Bureaux d'Architecture, d'Ingénierie et de Projets
Dans les bureaux d'architecture, d'ingénierie et de projets, une tâche passe par de nombreuses étapes, depuis le premier rendez-vous client, la découverte et l'analyse des besoins, jusqu'à l'offre, la conception, la réalisation technique, les révisions, la livraison et la facturation.
XtraCRM regroupe les fonctionnalités CRM, ventes, projets, tâches, documents, planning de travail et finances, permettant ainsi de gérer les relations clients et les opérations de projet depuis un centre unique.
Comment fonctionne le processus dans le secteur ?
Le processus commence généralement par un nouveau projet ou une demande de conseil reçue d'un client. Le type de travail, son périmètre, sa localisation, sa taille approximative, la date cible de livraison et le budget sont déterminés.
Si nécessaire, une visite de site ou une évaluation préliminaire est planifiée. Sur la base des informations recueillies, la portée du service, les phases du projet, les livrables et le modèle de tarification sont définis et une offre est préparée.
Une fois l'offre acceptée, le contrat et l'enregistrement du projet sont créés. Le projet est divisé en phases et tâches ; les membres de l'équipe responsables, les consultants et les dates de livraison sont désignés.
Les travaux préparés sont soumis à un contrôle interne au bureau et à une approbation client. Une fois les révisions terminées, les fichiers finaux sont livrés ; la facturation, le recouvrement et le suivi éventuel de la mise en œuvre sont gérés.
Comment XtraCRM s'adapte-t-il à la méthode de travail de votre bureau ?
Chaque bureau d'architecture et d'ingénierie offre des services, a des phases de projet et des méthodes de livraison différentes. Dans XtraCRM, les champs personnalisés, processus de vente, tâches de projet et workflows peuvent être configurés selon l'organisation de travail de votre entreprise.
Vous pouvez configurer votre processus de vente avec les étapes « Nouvelle Demande, Premier Entretien, Visite Planifiée, Analyse des Besoins, Offre En Cours, Offre Présentée, Révision, Contrat et Gagné ».
Vous pouvez suivre votre processus de projet à travers les étapes « Ouverture du projet, Concept, Avant-projet, Projet d'exécution, Contrôle interne, Approbation client, Révision, Livraison finale et Clôture ».
Vous pouvez définir des espaces et des processus séparés pour différents types de services tels que projet architectural, architecture intérieure, structure, mécanique, électricité, cartographie, conseil ou contrôle d'exécution.
Champs spécifiques au projet que vous pouvez utiliser
Numéro du projet et du contrat
Client et propriétaire du projet
Type de projet et étendue du service
Localisation du projet
Terrain ou zone d'application
Surface totale en mètres carrés
Classe du bâtiment ou du projet
Chef de projet
Équipe de projet
Sous-consultants
Date de début et de fin du contrat
Date de livraison prévue
Phase du projet
Taux d'achèvement
Montant de l'offre et du contrat
Méthode de facturation
Droit ou étendue de la révision
Statut des permis et approbations
Devise utilisée
Commentaires spécifiques au projet
Les informations utilisées par votre bureau telles que planche, discipline, bloc, étage, quartier ou normes techniques peuvent également être ajoutées en tant que champs spécifiques.
Gérez les demandes des clients et les opportunités de vente
Les demandes de projet reçues par téléphone, e-mail, site internet, référence ou concours peuvent être associées à un enregistrement client dans le CRM.
La portée de la demande, la date de livraison prévue, le budget approximatif, le délai de décision et les personnes concernées peuvent être enregistrés. La nouvelle opportunité peut être assignée au chef de projet ou au responsable commercial concerné.
La première rencontre, la découverte, l'évaluation préliminaire et la préparation de l'offre peuvent être planifiées en tant que tâches. Des rappels peuvent être créés pour les opportunités sans activité prolongée.
Dans les affaires non gagnées, les raisons des pertes telles que le prix, la durée, la portée, la compétence technique ou le choix du concurrent peuvent être enregistrées.
Enregistrez la découverte et l'analyse des besoins
La date, le lieu et les personnes responsables peuvent être fixés pour une réunion de découverte ou client. Les notes prises pendant la réunion, les mesures, les photos et les attentes du client peuvent être ajoutées à l'opportunité ou à l'enregistrement du projet.
Vous pouvez créer des formulaires personnalisés adaptés à la méthode de travail de votre bureau pour l'analyse des besoins. L'objectif d'utilisation, le nombre d'utilisateurs, les attentes en matière de conception, les exigences techniques et les priorités peuvent être rassemblés dans des champs standard.
Une tâche peut être créée pour demander des informations ou documents manquants au client. Ainsi, les informations nécessaires sont vérifiées avant de passer à l'étape de l'offre et du projet.
Suivez les processus d'offre et de contrat
La portée du service, les étapes du projet, les livrables, la durée et les informations tarifaires peuvent être définies dans l'offre. Les services supplémentaires et les travaux hors périmètre peuvent être mentionnés en tant que postes séparés.
Les étapes de préparation, de contrôle, de présentation, de révision et d'approbation de l'offre peuvent être suivies. Les offres dépassant un certain montant ou taux de remise peuvent être soumises à l'approbation de la direction.
L'offre approuvée peut être liée à une commande de vente ou un enregistrement de projet. Le contrat signé et ses annexes peuvent être conservés dans la gestion documentaire.
Divisez les projets en étapes et tâches
Chaque projet peut être divisé en étapes principales selon l'organisation de travail de votre entreprise. Les travaux à effectuer sous chaque étape peuvent être définis comme tâches.
Les informations suivantes peuvent être suivies dans les tâches :
Tâche ou poste de travail
Projet et étape associés
Employé ou équipe responsable
Date de début et de livraison
Priorité
Statut du travail
Taux d'achèvement
Responsable du contrôle
Description et liste de contrôle
Fichiers et documents
Approbation du client
Étape suivante
Les tâches interconnectées peuvent être organisées de manière à identifier celles qui ne peuvent pas commencer avant l’achèvement du travail précédent. Les travaux à venir et en retard peuvent être vus par projet.
Gérez la coordination interdisciplinaire
Les disciplines du projet comme l’architecture, la statique, la mécanique, l’électricité et les autres peuvent être suivies comme groupes de tâches distincts ou phases de projet.
Pour chaque discipline, la personne responsable, la date de livraison, le statut de contrôle et les informations attendues peuvent être définis. Les travaux en attente de données ou d’approbation d’une autre équipe peuvent être enregistrés.
Ainsi, les dépendances entre disciplines et les attentes pouvant entraîner des retards sont plus facilement visibles.
Rassemblez documents et plans dans le dossier projet
Plans, rapports, calculs, contrats, comptes rendus de réunion, images et documents client peuvent être stockés sous le projet correspondant.
Des champs spécifiques permettent d’indiquer à quel projet, discipline ou phase appartiennent les documents. Les fichiers nécessitant une révision ou une approbation peuvent être attirés vers les personnes concernées.
L’accès aux documents peut être limité selon le rôle des membres de l’équipe. Ainsi, les dossiers de projet ne dépendent pas de dossiers personnels ou d’applications de messagerie.
Organisez les processus de révision
Les demandes de révision provenant du client, du consultant ou de l’équipe de contrôle peuvent être créées en tant qu’enregistrements ou tâches distincts. La description, la date d’arrivée, la discipline concernée et la personne responsable peuvent être enregistrées.
Votre processus de révision peut inclure les étapes « Nouvelle demande, En évaluation, Dans le périmètre, Attente de supplément, En cours d’application, Contrôle et Terminé ».
L’impact en temps et coûts de la révision peut être enregistré. Les changements hors périmètre peuvent être liés à une nouvelle offre ou à une opportunité de travail supplémentaire.
La révision terminée peut être suivie par l’intégration aux fichiers ou ensembles de livraison correspondants, avec explications et documents.
Suivez les décisions de réunion et les approbations client
Les réunions avec clients, consultants et équipe projet peuvent être enregistrées comme activité ou tâche. Les participants, décisions prises, responsables et dates cibles sont consignés dans le compte rendu.
Chaque décision peut être convertie en tâche de projet correspondante. Cela évite que les travaux notés en réunion soient oubliés.
Pour les étapes nécessitant une approbation client, le statut et la date de validation peuvent être enregistrés. Les travaux en attente d’approbation peuvent être affichés en masse.
Évaluez les durées de travail et la capacité de l’équipe
Les tâches peuvent être attribuées aux membres de l'équipe, permettant de suivre la charge de travail et les dates de livraison basées sur les projets.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les durées de travail estimées et réelles selon la méthode de travail de votre bureau. Ainsi, il est possible d'évaluer quels projets ou phases ont pris plus de temps que prévu.
En voyant les livraisons à venir et les tâches nombreuses attribuées à une même personne, la planification de l'équipe peut être faite de manière plus efficace.
XtraCRM n'est pas un moteur d'optimisation des ressources spécialisé dans cette utilisation ; il permet de suivre dans un format commun les tâches de projet, les responsables, les dates et les informations de travail.
Gérez les processus des sous-consultants et fournisseurs
Les consultants impliqués dans le projet, les sociétés d'ingénierie, les équipes de visualisation ou d'autres fournisseurs peuvent être gérés en tant qu'enregistrements d'entreprise.
Les informations de contact, les personnes responsables, les projets associés, les offres, les contrats et les livraisons peuvent être conservés dans le même historique d'entreprise.
Les fichiers et travaux attendus du consultant peuvent être créés en tant que tâches. Les dates de livraison et les résultats de contrôle peuvent être liés aux enregistrements du projet.
Suivez les dépenses et la rentabilité du projet
Les dépenses liées aux services externes, aux voyages, à l'impression, aux échantillons, au conseil et autres peuvent être associées au projet correspondant ou au centre de coûts.
Les catégories de dépenses, montants, devises, fournisseurs, documents et statuts d'approbation peuvent être suivis. Les dépenses nécessitant une approbation peuvent être dirigées selon la hiérarchie d'autorisation de votre entreprise.
Les dépenses du projet peuvent être évaluées conjointement avec le montant de l'offre ou du contrat pour suivre la situation financière du projet. Les coûts de temps de travail peuvent être ajoutés avec des champs personnalisés selon la méthode de calcul de l'entreprise.
Suivez les étapes de facturation et de recouvrement
Les projets peuvent être facturés en avance, périodiquement, par étape ou à la livraison. Le plan de facturation peut être défini à l'aide de champs personnalisés selon le modèle de votre entreprise.
Lorsque des étapes telles que la livraison du concept, le projet d'exécution ou la livraison finale sont terminées, une tâche de facturation peut être attribuée à l'équipe financière.
La date de facture, l'échéance et l'état du recouvrement peuvent être suivis via les enregistrements financiers. Une tâche de suivi peut être créée pour le responsable client en cas de retard de paiement.
Gérez les travaux supplémentaires et les modifications de périmètre
Les nouvelles demandes survenant pendant le projet peuvent être enregistrées comme modifications de périmètre. La description de la demande, la phase du projet affectée, la durée estimée et l'impact financier peuvent être évalués.
Une proposition supplémentaire peut être préparée pour les travaux hors du périmètre. Un flux de travail peut être établi de manière à ce que les travaux concernés ne commencent pas sans l'approbation du client.
Les travaux supplémentaires approuvés peuvent être liés aux tâches du projet et au processus financier. Ainsi, l'ajout non contrôlé des demandes orales au projet peut être évité.
Standardisez les processus de livraison et d'acceptation
Les contrôles à effectuer avant la livraison du projet ou de l’étape peuvent être suivis avec une liste de tâches. Les formats de fichiers, les listes de plans, les rapports et autres documents de livraison peuvent être vérifiés.
La date de livraison, les fichiers livrés, la méthode de livraison et l'approbation du client peuvent être enregistrés. Les travaux manquants ou nécessitant des corrections peuvent être attribués aux personnes concernées en tant que nouvelles tâches.
Après la livraison finale, un contrôle de clôture du projet peut être fait ; les tâches ouvertes, les documents manquants, les factures et les encaissements peuvent être revus.
Définissez les autorisations selon la répartition des tâches
Différents droits d'accès peuvent être définis pour les chefs de projet, architectes, ingénieurs, équipes techniques, services financiers et gestionnaires.
Les employés peuvent uniquement voir les tâches dont ils sont responsables et les informations des projets auxquelles ils ont accès. Les dossiers financiers ou les rapports de gestion peuvent être ouverts uniquement aux rôles concernés.
Les opérations de documents, tâches, devis et dépenses peuvent être limitées selon la hiérarchie d'autorisation de votre entreprise.
Créez une structure mesurable pour la gestion
Les écrans de gestion peuvent suivre les nouvelles opportunités de projet, les offres en attente, les projets en cours, les livraisons à venir, les tâches en retard, les travaux en attente d'approbation client et les révisions ouvertes.
Les informations suivantes peuvent être évaluées par client, projet, type de service, discipline, chef de projet ou période :
Demandes de projet reçues
Taux de conversion des offres en contrats
Étapes des projets en cours
Livraisons à venir et en retard
Tâches et charge de travail des équipes
Travaux en attente d’approbation client
Révisions ouvertes et terminées
Livraisons des sous-traitants
Dépenses du projet
Situation de facturation et encaissement
Travaux supplémentaires et changements de périmètre
Processus en attente à la clôture du projet
XtraCRM ne contraint pas votre bureau à un modèle de projet fixe. En configurant les enregistrements clients, les offres, les phases du projet, les tâches, les champs personnalisés, les documents et les processus financiers selon votre organisation de travail, vous pouvez rendre tout le processus, depuis la première demande du client jusqu'à la livraison finale du projet et la facturation, plus organisé, mesurable et traçable.