Construction, Contractation et Gestion de Projet
Dans le secteur de la construction et de la contractation, un travail commence par l'obtention d'une opportunité de vente et se poursuit jusqu'à la livraison du projet et la période de garantie. Pendant ce processus, les relations clients, offres, contrats, tâches sur le terrain, achats, sous-traitants, matériaux, dépenses et documents doivent être gérés ensemble.
XtraCRM réunit les fonctionnalités de CRM, ventes, gestion de projet, tâches, achats, stock, finances, flotte et gestion documentaire, permettant aux équipes du siège et du terrain de travailler avec les mêmes informations à jour.
Comment se déroule le processus dans le secteur ?
Le processus commence généralement par une demande client, un appel d'offres ou une nouvelle opportunité de projet. La portée des travaux, l'emplacement, le budget approximatif, les attentes de livraison et les exigences techniques sont définis. Après exploration et évaluation, une offre est préparée.
Lorsque l'offre est acceptée, le contrat, le périmètre des travaux, l'équipe projet, les dates prévues et les informations budgétaires sont établis. Le projet est divisé en phases, postes de travail et tâches, puis attribué aux responsables.
Lors de la mise en œuvre, des processus d'achat sont menés pour les besoins en matériaux et services. L'avancement sur le terrain, les travaux des sous-traitants, les dépenses, les demandes de modification et les documents sont enregistrés. Une fois le travail terminé, les acceptations provisoires ou définitives, les travaux en suspens, les documents de livraison et la période de garantie sont suivis.
Comment XtraCRM s'adapte-t-il à la façon dont votre entreprise travaille ?
Chaque entreprise de construction et de contractation a des types de projets, une répartition des tâches et une structure d'approbation différents. Dans XtraCRM, les champs personnalisés, étapes de vente, tâches de projet, formulaires et flux de travail peuvent être configurés selon l'organisation existante de votre entreprise.
Vous pouvez structurer votre processus de vente en étapes : « Nouvelle Opportunité, Pré-Évaluation, Découverte Planifiée, Offre en Préparation, Offre Présentée, Révision, Négociation, Contrat et Gagné ».
Vous pouvez suivre votre processus de projet avec des étapes telles que « Ouverture du Projet, Planification, Préparation, Mise en Œuvre, Contrôle, Travaux en Suspens, Réception Provisoire, Réception Définitive et Garantie ».
Vous pouvez définir différents champs et processus spécifiques pour les logements, les bâtiments commerciaux, les infrastructures, les installations industrielles, la rénovation et les travaux d'entretien.
Champs spécifiques au projet que vous pouvez utiliser
Numéro de projet et de contrat
Informations client et maître d'ouvrage
Type de projet
Adresse de chantier et d'exécution
Responsable du projet et équipe terrain
Date de début et de fin du contrat
Date de livraison prévue et réalisée
Montant du contrat et de l'offre
Budget et centre de coûts
Périmètre des travaux
Taux d'avancement du projet
Maître d'œuvre principal et sous-traitants
Informations sur les sous-traitants et fournisseurs
Statut des permis, autorisations et documents
Période et statut d'avancement des paiements
Informations sur les garanties et cautionnements
Contrôles santé et sécurité au travail
Statut de réception provisoire et définitive
Travaux manquants et défauts
Commentaires spécifiques au projet
Les informations telles que la position, le quartier, le bloc, la phase, la superficie ou d'autres données similaires utilisées par votre entreprise peuvent également être ajoutées en tant que champ personnalisé.
Gérez les processus clients, appels d'offres et offres
Les nouvelles demandes clients, invitations à appels d'offres et opportunités de projets peuvent être suivies via le CRM. Le type de travail, le budget estimé, les attentes de livraison et la date de décision peuvent être enregistrés dans le dossier d'opportunité.
Si une visite de découverte est nécessaire, une tâche peut être assignée au personnel concerné. Les notes de découverte, photos et demandes clients peuvent être ajoutées au dossier d'opportunité.
Les offres préparées, les révisions effectuées et les échanges avec le client peuvent être consultés dans un historique commun. Pour les affaires perdues, les raisons comme le prix, le délai, la compétence technique ou la préférence du concurrent peuvent être enregistrées.
Divisez les projets en phases et tâches
Les travaux dont le contrat est finalisé peuvent être ouverts en tant que projet. Le projet peut être divisé en étapes principales telles que la préparation, l'exécution, le contrôle et la livraison.
Chaque phase peut comporter des tâches définies. Pour chaque tâche, les informations suivantes peuvent être suivies :
Employé ou équipe responsable
Date de début et de fin
Priorité
Statut du travail
Pourcentage d'achèvement
Projet ou client associé
Description et liste de contrôle
Fichiers et photos
Informations d'approbation ou de suivi
Des tâches liées peuvent être ordonnées pour définir les travaux qui ne doivent pas commencer avant la fin d'une tâche précédente. Les tâches en retard et les dates de livraison imminentes peuvent être suivies.
Organisez la communication entre le siège et le terrain
Les besoins, problèmes et travaux à réaliser détectés sur le terrain peuvent être créés en tant que tâche ou enregistrement. Ils peuvent être liés au projet, à l'emplacement et au responsable concernés.
Le personnel sur le terrain peut ajouter l'opération effectuée, une description, une photo ou un document lié au dossier. Les équipes du siège peuvent suivre l'état actuel du travail et créer de nouvelles tâches ou orientations.
Ainsi, on évite que les décisions importantes restent uniquement dans les groupes de messagerie et l'historique du projet est préservé.
Suivez les processus des sous-traitants et fournisseurs
Les sous-traitants et fournisseurs peuvent être gérés en tant qu'enregistrements d'entreprise. Leurs coordonnées, domaines de travail, projets concernés, offres, commandes et documents peuvent être liés au même compte.
Les travaux sous-traités peuvent être suivis à travers les missions de projet. L'étendue des travaux, la date prévue, la personne responsable, l'état d'avancement et le résultat du contrôle peuvent être enregistrés.
Les contrats de sous-traitance, les certificats de qualification et d'autres documents peuvent être conservés dans le dossier de l'entreprise ou du projet concerné. Des tâches peuvent être créées pour les durées des documents et les dates de renouvellement.
Gérez les achats et les besoins en matériaux
Des demandes et commandes d'achat peuvent être créées pour les matériaux ou services nécessaires au projet. Le produit, la quantité, le fournisseur, la date de livraison attendue et le lien avec le projet peuvent être suivis.
Les offres reçues de différents fournisseurs et l'état des commandes peuvent être archivés. La date de livraison prévue du matériel commandé peut être surveillée.
Les matériaux réceptionnés peuvent être reliés aux enregistrements de stock et d'entrepôt. Ainsi, on peut voir quel produit a été commandé à quel moment, sur quel projet il sera utilisé et si la livraison a eu lieu.
XtraCRM ne remplace pas un logiciel d'estimation ou de métrage automatique dans cette structure ; il assure la liaison des résultats préparés dans ces systèmes avec les processus de projet, d'achat et de coût.
Suivez les mouvements de stock et d'entrepôt
Les produits dans l'entrepôt central ou dans différents espaces de stockage peuvent être suivis. Les fiches produits peuvent contenir un code, une unité, une catégorie et des informations spécifiques nécessaires à l'entreprise.
Les matériaux à envoyer au projet peuvent être évalués conjointement avec les processus de commande et de stock. Les produits approchant du niveau critique et les achats en attente peuvent être suivis.
Si un système de stock spécifique au chantier est nécessaire, des informations telles que projet, chantier, bloc ou zone d'utilisation peuvent être enregistrées avec des champs personnalisés.
Suivez les dépenses et coûts du projet
Les dépenses liées au projet, telles que matériaux, services, transport, hébergement, équipements et autres frais, peuvent être associées au projet ou au centre de coût concerné.
Les dépenses peuvent être suivies avec fournisseur, date, montant, devise, catégorie, document et état d'approbation. Les dépenses nécessitant une approbation peuvent être redirigées vers les gestionnaires concernés selon le système d'autorisation de l'entreprise.
La situation financière du projet peut être suivie en évaluant conjointement le budget du projet, les commandes et les dépenses enregistrées.
Configurez les processus des situations de travaux selon votre entreprise
Pour les situations de travaux, des champs personnalisés tels que période, numéro de série, taux d'avancement, montant brut, déductions, état d'approbation et date de paiement peuvent être créés.
Le processus d’avancement peut être suivi à travers les étapes « En préparation, En attente de contrôle, Soumis à l’employeur, Révision, Approuvé, Facturé et Recueilli ».
Pour chaque période d’avancement, les tâches de contrôle, préparation des documents, approbation et facturation peuvent être attribuées au personnel concerné.
Cette structure ne remplace pas le logiciel de calcul d’avancement ; elle permet de suivre le flux de travail des avancements préparés, ainsi que les statuts des documents, des approbations, des factures et des paiements.
Gérez les demandes de modifications et travaux supplémentaires
Pendant le projet, des demandes de travaux supplémentaires ou de modifications peuvent être créées par le client, l’équipe terrain ou l’équipe technique. La description de la demande, la raison, le coût et l’impact sur la durée peuvent être enregistrés.
Des étapes d’évaluation, de tarification et d’approbation client peuvent être mises en place pour la demande de modification. Les travaux supplémentaires approuvés peuvent être liés au projet en tant que nouvelle tâche, offre ou commande.
Ainsi, on évite la perte des travaux supplémentaires demandés oralement et le démarrage incontrôlé de travaux non approuvés.
Gérez les documents du projet en un lieu centralisé
Les contrats, projets, plans, devis, offres, comptes rendus de réunions, photos de chantier, documents qualité et documents de livraison peuvent être stockés sous le projet concerné.
Les révisions de documents et les fichiers à jour peuvent être suivis de manière contrôlée. Les documents nécessitant examen ou approbation peuvent être dirigés vers les personnes responsables.
L’accès aux fichiers et enregistrements peut être restreint selon les rôles et autorisations des employés. Cela réduit le risque d’utilisation de plans ou documents obsolètes.
Suivez les processus des véhicules et de la flotte
Les véhicules de l’entreprise peuvent être gérés dans la section Flotte avec les informations de plaque, marque, modèle, kilométrage, assurance et contrôle technique.
Les véhicules peuvent être attribués aux employés ou départements. L’objectif de la mission, le kilométrage au départ et retour, l’état de livraison et les remarques peuvent être enregistrés.
L’historique d’entretien des véhicules, les coûts de maintenance et la date du prochain service peuvent être suivis. Les informations de chantier ou projet peuvent être ajoutées aux affectations des véhicules via des champs personnalisés.
Gérez les processus qualité, travaux manquants et réception
Les travaux manquants ou non conformes identifiés lors des contrôles terrain peuvent être ouverts en tant que tâches. La localisation, le sous-traitant responsable, la date limite de finalisation, la photo et le résultat du contrôle peuvent être enregistrés.
Les travaux manquants peuvent passer par les étapes « Nouveau, Responsable assigné, En correction, En attente de contrôle et Clôturé ».
Les contrôles à effectuer avant l'acceptation temporaire et définitive peuvent être suivis à l'aide de listes de tâches. Les procès-verbaux d'acceptation et les documents de livraison peuvent être conservés dans le dossier du projet.
Suivez la période de maintenance et de garantie
Après la livraison du projet, les dates de début et de fin de garantie peuvent être enregistrées. Les demandes dans le cadre de la garantie peuvent être liées au client et au dossier du projet.
La demande peut être assignée à l'équipe concernée ou à un sous-traitant ; les opérations effectuées, les matériaux utilisés et le résultat de la solution peuvent être enregistrés.
Des rappels peuvent être créés pour les personnes responsables pour les projets dont la période de garantie approche et pour les demandes clients en cours.
Définissez les autorisations selon la répartition des tâches
Différents niveaux d'accès peuvent être définis pour les équipes de vente, gestion de projet, terrain, achats, entrepôt, finance et management.
Par exemple, le personnel sur le terrain peut mettre à jour les tâches qui lui sont assignées tandis que l'équipe achats peut gérer les fournisseurs et les processus de commande. L'équipe finance peut accéder aux enregistrements de dépenses, factures et encaissements.
Les gestionnaires de l'entreprise peuvent surveiller l'avancement général des projets, les tâches retardées et la situation financière.
Créez une structure mesurable pour la gestion
Sur les écrans de gestion, il est possible de suivre les opportunités de vente, les projets en cours, les dates de livraison à venir, les tâches en retard, les achats en attente, les documents manquants et les travaux sur le terrain ouverts.
Les informations suivantes peuvent être évaluées selon les clients, projets, chantiers, équipes responsables ou périodes :
Opportunités de vente en cours
Taux de conversion des offres en contrats
État d'avancement des projets et des tâches
Travaux en retard
Tâches assignées aux sous-traitants
Commandes d'achat en attente
Dépenses de projet et situation budgétaire
Étapes des décomptes, factures et encaissements
Travaux manquants ou non conformes
Dates à venir des documents et contrats
Informations sur l'affectation et la maintenance des véhicules
Demandes en cours dans le cadre de la garantie
XtraCRM, votre entreprise n’est pas contrainte à un modèle de projet fixe. En adaptant les processus CRM, projet, tâche, achat, stock, finance, flotte et document à votre propre organisation de travail grâce à des champs personnalisés et des flux de travail, vous pouvez rendre l’ensemble du processus, depuis la première demande client jusqu’à la livraison du projet et la période de garantie, plus organisé, mesurable et traçable.