建設、請負およびプロジェクト管理
建設および請負業界における仕事は、販売機会の獲得から始まり、プロジェクトの引き渡しおよび保証期間まで続きます。この過程で、顧客関係、見積もり、契約、現場のタスク、購買、下請け業者、資材、費用、ドキュメントは一体的に管理されなければなりません。
XtraCRMはCRM、販売、プロジェクト、タスク、購買、在庫、財務、車両管理およびドキュメント管理の機能を統合し、本社と現場のチームが同じ最新情報に基づいて作業できるようにします。
業界におけるプロセスはどのように進行するのでしょうか？
通常プロセスは顧客の要求、入札、または新規プロジェクト機会から始まります。仕事の範囲、場所、おおよその予算、納期の期待、技術的要件が決定されます。調査と評価の後に見積もりが作成されます。
見積もりが受け入れられると、契約、作業範囲、プロジェクトチーム、予定日程および予算情報が作成されます。プロジェクトは段階、作業項目、タスクに分割され、責任者に割り当てられます。
施工中は資材やサービスの必要に応じて購買プロセスが行われます。現場の進捗、下請け業者の作業、費用、変更要求およびドキュメントが記録されます。作業完了時には仮受け入れまたは本受け入れ、不足作業、納品書類および保証プロセスが追跡されます。
XtraCRMは貴社の業務形態にどのように適応されるのでしょうか？
各建設および請負会社はプロジェクトの種類、タスクの配分、承認構造が異なります。XtraCRMではカスタムフィールド、販売段階、プロジェクトタスク、フォームおよびワークフローを貴社の現在の仕組みに合わせて構成できます。
販売プロセスを「新しい機会、事前評価、調査予定、提案準備中、提案提出済み、修正、交渉、契約および獲得」という段階で構成できます。
プロジェクトプロセスは「プロジェクト開始、計画、準備、実施、管理、不足作業、仮受け入れ、最終受け入れおよび保証」といった段階で追跡できます。
住宅、商業施設、インフラ、産業施設、リノベーションおよび保守作業に対して、異なる専用領域とプロセスを定義できます。
利用可能なプロジェクト専用フィールド
プロジェクトおよび契約番号
顧客および発注者情報
プロジェクトタイプ
現場および施工住所
プロジェクト責任者および現場チーム
契約開始日および終了日
予定および実際の納期
契約および提案金額
予算およびコストセンター
作業範囲
プロジェクト進捗率
元請業者および下請業者
下請けおよびサプライヤー情報
許可証、承認および書類状況
出来高支払い期間および状況
保証および保証情報
労働安全衛生チェック
仮受け入れおよび最終受け入れ状況
不足および不良作業
プロジェクト固有の説明
御社で利用されている区画、地区、ブロック、段階、面積などの情報もカスタムフィールドとして追加できます。
顧客、入札および提案プロセスを管理する
新しい顧客からの要望、入札招待、およびプロジェクト機会はCRMを通じて追跡できます。仕事の種類、予算見込み、納品予定、決定日などの情報を機会記録に保持できます。
調査が必要な場合、関連スタッフにタスクを割り当てられます。調査のメモ、写真、顧客の要望を機会記録に追加できます。
作成した提案書、修正履歴、および顧客との打ち合わせは同じ履歴で閲覧できます。失注した案件では価格、期間、技術的適格性、競合選択などの理由を記録できます。
プロジェクトを段階およびタスクに分割する
契約が完了した案件はプロジェクトとして開始できます。プロジェクトは準備、実施、管理、納品などの主要な段階に分けられます。
各段階の下に実施する作業をタスクとして定義できます。タスクには以下の情報を追跡可能です：
担当者またはチーム
開始日と終了日
優先度
作業状況
完成率
関連プロジェクトまたは顧客
説明およびチェックリスト
ファイルおよび写真
承認または追跡情報
相互に関連するタスクを順序付けることで、前の作業が完了するまで次の作業を開始しない必要がある作業を特定できます。遅延しているタスクや近づく納期を追跡可能です。
本社と現場のコミュニケーションを整理する
現場で特定されたニーズ、問題、および実施すべき作業はタスクまたは記録として作成できます。関連プロジェクト、場所、担当者と紐付け可能です。
現場のスタッフは実施した作業、説明、写真、関連書類を記録に追加できます。本社のチームは作業の最新状況を追跡し、新しいタスクや指示を作成できます。
これにより重要な決定事項がメッセージンググループにのみ留まることを防ぎ、プロジェクトの履歴が維持されます。
下請け業者およびサプライヤーのプロセスを追跡する
下請け業者およびサプライヤーは会社の記録として管理できます。連絡情報、業務分野、関連プロジェクト、提案、発注、書類を同一アカウントに紐付けることが可能です。
下請け作業はプロジェクトのタスクを通じて追跡できます。作業範囲、予定日、責任者、完了状況および検査結果を記録できます。
下請契約、資格証明書およびその他の書類は、関連する企業またはプロジェクトの記録に保管できます。文書の有効期限および更新日時についてタスクを作成できます。
購買および材料のニーズを管理する
プロジェクトで必要な材料やサービスについて、購買要求および注文を作成できます。製品、数量、供給者、予定納期およびプロジェクトとの関連を追跡できます。
複数の供給者からの見積もりおよび注文状況を記録に保持できます。注文された材料の予定納期を監視できます。
受け取った材料は在庫および倉庫記録と関連付けられます。これにより、どの商品がいつ注文され、どのプロジェクトで使用され、納品が完了したかを確認できます。
XtraCRMはこの仕組みで自動算出や数量計測ソフトウェアの代わりにはなりません。これらのシステムで作成された結果をプロジェクト、購買およびコストプロセスに関連付けることを可能にします。
在庫および倉庫の動きを追跡する
中央倉庫や複数の在庫エリアの製品を追跡できます。製品カードにはコード、単位、カテゴリおよび企業が必要とする特別な情報を保管できます。
プロジェクトに配送される材料は注文および在庫のプロセスと共に評価できます。重要な水準に近づく製品や保留中の購買を監視できます。
建設現場専用の在庫管理が必要な場合は、プロジェクト、現場、ブロックまたは使用場所の情報を特別なフィールドで記録できます。
プロジェクト経費およびコストを追跡する
プロジェクトに関連する材料、サービス、輸送、宿泊、機器およびその他の経費は、関連するプロジェクトまたはコストセンターに結び付けられます。
経費に関しては、供給者、日付、金額、通貨、カテゴリ、書類および承認状況を追跡できます。承認が必要な経費は企業の権限規定に応じて適切な管理者に送られます。
プロジェクト予算と記録された注文および経費をともに評価することで、プロジェクトの財務状況を監視できます。
御社のために支払手続きを構築する
支払手続きには期間、連番、進捗率、総額、控除、承認状況および支払日などの特別フィールドを作成できます。
出来高請求プロセスは「準備中」「確認待ち」「発注者に提出済み」「修正」「承認済み」「請求済み」「回収済み」の各段階で追跡できます。
各出来高請求期間ごとに、確認、書類作成、承認、請求のタスクを関係者に割り当てることができます。
この仕組みは出来高請求計算ソフトの代わりにはなりませんが、作成された請求のワークフロー、書類、承認、請求、および回収状況の追跡を可能にします。
変更および追加作業の要求を管理する
プロジェクト進行中に、顧客、現場または技術チームから追加作業や変更の要求が作成されることがあります。要求の説明、理由、コストおよび期間の影響を記録できます。
変更要求に対して評価、価格設定、および顧客承認の段階を設けることができます。承認された追加作業はプロジェクトに新しいタスク、提案、または注文として紐づけられます。
このように、口頭での追加作業要求の消失や未承認の作業が無秩序にはじまることを防止できます。
プロジェクト文書を一元管理する
契約、プロジェクト、図面、調査、提案、会議記録、現場写真、品質書類、納品書類を関連プロジェクトの下に保存できます。
文書の改訂や最新ファイルを管理的に追跡できます。レビューや承認が必要な書類は担当者に割り当てられます。
従業員の役割や権限に基づいて閲覧可能なファイルや記録を制限できます。これにより、古い図面や文書を使用するリスクを減らせます。
車両および車両隊のプロセスを追跡する
会社車両は、ナンバープレート、ブランド、モデル、走行距離、保険、車検情報にて車両隊セクションで管理できます。
車両は従業員や部署に割り当てられます。割り当て目的、出発・帰着の走行距離、引渡状況、説明を記録可能です。
車両の整備履歴、整備コスト、および次回サービス日を追跡できます。工事現場やプロジェクト情報をカスタムフィールドで車両割り当てに追加可能です。
品質、不足作業、受入れプロセスを管理する
現場検査で判明した不足または不適合作業をタスクとして登録できます。場所、責任下請け業者、最終完了日、写真、検査結果を記録可能です。
不足作業は「新規」「責任者割当」「修正中」「確認待ち」「完了」の段階を経て管理されます。
仮受け入れおよび正式受け入れ前に行うべき点検は、作業リストで追跡できます。受け入れ記録および引き渡し書類はプロジェクト記録に保存可能です。
メンテナンスと保証期間を追跡する
プロジェクト引き渡し後、保証の開始日時と終了日時を記録できます。保証期間中の要望は顧客やプロジェクト記録と関連付け可能です。
要望は該当チームまたは下請け業者に割り当てでき、行われた処理、使用された材料、解決結果を記録に残せます。
保証期間が近づいているプロジェクトや進行中の顧客要望について、担当者にリマインダーを作成できます。
権限を役割分担に応じて設定する
営業、プロジェクト管理、現場、購買、倉庫、財務、管理チームに異なるアクセス権を設定できます。
例えば現場作業員は割り当てられた作業を更新し、購買チームはサプライヤーおよび注文プロセスを管理できます。財務チームは費用、請求書、回収の記録にアクセス可能です。
企業の管理者はプロジェクトの進捗状況、遅延業務、および財務状況を監視できます。
管理のために計測可能な仕組みを作る
管理画面で営業チャンス、進行中のプロジェクト、納期接近タスク、遅延タスク、保留中の購買、欠落書類、現場作業を追跡できます。
顧客、プロジェクト、現場、責任チーム、期間別に以下の情報を評価できます：
進行中の営業チャンス
見積もりが契約に変わる割合
プロジェクトおよび作業の進捗状況
遅延業務
下請け業者に割り当てられた作業
保留中の購買注文
プロジェクト経費および予算状況
進捗金、請求書、回収段階
欠落および不適切な作業
期限接近の書類および契約
車両の任務割り当ておよびメンテナンス情報
保証期間内の継続要望
XtraCRMは、御社を固定のプロジェクトモデルに縛りません。CRM、プロジェクト、タスク、購買、在庫、財務、車両管理、およびドキュメントのプロセスをカスタムフィールドとワークフローで御社の業務に合わせて調整し、最初の顧客要望からプロジェクトの納品および保証期間まで、すべてのプロセスをより整然と、測定可能で追跡可能にすることができます。