Construção, Contratação e Gestão de Projetos
No setor de construção e contratação, um trabalho começa com a obtenção de uma oportunidade de venda e continua até a entrega do projeto e o processo de garantia. Durante esse período, relacionamento com o cliente, propostas, contratos, tarefas de campo, compras, subcontratados, materiais, despesas e documentos devem ser gerenciados conjuntamente.
O XtraCRM reúne funcionalidades de CRM, vendas, projetos, tarefas, compras, estoque, finanças, frota e gerenciamento de documentos para permitir que as equipes da sede e do campo trabalhem com as mesmas informações atualizadas.
Como funciona o processo no setor?
O processo geralmente começa com um pedido do cliente, licitação ou nova oportunidade de projeto. São definidos o escopo do trabalho, localização, orçamento estimado, expectativas de entrega e requisitos técnicos. Após a inspeção e avaliação, é preparada uma proposta.
Quando a proposta é aceita, são criados o contrato, escopo do trabalho, equipe do projeto, datas planejadas e informações orçamentárias. O projeto é dividido em fases, itens de trabalho e tarefas e atribuído aos responsáveis.
Durante a execução, processos de compra são realizados para necessidades de materiais e serviços. O progresso no campo, trabalhos de subcontratados, despesas, solicitações de alterações e documentos são registrados. Ao concluir o trabalho, aceitação provisória ou definitiva, trabalhos pendentes, documentos de entrega e o processo de garantia são acompanhados.
Como o XtraCRM é adaptado ao modo de trabalho da sua empresa?
Cada empresa de construção e contratação tem diferentes tipos de projetos, distribuição de tarefas e estrutura de aprovação. No XtraCRM, campos personalizados, etapas de vendas, tarefas de projeto, formulários e fluxos de trabalho podem ser configurados conforme a estrutura atual da sua empresa.
Você pode estruturar seu processo de vendas com as etapas "Nova Oportunidade, Pré-Avaliação, Descoberta Agendada, Proposta em Preparação, Proposta Enviada, Revisão, Negociação, Contrato e Concluído".
Já o processo do projeto pode ser acompanhado com etapas como "Início do Projeto, Planejamento, Preparação, Execução, Controle, Pendências, Aceitação Provisória, Aceitação Definitiva e Garantia".
Você pode definir diferentes áreas e processos especiais para residências, estruturas comerciais, infraestrutura, instalações industriais, reformas e trabalhos de manutenção.
Áreas especiais de projeto que você pode usar
Número do projeto e do contrato
Informações do cliente e contratante
Tipo de projeto
Endereço do canteiro e da execução
Responsável pelo projeto e equipe de campo
Data de início e término do contrato
Data de entrega planejada e realizada
Valor do contrato e da proposta
Orçamento e centro de custos
Escopo do trabalho
Percentual de progresso do projeto
Empreiteiro principal e subempreiteiros
Informações de subcontratados e fornecedores
Status de licenças, autorizações e documentos
Período e status de medições de pagamento
Informações de garantia e caução
Verificações de saúde e segurança no trabalho
Status de aceitação provisória e definitiva
Trabalhos pendentes e defeituosos
Observações específicas do projeto
Informações como posição, bairro, bloco, fase, metragem ou similares usadas pela sua empresa também podem ser adicionadas como campo personalizado.
Gerencie processos de clientes, licitações e propostas
Novas solicitações de clientes, convites para licitações e oportunidades de projeto podem ser acompanhadas via CRM. Tipo de trabalho, orçamento estimado, expectativa de entrega e data de decisão podem ser registrados na oportunidade.
Se for necessária uma inspeção, uma tarefa pode ser atribuída ao funcionário responsável. Notas da inspeção, fotos e solicitações do cliente podem ser adicionadas ao registro da oportunidade.
Propostas preparadas, revisões feitas e negociações com clientes podem ser visualizadas no histórico. Em trabalhos perdidos, podem ser registradas razões como preço, prazo, qualificação técnica ou preferência do concorrente.
Divida projetos em fases e tarefas
Trabalhos com contrato finalizado podem ser abertos como projetos. O projeto pode ser dividido em fases principais como preparação, execução, controle e entrega.
As tarefas a realizar podem ser definidas como tarefas sob cada fase. As seguintes informações podem ser acompanhadas para as tarefas:
Funcionário responsável ou equipe
Data de início e término
Prioridade
Status do trabalho
Percentual de conclusão
Projeto ou cliente vinculado
Descrição e lista de verificação
Arquivos e fotos
Informações de aprovação ou acompanhamento
Tarefas interligadas podem ser organizadas para impedir o início de trabalhos anteriores não concluídos. Tarefas atrasadas e prazos próximos podem ser monitorados.
Organize a comunicação entre sede e campo
Necessidades, problemas e trabalhos a serem realizados detectados no campo podem ser criados como tarefa ou registro. Podem ser relacionados ao projeto, localização e pessoa responsável.
Funcionários de campo podem adicionar a tarefa, explicação, foto ou documento relacionado ao registro. Equipes da sede acompanham o status atual do trabalho, criando novas tarefas ou direcionamentos.
Assim, evita-se que decisões importantes fiquem somente em grupos de mensagens e preserva-se o histórico do projeto.
Acompanhe processos de subcontratados e fornecedores
Subcontratados e fornecedores podem ser gerenciados como registros da empresa. Informações de contato, áreas de atuação, projetos relacionados, propostas, pedidos e documentos podem ser associados à mesma conta.
Os trabalhos de subcontratação podem ser acompanhados através das tarefas do projeto. O escopo do trabalho, a data planejada, a pessoa responsável, o status de conclusão e o resultado da verificação podem ser registrados.
Contratos de subcontratação, certificados de qualificação e outros documentos podem ser armazenados no registro da empresa ou do projeto relevante. Podem ser criadas tarefas para os prazos dos documentos e datas de renovação.
Gerencie compras e necessidades de materiais
Pedidos de compra e ordens podem ser criados para materiais ou serviços necessários no projeto. Produto, quantidade, fornecedor, data de entrega esperada e conexão com o projeto podem ser acompanhados.
Orçamentos recebidos de diferentes fornecedores e o status dos pedidos podem ser registrados. A data de entrega esperada do material pedido pode ser monitorada.
Materiais recebidos podem ser associados a registros de estoque e depósito. Assim, é possível ver qual produto foi pedido quando, para qual projeto será usado e se a entrega foi realizada.
O XtraCRM não substitui softwares automáticos de levantamento ou medição nesta estrutura; ele permite associar os resultados preparados nesses sistemas com os processos de projeto, compra e custo.
Monitore movimentos de estoque e depósito
Produtos no depósito central ou em diferentes áreas de estoque podem ser acompanhados. Nos cartões de produto, código, unidade, categoria e informações especiais necessárias para a empresa podem ser mantidas.
Materiais a serem enviados para o projeto podem ser avaliados junto com processos de pedido e estoque. Produtos que se aproximam do nível crítico e compras pendentes podem ser monitorados.
Se for necessário um sistema especial de estoque para o canteiro de obras, informações como projeto, canteiro, bloco ou área de uso podem ser registradas com campos especiais.
Acompanhe as despesas e custos do projeto
Materiais, serviços, transporte, hospedagem, equipamentos e outras despesas relacionadas ao projeto podem ser associadas ao projeto ou ao centro de custo relevante.
Nas despesas podem ser acompanhados fornecedor, data, valor, moeda, categoria, documento e status de aprovação. Despesas que exigem aprovação podem ser encaminhadas aos gerentes relevantes conforme a hierarquia de autorização da empresa.
O orçamento do projeto e os pedidos e despesas registrados podem ser avaliados juntos para monitorar a situação financeira do projeto.
Configure os processos de medições conforme sua empresa
Para medições, podem ser criados campos especiais como período, número de ordem, taxa de progresso, valor bruto, deduções, status de aprovação e data de pagamento.
O processo de medição pode ser acompanhado pelas etapas "Em Preparação, Aguardando Revisão, Apresentado ao Empregador, Revisão, Aprovado, Faturado e Recebido".
Para cada período de medição, as tarefas de controle, preparação de documentos, aprovação e faturamento podem ser atribuídas ao pessoal responsável.
Esta estrutura não substitui o software de cálculo de medição; ela permite o acompanhamento do fluxo de trabalho, documentos, aprovações, faturamento e estado de recebimento das medições preparadas.
Gerencie solicitações de alterações e trabalho adicional
Durante o andamento do projeto, solicitações de trabalho adicional e alterações podem ser criadas pelo cliente, equipe de campo ou técnica. A descrição, motivo, custo e impacto no prazo da solicitação podem ser registrados.
Podem ser definidas etapas para avaliação da solicitação de alteração, precificação e aprovação do cliente. Os trabalhos adicionais aprovados podem ser vinculados ao projeto como novas tarefas, propostas ou pedidos.
Assim, evita-se que trabalhos adicionais solicitados verbalmente se percam e que trabalhos não aprovados sejam iniciados de forma descontrolada.
Gerencie os documentos do projeto em um único local
Contratos, projetos, desenhos, levantamentos, propostas, atas de reunião, fotos de campo, certificados de qualidade e documentos de entrega podem ser armazenados sob o projeto relevante.
As revisões de documentos e os arquivos atualizados podem ser acompanhados de forma controlada. Documentos que exigem revisão ou aprovação podem ser encaminhados para as pessoas responsáveis.
O acesso a arquivos e registros pode ser restringido conforme os papéis e permissões dos funcionários. Dessa forma, o risco de uso de desenhos ou documentos desatualizados é reduzido.
Acompanhe os processos de veículos e frota
Os veículos da empresa podem ser gerenciados na seção de Frota com informações como placa, marca, modelo, quilometragem, seguro e inspeção.
Os veículos podem ser atribuídos a funcionários ou departamentos. O propósito da designação, quilometragem de início e retorno, status de entrega e observações podem ser registrados.
O histórico de manutenção, custos de manutenção e a próxima data de serviço dos veículos podem ser acompanhados. Informações de obra ou projeto podem ser adicionadas à designação do veículo através de campos personalizados.
Gerencie qualidade, trabalhos pendentes e processos de aceitação
Trabalhos pendentes ou inadequados detectados nas inspeções de campo podem ser registrados como tarefas. Localização, subcontratado responsável, data limite para conclusão, fotos e resultado da inspeção podem ser registrados.
Os trabalhos pendentes podem passar pelas etapas "Novo, Responsável Designado, Em Correção, Aguardando Revisão e Fechado".
As verificações que devem ser feitas antes da aceitação provisória e definitiva podem ser monitoradas com listas de tarefas. Os relatórios de aceitação e os documentos de entrega podem ser armazenados no registro do projeto.
Acompanhe o período de manutenção e garantia
Após a entrega do projeto, as datas de início e término da garantia podem ser registradas. As solicitações recebidas dentro da garantia podem ser associadas ao cliente e ao registro do projeto.
A solicitação pode ser atribuída à equipe relevante ou prestador de serviços; o procedimento realizado, o material utilizado e o resultado da solução podem ser registrados.
Podem ser criados lembretes para as pessoas responsáveis para projetos com prazo de garantia próximo e solicitações de clientes em andamento.
Defina as permissões conforme a distribuição de tarefas
Diferentes níveis de acesso podem ser definidos para as equipes de vendas, gestão de projetos, campo, compras, estoque, finanças e administração.
Por exemplo, os trabalhadores de campo podem atualizar as tarefas atribuídas a eles enquanto a equipe de compras pode gerenciar processos de fornecedores e pedidos. A equipe financeira pode acessar registros de despesas, faturas e cobranças.
Os gestores da empresa podem monitorar o progresso geral dos projetos, tarefas atrasadas e a situação financeira.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nas telas de gestão, podem ser acompanhadas oportunidades de vendas, projetos em andamento, datas de entrega próximas, tarefas atrasadas, compras pendentes, documentos faltantes e trabalhos abertos em campo.
As seguintes informações podem ser avaliadas com base no cliente, projeto, canteiro, equipe responsável ou período:
Oportunidades de vendas em andamento
Taxa de conversão de propostas em contratos
Status de progresso de projetos e tarefas
Trabalhos atrasados
Tarefas atribuídas a prestadores de serviços
Pedidos de compra pendentes
Despesas do projeto e status orçamentário
Fases de faturas, pagamentos e recebimentos
Trabalhos faltantes e inadequados
Datas próximas de documentos e contratos
Informações sobre alocação e manutenção de veículos
Solicitações em andamento sob garantia
XtraCRM não obriga sua empresa a um modelo fixo de projeto. Você pode adaptar os processos de CRM, projeto, tarefa, compras, estoque, finanças, frota e documentos ao seu próprio modo de trabalho, usando campos personalizados e fluxos de trabalho, tornando todo o processo, desde a primeira solicitação do cliente até a entrega do projeto e o período de garantia, mais organizado, mensurável e rastreável.