建筑、承包与项目管理
建筑与承包行业的一项工作，从销售机会的获取开始，持续到项目交付和保修阶段。在此过程中，应共同管理客户关系、报价、合同、现场任务、采购、分包商、材料、费用和文件。
XtraCRM集成了CRM、销售、项目、任务、采购、库存、财务、车队和文件管理功能，确保总部和现场团队基于相同的最新信息协同工作。
行业中的流程是如何运作的？
流程通常从客户需求、招标或新项目机会开始。确定工作的范围、地点、预估预算、交付预期和技术要求。经过勘察和评估后，制定报价。
报价被接受后，制定合同、工作范围、项目团队、计划日期和预算信息。项目被划分为阶段、工作项和任务，并分配给负责人。
实施过程中，针对材料和服务需求开展采购流程。记录现场进度、分包工作、费用、变更请求和文件。工作完成后，跟踪临时或最终验收、未完成项、交付文件和保修流程。
XtraCRM如何适应贵公司的工作方式？
每家建筑和承包公司的项目类型、任务分配和审批结构各异。XtraCRM中的自定义字段、销售阶段、项目任务、表单和工作流可根据贵公司的现有流程进行配置。
您可以将销售流程设定为“新机会、初步评估、计划调研、报价准备、报价提交、修订、谈判、合同与成交”阶段。
您也可以通过“项目启动、规划、准备、实施、控制、遗留问题、临时验收、最终验收和保修”这样的阶段来跟踪项目流程。
您可以为住宅、商业建筑、基础设施、工业设施、翻新和维护工作定义不同的专属领域和流程。
您可使用的项目专属领域
项目和合同编号
客户和发包方信息
项目类型
工地和施工地址
项目负责人和现场团队
合同开始和结束日期
计划交付日期和实际交付日期
合同和报价金额
预算和成本中心
工作的范围
项目进度比例
总承包商和分包商
分包和供应商信息
许可证、批准和文件状态
结算周期及状态
担保和保修信息
职业健康与安全检查
临时验收和最终验收状态
未完成和缺陷工作
项目专属备注
贵公司使用的岗位、区域、楼栋、阶段、面积或类似信息也可以作为自定义字段添加。
管理客户、招标和报价流程
新客户需求、招标邀请和项目机会可以通过CRM进行跟踪。机会记录中可以保存工作类型、预计预算、交付期望和决策日期。
如果需要现场勘察，可以指派相关人员为该任务。勘察笔记、照片和客户需求可以添加到机会记录中。
准备的报价、修改记录和客户沟通可在同一历史记录中查看。失败的项目中可以记录价格、时间、技术能力或竞争对手选择等原因。
将项目分阶段和任务管理
已完成合同的工作可以作为项目开启。项目可以划分为准备、实施、控制和交付等主要阶段。
每个阶段下可以定义需完成的任务。任务可跟踪以下信息：
负责人或团队
开始和结束日期
优先级
工作状态
完成比例
关联项目或客户
说明和检查清单
文件和照片
批准或跟踪信息
通过任务间的顺序关联，可以确定前置任务未完成时不应开始的工作。可跟踪延迟任务和即将到期的交付日期。
规范总部与现场的沟通
现场发现的需求、问题和待办事项可作为任务或记录创建，并关联到相关项目、地点和负责人。
现场人员可以为已完成的工作添加说明、照片或相关文档。总部团队可以跟踪工作最新状态并创建新的任务或指示。
这样可以避免重要决策仅停留在聊天组中，并保留项目历史记录。
跟踪分包商和供应商流程
分包商和供应商可以作为公司记录进行管理。联系方式、工作领域、相关项目、报价、订单和文件均可关联至同一账户。
分包商工作可通过项目任务进行跟踪。可记录工作的范围、计划日期、负责人、完成情况和检验结果。
分包商合同、资格证书及其他文件可存储于相关公司或项目记录中。可针对文件期限及续约日期创建任务。
管理采购及材料需求
可为项目所需的材料或服务创建采购申请和订单。产品、数量、供应商、预期交货日期及项目关联可被跟踪。
不同供应商的报价及订单状态可被记录。可监控订购材料的预期交货日期。
收货的材料可与库存和仓库记录关联。这样可查看产品何时订购，在哪个项目中使用以及是否已交付。
XtraCRM不替代自动测量或计量软件；它支持将这些系统生成的结果与项目、采购和成本流程关联。
跟踪库存和仓库动态
可跟踪中央仓库或不同库存区域的产品。产品卡可保存编码、单位、类别及企业所需的特殊信息。
发往项目的材料可与订单和库存流程一同管理。可监控临近临界水平的产品及待处理采购。
若工地需要特殊库存管理，可通过项目、工地、栋号或使用区域等信息用特殊字段记录。
跟踪项目费用和成本
与项目相关的材料、服务、交通、住宿、设备及其他费用可与相关项目或成本中心关联。
费用中可跟踪供应商、日期、金额、货币、类别、文件和审批状态。需审批的费用可依据企业权限规则转发至相关主管。
通过关联项目预算与录入的订单和费用，可综合评估项目的财务状况。
根据公司情况配置工程款支付流程
可为工程款创建期间、序号、进度比例、毛额、扣款、审批状态及付款日期等自定义字段。
进度支付流程可通过"准备中、等待审核、提交给雇主、修订、已批准、已开票和已收款"阶段进行跟踪。
每个进度支付周期的审核、文件准备、批准和开票任务可以分配给相关人员。
此结构不能替代进度支付计算软件；它用于监控已准备的进度支付的工作流程、文件、批准、发票和收款状态。
管理变更和追加工作请求
在项目进行过程中，客户、现场或技术团队可以提出追加工作和变更请求。请求的说明、原因、成本和时间影响可以被记录。
可以为变更请求设立评估、定价和客户批准阶段。已批准的追加工作可作为新任务、报价或订单链接到项目中。
这样可以防止口头要求的追加工作丢失，以及未获批准的工作无控制地开始。
在一个中心管理项目文件
合同、项目、图纸、勘察、报价、会议记录、现场照片、质量文件和交接资料可以保存在相关项目下。
文件修订和最新文件可以被有序跟踪。需要审核或批准的文件可以指派给负责人。
根据员工的角色和权限，可以限制其访问的文件和记录，从而减少使用非最新图纸或文件的风险。
跟踪车辆和车队流程
公司车辆可在车队部分管理，包括车牌、品牌、型号、里程、保险和年检信息。
车辆可以分配给员工或部门。可以记录分配目的、开始和结束里程、交接状态及说明。
可追踪车辆的维修历史、维修费用及下一次保养日期。通过自定义字段可将工地或项目信息添加至车辆分配。
管理质量、缺陷和验收流程
现场检查中发现的缺陷或不合格工作可作为任务创建。可记录地点、责任分包商、最后完成日期、照片和检查结果。
缺陷工作可经历"新建、分配负责人、正在修正、等待检查和关闭"等阶段。
临时验收和最终验收之前需要进行的检查可以通过任务清单进行跟踪。验收记录和交付文件可以保存在项目档案中。
跟踪维护和保修期
项目交付后，可以记录保修的开始和结束日期。保修范围内的请求可以与客户和项目档案关联。
请求可以分配给相关团队或分包商；执行的操作、使用的材料和解决结果都可以被记录。
对于保修期即将到期的项目和持续的客户请求，可以为负责人员创建提醒。
根据任务分配确定权限
可以为销售、项目管理、现场、采购、仓库、财务和管理团队定义不同的访问权限。
例如，现场员工更新分配给他们的任务，而采购团队管理供应商和订单流程。财务团队可以访问支出、发票和收款记录。
公司管理人员则可以监控项目的整体进展、延误任务和财务状况。
为管理建立可衡量的架构
管理面板可以跟踪销售机会、进行中的项目、即将到期的交付日期、延迟任务、待处理采购、缺失文件和开放的现场工作。
可以按客户、项目、工地、负责团队或时间段评估以下信息：
进行中的销售机会
报价转合同的比例
项目和任务进度情况
延误的工作
分包商分配的任务
待处理的采购订单
项目支出和预算状况
支付申请、发票和收款阶段
缺失和不合格的工作
即将到期的文件和合同日期
车辆派遣和维护信息
保修范围内的持续请求
XtraCRM 不会将您的公司限制在固定的项目模型中。通过自定义字段和工作流程，将 CRM、项目、任务、采购、库存、财务、车队和文档流程适应您的工作方式，您可以使从首次客户需求到项目交付及保修期的整个过程更加有序、可衡量和可跟踪。