شركات الفعاليات والتنظيم
لا يعتمد النجاح في قطاع الفعاليات والتنظيم فقط على العمل في يوم الفعالية. يجب التخطيط مسبقًا لاستلام طلب العميل، تحليل الاحتياجات، العرض، العقد، المكان، المورد، المعدات، الأفراد، التجهيز، سير الفعالية والعمليات المالية.
يجمع XtraCRM بين ميزات إدارة علاقات العملاء، المبيعات، المشاريع، المهام، الشراء، المخزون، الأسطول، الوثائق والمالية ليتيح لك إدارة كل العملية من أول لقاء مع العميل وحتى إغلاق الفعالية من مركز واحد.
كيف تتم إدارة العملية في القطاع؟
تبدأ العملية عادة بطلب الفعالية من العميل. يتم تحديد نوع الفعالية، تاريخها، مكانها، عدد المشاركين، نطاق الخدمة والميزانية.
بعد تحليل الاحتياجات، يتم التخطيط للمكان، المعدات التقنية، الديكور، الأطعمة والمشروبات، النقل، الإقامة، الأفراد والخدمات الأخرى لتُعد عرضًا.
عند قبول العرض يُنشأ العقد وتسجيل المشروع. تُقسم التنظيمات إلى مراحل ومهام؛ ويتم تحديد الموردين، الفرق، مواعيد التسليم والمسؤولين.
قبل الفعالية، يتم إتمام التجهيزات والفحوصات. يتم متابعة سير العمليات يوم الفعالية. بعد الفعالية، تتم عمليات التفكيك، إرجاع المعدات، فحوص الموردين، الفواتير وجمع ملاحظات العملاء.
كيف يتكيف XtraCRM مع طريقة عمل شركتك؟
لكل شركة تنظيم خدمات، هيكل فريق وسير مشاريع مختلف. في XtraCRM، يمكن تهيئة الحقول الخاصة، المشاريع، المهام ومراحل المبيعات حسب تنظيم شركتك.
يمكنك تكوين عملية المبيعات لديك من خلال المراحل: "طلب جديد، تحليل احتياجات، فحص المكان، إعداد العرض، تقديم العرض، المراجعة، موافقة العميل، العقد والفوز بالصفقة".
يمكنك متابعة عملية التنظيم الخاصة بك من خلال مراحل "افتتاح المشروع، التخطيط، التوريد، التحضير، التركيب، الفحص النهائي، استمرار الفعالية، الفك، الإغلاق والانتهاء".
يمكنك تعريف مجالات وسير عمل منفصلة لأنواع مختلفة من الفعاليات مثل الفعاليات المؤسسية، المؤتمرات، المعارض، الإطلاقات، حفلات الزواج، المهرجانات، الحفلات الموسيقية، الاجتماعات أو الدعوات الخاصة.
مجالات خاصة بالفعالية يمكنك استخدامها
رقم الفعالية أو المشروع
العميل والعلامة التجارية
نوع الفعالية
اسم الفعالية
التاريخ والوقت
أوقات التركيب والفك
المكان والعنوان الكامل
عدد المشاركين
الجمهور المستهدف
هدف الفعالية
نطاق الخدمة
مدير المشروع
مسؤول العمليات
الفريق الإبداعي
الفريق الفني
المخّول بموافقة العميل
الميزانية وقيمة العقد
خطة الدفع
معلومات المورد
احتياجات المعدات
احتياجات النقل والإقامة
حالة التصاريح والمستندات
معلومات المخاطر والطوارئ
حالة المشروع
يمكن إضافة معلومات المشهد، الصوت، الإضاءة، الديكور، الضيافة أو الإنتاج الأخرى إلى المجالات الخاصة وفقًا لنمط خدمة شركتكم.
إدارة طلبات العملاء
يمكن ربط الطلبات الواردة عبر الهاتف، الموقع الإلكتروني، البريد الإلكتروني، الإعلان، الإحالة أو واتساب مع العميل في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM).
يمكن تسجيل نوع الفعالية، التاريخ، عدد المشاركين، المكان المفضل، توقعات الخدمة والميزانية التقريبية.
يمكن تعيين الطلب الجديد لمسؤول المبيعات أو المشروع المعني. يمكن إنشاء مهام لجمع المعلومات الناقصة، إجراء الاستكشاف أو جدولة اجتماعات مع العملاء.
يمكن تحديد تذكيرات للفرص التي لم تُعالَج لفترة طويلة. يمكن الإبلاغ عن أسباب فقدان الأعمال مثل السعر، التاريخ، النطاق أو اختيار المنافس.
توحيد عملية تحليل الاحتياجات وإعداد الموجز
يمكن تسجيل توقعات العميل من خلال مجالات موجز موحدة. يمكن تحديد هدف الفعالية، الجمهور المستهدف، لغة العلامة التجارية، هيكل البرنامج والطلبات الخاصة.
يمكن متابعة الشعارات، أدلة العلامة التجارية، الصور، معلومات المتحدثين، قوائم الدعوات أو المحتويات المماثلة المطلوبة من العميل بواسطة قائمة التحقق.
يمكن إنشاء مهمة لمسؤول العميل فيما يخص المعلومات والمستندات الناقصة. بذلك تُراجع المدخلات الضرورية قبل الانتقال إلى مرحلة العرض والتنفيذ.
إدارة الاستكشاف وتقييم الموقع
يمكن التخطيط لتاريخ الاستكشاف، الموقع وعدد المشاركين. يمكن إضافة القياسات، الصور، معلومات الوصول والاحتياجات التقنية التي تم الحصول عليها في الاستكشاف إلى سجل المشروع.
يمكن إنشاء مجالات تحكم خاصة للكهرباء، منطقة التحميل، المنصة، الصوت، الإضاءة، الإنترنت، الأمن والاحتياجات الأخرى.
يمكن تعيين الأعمال اللازمة بعد الاستكشاف كمهام للفرق المعنية. يمكن حفظ قيود المكان وساعات العمل مع معلومات المشروع.
متابعة عمليات العرض والعقود
يمكن إنشاء الموقع، المعدات، الموظفين، الديكور، الطعام والشراب، التنقل والخدمات الأخرى كعناصر في العرض.
يمكن متابعة مراحل إعداد العرض، المراجعة، العرض للعميل، التنقيح والموافقة. يمكن إعداد عروض منفصلة لحزم الفعاليات المختلفة أو نطاقات الخدمات البديلة.
يمكن إنشاء موافقة من المدير لميزانية محددة أو خصومات أو شروط دفع. يمكن تحويل العرض المعتمد إلى طلب مبيعات ومشروع تنظيم.
يمكن حفظ العقد وملحقاته في سجل العميل أو المشروع المعني.
حوّل التنظيم إلى مشروع
يمكن فتح الفعالية التي تم إكمال عقدها كمشروع. يمكن تقسيم المشروع إلى مراحل رئيسية مثل التخطيط، التحضير، التركيب، التنفيذ، الفك والإغلاق.
يمكن إنشاء المهام للعمل الذي سيتم تحت كل مرحلة. يمكن متابعة المعلومات التالية في المهام:
المهمة أو البند العمل
الفعالية المرتبطة
الموظف المسؤول أو الفريق
المورد
وقت البدء والانتهاء
الأولوية
الحالة
قائمة التحقق
الملفات المرتبطة
موافقة العميل
الوصف والملاحظات
يمكن عرض الأعمال القادمة والمتأخرة على أساس المشروع.
قم بإدارة برنامج وتدفق الفعالية
يمكن تخطيط خطوات مثل الاستقبال، العرض، الخطاب، الانتقال بين المسارح، التقديم، الاستراحة والإغلاق في برنامج يوم الفعالية من خلال حقول خاصة أو مهام.
يمكن حفظ معلومات الساعة، الشخص المسؤول، الموقع والمعدات المطلوبة لكل خطوة من خطوات البرنامج.
يمكن تحويل تغييرات البرنامج إلى الفريق كمهمة أو إشعار. يمكن حفظ تدفق الفعالية الحالي مع سجلات المشروع ذات الصلة.
نظام XtraCRM ليس نظام أتمتة تدفق مسرح أو بث متخصص؛ بل يسمح بمتابعة المهام، المسؤولين ومعلومات الوقت في برنامج الفعالية بشكل منظم ومشترك.
خطط لتكليفات الفريق والموظفين
يمكن تعيين مدير المشروع، المسؤول الميداني، الفريق الفني، موظفي الاستقبال، المضيفات، الأمن أو الموظفين الآخرين للمهام المتعلقة بالفعالية.
يمكن حفظ الأيام والفترات الزمنية التي يعمل فيها الموظفون باستخدام حقول خاصة. يمكن عرض مكان المهمة، المسؤوليات ومعلومات الاتصال في سجل المشروع.
يمكن التحقق من الجداول وتقسيم المهام لمنع تعيين نفس الموظف أو الفريق في فعاليات متداخلة.
يمكن ربط الموظفين الخارجيين بسجل المورد أو الخدمة المعنية.
إدارة عمليات الموردين
يمكن إدارة الأماكن، وخدمات التموين، والصوت والضوء، والديكور، والنقل، والإقامة، والطباعة، وغيرها من مقدمي الخدمات كحسابات موردين.
يمكن الاحتفاظ بأشخاص الاتصال لدى المورد، والعروض، والعقود، والمشاريع ذات الصلة، والوثائق كلها تحت حساب واحد.
يمكن إنشاء المهام لتسليمات أو خدمات متوقعة من المورد. يمكن متابعة تاريخ التسليم، والمبلغ، وشروط الدفع، وحالة الموافقة.
تتم تقييم العروض المستلمة لنفس الخدمة والمعلومات السابقة عن العمل في قرارات الشراء.
تابع عمليات الشراء
يمكن إدارة المنتجات أو الخدمات المطلوبة للفعالية كطلبات وطلبيات شراء.
يمكن تسجيل المورد، المنتج أو الخدمة، الكمية، السعر، العملة، وتاريخ التسليم المتوقع. يمكن تعيين مهمة لمسؤول الشراء للطلبات المتأخرة.
يمكن توجيه المشتريات التي تتجاوز مبلغًا معينًا إلى موافقة المدير وفقًا لهرم صلاحيات الشركة.
يمكن ربط نفقات الشراء بالتنظيم أو مركز التكلفة المعني.
إدارة المعدات والمخزون
يمكن تتبع الصوت، والضوء، والصورة، والمسرح، والطاولات، والكراسي، والديكور، والمعدات الأخرى من خلال سجلات المنتجات أو المخزون.
يمكن الاحتفاظ بحالة المعدات، وموقعها، والفعالية المعنية، ومعلومات التكليف باستخدام حقول مخصصة.
يمكن تخطيط قوائم المعدات التي ستُجهز للمشروع كمهام وخطوات مراجعة. يمكن توجيه المنتجات الناقصة أو التي يجب توفيرها إلى عملية الشراء.
يمكن مراقبة المعدات المسلمة والمستلمة وإدخال سجلات للمنتجات الناقصة أو التالفة أو التي تحتاج إلى صيانة.
تابع عمليات المركبات والأسطول
يمكن إدارة سيارات الشركة المستخدمة في الفعاليات في قسم الأسطول مع معلومات عن اللوحة، العلامة التجارية، الطراز، الكيلومترات، التأمين، والفحص.
يمكن تعيين المركبات للموظفين أو الأقسام لأغراض الفعالية. يمكن تسجيل تاريخ التكليف، ووقت العودة المتوقع، والغرض، والكيلومترات.
يمكن ربط معلومات المركبة، والمعدات، والسائق، والمهام بفعالية باستخدام حقول المشاريع الخاصة.
يمكن أيضًا متابعة سجل صيانة المركبات وتواريخ الصيانة القادمة.
ادارة عمليات التركيب والفحص النهائي
يمكن متابعة مرحلة التركيب مثل المسرح، الديكور، الأنظمة التقنية، ترتيب الجلوس، التوجيه، وغيرها من التحضيرات كمهام.
يمكن إضافة نتيجة الفحص، والصورة، والوصف إلى سجل المشروع عند إتمام كل مهمة.
يمكن إنشاء قائمة فحص نهائية قبل بدء الفعالية. يمكن إعادة تعيين الأعمال الناقصة أو غير المناسبة لأعضاء الفريق المعنيين.
يمكن تسجيل حالة الموافقة للديكور، الترتيب أو الأعمال البصرية التي تتطلب موافقة العميل.
تابع عمليات يوم الفعالية
يمكن حفظ المهام، التغييرات، والمشاكل التي تظهر يوم الفعالية في سجل المشروع.
يمكن لمسؤول العمليات متابعة الأعمال المكتملة، المهام المعلقة، والأشخاص المعنيين من نفس عرض المشروع.
يمكن تسجيل الحالات مثل المشاكل التقنية، تغيير البرنامج، طلب إضافي من العميل أو تأخير المورد كمهام. يمكن حفظ التدخل والنتيجة في سجل المشروع للمراجعة لاحقاً.
أدر عمليات الفك وإرجاع المعدات
يمكن متابعة عمليات الفك، التحميل، عد المعدات، والإرجاع بعد الفعالية من خلال المهام.
يمكن تسجيل موعد ومورد استلام المعدات المستأجرة. يمكن التحقق من عودة معدات الشركة إلى المخزن وحالتها الحالية.
يمكن إنشاء سجلات جديدة للعمليات المتعلقة بالمعدات المفقودة، التالفة أو التي تحتاج صيانة.
خزن مستندات الفعالية في مركز واحد
يمكن حفظ العروض، العقود، الملخصات، مخططات المقاعد، الصور، البرامج، مستندات الموردين، التصاريح، ومحاضر التسليم تحت المشروع المعني.
يمكن إدارة عمليات المسودة، المراجعة، والموافقة على المستندات من خلال المهام. يمكن تقييد وصول الموظفين إلى الملفات حسب دورهم.
وبذلك لا يتم ضياع الملفات المحدثة في المجلدات الشخصية أو مجموعات المراسلة.
إدارة معلومات المشاركين حسب احتياجات شركتك
يمكن الاحتفاظ بمعلومات المدعوين أو المشاركين باستخدام حقول مخصصة، نماذج، أو عمليات استيراد حسب هيكل الفعالية.
يمكن تهيئة حالة الحضور، معلومات الاتصال، والطلبات الخاصة بما يتناسب مع احتياجات العمل.
XtraCRM ليست نظاماً متخصصاً لبيع التذاكر، اختيار المقاعد أو مراقبة دخول الفعاليات. إذا كانت هذه الوظائف مطلوبة، يجب تقييم التكامل مع الأنظمة الخارجية المستخدمة.
يجب الاحتفاظ فقط بالمعلومات الضرورية عن المشاركين وإدارة أذونات الاتصال بما يتوافق مع سياسات الشركة والقوانين.
راقب نفقات المشروع وربحيته
يمكن ربط تكاليف المكان، المورد، المعدات، الموظفين، النقل، الإقامة، وغيرها من تكاليف التنظيم بالمشروع المعني.
يمكن متابعة فئة المصروف، المورد، التاريخ، المبلغ، العملة، الوثائق وحالة الموافقة.
يمكن تقييم تكلفة العقد ومصروفات المشروع معًا لرؤية الوضع المالي للمنظمة.
يمكن تقديم الطلبات الإضافية التي تظهر لاحقًا كعرض منفصل أو سجل عمل إضافي لموافقة العميل.
قم بإدارة عمليات الفوترة والتحصيل
يمكن متابعة تكلفة التنظيم بمراحل مثل العربون، الدفعات المرحلية والرصيد بعد الفعالية.
يمكن تسجيل التاريخ المخطط، المبلغ والحالة لكل مرحلة دفع في حقول خاصة. ويمكن تكليف فريق المالية بالمهام عند حلول موعد الفاتورة.
يمكن تتبع معلومات الفاتورة، الأجل والتحصيل من خلال سجلات المالية. ويمكن إنشاء مهمة متابعة لمسؤول العميل للمدفوعات المتأخرة.
قم بإجراء إغلاق وتقييم بعد الفعالية
بعد انتهاء الفعالية، يمكن مراقبة المهام المفتوحة، تسليمات المورد، إعادة المعدات، المصروفات، الفواتير والتحصيلات.
يمكن إنشاء مهمة لإجراء مقابلة رضا العميل أو استبيان. ويمكن إضافة ملاحظات العميل واحتياجاته المستقبلية للفعالية إلى سجل إدارة علاقات العملاء (CRM).
يمكن تسجيل التقييمات مع فريق المشروع حول الممارسات الناجحة، المشكلات والمواضيع التي تحتاج إلى تطوير.
تابع فرص الفعاليات المتكررة
يمكن تسجيل تاريخ الفعالية القادمة للاجتماعات السنوية، المعارض، المؤتمرات أو الفعاليات الدورية في حقول خاصة.
مع اقتراب التاريخ، يمكن تكليف فريق المبيعات أو مدير العملاء بمهام التواصل. يمكن استخدام نطاق الفعالية السابقة، الميزانية وملاحظات العميل عند إعداد العرض الجديد.
يمكن إنشاء خدمات إضافية أو فرص فعاليات جديدة للعملاء الحاليين.
حدد الصلاحيات حسب توزيع المهام
يمكن تعريف صلاحيات وصول وإجراءات مختلفة لفرق المبيعات، إدارة المشاريع، العمليات، الشراء، المخزن، المالية والإدارة.
بينما يدير فريق المبيعات العملاء والعروض، يمكن لفريق المشروع متابعة المهام والوثائق. يمكن لفريق الشراء إدارة الموردين، وفريق المخزن إدارة المعدات، وفريق المالية إدارة المصروفات وعمليات التحصيل.
يمكن توجيه العمليات مثل تغيير الأسعار، المصاريف الإضافية، الشراء أو تغير نطاق العميل للموافقة حسب تنظيم صلاحيات الشركة.
أنشئ هيكل قابل للقياس للإدارة
يمكن متابعة طلبات الفعاليات الجديدة، العروض المعلقة، الفعاليات الجارية، الفعاليات القادمة، المهام المتأخرة، تسليمات المورد والمعاملات المالية المفتوحة في شاشات الإدارة.
يمكن تقييم المعلومات التالية بناءً على نوع الفعالية، مدير المشروع، المورد أو حسب الفترة الزمنية:
طلبات الفعاليات الواردة
معدل تحويل العروض إلى عقود
الفعاليات القادمة
حالة تقدم المشروع والمهام
الأعمال المتأخرة وغير المكتملة
الأعمال التي تنتظر موافقة العميل
تسليمات الموردين
تعيينات الفريق والمعدات
حالة احتياجات المعدات وإرجاعها
نفقات المشروع
ميزانية الفعالية والحالة المالية
الفوترة والتحصيل
ملاحظات العملاء
فرص الفعاليات المتكررة
لا يجبر XtraCRM شركتك على نموذج تنظيم ثابت. يمكنك هيكلة سجلات العملاء، العروض، مراحل المشروع، المهام، الموردين، المعدات والعمليات المالية وفقًا لنظام عملك الخاص، مما يجعل كل العملية من طلب العميل الأول حتى إغلاق الفعالية والتحصيل أكثر تنظيمًا وقابلة للقياس والمتابعة.