Строительство, Подряд и Управление Проектами
В строительном и подрядном секторе работа начинается с получения торговой возможности и продолжается до сдачи проекта и гарантийного периода. В течение этого процесса необходимо совместно управлять отношениями с клиентами, предложениями, контрактами, задачами на площадке, закупками, подрядчиками, материалами, расходами и документами.
XtraCRM объединяет функции CRM, продаж, управления проектами и задачами, закупками, складом, финансами, автопарком и документами, обеспечивая работу центрального офиса и полевых команд с одним и тем же актуальным набором данных.
Как проходят процессы в отрасли?
Процесс обычно начинается с запроса клиента, тендера или новой проектной возможности. Определяются объем работ, местоположение, приблизительный бюджет, сроки сдачи и технические требования. После обследования и оценки готовится предложение.
После принятия предложения составляется контракт с описанием объема работ, проектной команды, запланированных сроков и бюджетом. Проект разбивается на этапы, работы и задачи, которые назначаются ответственным лицам.
Во время реализации осуществляются закупки материалов и услуг. Отслеживается прогресс на площадке, работы подрядчиков, расходы, запросы на изменения и документы. По завершении работы ведется приемка (предварительная или окончательная), учет незавершенных работ, передача документов и контроль гарантийного срока.
Как XtraCRM адаптируется под особенности вашей компании?
Каждая строительная и подрядная фирма имеет свой тип проектов, распределение задач и структуру утверждений. В XtraCRM специальные поля, этапы продаж, проектные задачи, формы и рабочие процессы настраиваются в соответствии с текущими процедурами вашей компании.
Вы можете организовать процесс продаж по этапам: «Новая возможность, Предварительная оценка, Запланировано исследование, Подготовка предложения, Предложение представлено, Ревизия, Переговоры, Договор и Выигрыш».
Процесс проекта можно отслеживать по этапам: «Открытие проекта, Планирование, Подготовка, Выполнение, Контроль, Незавершённые работы, Временное принятие, Окончательное принятие и Гарантия».
Для жилых домов, коммерческих зданий, инфраструктуры, промышленных объектов, ремонта и обслуживания вы можете определить различные специальные области и процессы.
Специальные области проекта, которые вы можете использовать
Номер проекта и договора
Информация о заказчике и клиенте
Тип проекта
Адрес стройплощадки и выполнения работ
Ответственное лицо проекта и полевой коллектив
Дата начала и окончания договора
Планируемая и фактическая дата сдачи
Сумма договора и предложения
Бюджет и центр затрат
Объем работ
Процент выполнения проекта
Генеральный подрядчик и субподрядчики
Информация о субподрядчиках и поставщиках
Статус лицензий, разрешений и документов
Период и статус выплаты по контракту
Информация о залоге и гарантии
Контроль охраны труда и техники безопасности
Статус временного и окончательного приёмки
Незавершённые и дефектные работы
Особые примечания к проекту
Должность, район, блок, этап, площадь или подобная информация, используемая вашей компанией, также может быть добавлена как специальное поле.
Управляйте процессами клиентов, тендеров и предложений
Новые запросы клиентов, приглашения на тендеры и проектные возможности можно отслеживать через CRM. Вид работы, предполагаемый бюджет, сроки сдачи и дата принятия решения могут сохраняться в записи возможности.
Если требуется обследование, соответствующему сотруднику может быть назначена задача. Заметки по обследованию, фотографии и запросы клиента можно добавить в запись возможности.
Подготовленные предложения, внесённые изменения и переговоры с клиентом можно просматривать в едином журнале истории. Причины проигранных работ, такие как цена, срок, техническая компетентность или предпочтение конкурента, могут быть зафиксированы.
Разделите проекты на этапы и задачи
Проекты, по которым заключены контракты, могут быть открыты как проекты. Проект делится на основные этапы, такие как подготовка, выполнение, контроль и сдача.
Под каждым этапом можно определить задачи. Для задач можно отслеживать следующую информацию:
Ответственный сотрудник или команда
Дата начала и окончания
Приоритет
Состояние работы
Процент выполнения
Связанный проект или клиент
Описание и контрольный список
Файлы и фотографии
Информация об утверждении или отслеживании
Связанные задачи можно последовательно размещать, чтобы определить работы, которые не должны начинаться до выполнения предыдущих. Можно отслеживать задержанные задачи и приближающиеся сроки сдачи.
Организуйте коммуникацию между офисом и полевыми сотрудниками
Нужды, проблемы и задачи, выявленные в поле, могут быть созданы как задачи или записи. Они могут быть связаны с соответствующим проектом, местоположением и ответственным лицом.
Полевой персонал может добавлять в запись детали выполненной работы, описание, фотографии или соответствующие документы. Команды офиса могут отслеживать текущий статус работы и создавать новые задачи или направления.
Таким образом предотвращается ситуация, когда важные решения остаются только в группах сообщений, и сохраняется история проекта.
Отслеживайте процессы субподрядчиков и поставщиков
Субподрядчики и поставщики могут управляться как записи компании. Контактная информация, области работы, соответствующие проекты, предложения, заказы и документы могут быть связаны с одной учётной записью.
Работы субподрядчиков можно отслеживать через задачи проекта. Можно зафиксировать объем работ, запланированную дату, ответственного, статус выполнения и результат проверки.
Договоры с субподрядчиками, квалификационные документы и другие материалы могут храниться в записи соответствующей компании или проекта. Для сроков документов и дат обновления могут создаваться задачи.
Управляйте закупками и материалами
Можно создавать запросы на закупки и заказы для материалов или услуг, необходимых проекту. Отслеживаются товар, количество, поставщик, ожидаемая дата доставки и связь с проектом.
Предложения от различных поставщиков и статус заказов могут фиксироваться. Отслеживается ожидаемая дата доставки заказанных материалов.
Полученные материалы могут быть связаны с учетами склада и депо. Таким образом можно видеть, какая продукция когда была заказана, в каком проекте используется и была ли осуществлена доставка.
XtraCRM не заменяет автоматическое обнаружение или программы замеров; он обеспечивает связь результатов, подготовленных в таких системах, с процессами проекта, закупок и учета затрат.
Отслеживайте движение склада и депо
Можно контролировать товары на центральном складе или в разных складских зонах. В карточках товара хранятся код, единица измерения, категория и специализированная информация, необходимая предприятию.
Материалы, отправляемые на проект, оцениваются вместе с процессами заказа и учета склада. Отслеживаются товары, близкие к критическому уровню, и ожидающие закупки.
Если требуется особый порядок склада на строительной площадке, информация о проекте, площадке, блоке или области использования может фиксироваться с помощью специальных полей.
Отслеживайте расходы и затраты проекта
Расходы на материалы, услуги, транспорт, проживание, оборудование и другие могут быть связаны с соответствующим проектом или центром затрат.
В расходах можно отслеживать поставщика, дату, сумму, валюту, категорию, документы и статус утверждения. Расходы, требующие утверждения, могут направляться соответствующим руководителям согласно системе полномочий компании.
Бюджет проекта вместе с зафиксированными заказами и расходами может использоваться для оценки финансового состояния проекта.
Настраивайте процессы начисления оплаты в соответствии с вашей компанией
Для начислений можно создавать специальные поля, такие как период, порядковый номер, процент выполнения, валовая сумма, удержания, статус утверждения и дата оплаты.
Процесс вознаграждения может отслеживаться по этапам «Готовится, Ожидает проверки, Представлено заказчику, Ревизия, Одобрено, Выставлено счетом и Получено».
Для каждого периода вознаграждения задачи по проверке, подготовке документов, утверждению и выставлению счетов могут назначаться соответствующему персоналу.
Эта структура не заменяет программное обеспечение для расчёта вознаграждений; она обеспечивает мониторинг рабочих процессов вознаграждений, документов, утверждений, счетов и состояния поступлений.
Управляйте запросами на изменения и дополнительные работы
Во время выполнения проекта заказчик, полевой или технический персонал могут создавать запросы на дополнительные работы и изменения. Описание запроса, причина, затраты и влияние на сроки могут быть зафиксированы.
Для заявок на изменения могут быть установлены этапы оценки, ценообразования и одобрения заказчиком. Утверждённые дополнительные работы могут быть связаны с проектом как новые задачи, предложения или заказы.
Так предотвращается потеря устных запросов на дополнительные работы и неконтролируемое начало неутверждённых работ.
Управляйте проектной документацией в едином центре
Контракты, проекты, чертежи, изыскания, предложения, протоколы собраний, полевые фотографии, документы по качеству и приёмные документы могут храниться в соответствующем проекте.
Ревизии документации и актуальные файлы могут отслеживаться контролируемым образом. Документы, требующие обзора или утверждения, могут направляться ответственным лицам.
Доступ сотрудников к файлам и записям может ограничиваться в зависимости от ролей и полномочий. Это снижает риск использования устаревших чертежей или документов.
Отслеживайте процессы транспорта и автопарка
Корпоративные автомобили можно управлять в разделе «Автопарк» с указанием номера, марки, модели, пробега, страховки и данных техосмотра.
Автомобили могут назначаться сотрудникам или отделам. Можно фиксировать цель задания, начальный и конечный пробег, состояние передачи и комментарии.
Историю обслуживания, затраты на ремонт и дату следующего сервиса автомобилей можно отслеживать. Информация о стройплощадке или проекте может добавляться через пользовательские поля в назначениях автомобилей.
Управляйте процессами качества, незавершённых работ и приёмки
Выявленные на объектах недочёты или несоответствующие работы могут фиксироваться в виде задач. Могут быть зафиксированы локация, ответственный подрядчик, крайний срок завершения, фотографии и результаты проверок.
Несовершенные работы проходят этапы «Новые, Назначен ответственный, Исправляются, Ожидает проверки и Закрыты».
Проверки, которые должны быть проведены до временной и окончательной приемки, могут отслеживаться с помощью списков заданий. Акты приемки и документы передачи могут храниться в записи проекта.
Следите за периодом обслуживания и гарантии
После передачи проекта можно сохранить даты начала и окончания гарантии. Запросы в рамках гарантии могут быть связаны с клиентом и записью проекта.
Запрос может быть назначен соответствующей команде или подрядчику; выполненные операции, использованные материалы и результат решения могут быть зафиксированы.
Для проектов с приближающимся сроком гарантии и текущих запросов клиентов могут быть созданы напоминания ответственным лицам.
Определите полномочия в соответствии с распределением задач
Могут быть определены различные уровни доступа для отделов продаж, управления проектами, полевых работ, закупок, склада, финансов и управления.
Например, полевые сотрудники обновляют назначенные им задачи, в то время как отдел закупок управляет процессами поставщиков и заказов. Финансовый отдел имеет доступ к записям расходов, счетам и поступлениям.
Руководители компании могут отслеживать общий прогресс проектов, просроченные задачи и финансовое состояние.
Создайте измеримую структуру для управления
На экранах управления можно отслеживать коммерческие возможности, текущие проекты, приближающиеся сроки сдачи, просроченные задачи, ожидающие закупки, недостающие документы и открытые полевые работы.
Следующую информацию можно оценивать по клиенту, проекту, стройплощадке, ответственной команде или периоду:
Текущие коммерческие возможности
Процент превращения предложений в контракты
Состояние прогресса проекта и задач
Просроченные работы
Задачи, назначенные подрядчикам
Ожидающие заказы на закупку
Расходы на проект и состояние бюджета
Этапы выплаты, счетов и поступлений
Отсутствующие и несоответствующие работы
Приближающиеся сроки документов и контрактов
Информация о назначении и обслуживании транспорта
Текущие запросы в рамках гарантии
XtraCRM не принуждает вашу компанию использовать фиксированную модель проекта. Вы можете настроить процессы CRM, проектирования, задач, закупок, складского учета, финансов, автопарка и документов под вашу собственную организацию работы с помощью специальных полей и рабочих процессов, сделав весь процесс от первого запроса клиента до сдачи проекта и гарантийного периода более упорядоченным, измеримым и контролируемым.