活动与组织公司
活动与组织行业的成功不仅依赖于活动当天的工作。客户需求的获取、需求分析、报价、合同、场地、供应商、设备、员工、安装、活动流程及财务流程都需提前规划。
XtraCRM将客户关系管理、销售、项目、任务、采购、库存、车队、文档与财务功能集成，实现从首次客户接触到活动结束的全流程集中管理。
行业内流程是如何运作的？
流程通常从客户的活动需求开始。确定活动类型、日期、地点、参与人数、服务范围及预算。
需求分析后，规划场地、技术设备、装饰、餐饮、交通、住宿、人员及其他服务，准备报价。
报价被接受后，创建合同和项目记录。组织被划分为阶段和任务；确定供应商、团队、交付日期及负责人。
活动前完成安装与检查。活动当天跟踪操作流程。活动结束后执行拆除、设备归还、供应商检查、开票及客户反馈流程。
XtraCRM如何适应您公司的工作方式？
每家组织公司的服务、团队结构与项目流程均不同。XtraCRM中的自定义字段、项目、任务和销售阶段可根据贵公司安排进行配置。
您可以将销售流程设置为“新需求、需求分析、场地审核、报价制作、报价递交、修订、客户确认、合同签订及成交”等阶段。
您可以通过"项目启动、规划、采购、准备、安装、最终检查、活动进行中、拆除、关闭和完成"阶段来跟踪您的组织流程。
您可以为企业活动、会议、展览、发布会、婚礼、节日、音乐会、会议或私人邀请等不同类型的组织定义独立的区域和工作流程。
您可以使用的活动专用区域
活动或项目编号
客户和品牌
活动类型
活动名称
日期和时间
安装和拆除时间
场地和详细地址
参与人数
目标群体
活动目的
服务范围
项目经理
运营负责人
创意团队
技术团队
客户批准负责人
预算和合同金额
付款计划
供应商信息
设备需求
交通和住宿需求
许可和文件状态
风险与紧急情况信息
项目状态
根据贵公司的服务模式，可以作为自定义字段添加舞台、音响、灯光、装饰、餐饮或其它制作信息。
管理客户需求
通过电话、网站、电子邮件、广告、推荐或WhatsApp收到的需求可以在CRM中与客户关联。
可以记录活动的类型、日期、参与人数、偏好的场地、服务期望及预算估计。
新需求可以分配给相关的销售或项目负责人。可创建任务以获取缺失信息、进行勘察或安排客户会议。
对长期未处理的机会可以设置提醒。丢失的业务可报告价格、日期、范围或竞争对手选择等原因。
规范需求分析和简要流程
客户期望可通过标准简报字段进行记录。可确定活动目的、目标受众、品牌语言、节目结构和特殊需求。
需从客户处获取的Logo、品牌指南、视觉资料、演讲者信息、邀请名单等内容可通过清单跟踪。
对于缺失的信息和文件可为客户负责人创建任务。这样可确保在进入报价和执行阶段前所有必要输入均已核实。
管理勘察和场地评估
可规划勘察日期、地点及参与人员。勘察时收集的测量数据、照片、通行信息及技术需求可添加至项目记录。
可为电力、装载区、舞台、音响、灯光、网络、安全及其他需求创建专用检查字段。
勘察后需完成的工作可作为任务分配给相关团队。场地限制和工作时间可与项目信息一并存档。
跟踪报价与合同流程
场地、设备、人员、装饰、餐饮、交通及其他服务可作为报价条目创建。
报价的准备、审核、提交给客户、修订及批准阶段均可跟踪。不同的活动套餐或替代服务范围可分别制作报价。
特定的预算、折扣或支付条件可设定管理员审批。获批报价可转为销售订单和组织项目。
合同及附件可存储于相关客户或项目记录中。
将组织转化为项目
完成合同的活动可以作为项目启动。项目可以划分为规划、准备、安装、实施、拆除和关闭等主要阶段。
每个阶段下可以创建作为任务要完成的工作。任务中可以跟踪以下信息：
任务或工作项
关联活动
负责人或团队
供应商
开始和结束时间
优先级
状态
检查清单
关联文件
客户批准
说明和备注
可按项目查看即将进行和延迟的工作。
管理活动程序和流程
活动当天的接待、演示、演讲、舞台转换、餐饮、休息和结束等步骤可以通过自定义字段或任务来规划。
每个程序步骤可记录时间、负责人、地点和所需设备信息。
程序变更可以作为任务或通知传达给项目团队。活动最新流程可与相关项目记录一同保存。
XtraCRM不是专门的舞台流程或播出自动化系统；它支持以统一格式跟踪活动程序中的任务、负责人和时间信息。
计划团队和人员的任务分配
项目经理、现场负责人、技术团队、接待人员、礼仪、安保或其他员工可以被分配到活动任务。
员工的具体任务日期和时间段可以通过自定义字段保存。任务地点、职责和联系信息可在项目记录中查看。
为避免同一员工或团队被指派至冲突的组织，可对日程和任务计划进行检查。
外部提供的人员可以与相关供应商或服务记录关联。
管理供应商流程
场地、餐饮、音响灯光、装饰、交通、住宿、印刷及其他服务提供商可以作为供应商账户进行管理。
供应商的联系人、报价、合同、相关项目和文档可以保持在同一账户下。
可以将供应商预期的交付或服务创建为任务。可以跟踪交付日期、金额、付款条件和审批状态。
对同一服务的报价和过往工作信息可作为采购决策的参考。
跟踪采购流程
活动所需的产品或服务可以作为采购申请和订单进行管理。
可以记录供应商、产品或服务、数量、价格、货币和预期交付日期。逾期订单可以分配任务给采购负责人。
超过特定金额的采购根据公司的授权制度，需提交管理员审批。
采购费用可以与相关组织或成本中心关联。
管理设备和库存
音响、灯光、影像、舞台、桌椅、装饰及其他设备可以通过产品或库存记录进行跟踪。
设备的状态、所在位置、相关活动和指派信息可以通过自定义字段保存。
为项目准备的设备清单可通过任务和控制步骤进行规划。缺少或需采购的产品可导入采购流程。
交付和回收的设备经过检查，缺失、损坏或需维修的产品可被记录。
跟踪车辆及车队流程
活动中使用的公司车辆可以在车队部分通过车牌、品牌、型号、里程、保险和年检信息进行管理。
车辆可指派给员工或部门用于活动。可记录指派日期、预计归还、用途及里程信息。
活动运输中的车辆、设备、司机和任务信息可以与项目自定义字段关联。
车辆的维修历史及即将到期的维修日期可另行跟踪。
管理安装及最终检查流程
安装阶段，舞台、装饰、技术系统、座位安排、指示及其他准备工作可作为任务进行跟踪。
每完成一项任务，检查结果、照片和说明可添加到项目记录中。
可在活动开始前制定最后的检查清单。缺失或不合适的工作可以重新分配给相关团队成员。
对于需要客户批准的装饰、布局或视觉工作，可以记录批准状态。
跟踪活动当天的运营情况
活动当天出现的任务、变更和问题可以保留在项目记录中。
运营负责人可以在同一项目视图中跟踪已完成的工作、待办任务和相关人员。
技术问题、程序变更、额外客户需求或供应商延迟等情况可作为任务记录。所采取的干预和结果可保存于项目历史中以供后续评估。
管理拆卸和设备归还
活动结束后，拆卸、装载、设备清点及归还工作可通过任务跟踪。
可记录租赁设备何时交付给哪个供应商。公司自有设备的仓库返还和现状也可检查。
针对缺少、损坏或需要维护的设备可创建新的处理记录。
将活动文档集中存储
报价单、合同、简报、座位图、视觉资料、日程表、供应商文件、许可和交接记录可保存在相关项目下。
文档的草稿、审核和批准流程可以通过任务管理。依据员工角色限制对文件的访问权限。
这样最新文件不会丢失在个人文件夹或聊天群组中。
根据贵公司需求管理参与者信息
根据活动结构，来宾或参与者信息可通过自定义字段、表单或导入流程保存。
参与状态、联系信息和特殊需求可根据企业需求配置。
XtraCRM 并非专业的票务、选座或活动入场控制系统。如果需要这些功能，应另行评估与所用外部系统的流程连接。
参与者数据仅保留必要信息，联系方式权限须按照公司政策及法规妥善管理。
监控项目费用和盈利能力
场地、供应商、设备、人员、交通、住宿及其他组织费用可关联至相关项目。
可以跟踪支出的类别、供应商、日期、金额、货币、凭证和审批状态。
通过将合同金额与项目支出一同评估，可以了解组织的财务状况。
后续产生的额外需求可以作为单独报价或附加工作记录提交给客户审批。
管理开票和收款流程。
组织费用可以通过订金、中期付款和活动后余额等阶段进行跟踪。
每个付款阶段的计划日期、金额和状态可通过自定义字段记录。开票时可分配任务给财务团队。
发票、账期和收款信息可通过财务记录进行跟踪。对于逾期付款，可以为客户负责人创建跟进任务。
活动结束后进行闭幕与评估。
活动完成后，可检查未完成任务、供应商交付、设备归还、支出、发票和收款情况。
可以创建客户满意度访谈或调查任务。客户反馈及未来活动需求可以添加至CRM记录。
项目团队评估中，可记录成功经验、问题及需改进事项。
跟踪重复举办的活动机会。
针对年度会议、展览会、会议或周期性组织，可通过自定义字段记录下一次活动日期。
活动日期临近时，可为销售或客户经理分配会谈任务。过去活动的范围、预算及客户反馈可用于新提案编制。
可以为现有客户创建额外服务或新活动机会。
根据任务分配设定权限。
可为销售、项目管理、运营、采购、仓库、财务和管理团队定义不同访问及操作权限。
销售团队管理客户及报价，项目团队跟踪任务和文件，采购团队管理供应商，仓库团队管理设备，财务团队管理支出和收款流程。
价格变更、额外支出、采购或客户内容变更等操作可以根据公司权限体系提交审批。
为管理层建立可量化的结构。
管理界面可跟踪新活动请求、待处理报价、正在进行的组织、即将举行的活动、逾期任务、供应商交付和未结财务事务。
客户、活动类型、项目经理、供应商或基于时间段可评估以下信息：
收到的活动请求
报价转合同率
即将到来的组织活动
项目与任务进度状态
延迟和未完成的工作
等待客户批准的工作
供应商交付情况
团队和工具分配情况
设备需求与归还状态
项目费用
活动预算与财务状况
开票与收款
客户反馈
重复举办组织活动的机会
XtraCRM不强制您的公司使用固定的组织模式。您可以根据自身的工作安排结构化客户记录、报价、项目阶段、任务、供应商、设备及财务流程，从首次客户需求到活动关闭及收款全过程，使其更加有序、可测量且可追踪。