البناء، المقاولات وإدارة المشاريع
في قطاع البناء والمقاولات، يبدأ العمل من لحظة الحصول على فرصة مبيعات، ويستمر حتى تسليم المشروع وفترة الضمان. خلال هذه العملية، يجب إدارة علاقات العملاء، والعروض التعاقدية، والعقود، والمهام الميدانية، والمشتريات، والمقاولين الفرعيين، والمواد، والنفقات، والمستندات بشكل متكامل.
يجمع XtraCRM ما بين إدارة علاقات العملاء، المبيعات، المشاريع، المهام، المشتريات، المخزون، المالية، الأسطول وإدارة المستندات، مما يتيح لفرق المركز والميدان العمل على نفس المعلومات المحدثة.
كيف تسير العملية في القطاع؟
عادة ما تبدأ العملية بطلب من العميل، مناقصة أو فرصة مشروع جديدة. يتم تحديد نطاق العمل، الموقع، الميزانية التقريبية، توقعات التسليم والمتطلبات الفنية. بعد الاستكشاف والتقييم، يتم إعداد العرض.
عند قبول العرض، يتم إنشاء العقد، نطاق العمل، فريق المشروع، التواريخ المخططة، ومعلومات الميزانية. يُقسَّم المشروع إلى مراحل وبنود عمل ومهام تُخصص للمسؤولين.
أثناء التنفيذ، تتم عمليات المشتريات لتلبية احتياجات المواد والخدمات. يُسجل تقدم الموقع، أعمال المقاولين الفرعيين، النفقات، طلبات التغيير، والمستندات. عند إكمال العمل، يتم متابعة القبول المؤقت أو النهائي، الأعمال الناقصة، وثائق التسليم، وفترة الضمان.
كيف يتم تكييف XtraCRM مع طريقة عمل شركتكم؟
يختلف نوع المشاريع، توزيع المهام، وهيكل الموافقات في كل شركة بناء ومقاولات. في XtraCRM يمكن تكوين الحقول المخصصة، مراحل المبيعات، مهام المشروع، النماذج، وتدفقات العمل وفقاً للنظام القائم في شركتكم.
يمكنك إنشاء عملية البيع الخاصة بك بمراحل مثل "فرصة جديدة، تقييم مبدئي، التخطيط للاكتشاف، إعداد العرض، تقديم العرض، المراجعة، التفاوض، العقد، وتم الفوز".
يمكنك متابعة عملية المشروع بمراحل مثل "فتح المشروع، التخطيط، التحضير، التنفيذ، المراقبة، الأعمال الناقصة، القبول المؤقت، القبول النهائي، والضمان".
يمكنك تعريف مجالات خاصة وعملية مختلفة للأعمال السكنية، التجارية، البنية التحتية، المنشآت الصناعية، الترميم وأعمال الصيانة.
مجالات المشروع الخاصة التي يمكنك استخدامها
رقم المشروع والاتفاقية
معلومات العميل وصاحب العمل
نوع المشروع
عنوان الموقع والتنفيذ
مسؤول المشروع وفريق الميدان
تاريخ بدء وانتهاء العقد
التاريخ المتوقع والتاريخ الفعلي للتسليم
قيمة العقد والعرض
الميزانية ومركز التكلفة
نطاق العمل
نسبة تقدم المشروع
المقاول الرئيسي والمتعاقدون الفرعيون
معلومات المقاولين والموردين
حالة التصاريح والرخص والوثائق
فترة وحالة الاستحقاق
معلومات الضمان والكفالة
فحوصات السلامة والصحة المهنية
حالة القبول المؤقت والنهائي
الأعمال الناقصة والمعيبة
ملاحظات خاصة بالمشروع
يمكن أيضًا إضافة المعلومات التي تستخدمها شركتكم مثل الموقع، الحي، المبنى، المرحلة، المساحة أو معلومات مماثلة كحقول مخصصة.
قم بإدارة عمليات العملاء، المناقصات والعروض
يمكن متابعة طلبات العملاء الجديدة، دعوات المناقصات وفرص المشاريع عبر نظام إدارة علاقات العملاء (CRM). يمكن حفظ نوع العمل، الميزانية المقدرة، توقعات التسليم وتاريخ اتخاذ القرار ضمن سجل الفرصة.
إذا كان هناك حاجة لإجراء مسح، يمكن تعيين مهمة للموظف المختص. يمكن إضافة ملاحظات المسح، الصور، ومتطلبات العميل إلى سجل الفرصة.
يمكن عرض العروض المقدمة، التعديلات التي تمت، ومحادثات العملاء جميعها في نفس السجل التاريخي. في الأعمال الخاسرة، يمكن تسجيل الأسباب مثل السعر، المدة، الكفاءة الفنية أو تفضيل المنافس.
قسم المشاريع إلى مراحل ومهام
يمكن فتح الأعمال التي تم إبرام عقودها كمشاريع. يمكن تقسيم المشروع إلى مراحل رئيسية مثل التحضير، التنفيذ، المراقبة والتسليم.
يمكن تعريف الأعمال التي يجب إنجازها تحت كل مرحلة كمهمات. يمكن متابعة المعلومات التالية للمهام:
الموظف أو الفريق المسؤول
تاريخ البدء والانتهاء
الأولوية
حالة العمل
نسبة الإنجاز
المشروع أو العميل المرتبط
الوصف وقائمة المراجعة
الملفات والصور
معلومات الموافقة أو المتابعة
يمكن ترتيب المهام المرتبطة لتحديد الأعمال التي لا يجب البدء بها قبل اكتمال الأعمال السابقة. يمكن متابعة المهام المتأخرة ومواعيد التسليم القادمة.
نظم التواصل بين المركز والميدان
يمكن إنشاء المهام أو السجلات للاحتياجات، المشاكل والأعمال المطلوب تنفيذها المكتشفة في الميدان. يمكن ربطها بالمشروع، الموقع، والشخص المسؤول.
يمكن لموظفي الميدان إضافة العمل المنجز، الوصف، الصور أو المستندات ذات الصلة إلى السجل. يمكن لفرق المركز متابعة الحالة الحالية للعمل وإنشاء مهام جديدة أو توجيهات.
وبذلك يتم منع بقاء القرارات المهمة محصورة فقط في مجموعات الرسائل ويتم المحافظة على سجل المشروع.
تابع عمليات المقاولين والموردين
يمكن إدارة المقاولين والموردين كسجلات شركة. يمكن ربط معلومات الاتصال، مجالات العمل، المشاريع ذات الصلة، العروض، الطلبات والمستندات بنفس الحساب.
يمكن متابعة أعمال المقاولين من الباطن عبر مهام المشروع. يمكن تسجيل نطاق العمل، التاريخ المخطط، الشخص المسؤول، حالة الإنجاز ونتيجة المراجعة.
يمكن حفظ عقود المقاولين من الباطن، وشهادات الكفاءة، والوثائق الأخرى في سجل الشركة أو المشروع المعني. يمكن إنشاء مهام لمواعيد انتهاء الوثائق وتجديدها.
قم بإدارة احتياجات الشراء والمواد
يمكن إنشاء طلبات وطلبات شراء للمواد أو الخدمات المطلوبة في المشروع. يمكن متابعة المنتج، الكمية، المورد، تاريخ التسليم المتوقع والربط بالمشروع.
يمكن الاحتفاظ بسجلات العروض التي تم الحصول عليها من موردين مختلفين وحالة الطلبات. يمكن تتبع تاريخ التسليم المتوقع للمواد المطلوبة.
يمكن ربط المواد التي تم استلامها بسجلات المخزون والمخازن. وهكذا يمكن معرفة أي منتج تم طلبه ومتى، وأي مشروع سيستخدم فيه، وهل تم التسليم أم لا.
نظام XtraCRM لا يحل محل برامج المسح التلقائي أو قياس الكميات، ولكنه يربط النتائج التي تم إعدادها في هذه الأنظمة بعمليات المشروع والشراء والتكاليف.
راقب تحركات المخزون والمستودع
يمكن متابعة المنتجات في المخزن المركزي أو في مناطق المخزون المختلفة. يمكن الاحتفاظ ببيانات خاصة مثل الرموز، الوحدات، التصنيفات والمعلومات التي يحتاجها العمل في بطاقات المنتج.
يمكن تقييم المواد التي سيتم إرسالها إلى المشروع مع طلبات الشراء وعمليات المخزون. يمكن متابعة المنتجات التي تقترب من المستوى الحرج والطلبات المعلقة للشراء.
إذا كان هناك حاجة لنظام مخزون خاص بالموقع الإنشائي، فيمكن تسجيل معلومات مثل المشروع، الموقع، البلوك أو منطقة الاستخدام باستخدام حقول خاصة.
تابع نفقات وتكاليف المشروع
يمكن ربط النفقات المتعلقة بالمواد، الخدمات، النقل، الإقامة، المعدات وغيرها بالمشروع أو مركز التكلفة المعني.
يمكن متابعة المورد، التاريخ، المبلغ، العملة، الفئة، الوثيقة وحالة الموافقة في النفقات. يمكن توجيه النفقات التي تتطلب موافقة إلى المديرين المعنيين وفقًا لهيكل الصلاحيات في الشركة.
يمكن تقييم الوضع المالي للمشروع من خلال الجمع بين ميزانية المشروع والطلبات والنفقات المسجلة.
هيكل عملية الاستحقاقات وفقًا لشركتك
يمكن إنشاء حقول خاصة للاستحقاقات مثل الفترة، رقم الترتيب، نسبة التقدم، القيمة الإجمالية، الخصومات، حالة الموافقة وتاريخ الدفع.
يمكن متابعة عملية استحقاق المدفوعات من خلال مراحل "قيد الإعداد، انتظار المراجعة، تم تقديمه لصاحب العمل، مراجعة، تم الموافقة عليه، تم إصدار الفاتورة وتم تحصيله".
يمكن تعيين مهام المراجعة، إعداد الوثائق، الموافقة والفوترة لكل فترة استحقاق مدفوعات إلى الموظفين المختصين.
هذا الهيكل لا يحل محل برنامج حساب استحقاق المدفوعات؛ بل يتيح تتبع سير العمل للمدفوعات المُعدة، والوثائق، والموافقة، والفواتير، وحالة التحصيل.
إدارة طلبات التغيير والأعمال الإضافية
أثناء استمرار المشروع، يمكن للعميل أو الفريق الميداني أو الفني تقديم طلبات لأعمال إضافية أو تغييرات. يمكن تسجيل شرح الطلب، السبب، التأثير على التكلفة والمدة.
يمكن إنشاء مراحل للتقييم، التسعير، والموافقة من العميل على طلب التغيير. الأعمال الإضافية المعتمدة يمكن ربطها بالمشروع كمهام جديدة أو عروض أو أوامر.
وبذلك، يتم تجنب فقدان الأعمال الإضافية المطلوبة شفهياً وبدء أعمال غير معتمدة دون رقابة.
إدارة وثائق المشروع من مركز واحد
يمكن تخزين العقود، المشاريع، الرسومات، التقارير الميدانية، العروض، محاضر الاجتماعات، صور الموقع، وثائق الجودة وأوراق التسليم تحت المشروع المعني.
يمكن متابعة مراجعات الوثائق والملفات الحالية بشكل محكم. يمكن توجيه الوثائق التي تتطلب مراجعة أو موافقة إلى الأشخاص المسؤولين.
يمكن تقييد وصول الموظفين إلى الملفات والسجلات بناءً على أدوارهم وصلاحياتهم. وبهذا يتم تقليل خطر استخدام رسومات أو وثائق غير محدّثة.
تابع عمليات المركبات والأسطول
يمكن إدارة مركبات الشركة في قسم الأسطول باستخدام بيانات اللوحات، العلامة التجارية، الموديل، الكيلومترات، التأمين، وفحص الفحص الفني.
يمكن تعيين المركبات للموظفين أو الأقسام. يمكن تسجيل سبب المهمة، الكيلومترات في بداية ونهاية المهمة، حالة التسليم، والتعليقات.
يمكن متابعة تاريخ صيانة المركبات، تكاليف الصيانة، وتاريخ الخدمة القادمة. يمكن إضافة معلومات الموقع أو المشروع باستخدام حقول مخصصة لتعيين المركبات.
إدارة عمليات الجودة، الأعمال الناقصة وعمليات القبول
يمكن فتح مهام للأعمال الناقصة أو غير المطابقة المكتشفة خلال الفحوصات الميدانية. يمكن تسجيل الموقع، المقاول المسؤول، آخر موعد لإنهاء المهمة، الصور ونتائج الفحص.
تمر الأعمال الناقصة بمراحل "جديدة، تم تعيين المسؤول، جارٍ التصحيح، انتظار المراجعة، وتم إغلاقها".
يمكن متابعة عمليات الفحص التي يجب إجراؤها قبل القبول المؤقت والنهائي من خلال قوائم المهام. يمكن حفظ محاضر القبول ومستندات التسليم في سجل المشروع.
تابع فترة الصيانة والضمان
بعد تسليم المشروع، يمكن تسجيل تواريخ بداية ونهاية الضمان. يمكن ربط الطلبات المتقدمة ضمن نطاق الضمان بسجل العميل والمشروع.
يمكن تعيين الطلب للفريق المعني أو المقاول الفرعي؛ ويمكن تسجيل العملية المنفذة والمواد المستخدمة ونتيجة الحل.
يمكن إنشاء تذكيرات للأشخاص المسؤولين للمشاريع التي تقترب فترة ضمانها والطلبات المستمرة من العملاء.
حدد الصلاحيات وفق توزيع المهام
يمكن تعريف صلاحيات وصول مختلفة لفِرق المبيعات، إدارة المشاريع، الميدان، المشتريات، المستودع، المالية والإدارة.
على سبيل المثال، يمكن لموظفي الميدان تحديث المهام الموكلة إليهم، بينما يقوم فريق المشتريات بإدارة عمليات الموردين والطلبات. يمكن لفريق المالية الوصول إلى سجلات النفقات والفواتير والتحصيل.
يمكن لمديري الشركة متابعة التقدم العام للمشاريع، الأعمال المتأخرة والحالة المالية.
أنشئ هيكلًا قابلاً للقياس للإدارة
يمكن متابعة فرص المبيعات، المشاريع الجارية، تواريخ التسليم المقبلة، المهام المتأخرة، المشتريات المعلقة، المستندات الناقصة والأعمال الميدانية المفتوحة من خلال شاشات الإدارة.
يمكن تقييم المعلومات أدناه بناءً على العميل، المشروع، الموقع، الفريق المسؤول أو الفترة الزمنية:
فرص المبيعات الجارية
نسبة تحويل العروض إلى عقود
حالة تقدم المشروع والمهام
الأعمال المتأخرة
المهام الموكلة للمقاولين الفرعيين
طلبات الشراء المعلقة
نفقات المشروع وحالة الميزانية
مراحل الاستحقاق، الفواتير والتحصيل
الأعمال المفقودة وغير المناسبة
تواريخ المستندات والعقود القادمة
معلومات تخصيص وصيانة المركبات
الطلبات المستمرة ضمن نطاق الضمان
XtraCRM لا يفرض على شركتك نموذج مشروع ثابت. يمكنك تخصيص عمليات إدارة علاقات العملاء، المشروع، المهام، الشراء، المخزون، المالية، الأسطول والوثائق باستخدام الحقول الخاصة وتدفقات العمل لتناسب نظام عملك الخاص، مما يجعل العملية بأكملها من أول طلب للعميل وحتى تسليم المشروع وفترة الضمان أكثر تنظيمًا وقابلة للقياس والمتابعة.