Construcción, Contratación y Gestión de Proyectos
En el sector de la construcción y contratación, un trabajo comienza con la obtención de una oportunidad de venta y continúa hasta la entrega del proyecto y el período de garantía. Durante este proceso, deben gestionarse conjuntamente las relaciones con clientes, ofertas, contratos, tareas en obra, compras, subcontratistas, materiales, gastos y documentos.
XtraCRM integra las funciones de CRM, ventas, proyecto, tareas, compras, inventario, finanzas, flota y gestión documental para permitir que los equipos centrales y de obra trabajen con la misma información actualizada.
¿Cómo funciona el proceso en el sector?
El proceso generalmente comienza con una solicitud del cliente, licitación o nueva oportunidad de proyecto. Se determinan el alcance del trabajo, la ubicación, el presupuesto aproximado, las expectativas de entrega y los requisitos técnicos. Después de la exploración y evaluación, se prepara la oferta.
Cuando se acepta la oferta, se crean el contrato, el alcance del trabajo, el equipo del proyecto, las fechas planificadas y la información presupuestaria. El proyecto se divide en fases, partidas y tareas que se asignan a los responsables.
Durante la ejecución, se llevan a cabo procesos de compra para materiales y servicios. Se registran el avance en obra, trabajos de subcontratistas, gastos, solicitudes de cambio y documentos. Al completar el trabajo, se realiza el control provisional o definitivo, las tareas pendientes, los documentos de entrega y el seguimiento del período de garantía.
¿Cómo se adapta XtraCRM al modo de trabajo de su empresa?
Cada empresa de construcción y contratación tiene diferentes tipos de proyectos, distribución de tareas y estructuras de aprobación. En XtraCRM, campos personalizados, etapas de venta, tareas de proyecto, formularios y flujos de trabajo pueden configurarse según la estructura actual de su empresa.
Puede estructurar su proceso de ventas en las etapas “Nueva Oportunidad, Pre-evaluación, Descubrimiento Planificado, Preparación de Oferta, Oferta Presentada, Revisión, Negociación, Contrato y Ganado”.
Puede seguir su proceso de proyecto con etapas como “Apertura del Proyecto, Planificación, Preparación, Implementación, Control, Trabajos Pendientes, Aceptación Provisional, Aceptación Definitiva y Garantía”.
Puede definir diferentes áreas especiales y procesos para viviendas, edificios comerciales, infraestructuras, instalaciones industriales, renovaciones y trabajos de mantenimiento.
Áreas especiales de proyecto que puede usar
Número de proyecto y contrato
Información del cliente y del empleador
Tipo de proyecto
Dirección del sitio y lugar de aplicación
Responsable del proyecto y equipo de campo
Fecha de inicio y fin del contrato
Fecha de entrega planificada y real
Monto del contrato y oferta
Presupuesto y centro de costos
Alcance del trabajo
Porcentaje de avance del proyecto
Contratista principal y subcontratistas
Información de subcontratistas y proveedores
Estado de licencias, permisos y documentos
Período y estado de certificación de obras realizadas
Información de garantías y avales
Controles de salud y seguridad laboral
Estado de aceptación provisional y definitiva
Trabajos faltantes y defectuosos
Comentarios específicos del proyecto
Información como la posición, barrio, bloque, etapa, metraje o similar que utiliza su empresa también puede añadirse como un campo personalizado.
Gestione los procesos de cliente, licitación y oferta
Las nuevas solicitudes de clientes, invitaciones a licitaciones y oportunidades de proyecto pueden ser seguidas a través del CRM. El tipo de trabajo, presupuesto estimado, expectativa de entrega y fecha de decisión pueden registrarse en la entrada de oportunidad.
Si es necesario realizar un reconocimiento, puede asignarse la tarea al personal correspondiente. Las notas del reconocimiento, fotos y solicitudes del cliente pueden añadirse al registro de oportunidad.
Las ofertas preparadas, las revisiones realizadas y las conversaciones con clientes pueden visualizarse en el mismo historial. En los trabajos perdidos, se pueden registrar causas como precio, plazo, capacidad técnica o preferencia de competencia.
Divida los proyectos en etapas y tareas
Los trabajos con contrato completado pueden abrirse como proyectos. El proyecto puede dividirse en etapas principales como preparación, implementación, control y entrega.
Bajo cada etapa, las tareas que deben realizarse pueden definirse como tareas. Para las tareas se puede seguir la siguiente información:
Empleado o equipo responsable
Fecha de inicio y finalización
Prioridad
Estado del trabajo
Porcentaje de finalización
Proyecto o cliente asociado
Descripción y lista de control
Archivos y fotos
Información de aprobación o seguimiento
Al ordenar tareas vinculadas, se pueden identificar trabajos que no deben comenzar antes de que se complete el anterior. Se pueden seguir las tareas retrasadas y las fechas de entrega próximas.
Organice la comunicación entre central y campo
Las necesidades detectadas en campo, problemas y trabajos por hacer pueden crearse como tareas o registros. Pueden relacionarse con el proyecto correspondiente, ubicación y persona responsable.
El personal de campo puede añadir a la entrada el trabajo realizado, descripción, foto o documento correspondiente. Los equipos centrales pueden seguir el estado actual del trabajo y crear nuevas tareas o directrices.
Así, se evita que decisiones importantes queden solo en los grupos de mensajería y se preserva el historial del proyecto.
Siga los procesos de subcontratistas y proveedores
Subcontratistas y proveedores pueden gestionarse como registros de empresa. La información de contacto, áreas de trabajo, proyectos relacionados, ofertas, pedidos y documentos pueden relacionarse con la misma cuenta.
Los trabajos de los subcontratistas pueden ser monitoreados a través de las tareas del proyecto. Se pueden registrar el alcance del trabajo, la fecha planificada, la persona responsable, el estado de finalización y los resultados del control.
Los contratos de subcontratistas, certificados de competencia y otros documentos pueden guardarse en el registro de la empresa o del proyecto correspondiente. Se pueden crear tareas para los períodos de los documentos y las fechas de renovación.
Gestione las compras y necesidades de materiales
Se pueden crear solicitudes de compra y pedidos para materiales o servicios necesarios en el proyecto. Se puede monitorear el producto, cantidad, proveedor, fecha de entrega esperada y la vinculación al proyecto.
Las ofertas recibidas de diferentes proveedores y el estado de los pedidos pueden mantenerse registradas. Se puede seguir la fecha esperada de entrega del material pedido.
Los materiales recibidos pueden relacionarse con registros de stock y almacén. Así se puede ver qué producto fue ordenado cuándo, en qué proyecto se usará y si la entrega se ha realizado.
XtraCRM no reemplaza software automático de detección o medición; facilita la relación de los resultados preparados en esos sistemas con los procesos de proyecto, compra y costo.
Monitoree movimientos de stock y almacén
Se pueden seguir los productos en el almacén central o en diferentes áreas de stock. En las fichas de productos se pueden conservar el código, unidad, categoría y otra información especial requerida por la empresa.
Los materiales a enviar al proyecto pueden evaluarse junto con los procesos de pedido y stock. Se pueden seguir productos que se acerquen al nivel crítico y compras pendientes.
Si se requiere un sistema de stock especial para la obra, la información como proyecto, obra, bloque o área de uso puede registrarse mediante campos especiales.
Monitoree gastos y costos del proyecto
Los materiales, servicios, transporte, alojamiento, equipamiento y otros gastos relacionados con el proyecto pueden vincularse al proyecto correspondiente o centro de costos.
En los gastos se puede controlar proveedor, fecha, monto, moneda, categoría, documento y estado de aprobación. Los gastos que requieren aprobación pueden dirigirse a los gerentes correspondientes según el sistema de autorizaciones de la empresa.
El presupuesto del proyecto y las órdenes y gastos registrados pueden evaluarse conjuntamente para monitorear la situación financiera del proyecto.
Configure los procesos de certificación de obra según su empresa
Para las certificaciones de obra se pueden crear campos personalizados como período, número de serie, porcentaje de avance, monto bruto, deducciones, estado de aprobación y fecha de pago.
El proceso de certificación se puede seguir a través de las etapas “Preparando, Esperando Control, Presentado al Empleador, Revisión, Aprobado, Facturado y Cobrado”.
Para cada período de certificación, se pueden asignar tareas de control, preparación de documentos, aprobación y facturación al personal correspondiente.
Esta estructura no reemplaza el software de cálculo de certificaciones; permite monitorear el flujo de trabajo, documentos, aprobaciones, facturación y el estado de cobro de las certificaciones preparadas.
Gestiona solicitudes de cambios y trabajos adicionales
Mientras el proyecto continúa, el cliente, el equipo de campo o el equipo técnico pueden generar solicitudes de trabajos adicionales o cambios. Se pueden registrar la descripción de la solicitud, su motivo, costos e impacto en el plazo.
Se pueden establecer etapas para la evaluación de la solicitud de cambio, la fijación de precios y la aprobación del cliente. Los trabajos adicionales aprobados pueden vincularse al proyecto como nuevas tareas, propuestas o pedidos.
Así se evita que los trabajos adicionales solicitados verbalmente se pierdan y que los trabajos no aprobados comiencen sin control.
Gestiona los documentos del proyecto en un solo centro
Contratos, proyectos, planos, mediciones, propuestas, actas de reuniones, fotos de campo, certificados de calidad y documentos de entrega pueden almacenarse bajo el proyecto correspondiente.
Las revisiones de documentos y los archivos actualizados pueden seguirse de forma controlada. Los documentos que requieren revisión o aprobación pueden dirigirse a las personas responsables.
Se puede limitar el acceso de los empleados a archivos y registros según sus roles y permisos. De este modo se reduce el riesgo de uso de planos o documentos no actuales.
Sigue los procesos de vehículos y flotas
Los vehículos de la empresa pueden gestionarse en la sección de Flota con información de matrícula, marca, modelo, kilometraje, seguro e inspección.
Los vehículos pueden asignarse a empleados o departamentos. Se pueden registrar el propósito de la asignación, el kilometraje de salida y retorno, el estado de entrega y comentarios.
Se pueden monitorear el historial de mantenimiento de los vehículos, costos de mantenimiento y la próxima fecha de servicio. La información de obra o proyecto puede añadirse a la asignación del vehículo mediante campos personalizados.
Gestiona procesos de calidad, trabajos pendientes y aceptación
Los trabajos faltantes o no conformes detectados en controles de campo pueden registrarse como tareas. Se pueden registrar ubicación, subcontratista responsable, fecha límite de finalización, fotos y resultados de control.
Los trabajos pendientes pueden pasar por etapas como “Nuevo, Responsable Asignado, En Corrección, Esperando Control y Cerrado”.
Las verificaciones que deben realizarse antes de la aceptación provisional y la aceptación definitiva pueden seguirse con listas de tareas. Las actas de aceptación y los documentos de entrega pueden almacenarse en el registro del proyecto.
Haga seguimiento del período de mantenimiento y garantía
Después de que el proyecto sea entregado, se pueden registrar las fechas de inicio y finalización de la garantía. Las solicitudes dentro del alcance de la garantía pueden asociarse con el cliente y el registro del proyecto.
La solicitud puede asignarse al equipo o contratista correspondiente; las acciones realizadas, los materiales usados y el resultado de la solución pueden registrarse.
Se pueden crear recordatorios para las personas responsables respecto a los proyectos con período de garantía próximo y las solicitudes de clientes en curso.
Defina los permisos de acuerdo con la distribución de tareas
Se pueden definir diferentes permisos de acceso para los equipos de ventas, gestión de proyectos, campo, compras, almacén, finanzas y administración.
Por ejemplo, los empleados de campo pueden actualizar las tareas asignadas a ellos mientras que el equipo de compras puede gestionar los procesos de proveedores y pedidos. El equipo de finanzas puede acceder a registros de gastos, facturas y cobros.
Los gerentes de la empresa pueden monitorear el progreso general de los proyectos, las tareas atrasadas y la situación financiera.
Cree una estructura medible para la administración
En las pantallas de administración se pueden seguir oportunidades de venta, proyectos en curso, fechas próximas de entrega, tareas atrasadas, compras pendientes, documentos faltantes y trabajos abiertos de campo.
Se puede evaluar la siguiente información por cliente, proyecto, obra, equipo responsable o período:
Oportunidades de venta en curso
Tasa de conversión de ofertas a contratos
Estado de avance de proyectos y tareas
Trabajos atrasados
Tareas asignadas a subcontratistas
Pedidos de compra pendientes
Gastos del proyecto y estado del presupuesto
Etapas de certificación de obra, facturación y cobro
Trabajos faltantes o no conformes
Fechas próximas de documentos y contratos
Información de asignación y mantenimiento de vehículos
Solicitudes en curso bajo garantía
XtraCRM no obliga a su empresa a un modelo fijo de proyecto. Puede adaptar los procesos de CRM, proyecto, tarea, compras, inventario, finanzas, flota y documentos a su propio sistema de trabajo mediante campos personalizados y flujos de trabajo, haciendo que todo el proceso, desde la primera solicitud del cliente hasta la entrega del proyecto y el período de garantía, sea más ordenado, medible y rastreable.