Architektur-, Ingenieur- und Projektbüros
In Architektur-, Ingenieur- und Projektbüros durchläuft ein Auftrag viele Phasen – vom ersten Kundengespräch über die Erkundung und Bedarfsanalyse, vom Angebot bis zum Design und der technischen Umsetzung, sowie von Revisionen bis zur Übergabe und Rechnungsstellung.
XtraCRM vereint CRM, Vertrieb, Projektmanagement, Aufgaben, Dokumente, Arbeitsplanung und Finanzfunktionen, sodass Kundenbeziehungen und Projektabläufe zentral gesteuert werden können.
Wie läuft der Prozess in der Branche ab?
Der Prozess beginnt meist mit einer neuen Projekt- oder Beratungsanfrage des Kunden. Art, Umfang, Standort, ungefähre Größe, Ziel-Lieferdatum und Budget werden bestimmt.
Falls nötig, wird eine Erkundung oder Vorbewertung geplant. Auf Basis der gesammelten Informationen werden Leistungsumfang, Projektphasen, Lieferungen und Preismodell definiert und ein Angebot erstellt.
Wird das Angebot angenommen, werden Vertrag und Projektanlage erstellt. Das Projekt wird in Phasen und Aufgaben unterteilt; verantwortliche Teammitglieder, Berater und Liefertermine werden festgelegt.
Die erarbeiteten Ergebnisse durchlaufen eine interne Kontrolle und die Kundenfreigabe. Nach Abschluss der Revisionen werden die finalen Dateien übergeben; Rechnungsstellung, Zahlungseingang und gegebenenfalls die Ausführungsverfolgung werden durchgeführt.
Wie passt sich XtraCRM an Ihre Arbeitsweise im Büro an?
Die Dienstleistungen, Projektphasen und Liefermodalitäten unterscheiden sich in jedem Architektur- und Ingenieurbüro. In XtraCRM können benutzerdefinierte Felder, Vertriebsprozesse, Projektaufgaben und Workflows an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens angepasst werden.
Sie können Ihren Vertriebsprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Erstgespräch, Erkundung geplant, Bedarfsanalyse, Angebotserstellung, Angebot präsentiert, Revision, Vertrag und gewonnen“ gestalten.
Sie können Ihren Projektverlauf mit den Phasen "Projektstart, Konzept, Vorprojekt, Ausführungsprojekt, interne Prüfung, Kundenfreigabe, Revision, Endabgabe und Abschluss" verfolgen.
Für verschiedene Dienstleistungstypen wie Architekturprojekt, Innenarchitektur, Statik, Mechanik, Elektrotechnik, Vermessung, Beratung oder Ausführungskontrolle können Sie separate Bereiche und Prozesse definieren.
Projektspezifische Felder, die Sie nutzen können
Projekt- und Vertragsnummer
Kunde und Projekteigentümer
Projekttyp und Leistungsumfang
Projektstandort
Grundstück oder Ausführungsfläche
Gesamtquadratmeter
Gebäude- oder Projektklasse
Projektleiter
Projektteam
Subberater
Vertragsbeginn- und ende
Geplantes Lieferdatum
Projektphase
Fertigstellungsgrad
Angebots- und Vertragswert
Rechnungsstellungsart
Revisionsrecht oder -umfang
Genehmigungs- und Zulassungsstatus
Verwendete Währung
Projektspezifische Anmerkungen
Die von Ihrem Büro verwendeten Pläne, Fachbereiche, Blöcke, Stockwerke, Bereiche oder technischen Standards können ebenfalls als spezielle Felder hinzugefügt werden.
Kundennachfragen und Verkaufsmöglichkeiten verwalten
Projektanfragen, die über Telefon, E-Mail, Website, Referenzen oder Ausschreibungen eingehen, können im CRM mit dem Kundenkonto verknüpft werden.
Der Umfang der Anfrage, das erwartete Lieferdatum, das geschätzte Budget, die Entscheidungsfrist und die beteiligten Personen können erfasst werden. Neue Chancen können dem zuständigen Projektleiter oder Vertriebsverantwortlichen zugewiesen werden.
Das Erstgespräch, die Erkundung, die Vorbewertung und die Erstellung des Angebots können als Aufgaben geplant werden. Für Chancen, bei denen längere Zeit keine Aktivität erfolgt, können Erinnerungen erstellt werden.
Nicht gewonnene Aufträge können mit Verlustgründen wie Preis, Dauer, Umfang, technischer Eignung oder Konkurrentenpräferenz dokumentiert werden.
Erkundung und Bedarfsanalyse dokumentieren
Für die Erkundung oder Kundengespräche können Datum, Ort und Verantwortliche festgelegt werden. Notizen, Maße, Fotos und Kundenerwartungen aus dem Treffen können dem Chancen- oder Projektdatensatz hinzugefügt werden.
Für die Bedarfsanalyse können Sie speziell auf Ihre Arbeitsweise zugeschnittene Formulare erstellen. Verwendungszweck, Benutzeranzahl, Design-Erwartungen, technische Anforderungen und Prioritäten können mit Standardfeldern erfasst werden.
Zur Anforderung fehlender Informationen oder Dokumente vom Kunden können Aufgaben erstellt werden. So werden die notwendigen Angaben vor dem Angebot und der Projektdurchführung überprüft.
Angebots- und Vertragsprozesse verfolgen
Leistungsumfang, Projektphasen, Lieferungen, Zeitrahmen und Gebühreninformationen können im Angebot definiert werden. Zusatzleistungen und außerhalb des Umfangs liegende Arbeiten können als separate Posten angegeben werden.
Die Erstellung, Kontrolle, Präsentation, Überarbeitung und Genehmigung des Angebots können verfolgt werden. Angebote oberhalb eines bestimmten Betrags oder Rabattprozentsatzes können zur Genehmigung an die Geschäftsleitung weitergeleitet werden.
Das genehmigte Angebot kann mit einer Verkaufsbestellung oder Projektakte verknüpft werden. Der unterzeichnete Vertrag und seine Anhänge können im Dokumentenmanagement gespeichert werden.
Projekte in Phasen und Aufgaben unterteilen
Jedes Projekt kann entsprechend den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens in Hauptphasen unterteilt werden. Die innerhalb jeder Phase anfallenden Arbeiten können als Aufgaben definiert werden.
Folgende Informationen können in Aufgaben verfolgt werden:
Aufgabe oder Arbeitsposten
Zugehöriges Projekt und Phase
Verantwortlicher Mitarbeiter oder Team
Start- und Fälligkeitsdatum
Priorität
Status der Arbeit
Fertigstellungsgrad
Kontrollverantwortlicher
Beschreibung und Checkliste
Dateien und Dokumente
Kundenfreigabe
Nächster Schritt
Voneinander abhängige Aufgaben können so angeordnet werden, dass Arbeiten ohne Abschluss der vorhergehenden nicht begonnen werden können. Anstehende und verspätete Arbeiten sind projektbezogen sichtbar.
Interdisziplinäre Koordination verwalten
Architektur, Statik, Mechanik, Elektrik und andere Projektdisziplinen können als separate Aufgabenbereiche oder Projektphasen verfolgt werden.
Für jede Disziplin können verantwortliche Personen, Abgabetermine, Kontrollstatus und erwartete Informationen festgelegt werden. Arbeiten, die auf Daten oder Freigaben anderer Teams warten, können erfasst werden.
So sind Abhängigkeiten zwischen Disziplinen und wartende Verzögerungen leichter erkennbar.
Dokumente und Zeichnungen im Projektverlauf sammeln
Zeichnungen, Berichte, Berechnungen, Verträge, Sitzungsprotokolle, Bilder und Kundendokumente können unter dem jeweiligen Projekt gespeichert werden.
Wem die Dokumente zu welchem Projekt, welcher Disziplin oder Phase gehören, kann über spezielle Felder definiert werden. Dateien, die eine Überprüfung oder Freigabe erfordern, können an die entsprechenden Personen weitergeleitet werden.
Der Zugriff auf Dokumente kann je nach Rolle der Teammitglieder eingeschränkt werden. So sind Projektdateien nicht an persönliche Ordner oder Messaging-Apps gebunden.
Revisionsprozesse organisieren
Revisionsanfragen von Kunden, Beratern oder Kontrolleuren können als separate Einträge oder Aufgaben erfasst werden. Beschreibung der Anfrage, Eingangsdatum, betroffene Disziplin und Verantwortliche können dokumentiert werden.
Ihren Revisionsprozess können Sie in den Phasen „Neue Anfrage, Bewertung, Im Umfang, Zusätzliche Kosten erwartet, Umsetzung, Kontrolle und Abgeschlossen“ gestalten.
Dauer- und Kostenwirkung der Revision kann festgehalten werden. Umfangsänderungen außerhalb des Projekts können mit einem neuen Angebot oder Zusatzarbeitsangebot verknüpft werden.
Abgeschlossene Revisionen können mit Erklärungen und Dokumenten nachvollziehbar gemacht werden, in welche Dateien oder Lieferpakete sie aufgenommen wurden.
Besprechungsentscheidungen und Kundenfreigaben verfolgen
Kunden-, Berater- und Projektteam-Meetings können als Aktivität oder Aufgabe erfasst werden. Teilnehmer, getroffene Entscheidungen, Zuständige und Zieltermine werden im Sitzungsprotokoll festgehalten.
Jede Entscheidung kann in eine Projektautgabe umgewandelt werden. So wird verhindert, dass in Protokollen vermerkte Aufgaben vergessen werden.
Für Phasen, die eine Kundenfreigabe erfordern, können Freigabestatus und -datum protokolliert werden. Arbeiten, die auf Freigabe warten, können gesammelt angezeigt werden.
Arbeitszeiten und Teamkapazitäten bewerten
Aufgaben können Teammitgliedern zugewiesen werden, sodass projektbezogene Arbeitsbelastungen und Abgabetermine verfolgt werden können.
Je nach Arbeitsweise Ihres Büros können spezielle Felder für geschätzte und tatsächliche Arbeitszeiten erstellt werden. So kann bewertet werden, welches Projekt oder welcher Abschnitt mehr Zeit als geplant in Anspruch nimmt.
Durch die Anzeige bevorstehender Abgabetermine und der auf dieselbe Person zugewiesenen intensiven Aufgaben kann die Teamplanung besser durchgeführt werden.
XtraCRM ist in dieser Nutzung kein spezialisierter Ressourcenoptimierungs-Engine; es ermöglicht die gemeinsame Nachverfolgung von Projektaufgaben, Verantwortlichen, Terminen und Arbeitsinformationen in einer einheitlichen Struktur.
Verwalten Sie Unterberater- und Lieferantenprozesse
Berater, Ingenieurbüros, Visualisierungsteams oder andere Lieferanten, die am Projekt beteiligt sind, können als Firmenkonten verwaltet werden.
Kontaktdaten, verantwortliche Personen, zugehörige Projekte, Angebote, Verträge und Lieferungen können im selben Firmenverlauf gespeichert werden.
Vom Berater erwartete Dateien und Arbeiten können als Aufgaben erstellt werden. Liefertermine und Prüfergebnisse können mit dem Projektdatensatz verknüpft werden.
Überwachen Sie Projektkosten und Rentabilität
Externe Dienstleistungen, Reisen, Druck, Muster, Beratung und weitere Kosten des Projekts können dem entsprechenden Projekt oder Kostenstelle zugeordnet werden.
Kosten können hinsichtlich Kategorie, Betrag, Währung, Lieferant, Beleg und Genehmigungsstatus verfolgt werden. Kosten, die eine Genehmigung erfordern, können gemäß der Autorisierungsstruktur Ihres Unternehmens weitergeleitet werden.
Angebots- oder Vertragsbeträge können zusammen mit den Projektkosten bewertet werden, um die finanzielle Lage des Projekts zu überwachen. Kosten für Arbeitszeit können mit speziellen Feldern gemäß der eigenen Berechnungsmethode des Unternehmens hinzugefügt werden.
Verfolgen Sie Rechnungsstellung und Zahlungseingänge
Projekte können pauschal, periodisch, phasenweise oder lieferbasiert in Rechnung gestellt werden. Der Abrechnungsplan Ihres Unternehmens kann mit speziellen Feldern definiert werden.
Wenn Phasen wie Konzeptabgabe, Ausführungsprojekt oder Endabnahme abgeschlossen sind, kann dem Finanzteam eine Rechnungserstellungsaufgabe zugewiesen werden.
Rechnungsdatum, Fälligkeit und Zahlungseingänge können über Finanzaufzeichnungen verfolgt werden. Für verspätete Zahlungen kann eine Nachverfolgungsaufgabe für den Kundenbetreuer erstellt werden.
Verwalten Sie Nachträge und Leistungsänderungen
Neue Anforderungen, die während des Projekts entstehen, können als Leistungsänderungen erfasst werden. Die Beschreibung der Anforderung, betroffene Projektphase, geschätzte Dauer und Kostenauswirkungen können bewertet werden.
Für Arbeiten, die außerhalb des Umfangs liegen, kann ein zusätzliches Angebot erstellt werden. Der Arbeitsablauf kann so gestaltet werden, dass ohne Zustimmung des Kunden keine entsprechende Arbeit begonnen wird.
Genehmigte Zusatzarbeiten können den Projektaufgaben und dem Finanzprozess zugeordnet werden. Dadurch wird verhindert, dass mündliche Anfragen unkontrolliert zum Projekt hinzugefügt werden.
Standardisieren Sie Liefer- und Abnahmeprozesse
Vor der Projekt- oder Phasenübergabe können die erforderlichen Kontrollen mit einer Aufgabenliste verfolgt werden. Dateiformate, Plänelisten, Berichte und andere Lieferdokumente können überprüft werden.
Lieferdatum, gelieferte Dateien, Liefermethode und Kundenzustimmung können protokolliert werden. Fehlende oder zu korrigierende Arbeiten können als neue Aufgaben den zuständigen Personen zugewiesen werden.
Nach der endgültigen Übergabe kann eine Projektabschlusskontrolle durchgeführt werden; offene Aufgaben, fehlende Dokumente, Rechnungen und Einzüge können überprüft werden.
Bestimmen Sie Berechtigungen entsprechend der Aufgabenverteilung
Für Projektleiter, Architekten, Ingenieure, technische Teams, Finanzen und Führungskräfte können unterschiedliche Zugriffsbefugnisse definiert werden.
Mitarbeiter können nur die Aufgaben und Projektinformationen sehen, für die sie verantwortlich sind und für die sie berechtigt sind. Finanzaufzeichnungen oder Managementberichte sind nur für die entsprechenden Rollen zugänglich.
Dokument-, Aufgaben-, Angebots- und Ausgabenprozesse können entsprechend der Befugnisstruktur Ihres Unternehmens eingeschränkt werden.
Erstellen Sie eine messbare Struktur für das Management
Auf den Management-Bildschirmen können neue Projektchancen, laufende Angebote, fortschreitende Projekte, bevorstehende Lieferungen, verspätete Aufgaben, auf Kundenfreigabe wartende Arbeiten und offene Revisionen verfolgt werden.
Nach Kunde, Projekt, Dienstleistungstyp, Fachbereich, Projektleiter oder Zeitraum können folgende Informationen ausgewertet werden:
Eingehende Projektanfragen
Quote der Angebotsumwandlung in Verträge
Phasen der laufenden Projekte
Bevorstehende und verspätete Lieferungen
Aufgaben und Arbeitsbelastung der Teams
Auf Kundenfreigabe wartende Arbeiten
Offene und abgeschlossene Revisionen
Lieferungen von Subberatern
Projektkosten
Rechnungsstellung und Zahlungseingänge
Zusatzarbeiten und Umfangsänderungen
Projektabschluss ausstehende Vorgänge
XtraCRM zwingt Ihr Büro nicht zu einem festen Projektmodell. Sie können Kundenaufzeichnungen, Angebote, Projektphasen, Aufgaben, benutzerdefinierte Felder, Dokumente und finanzielle Prozesse nach Ihrer Arbeitsweise strukturieren, um den gesamten Prozess vom ersten Kundenanliegen bis zur endgültigen Projektübergabe und Abrechnung geordneter, messbarer und nachvollziehbarer zu gestalten.