İnşaat, Taahhüt ve Proje Yönetimi
İnşaat ve taahhüt sektöründe bir iş, satış fırsatının alınmasıyla başlayıp proje teslimi ve garanti sürecine kadar devam eder. Bu süreç boyunca müşteri ilişkileri, teklifler, sözleşmeler, saha görevleri, satın almalar, taşeronlar, malzemeler, giderler ve dokümanlar birlikte yönetilmelidir.
XtraCRM; CRM, satış, proje, görev, satın alma, stok, finans, filo ve doküman yönetimi özelliklerini bir araya getirerek merkez ile saha ekiplerinin aynı güncel bilgiler üzerinden çalışmasını sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle bir müşteri talebi, ihale veya yeni proje fırsatıyla başlar. İşin kapsamı, lokasyonu, yaklaşık bütçesi, teslim beklentisi ve teknik gereksinimleri belirlenir. Keşif ve değerlendirme sonrasında teklif hazırlanır.
Teklif kabul edildiğinde sözleşme, iş kapsamı, proje ekibi, planlanan tarihler ve bütçe bilgileri oluşturulur. Proje; aşamalara, iş kalemlerine ve görevlere ayrılarak sorumlulara atanır.
Uygulama sırasında malzeme ve hizmet ihtiyaçları için satın alma süreçleri yürütülür. Saha ilerlemesi, taşeron işleri, giderler, değişiklik talepleri ve dokümanlar kayıt altına alınır. İş tamamlandığında geçici veya kesin kabul, eksik işler, teslim belgeleri ve garanti süreci takip edilir.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her inşaat ve taahhüt firmasının proje türü, görev dağılımı ve onay yapısı farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, satış aşamaları, proje görevleri, formlar ve iş akışları firmanızın mevcut düzenine göre yapılandırılabilir.
Satış sürecinizi “Yeni Fırsat, Ön Değerlendirme, Keşif Planlandı, Teklif Hazırlanıyor, Teklif Sunuldu, Revizyon, Pazarlık, Sözleşme ve Kazanıldı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Proje sürecinizi ise “Proje Açılışı, Planlama, Hazırlık, Uygulama, Kontrol, Eksik İşler, Geçici Kabul, Kesin Kabul ve Garanti” gibi aşamalarla takip edebilirsiniz.
Konut, ticari yapı, altyapı, endüstriyel tesis, renovasyon ve bakım işleri için farklı özel alanlar ve süreçler tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz proje özel alanları
Proje ve sözleşme numarası
Müşteri ve işveren bilgileri
Proje türü
Şantiye ve uygulama adresi
Proje sorumlusu ve saha ekibi
Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi
Planlanan ve gerçekleşen teslim tarihi
Sözleşme ve teklif tutarı
Bütçe ve maliyet merkezi
İşin kapsamı
Proje ilerleme oranı
Ana yüklenici ve alt yükleniciler
Taşeron ve tedarikçi bilgileri
Ruhsat, izin ve belge durumu
Hakediş dönemi ve durumu
Teminat ve garanti bilgileri
İş sağlığı ve güvenliği kontrolleri
Geçici ve kesin kabul durumu
Eksik ve kusurlu işler
Projeye özel açıklamalar
Firmanızın kullandığı poz, mahal, blok, etap, metraj veya benzeri bilgiler de özel alan olarak eklenebilir.
Müşteri, ihale ve teklif süreçlerini yönetin
Yeni müşteri talepleri, ihale davetleri ve proje fırsatları CRM üzerinden takip edilebilir. İşin türü, tahmini bütçesi, teslim beklentisi ve karar tarihi fırsat kaydında tutulabilir.
Keşif yapılması gerekiyorsa ilgili personele görev atanabilir. Keşif notları, fotoğraflar ve müşteri talepleri fırsat kaydına eklenebilir.
Hazırlanan teklifler, yapılan revizyonlar ve müşteri görüşmeleri aynı geçmişte görüntülenebilir. Kaybedilen işlerde fiyat, süre, teknik yeterlilik veya rakip tercihi gibi nedenler kaydedilebilir.
Projeleri aşamalara ve görevlere ayırın
Sözleşmesi tamamlanan işler proje olarak açılabilir. Proje; hazırlık, uygulama, kontrol ve teslim gibi ana aşamalara ayrılabilir.
Her aşamanın altında yapılacak işler görev olarak tanımlanabilir. Görevler için aşağıdaki bilgiler takip edilebilir:
Sorumlu çalışan veya ekip
Başlangıç ve bitiş tarihi
Öncelik
İşin durumu
Tamamlanma oranı
Bağlı proje veya müşteri
Açıklama ve kontrol listesi
Dosya ve fotoğraflar
Onay veya takip bilgileri
Birbirine bağlı görevler sıralanarak önceki iş tamamlanmadan başlanmaması gereken çalışmalar belirlenebilir. Geciken görevler ve yaklaşan teslim tarihleri takip edilebilir.
Merkez ve saha iletişimini düzenleyin
Sahada tespit edilen ihtiyaçlar, sorunlar ve yapılması gereken işler görev veya kayıt olarak oluşturulabilir. İlgili proje, lokasyon ve sorumlu kişiyle ilişkilendirilebilir.
Saha personeli yapılan işlemi, açıklamayı, fotoğrafı veya ilgili dokümanı kayda ekleyebilir. Merkez ekipleri işin güncel durumunu takip ederek yeni görev veya yönlendirme oluşturabilir.
Böylece önemli kararların yalnızca mesajlaşma gruplarında kalmasının önüne geçilir ve proje geçmişi korunur.
Taşeron ve tedarikçi süreçlerini takip edin
Taşeronlar ve tedarikçiler firma kayıtları olarak yönetilebilir. İletişim bilgileri, çalışma alanları, ilgili projeler, teklifler, siparişler ve dokümanlar aynı hesapla ilişkilendirilebilir.
Taşeron işleri proje görevleri üzerinden takip edilebilir. İşin kapsamı, planlanan tarih, sorumlu kişi, tamamlanma durumu ve kontrol sonucu kaydedilebilir.
Taşeron sözleşmeleri, yeterlilik belgeleri ve diğer dokümanlar ilgili firma veya proje kaydında saklanabilir. Belge süreleri ve yenileme tarihleri için görevler oluşturulabilir.
Satın alma ve malzeme ihtiyaçlarını yönetin
Projede ihtiyaç duyulan malzeme veya hizmetler için satın alma talepleri ve siparişleri oluşturulabilir. Ürün, miktar, tedarikçi, beklenen teslim tarihi ve proje bağlantısı takip edilebilir.
Farklı tedarikçilerden alınan teklifler ve sipariş durumları kayıt altında tutulabilir. Sipariş edilen malzemenin beklenen teslim tarihi izlenebilir.
Teslim alınan malzemeler stok ve depo kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir. Böylece hangi ürünün ne zaman sipariş edildiği, hangi projede kullanılacağı ve teslimatın gerçekleşip gerçekleşmediği görülebilir.
XtraCRM bu yapıda otomatik keşif veya metraj yazılımı yerine geçmez; bu sistemlerde hazırlanan sonuçların proje, satın alma ve maliyet süreçleriyle ilişkilendirilmesini sağlar.
Stok ve depo hareketlerini izleyin
Merkez depo veya farklı stok alanlarındaki ürünler takip edilebilir. Ürün kartlarında kod, birim, kategori ve işletmenin ihtiyaç duyduğu özel bilgiler tutulabilir.
Projeye gönderilecek malzemeler sipariş ve stok süreçleriyle birlikte değerlendirilebilir. Kritik seviyeye yaklaşan ürünler ve bekleyen satın almalar takip edilebilir.
Şantiyeye ait özel bir stok düzeni gerekiyorsa proje, şantiye, blok veya kullanım alanı gibi bilgiler özel alanlarla kayıt altına alınabilir.
Proje giderlerini ve maliyetleri takip edin
Projeyle ilgili malzeme, hizmet, ulaşım, konaklama, ekipman ve diğer giderler ilgili proje veya maliyet merkeziyle ilişkilendirilebilir.
Giderlerde tedarikçi, tarih, tutar, para birimi, kategori, belge ve onay durumu takip edilebilir. Onay gerektiren giderler firmanın yetki düzenine göre ilgili yöneticilere yönlendirilebilir.
Proje bütçesi ile kayıt altına alınan sipariş ve giderler birlikte değerlendirilerek projenin finansal durumu izlenebilir.
Hakediş süreçlerini firmanıza göre yapılandırın
Hakedişler için dönem, sıra numarası, ilerleme oranı, brüt tutar, kesintiler, onay durumu ve ödeme tarihi gibi özel alanlar oluşturulabilir.
Hakediş süreci “Hazırlanıyor, Kontrol Bekliyor, İşverene Sunuldu, Revizyon, Onaylandı, Faturalandırıldı ve Tahsil Edildi” aşamalarıyla takip edilebilir.
Her hakediş dönemi için kontrol, belge hazırlama, onay ve faturalandırma görevleri ilgili personele atanabilir.
Bu yapı hakediş hesaplama yazılımı yerine geçmez; hazırlanan hakedişlerin iş akışı, belge, onay, fatura ve tahsilat durumlarının izlenmesini sağlar.
Değişiklik ve ek iş taleplerini yönetin
Proje devam ederken müşteri, saha veya teknik ekip tarafından ek iş ve değişiklik talepleri oluşturulabilir. Talebin açıklaması, nedeni, maliyet ve süre etkisi kayıt altına alınabilir.
Değişiklik talebi için değerlendirme, fiyatlandırma ve müşteri onayı aşamaları oluşturulabilir. Onaylanan ek işler projeye yeni görev, teklif veya sipariş olarak bağlanabilir.
Böylece sözlü olarak istenen ek işlerin kaybolması ve onaylanmamış çalışmaların kontrolsüz şekilde başlaması önlenebilir.
Proje dokümanlarını tek merkezde yönetin
Sözleşmeler, projeler, çizimler, keşifler, teklifler, toplantı tutanakları, saha fotoğrafları, kalite belgeleri ve teslim evrakları ilgili proje altında saklanabilir.
Doküman revizyonları ve güncel dosyalar kontrollü şekilde takip edilebilir. İnceleme veya onay gerektiren belgeler sorumlu kişilere yönlendirilebilir.
Çalışanların rol ve yetkilerine göre hangi dosya ve kayıtlara erişebileceği sınırlandırılabilir. Böylece güncel olmayan çizim veya belgenin kullanılması riski azaltılabilir.
Araç ve filo süreçlerini takip edin
Şirket araçları plaka, marka, model, kilometre, sigorta ve muayene bilgileriyle Filo bölümünde yönetilebilir.
Araçlar çalışanlara veya departmanlara atanabilir. Görevlendirme amacı, başlangıç ve dönüş kilometresi, teslim durumu ve açıklamalar kaydedilebilir.
Araçların bakım geçmişi, bakım maliyetleri ve bir sonraki servis tarihi takip edilebilir. Şantiye veya proje bilgisi özel alanlarla araç görevlendirmesine eklenebilir.
Kalite, eksik iş ve kabul süreçlerini yönetin
Saha kontrollerinde tespit edilen eksik veya uygunsuz işler görev olarak açılabilir. Lokasyon, sorumlu taşeron, son tamamlama tarihi, fotoğraf ve kontrol sonucu kaydedilebilir.
Eksik işler “Yeni, Sorumlu Atandı, Düzeltiliyor, Kontrol Bekliyor ve Kapatıldı” aşamalarından geçirilebilir.
Geçici kabul ve kesin kabul öncesinde yapılması gereken kontroller görev listeleriyle takip edilebilir. Kabul tutanakları ve teslim belgeleri proje kaydında saklanabilir.
Bakım ve garanti dönemini takip edin
Proje teslim edildikten sonra garanti başlangıç ve bitiş tarihleri kaydedilebilir. Garanti kapsamında gelen talepler müşteri ve proje kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Talep ilgili ekibe veya taşerona atanabilir; yapılan işlem, kullanılan malzeme ve çözüm sonucu kayıt altına alınabilir.
Garanti süresi yaklaşan projeler ve devam eden müşteri talepleri için sorumlu kişilere hatırlatmalar oluşturulabilir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Satış, proje yönetimi, saha, satın alma, depo, finans ve yönetim ekipleri için farklı erişim yetkileri tanımlanabilir.
Örneğin saha çalışanları kendilerine atanan görevleri güncellerken satın alma ekibi tedarikçi ve sipariş süreçlerini yönetebilir. Finans ekibi gider, fatura ve tahsilat kayıtlarına erişebilir.
Firma yöneticileri ise projelerin genel ilerlemesini, geciken işleri ve finansal durumunu izleyebilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında satış fırsatları, devam eden projeler, yaklaşan teslim tarihleri, geciken görevler, bekleyen satın almalar, eksik belgeler ve açık saha işleri takip edilebilir.
Müşteri, proje, şantiye, sorumlu ekip veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Devam eden satış fırsatları
Tekliflerin sözleşmeye dönüşme oranı
Proje ve görev ilerleme durumu
Geciken işler
Taşeronlara atanan görevler
Bekleyen satın alma siparişleri
Proje giderleri ve bütçe durumu
Hakediş, fatura ve tahsilat aşamaları
Eksik ve uygunsuz işler
Yaklaşan belge ve sözleşme tarihleri
Araç görevlendirme ve bakım bilgileri
Garanti kapsamında devam eden talepler
XtraCRM, firmanızı sabit bir proje modeline zorlamaz. CRM, proje, görev, satın alma, stok, finans, filo ve doküman süreçlerini özel alanlar ve iş akışlarıyla kendi çalışma düzeninize uyarlayarak ilk müşteri talebinden proje teslimi ve garanti dönemine kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.