Bau, Vergabe und Projektmanagement
Ein Bau- und Vergabeprojekt beginnt mit dem Erhalt einer Verkaufschance und erstreckt sich bis zur Projektübergabe und Gewährleistungsphase. Während dieses Prozesses müssen Kundenbeziehungen, Angebote, Verträge, Baustellenaufgaben, Beschaffungen, Subunternehmer, Materialien, Kosten und Dokumente gemeinsam verwaltet werden.
XtraCRM vereint CRM-, Verkaufs-, Projekt-, Aufgaben-, Beschaffungs-, Lager-, Finanz-, Fuhrpark- und Dokumentenmanagement-Funktionen, sodass Zentrale und Baustellenteams auf denselben aktuellen Informationen arbeiten können.
Wie läuft der Prozess in der Branche ab?
Der Prozess beginnt meist mit einer Kundenanfrage, Ausschreibung oder einer neuen Projektchance. Umfang, Standort, ungefährer Budgetrahmen, Liefererwartungen und technische Anforderungen werden definiert. Nach Erkundung und Bewertung wird ein Angebot erstellt.
Bei Angebotsannahme werden Vertrag, Leistungsumfang, Projektteam, geplante Termine und Budgetinformationen festgelegt. Das Projekt wird in Phasen, Arbeitspakete und Aufgaben gegliedert und Verantwortlichen zugewiesen.
Während der Ausführung werden Beschaffungsprozesse für Material- und Dienstleistungsbedarf durchgeführt. Baustellenfortschritt, Subunternehmerleistungen, Kosten, Änderungsanträge und Dokumente werden erfasst. Nach Fertigstellung werden vorläufige oder endgültige Abnahmen, Restarbeiten, Übergabedokumente und die Gewährleistungsphase verfolgt.
Wie passt sich XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens an?
Jede Bau- und Vergabefirma hat unterschiedliche Projekttypen, Aufgabenverteilungen und Genehmigungsstrukturen. In XtraCRM können benutzerdefinierte Felder, Verkaufsphasen, Projektaufgaben, Formulare und Workflows gemäß Ihrer bestehenden Organisation konfiguriert werden.
Sie können Ihren Verkaufsprozess aus den Phasen „Neue Chance, Vorbewertung, Entdeckung geplant, Angebot wird erstellt, Angebot unterbreitet, Überarbeitung, Verhandlung, Vertrag und Gewonnen“ gestalten.
Ihren Projektverlauf können Sie mit Phasen wie „Projektstart, Planung, Vorbereitung, Umsetzung, Kontrolle, Nacharbeiten, Vorläufige Abnahme, Endabnahme und Garantie“ verfolgen.
Für Wohngebäude, Gewerbebauten, Infrastruktur, Industrieanlagen, Renovierungs- und Wartungsarbeiten können Sie verschiedene spezielle Bereiche und Prozesse definieren.
Spezielle Projektbereiche, die Sie nutzen können
Projekt- und Vertragsnummer
Kunden- und Auftraggeberinformationen
Projekttyp
Baustellen- und Einsatzadresse
Projektverantwortlicher und Außenteam
Vertragsbeginn- und enddatum
Geplantes und tatsächliches Lieferdatum
Vertrags- und Angebotsbetrag
Budget und Kostenstelle
Umfang der Arbeit
Projektfortschrittsrate
Hauptauftragnehmer und Unterauftragnehmer
Subunternehmer- und Lieferanteninformationen
Genehmigungs-, Erlaubnis- und Dokumentenstatus
Abrechnungszeitraum und Status
Sicherheiten- und Garantieinformationen
Arbeits- und Gesundheitsschutzkontrollen
Vorläufiger und endgültiger Abnahmestatus
Unvollständige und fehlerhafte Arbeiten
Projektspezifische Anmerkungen
Von Ihrer Firma verwendete Positionen, Bereiche, Blöcke, Etappen, Maße oder ähnliche Informationen können ebenfalls als spezielle Felder hinzugefügt werden.
Verwalten Sie Kunden-, Ausschreibungs- und Angebotsprozesse
Neue Kundenanfragen, Ausschreibungseinladungen und Projektchancen können über das CRM verfolgt werden. Art der Arbeit, geschätztes Budget, Liefererwartungen und Entscheidungstermin können im Angebotsdatensatz festgehalten werden.
Wenn eine Erkundung erforderlich ist, kann dem zuständigen Personal eine Aufgabe zugewiesen werden. Erkundungsnotizen, Fotos und Kundenwünsche können dem Angebotsdatensatz hinzugefügt werden.
Erstellte Angebote, vorgenommene Überarbeitungen und Kundengespräche können im selben Verlauf eingesehen werden. Bei verlorenen Aufträgen können Gründe wie Preis, Frist, technische Eignung oder Konkurrentenpräferenz dokumentiert werden.
Teilen Sie Projekte in Phasen und Aufgaben auf
Abgeschlossene Vertragsarbeiten können als Projekte eröffnet werden. Das Projekt kann in Hauptphasen wie Vorbereitung, Umsetzung, Kontrolle und Abnahme unterteilt werden.
Unter jeder Phase können die auszuführenden Arbeiten als Aufgaben definiert werden. Für Aufgaben können folgende Informationen verfolgt werden:
Verantwortlicher Mitarbeiter oder Team
Start- und Enddatum
Priorität
Arbeitsstatus
Abschlussrate
Zugehöriges Projekt oder Kunde
Beschreibung und Checkliste
Dateien und Fotos
Freigabe- oder Nachverfolgungsinformationen
Aufgaben können in logischer Reihenfolge verknüpft werden, sodass Arbeiten vor Abschluss der vorherigen nicht begonnen werden dürfen. Verzögerte Aufgaben und bevorstehende Liefertermine können überwacht werden.
Regeln Sie die Kommunikation zwischen Zentrale und Außendienst
Bedarf, Probleme und auszuführende Arbeiten im Außendienst können als Aufgaben oder Einträge erstellt werden. Diese können mit dem entsprechenden Projekt, Standort und verantwortlichen Mitarbeiter verknüpft werden.
Außendienstmitarbeiter können die durchgeführte Arbeit, Beschreibungen, Fotos oder relevante Dokumente zum Eintrag hinzufügen. Zentrale Teams verfolgen den aktuellen Stand und können neue Aufgaben oder Anweisungen erstellen.
So wird verhindert, dass wichtige Entscheidungen nur in Nachrichten-Gruppen verbleiben, und die Projekthistorie bleibt erhalten.
Verfolgen Sie Subunternehmer- und Lieferantenprozesse
Subunternehmer und Lieferanten können als Firmenprofile verwaltet werden. Kontaktdaten, Arbeitsbereiche, zugehörige Projekte, Angebote, Bestellungen und Dokumente können mit demselben Konto verknüpft werden.
Subunternehmerarbeiten können über Projektaufgaben nachverfolgt werden. Der Arbeitsumfang, das geplante Datum, die verantwortliche Person, der Fertigstellungsstatus und das Prüfergebnis können erfasst werden.
Subunternehmerverträge, Qualifikationsnachweise und andere Dokumente können im entsprechenden Firmen- oder Projektordner abgelegt werden. Für Dokumentenfristen und Erneuerungsdaten können Aufgaben erstellt werden.
Verwalten Sie Einkaufs- und Materialbedarfe
Für im Projekt benötigte Materialien oder Dienstleistungen können Bestellanforderungen und Aufträge erstellt werden. Produkt, Menge, Lieferant, erwartetes Lieferdatum und Projektzuordnung können verfolgt werden.
Angebote von verschiedenen Lieferanten und Bestellstatus können dokumentiert werden. Das erwartete Lieferdatum der bestellten Materialien kann überwacht werden.
Gelieferte Materialien können mit Lager- und Bestandsaufzeichnungen verknüpft werden. So kann nachvollzogen werden, welches Produkt wann bestellt, für welches Projekt genutzt und ob die Lieferung erfolgt ist.
XtraCRM ersetzt keine automatische Mengenermittlungs- oder Kalkulationssoftware, sondern ermöglicht die Verknüpfung der dort erstellten Ergebnisse mit Projekt-, Einkaufs- und Kostenprozessen.
Überwachen Sie Lager- und Bestandsbewegungen
Produkte in Zentrallagern oder verschiedenen Lagerbereichen können verfolgt werden. Auf Produktkarten können Code, Einheit, Kategorie und speziell für das Unternehmen benötigte Informationen hinterlegt werden.
Für das Projekt vorgesehene Materialien können zusammen mit Bestell- und Lagerprozessen bewertet werden. Produkte, die sich der kritischen Bestandsmenge nähern, und ausstehende Einkäufe können verfolgt werden.
Wenn für die Baustelle eine spezielle Lagerorganisation erforderlich ist, kann mit speziellen Feldern Projekt-, Baustellen-, Block- oder Nutzungsinformationen erfasst werden.
Verfolgen Sie Projektkosten und Ausgaben
Projektbezogene Materialien, Dienstleistungen, Transport, Unterkunft, Ausrüstung und andere Ausgaben können mit dem entsprechenden Projekt oder Kostenstelle verknüpft werden.
Bei Ausgaben können Lieferant, Datum, Betrag, Währung, Kategorie, Beleg und Genehmigungsstatus überwacht werden. Kosten, die genehmigt werden müssen, können gemäß der Berechtigungsstruktur des Unternehmens an die zuständigen Manager weitergeleitet werden.
Das Projektbudget und die erfassten Bestellungen sowie Ausgaben können zusammen ausgewertet werden, um den finanziellen Status des Projekts zu überwachen.
Konfigurieren Sie die Abschlagszahlungsprozesse entsprechend Ihrem Unternehmen
Für Abschlagszahlungen können spezielle Felder wie Zeitraum, Seriennummer, Fortschrittsrate, Bruttobetrag, Abzüge, Genehmigungsstatus und Zahlungsdatum erstellt werden.
Der Abschlagsprozess kann in den Phasen "In Vorbereitung, Kontrolle ausstehend, Dem Auftraggeber vorgelegt, Revision, Genehmigt, Abgerechnet und Eingezogen" verfolgt werden.
Für jeden Abschlagszeitraum können Kontroll-, Dokumentations-, Genehmigungs- und Abrechnungsaufgaben dem entsprechenden Personal zugewiesen werden.
Diese Struktur ersetzt keine Abschlagsabrechnungssoftware; sie ermöglicht die Nachverfolgung des Arbeitsablaufs, der Dokumente, Genehmigungen, Rechnungen und Zahlungseingänge der erstellten Abschläge.
Verwalten Sie Änderungs- und Nachtragsforderungen
Während das Projekt läuft, können vom Kunden, dem Außendienst oder dem technischen Team Nachträge und Änderungsanforderungen erstellt werden. Beschreibung, Grund, Kosten und Zeitauswirkungen der Anforderung können erfasst werden.
Für Änderungsanforderungen können Bewertungs-, Preisbildungs- und Kundengenehmigungsphasen eingerichtet werden. Genehmigte Nachträge können als neue Aufgabe, Angebot oder Auftrag dem Projekt hinzugefügt werden.
So wird verhindert, dass mündlich gewünschte Nachträge verloren gehen oder ungenehmigte Arbeiten unkontrolliert beginnen.
Verwalten Sie Projektdokumente zentral an einem Ort
Verträge, Projekte, Zeichnungen, Aufmaße, Angebote, Sitzungsprotokolle, Baustellenfotos, Qualitätsdokumente und Lieferunterlagen können unter dem jeweiligen Projekt gespeichert werden.
Dokumentenrevisionen und aktuelle Dateien können kontrolliert verfolgt werden. Dokumente, die Prüfung oder Genehmigung erfordern, können an zuständige Personen weitergeleitet werden.
Der Zugang zu Dateien und Aufzeichnungen kann je nach Rolle und Berechtigung der Mitarbeiter eingeschränkt werden. So wird das Risiko der Nutzung veralteter Zeichnungen oder Dokumente reduziert.
Verfolgen Sie Fahrzeug- und Fuhrparkprozesse
Firmenfahrzeuge können in der Fuhrparkabteilung mit Informationen zu Kennzeichen, Marke, Modell, Kilometerstand, Versicherung und TÜV verwaltet werden.
Die Fahrzeuge können Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen werden. Einsatzzweck, Start- und Rückfahrkilometer, Übergabestatus und Anmerkungen können erfasst werden.
Wartungsverlauf, Wartungskosten und nächster Servicetermin der Fahrzeuge können überwacht werden. Baustellen- oder Projektinformationen können über spezielle Felder der Fahrzeuginstallation hinzugefügt werden.
Verwalten Sie Qualitäts-, Mängel- und Abnahmeprozesse
Auf der Baustelle erkannte Mängel oder nicht konforme Arbeiten können als Aufgaben angelegt werden. Standort, verantwortlicher Subunternehmer, letztes Fertigstellungsdatum, Foto und Prüfergebnis können erfasst werden.
Mängel können die Phasen "Neu, Verantwortlicher zugewiesen, In Bearbeitung, Kontrolle ausstehend und Abgeschlossen" durchlaufen.
Vor der vorläufigen und endgültigen Abnahme können die erforderlichen Kontrollen mit Aufgabenlisten verfolgt werden. Abnahmeprotokolle und Übergabedokumente können im Projektarchiv gespeichert werden.
Verfolgen Sie die Wartungs- und Garantiezeiten
Nach der Projektübergabe können Garantieanfangs- und Enddaten erfasst werden. Anfragen im Rahmen der Garantie können mit Kunden- und Projektdateien verknüpft werden.
Die Anfrage kann dem zuständigen Team oder Subunternehmer zugewiesen werden; durchgeführte Arbeiten, verwendete Materialien und das Ergebnis der Lösung können dokumentiert werden.
Für Projekte mit nahendem Garantieablauf und laufenden Kundenanfragen können Erinnerungen an verantwortliche Personen gesendet werden.
Legen Sie Berechtigungen gemäß der Aufgabenverteilung fest
Für Vertriebs-, Projektmanagement-, Außendienst-, Einkaufs-, Lager-, Finanz- und Verwaltungsteams können unterschiedliche Zugriffsrechte definiert werden.
Beispielsweise können Außendienstmitarbeiter ihre zugewiesenen Aufgaben aktualisieren, während das Einkaufsteam Lieferanten- und Bestellprozesse verwaltet. Das Finanzteam kann auf Ausgaben-, Rechnungs- und Zahlungseingangsdatensätze zugreifen.
Firmenleiter können den allgemeinen Fortschritt der Projekte, verspätete Aufgaben und die finanzielle Lage überwachen.
Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management
Auf Management-Bildschirmen können Verkaufschancen, laufende Projekte, anstehende Liefertermine, verspätete Aufgaben, ausstehende Einkaufsbestellungen, fehlende Dokumente und offene Außendienstarbeiten überwacht werden.
Folgende Informationen können kunden-, projekt-, baustellen-, verantwortlichem Team- oder zeitraumbasiert bewertet werden:
Laufende Verkaufschancen
Konvertierungsrate von Angeboten in Verträge
Projekt- und Aufgabenfortschritt
Verzögerte Arbeiten
Aufgaben an Subunternehmer vergeben
Ausstehende Bestellungen
Projektkosten und Budgetstatus
Zwischenabrechnung, Rechnungsstellung und Zahlungsschritte
Fehlende und unzulässige Arbeiten
Anstehende Dokumenten- und Vertragsdaten
Fahrzeugzuweisungs- und Wartungsinformationen
Laufende Anfragen im Rahmen der Garantie
XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht auf ein starres Projektmodell. Indem Sie CRM-, Projekt-, Aufgaben-, Einkaufs-, Lager-, Finanz-, Fuhrpark- und Dokumentenprozesse mit benutzerdefinierten Feldern und Workflows an Ihre eigene Arbeitsweise anpassen, können Sie den gesamten Prozess von der ersten Kundenanfrage bis zur Projektübergabe und der Garantiezeit übersichtlicher, messbarer und besser nachvollziehbar gestalten.