专注于此类用途的资源优化引擎；它帮助您以统一的方式跟踪项目任务、负责人、日期和工作信息。
管理分包商和供应商流程
参与项目的顾问、工程公司、可视化团队或其他供应商可以作为公司记录进行管理。
联系方式、负责人、关联项目、报价、合同和交付均可保存在同一公司历史记录中。
可以将顾问需完成的文件和工作创建为任务。交付日期和检查结果可与项目记录关联。
跟踪项目费用和盈利能力
项目相关的外包服务、差旅、打印、样品、咨询及其他费用可关联到相关项目或成本中心。
费用中的类别、金额、货币、供应商、文件和审批状态均可追踪。需要审批的费用可根据贵公司的权限架构进行流转。
通过同时评估报价或合同金额与项目费用，可以监控项目的财务状况。工作时间成本可根据公司的计算方法通过自定义字段补充。
跟踪开票和收款阶段
项目可按预付、周期、阶段或交付为基础进行开票。可根据贵公司的模式通过自定义字段定义开票计划。
当完成概念交付、实施项目或最终交付等阶段时，可向财务团队分配开票任务。
开票日期、到期日及收款状态可通过财务记录跟踪。对于逾期付款，可为客户负责人创建跟进任务。
管理追加工作和范围变更
项目过程中产生的新需求可登记为范围变更。可评估需求说明、影响的项目阶段、估计时间及成本影响。
对于范围之外的工作可以准备额外的报价。在未获得客户批准之前，可以建立工作流程，确保不启动相关工作。
经批准的额外工作可以绑定到项目任务和财务流程中。这样可以防止口头请求未经控制地添加到项目中。
标准化交付和接受流程
项目或阶段交付前需要完成的检查可通过任务列表进行跟踪。可以检查文件格式、图幅列表、报告及其他交付文件。
可以记录交付日期、交付的文件、交付方式和客户确认。缺失或需要修正的工作可以作为新任务分配给相关人员。
最终交付后可以进行项目关闭检查；审查未完成的任务、缺失的文件、发票和收款。
根据任务分配确定权限
可以为项目经理、建筑师、工程师、技术团队、财务和管理人员定义不同的访问权限。
员工只能查看他们负责的任务和有权限查看的项目信息。财务记录或管理报告仅向相关角色开放。
文件、任务、报价和费用操作可以根据贵公司的权限制度进行限制。
建立可衡量的管理体系
管理界面中可以跟踪新的项目机会、待处理报价、进行中的项目、即将交付、逾期任务、等待客户确认的工作及开放的修订。
可按客户、项目、服务类型、学科、项目经理或时间段评估以下信息：
收到的项目请求
报价转为合同的比率
进行中的项目阶段
即将交付和逾期交付
团队的任务和工作负载
等待客户确认的工作
开放和已完成的修订
分包商交付
项目费用
开票和收款状况
额外工作和范围变更
项目关闭时待处理事务
XtraCRM不会将您的办公室限制在固定的项目模型中。您可以根据自己的工作安排配置客户记录、报价、项目阶段、任务、自定义字段、文档和财务流程，从最初的客户需求到最终的项目交付和收款，使整个过程更加有序、可衡量且易于跟踪。