Costruzione, Appalto e Gestione Progetti
Nel settore delle costruzioni e degli appalti, un lavoro inizia con l'acquisizione di un'opportunità di vendita e prosegue fino alla consegna del progetto e al periodo di garanzia. Durante questo processo, bisogna gestire insieme relazioni con i clienti, offerte, contratti, compiti in cantiere, acquisti, subappaltatori, materiali, spese e documenti.
XtraCRM integra funzionalità di CRM, vendita, progetto, compito, acquisto, magazzino, finanza, flotta e gestione documentale, permettendo ai team di sede e campo di lavorare con le stesse informazioni aggiornate.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo inizia generalmente con una richiesta di cliente, una gara o una nuova opportunità di progetto. Si definiscono l'ambito del lavoro, la localizzazione, il budget approssimativo, le aspettative di consegna e i requisiti tecnici. Dopo sopralluoghi e valutazioni, si prepara un'offerta.
Quando l'offerta viene accettata, si definiscono contratto, ambito di lavoro, team di progetto, date previste e informazioni di budget. Il progetto viene suddiviso in fasi, voci di lavoro e compiti che vengono assegnati ai responsabili.
Durante l'esecuzione, si gestiscono processi di acquisto per materiali e servizi. Si registrano progressi in cantiere, lavori di subappaltatori, spese, richieste di modifica e documenti. Al completamento, si seguono accettazioni provvisorie o definitive, lavori incompleti, documenti di consegna e il processo di garanzia.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare della tua azienda?
Ogni azienda di costruzioni e appalti ha tipi di progetto, distribuzione dei compiti e struttura di approvazione diversi. In XtraCRM, campi personalizzati, fasi di vendita, compiti di progetto, moduli e flussi di lavoro possono essere configurati secondo l'organizzazione attuale della tua azienda.
Puoi strutturare il tuo processo di vendita nelle fasi “Nuova Opportunità, Valutazione Preliminare, Esplorazione Pianificata, Preparazione Offerta, Offerta Presentata, Revisione, Contrattazione, Contratto e Aggiudicazione”.
Puoi invece seguire il processo di progetto con fasi come “Apertura Progetto, Pianificazione, Preparazione, Esecuzione, Controllo, Lavori Mancanti, Accettazione Temporanea, Accettazione Definitiva e Garanzia”.
Puoi definire aree e processi specifici diversi per abitazioni, edifici commerciali, infrastrutture, impianti industriali, ristrutturazioni e manutenzioni.
Aree specifiche di progetto che puoi utilizzare
Numero progetto e contratto
Informazioni cliente e datore di lavoro
Tipo di progetto
Indirizzo del cantiere e di esecuzione
Responsabile progetto e team di cantiere
Data inizio e fine contratto
Data di consegna prevista e reale
Importo contratto e offerta
Budget e centro di costo
Ambito dei lavori
Percentuale di avanzamento progetto
Appaltatore principale e subappaltatori
Informazioni subappaltatori e fornitori
Stato licenze, permessi e documenti
Periodo e stato delle certificazioni di pagamento
Informazioni su garanzie e cauzioni
Controlli di sicurezza sul lavoro
Stato di accettazione temporanea e definitiva
Lavori mancanti e difettosi
Note specifiche del progetto
Informazioni come posizione, quartiere, blocco, fase, metratura o simili utilizzate dalla vostra azienda possono essere aggiunte come campo personalizzato.
Gestisci i processi di clienti, gare e offerte
Le nuove richieste dei clienti, gli inviti alle gare e le opportunità di progetto possono essere monitorati tramite il CRM. Il tipo di lavoro, il budget stimato, le aspettative di consegna e la data di decisione possono essere registrati nell'opportunità.
Se è necessario effettuare un sopralluogo, può essere assegnato un incarico al personale pertinente. Note sul sopralluogo, fotografie e richieste del cliente possono essere aggiunte al record dell'opportunità.
Le offerte preparate, le revisioni effettuate e le discussioni con i clienti possono essere visualizzate nello stesso storico. Nei lavori persi possono essere registrati motivi come prezzo, durata, idoneità tecnica o preferenza per il concorrente.
Suddividi i progetti in fasi e compiti
I lavori con contratto completato possono essere aperti come progetti. Il progetto può essere suddiviso in fasi principali come preparazione, esecuzione, controllo e consegna.
Sotto ogni fase possono essere definiti i compiti da svolgere. Per ogni compito possono essere monitorate le seguenti informazioni:
Dipendente o squadra responsabile
Data di inizio e fine
Priorità
Stato del lavoro
Percentuale di completamento
Progetto o cliente collegato
Descrizione e lista di controllo
File e fotografie
Informazioni di approvazione o monitoraggio
Compiti collegati possono essere ordinati in sequenza per indicare i lavori che non devono iniziare prima del completamento di quelli precedenti. È possibile monitorare compiti in ritardo e scadenze imminenti.
Organizza la comunicazione tra sede e campo
Le necessità, i problemi e i lavori da svolgere rilevati in campo possono essere creati come compiti o registrazioni. Possono essere collegati al progetto, alla localizzazione e alla persona responsabile pertinente.
Il personale di campo può aggiungere al record le attività svolte, spiegazioni, fotografie o documenti correlati. I team di sede possono monitorare lo stato aggiornato e creare nuovi compiti o indicazioni.
In questo modo si evita che decisioni importanti restino solo nei gruppi di messaggistica, preservando la cronologia del progetto.
Monitora i processi di subappaltatori e fornitori
Subappaltatori e fornitori possono essere gestiti come registrazioni aziendali. Informazioni di contatto, ambiti di lavoro, progetti correlati, offerte, ordini e documenti possono essere associati allo stesso account.
I lavori dei subappaltatori possono essere monitorati tramite compiti di progetto. Possono essere registrati l'ambito del lavoro, la data prevista, la persona responsabile, lo stato di completamento e il risultato del controllo.
I contratti dei subappaltatori, i certificati di idoneità e altri documenti possono essere conservati nella scheda della ditta o nel progetto corrispondente. Possono essere creati compiti per le scadenze dei documenti e le date di rinnovo.
Gestisci acquisti e necessità di materiali
Per i materiali o servizi necessari nel progetto, possono essere creati richieste di acquisto e ordini. Possono essere monitorati prodotto, quantità, fornitore, data di consegna prevista e collegamento al progetto.
Le offerte provenienti da diversi fornitori e lo stato degli ordini possono essere registrati. Può essere monitorata la data di consegna prevista del materiale ordinato.
I materiali ricevuti possono essere collegati ai registri di magazzino e deposito. In questo modo è possibile vedere quale prodotto è stato ordinato quando, a quale progetto sarà utilizzato e se la consegna è avvenuta.
XtraCRM non sostituisce software di computo metrico o di rilievo automatico in questa struttura; consente di collegare i risultati preparati in questi sistemi ai processi di progetto, acquisto e costo.
Monitora i movimenti di magazzino e deposito
I prodotti nel magazzino centrale o in diverse aree di stoccaggio possono essere monitorati. Nelle schede dei prodotti possono essere conservati codice, unità, categoria e informazioni speciali necessarie all'azienda.
I materiali da inviare al progetto possono essere valutati insieme ai processi di ordine e magazzino. Possono essere monitorati i prodotti che si avvicinano al livello critico e gli acquisti in sospeso.
Se è necessario un sistema di magazzino speciale per il cantiere, informazioni come progetto, cantiere, blocco o area di utilizzo possono essere registrate con campi personalizzati.
Monitora le spese e i costi del progetto
Le spese legate a materiali, servizi, trasporti, alloggi, attrezzature e altre relative al progetto possono essere collegate al progetto o al centro di costo pertinente.
Nelle spese possono essere monitorati fornitore, data, importo, valuta, categoria, documento e stato di approvazione. Le spese che richiedono approvazione possono essere indirizzate ai responsabili secondo la struttura di autorizzazione dell'azienda.
Il bilancio del progetto può essere valutato insieme agli ordini e alle spese registrate per monitorare la situazione finanziaria del progetto.
Configura i processi di stato avanzamento lavori secondo la tua azienda
Per gli stati avanzamento lavori possono essere creati campi personalizzati come periodo, numero di serie, percentuale di avanzamento, importo lordo, detrazioni, stato di approvazione e data di pagamento.
Il processo di avanzamento lavori può essere monitorato attraverso le fasi "In Preparazione, In Attesa di Controllo, Presentato al Datore di Lavoro, Revisione, Approvato, Fatturato e Incassato".
Per ogni periodo di avanzamento lavori, le attività di controllo, preparazione dei documenti, approvazione e fatturazione possono essere assegnate al personale competente.
Questa struttura non sostituisce il software di calcolo degli stati di avanzamento; consente di monitorare il flusso di lavoro, i documenti, l'approvazione, la fatturazione e lo stato degli incassi dei lavori preparati.
Gestisci le richieste di modifiche e lavori aggiuntivi
Durante il progetto, il cliente, il team di cantiere o tecnico possono creare richieste di lavoro aggiuntivo o modifiche. La descrizione della richiesta, la motivazione, i costi e l'impatto sui tempi possono essere tracciati.
Per la richiesta di modifica si possono definire fasi di valutazione, quotazione e approvazione da parte del cliente. I lavori aggiuntivi approvati possono essere collegati al progetto come nuovi compiti, offerte o ordini.
In questo modo si evita che le richieste orali di lavori aggiuntivi vengano perse e che lavori non approvati inizino senza controllo.
Gestisci i documenti di progetto in un unico centro
Contratti, progetti, disegni, rilievi, offerte, verbali di riunione, foto di cantiere, certificati di qualità e documenti di consegna possono essere archiviati sotto il relativo progetto.
Le revisioni dei documenti e i file aggiornati possono essere monitorati in modo controllato. I documenti che richiedono revisione o approvazione possono essere indirizzati alle persone responsabili.
L'accesso a file e record può essere limitato in base ai ruoli e ai privilegi dei dipendenti. Così si riduce il rischio di utilizzo di disegni o documenti non aggiornati.
Monitora i processi di veicoli e flotte
I veicoli aziendali possono essere gestiti nella sezione Flotta con targa, marca, modello, chilometraggio, assicurazione e informazioni sui controlli tecnici.
I veicoli possono essere assegnati a dipendenti o reparti. Possono essere registrati lo scopo dell'assegnazione, il chilometraggio di inizio e ritorno, lo stato di restituzione e le osservazioni.
La cronologia della manutenzione, i costi di manutenzione e la data del prossimo servizio possono essere monitorati. Le informazioni sul cantiere o sul progetto possono essere aggiunte tramite campi personalizzati all'assegnazione del veicolo.
Gestisci i processi di qualità, lavori incompleti e accettazione
I lavori incompleti o non conformi rilevati durante i controlli in cantiere possono essere registrati come compiti. Possono essere annotati luogo, subappaltatore responsabile, data ultima per il completamento, foto e risultato del controllo.
I lavori incompleti possono passare attraverso le fasi "Nuovo, Responsabile Assegnato, In Corso di Correzione, In Attesa di Controllo e Chiuso".
I controlli da effettuare prima della accettazione provvisoria e definitiva possono essere monitorati con liste di controllo. I verbali di accettazione e i documenti di consegna possono essere archiviati nel registro del progetto.
Monitora il periodo di manutenzione e garanzia
Dopo la consegna del progetto, possono essere registrate le date di inizio e fine garanzia. Le richieste nell'ambito della garanzia possono essere collegate al cliente e al registro del progetto.
La richiesta può essere assegnata al team o al subappaltatore pertinente; le azioni effettuate, i materiali utilizzati e l'esito della soluzione possono essere registrati.
Possono essere create notifiche per i responsabili riguardo ai progetti con scadenza della garanzia imminente e alle richieste clienti in corso.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Possono essere definite diverse autorizzazioni di accesso per i team vendite, gestione progetto, campo, acquisti, magazzino, finanza e amministrazione.
Ad esempio, i lavoratori sul campo possono aggiornare i compiti assegnati, mentre il team acquisti può gestire processi di fornitori e ordini. Il team finanziario può accedere alle registrazioni di spese, fatture e incassi.
I dirigenti aziendali possono monitorare il progresso generale dei progetti, i lavori in ritardo e la situazione finanziaria.
Crea una struttura misurabile per la gestione
Nelle schermate di gestione possono essere monitorate opportunità di vendita, progetti in corso, scadenze imminenti, compiti in ritardo, acquisti pendenti, documenti mancanti e lavori aperti in campo.
Le seguenti informazioni possono essere valutate per cliente, progetto, cantiere, team responsabile o periodo:
Opportunità di vendita in corso
Tasso di conversione delle offerte in contratti
Stato di avanzamento del progetto e dei compiti
Lavori in ritardo
Compiti assegnati ai subappaltatori
Ordini di acquisto pendenti
Spese del progetto e situazione del budget
Fasi di maturazione, fatturazione e incasso
Lavori mancanti o non conformi
Date imminenti di documenti e contratti
Informazioni su assegnazione e manutenzione dei veicoli
Richieste in corso nell'ambito della garanzia
XtraCRM non costringe la tua azienda a un modello di progetto fisso. Puoi adattare i processi di CRM, progetto, attività, acquisti, magazzino, finanza, flotte e documenti al tuo modo di lavorare con campi personalizzati e flussi di lavoro, rendendo l'intero processo dall'iniziale richiesta del cliente alla consegna del progetto e al periodo di garanzia più organizzato, misurabile e tracciabile.