Empresas de Eventos e Organizações
O sucesso no setor de eventos e organizações não depende apenas do trabalho no dia do evento. É necessário planejar previamente a recepção do pedido do cliente, análise de necessidades, proposta, contrato, local, fornecedor, equipamento, pessoal, montagem, fluxo do evento e processos financeiros.
O XtraCRM reúne funcionalidades de CRM, vendas, projeto, tarefas, compras, estoque, frota, documentos e finanças, permitindo gerenciar todo o processo desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento do evento em um único centro.
Como funciona o processo no setor?
O processo geralmente começa com o pedido do cliente para o evento. Define-se o tipo, data, local, número de participantes, escopo do serviço e orçamento.
Após a análise de necessidades, são planejados local, equipamentos técnicos, decoração, alimentação, transporte, hospedagem, pessoal e outros serviços para preparar a proposta.
Quando a proposta é aceita, um contrato e registro do projeto são criados. A organização é dividida em etapas e tarefas; fornecedores, equipes, prazos e responsáveis são determinados.
Antes do evento, são concluídas a montagem e os controles. No dia do evento, o fluxo da operação é acompanhado. Após o evento, são realizados desmontagem, devolução de equipamentos, controles de fornecedores, faturamento e processos de feedback do cliente.
Como o XtraCRM se adapta ao modo de trabalho da sua empresa?
Cada empresa de organização possui diferentes serviços, estrutura de equipe e fluxo de projeto. No XtraCRM, campos personalizados, projetos, tarefas e etapas de venda podem ser configurados conforme a organização da sua empresa.
Você pode criar seu processo de vendas com as etapas “Novo Pedido, Análise de Necessidades, Verificação do Local, Proposta em Preparação, Proposta Enviada, Revisão, Aprovação do Cliente, Contrato e Fechado”.
Você pode acompanhar seu processo de organização nas etapas "Abertura do Projeto, Planejamento, Suprimentos, Preparação, Montagem, Última Verificação, Evento em Andamento, Desmontagem, Fechamento e Concluído".
Você pode definir áreas e fluxos de trabalho separados para diferentes tipos de eventos como eventos corporativos, congressos, feiras, lançamentos, casamentos, festivais, shows, reuniões ou convites especiais.
Áreas especiais para eventos que você pode usar
Número do evento ou projeto
Cliente e marca
Tipo de evento
Nome do evento
Data e hora
Horários de montagem e desmontagem
Local e endereço completo
Número de participantes
Público-alvo
Objetivo do evento
Escopo do serviço
Gerente de projeto
Responsável pela operação
Equipe criativa
Equipe técnica
Autoridade de aprovação do cliente
Orçamento e valor do contrato
Plano de pagamento
Informações do fornecedor
Necessidades de equipamentos
Necessidades de transporte e hospedagem
Situação de licenças e documentos
Informações de risco e emergência
Status do projeto
De acordo com o modelo de serviço da sua empresa, palco, som, iluminação, decoração, catering ou outras informações de produção podem ser adicionadas como campos personalizados.
Gerencie solicitações de clientes
Solicitações recebidas por telefone, site, e-mail, publicidade, referência ou WhatsApp podem ser associadas ao cliente no CRM.
Tipo de evento, data, número de participantes, local preferido, expectativas de serviço e orçamento aproximado podem ser registrados.
A nova solicitação pode ser atribuída ao responsável de vendas ou projeto correspondente. Tarefas podem ser criadas para obtenção de informações faltantes, inspeção ou agendamento de reuniões com o cliente.
Lembretes podem ser definidos para oportunidades sem ação por longos períodos. Em negócios perdidos, razões como preço, data, escopo ou preferência por concorrentes podem ser reportadas.
Padronize a análise de necessidades e o processo de briefing
As expectativas do cliente podem ser registradas em campos padrão de briefing. Objetivo do evento, público-alvo, linguagem da marca, estrutura do programa e pedidos especiais podem ser definidos.
Logotipo, guia da marca, imagens, informações de palestrantes, lista de convidados ou conteúdos semelhantes a serem obtidos do cliente podem ser acompanhados com uma lista de verificação.
Tarefas podem ser criadas para o responsável pelo cliente em caso de informações ou documentos faltantes. Assim, os dados necessários são verificados antes das fases de proposta e execução.
Gerencie a inspeção e avaliação do local
Data, localização e participantes podem ser planejados para a inspeção do local. Medidas, fotos, informações de acesso e necessidades técnicas obtidas podem ser adicionadas ao registro do projeto.
Campos de controle específicos podem ser criados para eletricidade, área de carga, palco, som, iluminação, internet, segurança e outras necessidades.
Tarefas a serem realizadas após a inspeção podem ser atribuídas às equipes correspondentes. Restrições do local e horários de funcionamento podem ser armazenados junto às informações do projeto.
Acompanhe os processos de propostas e contratos
Local, equipamentos, pessoal, decoração, alimentos e bebidas, transporte e outros serviços podem ser criados como itens da proposta.
Etapas de preparação, revisão, apresentação ao cliente, revisão e aprovação da proposta podem ser acompanhadas. Diferentes pacotes de eventos ou escopos alternativos de serviço podem ser preparados como propostas separadas.
Aprovação gerencial pode ser criada para orçamentos, descontos ou condições de pagamento específicas. Propostas aprovadas podem ser convertidas em pedidos de venda e projetos organizacionais.
Contratos e seus anexos podem ser armazenados no registro do cliente ou projeto correspondente.
Transforme a organização em um projeto
O evento cujo contrato foi finalizado pode ser aberto como um projeto. O projeto pode ser dividido em etapas principais, como planejamento, preparação, montagem, execução, desmontagem e fechamento.
Sob cada etapa, as tarefas a serem realizadas podem ser criadas como atribuições. As seguintes informações podem ser acompanhadas nas tarefas:
Tarefa ou item de trabalho
Evento associado
Funcionário ou equipe responsável
Fornecedor
Data e hora de início e término
Prioridade
Status
Lista de verificação
Arquivos relacionados
Aprovação do cliente
Descrição e notas
Tarefas pendentes e atrasadas podem ser visualizadas por projeto.
Gerencie o programa e o fluxo do evento
No dia do evento, etapas como recepção, apresentação, discurso, transição de palco, lanche, intervalo e encerramento podem ser planejadas com campos especiais ou tarefas.
Para cada etapa do programa, podem ser registradas a hora, pessoa responsável, localização e informações sobre equipamentos necessários.
Alterações no programa podem ser comunicadas à equipe do projeto como tarefas ou notificações. O fluxo atualizado do evento pode ser armazenado junto com os registros relacionados ao projeto.
O XtraCRM não é um sistema especializado de automação de fluxo de palco ou transmissão; ele possibilita o acompanhamento organizado das tarefas, responsáveis e horários no programa do evento.
Planeje a designação de equipe e pessoal
Gerentes de projeto, responsáveis de campo, equipe técnica, pessoal de recepção, anfitriãs, segurança ou outros funcionários podem ser designados às tarefas do evento.
Os dias e horários em que os funcionários estão designados podem ser registrados em campos especiais. O local da tarefa, responsabilidades e informações de contato podem ser exibidos no registro do projeto.
Para evitar que o mesmo funcionário ou equipe seja designado a eventos conflitantes, calendários e planos de tarefas podem ser verificados.
O pessoal fornecido externamente pode ser associado ao respectivo fornecedor ou registro de serviço.
Gerencie os processos dos fornecedores
Local, catering, som e luz, decoração, transporte, acomodação, impressão e outros provedores de serviço podem ser gerenciados como contas de fornecedores.
Os contatos, propostas, contratos, projetos relacionados e documentos dos fornecedores podem ser mantidos na mesma conta.
Entregas ou serviços esperados do fornecedor podem ser registrados como tarefas. A data de entrega, valor, condição de pagamento e status de aprovação podem ser monitorados.
Propostas recebidas para o mesmo serviço e informações de trabalhos anteriores podem ser avaliadas nas decisões de compra.
Acompanhe os processos de compra
Produtos ou serviços necessários para o evento podem ser gerenciados como requisição e pedido de compra.
Fornecedor, produto ou serviço, quantidade, preço, moeda e data prevista de entrega podem ser registrados. Para pedidos atrasados, pode ser atribuída uma tarefa ao responsável de compras.
Compras acima de determinado valor podem ser submetidas à aprovação do gestor conforme a hierarquia de autorização da empresa.
Os custos de compra podem ser associados à organização ou centro de custo correspondente.
Gerencie equipamentos e estoques
Som, luz, imagem, palco, mesa, cadeira, decoração e outros equipamentos podem ser monitorados como registros de produto ou inventário.
O status do equipamento, localização, evento relacionado e informações de designação podem ser mantidos com campos especiais.
Listas de equipamentos para o projeto podem ser planejadas com tarefas e etapas de controle. Produtos faltantes ou necessários podem ser encaminhados para o processo de compra.
Equipamentos entregues e retornados podem ser controlados para registrar produtos faltantes, danificados ou que necessitem de manutenção.
Acompanhe processos de veículos e frota
Veículos da empresa usados nas organizações podem ser gerenciados no setor de frota com informações como placa, marca, modelo, quilometragem, seguro e inspeção.
Veículos podem ser designados a funcionários ou departamentos para eventos. Data de designação, retorno previsto, finalidade e quilometragem podem ser registradas.
No transporte de eventos, veículos, equipamentos, motoristas e informações de tarefas podem ser associadas a campos especiais do projeto.
Histórico de manutenção dos veículos e datas de manutenção próximas podem ser acompanhados separadamente.
Gerencie processos de instalação e controle final
Na fase de instalação, palco, decoração, sistemas técnicos, arranjo de assentos, sinalização e outras preparações podem ser acompanhados como tarefas.
Cada vez que uma tarefa for concluída, o resultado da verificação, a foto e a descrição podem ser adicionados ao registro do projeto.
Antes de o evento começar, uma lista de verificação final pode ser criada. Trabalhos incompletos ou inadequados podem ser atribuídos novamente aos membros da equipe relevantes.
Para decorações, layouts ou trabalhos visuais que requerem aprovação do cliente, o status da aprovação pode ser registrado.
Acompanhe a operação no dia do evento
Tarefas, mudanças e problemas que surgirem no dia do evento podem ser mantidos no registro do projeto.
O responsável pela operação pode acompanhar os trabalhos concluídos, as tarefas pendentes e as pessoas envolvidas na mesma visualização do projeto.
Situações como problemas técnicos, alterações de programação, solicitações adicionais do cliente ou atrasos de fornecedores podem ser registradas como tarefas. As intervenções realizadas e os resultados podem ser armazenados no histórico do projeto para avaliação posterior.
Gerencie desmontagem e devoluções de equipamentos
Após o evento, desmontagem, carregamento, contagem de equipamentos e processos de devolução podem ser acompanhados por meio de tarefas.
Pode-se registrar a que fornecedor e quando os equipamentos alugados serão entregues. O retorno dos equipamentos da empresa ao depósito e seu estado atual podem ser verificados.
Para equipamentos faltantes, danificados ou que necessitam de manutenção, novos registros de processos podem ser criados.
Armazene os documentos do evento em um único centro
Propostas, contratos, briefs, plantas de assentos, imagens, programas, documentos de fornecedores, permissões e recibos de entrega podem ser armazenados sob o projeto relacionado.
Os processos de rascunho, revisão e aprovação dos documentos podem ser gerenciados por tarefas. O acesso aos arquivos pode ser restringido conforme o papel dos funcionários.
Dessa forma, os arquivos atualizados não se perdem em pastas pessoais ou grupos de mensagens.
Gerencie as informações dos participantes conforme as necessidades da sua empresa
Dependendo da estrutura do evento, informações sobre convidados ou participantes podem ser mantidas por meio de campos especiais, formulários ou processos de importação.
O status de participação, informações de contato e pedidos especiais podem ser configurados de acordo com as necessidades do negócio.
O XtraCRM não é um sistema especializado de emissão de ingressos, seleção de assentos ou controle de entrada em eventos. Se essas funções forem necessárias, a conexão com sistemas externos utilizados deve ser avaliada separadamente.
Somente as informações necessárias sobre os participantes devem ser mantidas e as permissões de comunicação devem ser gerenciadas conforme as políticas da empresa e a legislação vigente.
Monitore os custos e a lucratividade do projeto
Local, fornecedor, equipamento, pessoal, transporte, hospedagem e outras despesas organizacionais podem ser associadas ao projeto correspondente.
A categoria da despesa, fornecedor, data, valor, moeda, documento e status de aprovação podem ser acompanhados.
Os custos do projeto e o valor do contrato podem ser avaliados juntos para visualizar a situação financeira da organização.
Pedidos adicionais que surgirem posteriormente podem ser apresentados para aprovação do cliente como uma nova proposta ou registro de trabalho complementar.
Gerencie os processos de faturamento e cobrança
O valor da organização pode ser acompanhado nas etapas de entrada, pagamento intermediário e saldo pós-evento.
Para cada etapa de pagamento, a data planejada, o valor e o status podem ser registrados com campos personalizados. Quando chegar o momento da fatura, uma tarefa pode ser atribuída à equipe financeira.
Informações sobre fatura, vencimento e cobrança podem ser acompanhadas através dos registros financeiros. Para pagamentos atrasados, pode ser criada uma tarefa de acompanhamento para o responsável pelo cliente.
Realize o fechamento e avaliação após o evento
Após a conclusão do evento, tarefas pendentes, entregas de fornecedores, devolução de equipamentos, despesas, faturas e cobranças podem ser verificadas.
Pode ser criada uma tarefa para pesquisa de satisfação do cliente ou entrevista. O feedback do cliente e necessidades futuras de eventos podem ser adicionados ao registro CRM.
Na avaliação com a equipe de projeto, podem ser registrados os sucessos, problemas e pontos a melhorar.
Acompanhe oportunidades de eventos recorrentes
Para reuniões anuais, feiras, congressos ou eventos periódicos, a data do próximo evento pode ser registrada com campos personalizados.
À medida que a data se aproxima, uma tarefa de contato pode ser atribuída ao gerente de vendas ou cliente. A abrangência, orçamento e feedback do evento anterior podem ser usados para preparar uma nova proposta.
Podem ser criadas oportunidades de serviços adicionais ou novos eventos para clientes existentes.
Defina permissões conforme a distribuição de tarefas
Diferentes níveis de acesso e permissões podem ser definidos para equipes de vendas, gestão de projetos, operações, compras, estoque, financeiro e administração.
Enquanto a equipe de vendas gerencia clientes e propostas, a equipe de projeto acompanha tarefas e documentos. A equipe de compras gerencia fornecedores, a de estoque equipamentos e a financeira processos de despesas e cobranças.
Alterações de preço, despesas adicionais, compras ou mudanças no escopo do cliente podem ser encaminhadas para aprovação conforme a hierarquia de autorizacão da empresa.
Crie uma estrutura mensurável para a administração
Nos painéis de administração podem ser acompanhados novos pedidos de eventos, propostas pendentes, organizações em andamento, eventos futuros, tarefas atrasadas, entregas de fornecedores e operações financeiras em aberto.
As informações a seguir podem ser avaliadas por cliente, tipo de evento, gerente de projeto, fornecedor ou período:
Solicitações de eventos recebidas
Taxa de conversão de propostas em contratos
Organizações futuras
Status de progresso de projetos e tarefas
Trabalhos atrasados e não concluídos
Trabalhos aguardando aprovação do cliente
Entregas de fornecedores
Designações de equipes e veículos
Necessidades e devoluções de equipamentos
Despesas do projeto
Orçamento do evento e situação financeira
Faturamento e cobranças
Feedbacks dos clientes
Oportunidades para eventos recorrentes
O XtraCRM não obriga sua empresa a um modelo fixo de organização. Você pode estruturar os registros de clientes, propostas, fases do projeto, tarefas, fornecedores, equipamentos e processos financeiros conforme sua rotina de trabalho, tornando todo o processo, desde a primeira solicitação do cliente até o encerramento do evento e a cobrança, mais organizado, mensurável e acompanhável.