Aziende di Eventi e Organizzazione
Il successo nel settore eventi e organizzazione non dipende solo dal lavoro svolto il giorno dell'evento. È necessario pianificare anticipatamente la richiesta del cliente, l'analisi delle esigenze, l'offerta, il contratto, il luogo, i fornitori, le attrezzature, il personale, l'allestimento, il flusso dell'evento e i processi finanziari.
XtraCRM integra funzionalità di CRM, vendite, progetto, compiti, acquisti, inventario, flotta, documenti e finanza, permettendo di gestire l'intero processo da primo contatto con il cliente fino alla chiusura dell'evento da un unico centro.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo inizia generalmente con la richiesta dell'evento da parte del cliente. Si definiscono il tipo di evento, la data, il luogo, il numero di partecipanti, l'ambito dei servizi e il budget.
Dopo l'analisi delle esigenze, si pianificano il luogo, le attrezzature tecniche, la decorazione, il catering, il trasporto, l'alloggio, il personale e altri servizi, preparandosi un'offerta.
Quando l'offerta viene accettata, si crea un contratto e si registra il progetto. L'organizzazione viene suddivisa in fasi e compiti; si definiscono fornitori, squadre, date di consegna e responsabili.
Prima dell'evento si completano allestimenti e controlli. Il giorno dell'evento si segue il flusso operativo. Dopo l'evento si gestiscono smontaggio, restituzione attrezzature, controlli fornitori, fatturazione e feedback del cliente.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare della tua azienda?
I servizi, la struttura del team e il flusso dei progetti variano per ogni azienda di organizzazione. In XtraCRM, campi personalizzati, progetti, compiti e fasi di vendita possono essere configurati secondo la struttura della tua azienda.
Puoi creare il tuo processo di vendita con le fasi “Nuova Richiesta, Analisi delle Esigenze, Controllo Luogo, Preparazione Offerta, Offerta Inviata, Revisione, Approvazione Cliente, Contratto e Vinto”.
Puoi seguire il processo di organizzazione attraverso le fasi “Avvio Progetto, Pianificazione, Approvvigionamento, Preparazione, Installazione, Controllo Finale, Evento in Corso, Smontaggio, Chiusura e Completamento”.
Puoi definire aree e flussi di lavoro separati per diversi tipi di organizzazioni come eventi aziendali, congressi, fiere, lancio prodotti, matrimoni, festival, concerti, riunioni o inviti privati.
Aree speciali per eventi che puoi utilizzare
Numero evento o progetto
Cliente e marchio
Tipo di evento
Nome evento
Data e ora
Tempi di allestimento e smontaggio
Luogo e indirizzo esatto
Numero di partecipanti
Pubblico target
Obiettivo dell'evento
Ambito dei servizi
Project manager
Responsabile operazioni
Team creativo
Team tecnico
Responsabile approvazione cliente
Budget e valore contrattuale
Piano di pagamento
Informazioni fornitore
Esigenze di attrezzature
Esigenze di trasporto e alloggio
Stato di permessi e documenti
Informazioni su rischi e emergenze
Stato del progetto
In base al modello di servizi della vostra azienda, possono essere aggiunte sezioni speciali per palco, audio, luci, decorazioni, rinfreschi o altre informazioni di produzione.
Gestisci le richieste dei clienti
Le richieste ricevute via telefono, sito web, e-mail, pubblicità, referenze o WhatsApp possono essere associate al cliente nel CRM.
Possono essere registrati tipo di evento, data, numero di partecipanti, location preferita, aspettative di servizio e budget approssimativo.
La nuova richiesta può essere assegnata al responsabile vendite o progetto competente. Possono essere create attività per raccogliere informazioni mancanti, effettuare sopralluoghi o pianificare incontri con il cliente.
Si possono definire promemoria per opportunità rimaste inattive a lungo. Per gli affari persi possono essere riportate le ragioni come prezzo, data, portata o scelta del concorrente.
Standardizza l'analisi dei bisogni e il processo di brief
Le aspettative del cliente possono essere registrate con campi standard di brief. Possono essere definiti scopo dell'evento, pubblico target, linguaggio del marchio, struttura del programma e richieste speciali.
Elementi come logo, guida del marchio, immagini, informazioni sui relatori, lista degli invitati o contenuti simili da ricevere dal cliente possono essere monitorati tramite una checklist.
Per informazioni e documenti mancanti può essere creata una attività per il responsabile cliente. In questo modo, prima delle fasi di offerta e realizzazione, gli input necessari vengono verificati.
Gestisci sopralluoghi e valutazioni della location
Per il sopralluogo possono essere pianificate data, location e partecipanti. Misure, foto, informazioni di accesso e necessità tecniche rilevate possono essere aggiunte al record del progetto.
Possono essere create aree di controllo personalizzate per elettricità, area di carico, palco, audio, luci, internet, sicurezza e altre necessità.
Le attività da svolgere dopo il sopralluogo possono essere assegnate ai team interessati. Le restrizioni della location e gli orari lavorativi possono essere salvati insieme alle informazioni di progetto.
Monitora i processi di offerta e contratto
Location, attrezzature, personale, decorazioni, cibo e bevande, trasporti e altri servizi possono essere creati come voci dell'offerta.
Si possono seguire le fasi di preparazione, controllo, presentazione al cliente, revisione e approvazione dell'offerta. Pacchetti evento differenti o alternative di servizi possono essere preparati come offerte separate.
Si può richiedere l'approvazione del responsabile per budget specifici, sconti o condizioni di pagamento. L'offerta approvata può essere trasformata in ordine di vendita e progetto organizzativo.
Contratti e allegati possono essere archiviati nella scheda cliente o progetto pertinente.
Trasforma l'organizzazione in progetto
L'evento con contratto completato può essere aperto come progetto. Il progetto può essere suddiviso in fasi principali come pianificazione, preparazione, allestimento, esecuzione, smontaggio e chiusura.
Sotto ogni fase possono essere creati compiti come attività da svolgere. Nei compiti possono essere monitorate le seguenti informazioni:
Compito o voce di lavoro
Evento associato
Dipendente o team responsabile
Fornitore
Orario di inizio e fine
Priorità
Stato
Lista di controllo
File allegati
Approvazione cliente
Descrizione e note
I lavori imminenti e in ritardo possono essere visualizzati per progetto.
Gestisci il programma e il flusso dell'evento
I passaggi della giornata dell'evento come accoglienza, presentazione, discorso, cambio scena, rinfresco, pausa e chiusura possono essere pianificati con campi o compiti dedicati.
Per ogni passaggio del programma possono essere registrati orario, responsabile, posizione e informazioni sulle attrezzature necessarie.
Le modifiche al programma possono essere comunicate al team di progetto come compiti o notifiche. Il flusso aggiornato dell'evento può essere salvato insieme ai record di progetto correlati.
XtraCRM non è un sistema specializzato di flusso scena o automazione broadcast; consente il monitoraggio centralizzato di compiti, responsabili e informazioni temporali nel programma dell'evento.
Pianifica le assegnazioni di team e personale
Il project manager, responsabile di campo, team tecnico, personale accoglienza, hostess, sicurezza o altri dipendenti possono essere assegnati ai compiti dell'evento.
Gli orari di lavoro dei dipendenti in specifiche giornate e fasce orarie possono essere tenuti con campi dedicati. Luogo di lavoro, responsabilità e contatti possono essere visualizzati nel record di progetto.
Per evitare che lo stesso dipendente o team venga assegnato a eventi sovrapposti, si possono controllare calendari e piani di attività.
Il personale fornito esternamente può essere associato al relativo fornitore o registrazione del servizio.
Gestisci i processi dei fornitori
Spazi, catering, luci e suoni, decorazioni, trasporti, alloggio, stampa e altri fornitori di servizi possono essere gestiti come conti fornitori.
I contatti, le offerte, i contratti, i progetti correlati e i documenti dei fornitori possono essere mantenuti sotto lo stesso conto.
Le consegne o i servizi previsti dal fornitore possono essere creati come compiti. La data di consegna, l'importo, le condizioni di pagamento e lo stato di approvazione possono essere monitorati.
Le offerte ricevute per lo stesso servizio e le informazioni sui lavori passati possono essere valutate nelle decisioni di acquisto.
Segui i processi di acquisto
Prodotti o servizi necessari per l’evento possono essere gestiti come richieste e ordini di acquisto.
Possono essere registrati il fornitore, il prodotto o servizio, la quantità, il prezzo, la valuta e la data di consegna prevista. Per gli ordini in ritardo può essere assegnato un compito al responsabile acquisti.
Gli acquisti superiori a un certo importo possono essere indirizzati all’approvazione del manager secondo le regole di autorizzazione aziendali.
I costi di acquisto possono essere associati all’organizzazione o al centro di costo pertinente.
Gestisci attrezzature e scorte
Suoni, luci, immagini, palco, tavoli, sedie, decorazioni e altre attrezzature possono essere monitorate tramite registri di prodotti o inventario.
Lo stato dell’attrezzatura, la posizione, l’evento correlato e le informazioni di assegnazione possono essere mantenuti tramite campi personalizzati.
Le liste di attrezzature da preparare per il progetto possono essere pianificate con compiti e passaggi di controllo. Prodotti mancanti o da procurare possono essere indirizzati al processo di acquisto.
L’attrezzatura consegnata e restituita può essere verificata, registrando prodotti mancanti, danneggiati o che necessitano manutenzione.
Segui i processi di veicoli e flotte
I mezzi aziendali usati nelle organizzazioni possono essere gestiti nella sezione Flotta con targa, marca, modello, chilometraggio, assicurazione e informazioni sulle revisioni.
I veicoli possono essere assegnati ai dipendenti o dipartimenti per scopi di evento. Possono essere registrate la data di assegnazione, il ritorno previsto, lo scopo e i chilometri percorsi.
Nelle attività di trasporto dell’evento, veicolo, attrezzatura, autista e informazioni sul compito possono essere associate a campi personalizzati del progetto.
La storia delle manutenzioni dei veicoli e le prossime date di manutenzione possono essere monitorate separatamente.
Gestisci i processi di installazione e controllo finale
Durante la fase di installazione, palco, decorazioni, sistemi tecnici, disposizione dei posti, segnaletica e altre preparazioni possono essere monitorati come compiti.
Ogni volta che un compito è completato, il risultato del controllo, la foto e la descrizione possono essere aggiunti al registro del progetto.
Prima dell'inizio dell'evento può essere creata una lista finale di controllo. Compiti mancanti o inadeguati possono essere riassegnati ai membri del team pertinenti.
Per decorazioni, disposizioni o lavori visivi che richiedono l'approvazione del cliente, può essere registrato lo stato di approvazione.
Monitora l'operazione nel giorno dell'evento
Compiti, modifiche e problemi emersi nel giorno dell'evento possono essere registrati nel registro del progetto.
Il responsabile dell'operazione può seguire i lavori completati, i compiti in attesa e le persone coinvolte dalla stessa visualizzazione del progetto.
Situazioni come problemi tecnici, cambiamenti di programma, richieste aggiuntive del cliente o ritardi del fornitore possono essere registrate come compiti. L'intervento effettuato e il risultato possono essere conservati nella cronologia del progetto per una valutazione successiva.
Gestisci lo smontaggio e la restituzione delle attrezzature
Dopo l'evento, smontaggio, carico, conteggio e restituzione delle attrezzature possono essere monitorati tramite compiti.
Può essere registrato a quale fornitore e quando verranno consegnate le attrezzature noleggiate. Può essere controllato il rientro delle attrezzature di proprietà dell'azienda al magazzino e la loro condizione attuale.
Per attrezzature mancanti, danneggiate o che necessitano di manutenzione possono essere create nuove registrazioni di intervento.
Conserva i documenti dell'evento in un unico centro
Offerte, contratti, briefing, planimetrie, immagini, programmi, documenti dei fornitori, permessi e verbali di consegna possono essere archiviati sotto il progetto pertinente.
Le fasi di bozza, revisione e approvazione dei documenti possono essere gestite tramite compiti. L'accesso ai file può essere limitato in base al ruolo dei dipendenti.
Così i file aggiornati non si perdono in cartelle personali o gruppi di messaggistica.
Gestisci le informazioni dei partecipanti secondo le esigenze della tua azienda
A seconda della struttura dell'evento, le informazioni degli invitati o dei partecipanti possono essere raccolte tramite campi personalizzati, moduli o processi di importazione.
Lo stato di partecipazione, le informazioni di contatto e le richieste speciali possono essere configurate in base alle esigenze dell'azienda.
XtraCRM non è un sistema specializzato di biglietteria, selezione dei posti o controllo degli ingressi all'evento. Se queste funzionalità sono necessarie, si dovrebbe valutare un'integrazione con i sistemi esterni utilizzati.
Nei dati dei partecipanti devono essere conservate solo le informazioni necessarie e i permessi di comunicazione devono essere gestiti conformemente alle politiche aziendali e alle normative vigenti.
Monitora le spese e la redditività del progetto
Luogo, fornitori, attrezzature, personale, trasporti, alloggio e altre spese organizzative possono essere associate al progetto pertinente.
Possono essere monitorate la categoria della spesa, il fornitore, la data, l'importo, la valuta, il documento e lo stato di approvazione.
Valutando insieme il costo del contratto e le spese del progetto, è possibile vedere la situazione finanziaria dell'organizzazione.
Le richieste aggiuntive successive possono essere presentate all'approvazione del cliente come offerta separata o come registrazione di lavoro aggiuntivo.
Gestisci i processi di fatturazione e riscossione
Il costo dell'organizzazione può essere monitorato attraverso fasi come acconto, pagamento intermedio e saldo dopo l'evento.
Per ogni fase di pagamento possono essere registrati data prevista, importo e stato tramite campi personalizzati. Quando è il momento della fattura, può essere assegnato un incarico al team finanziario.
Fatture, termini e informazioni sulle riscossioni possono essere monitorati tramite registrazioni finanziarie. Per i pagamenti in ritardo può essere creato un compito di monitoraggio per il responsabile clienti.
Effettua la chiusura e la valutazione dopo l'evento
Dopo il completamento dell'evento possono essere controllati compiti aperti, consegne ai fornitori, restituzioni di attrezzature, spese, fatture e riscossioni.
Può essere creato un incarico per un colloquio di soddisfazione cliente o un sondaggio. Il feedback del cliente e le necessità per futuri eventi possono essere aggiunti alla registrazione CRM.
Nella valutazione con il team di progetto possono essere registrate le pratiche di successo, i problemi e gli aspetti da migliorare.
Monitora le opportunità per eventi ricorrenti
Per riunioni annuali, fiere, congressi o eventi periodici può essere registrata la data del prossimo evento con campi personalizzati.
Avvicinandosi la data può essere assegnato un compito di incontro al responsabile vendite o cliente. L'ambito, il budget e il feedback del cliente dell'evento precedente possono essere utilizzati nella preparazione della nuova offerta.
Possono essere create opportunità per servizi aggiuntivi o nuovi eventi per clienti esistenti.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
Per i team di vendita, gestione progetto, operazioni, acquisti, magazzino, finanza e amministrazione possono essere definite differenti autorizzazioni di accesso e operazioni.
Il team vendite può gestire clienti e offerte mentre il team progetto può seguire compiti e documenti. Il team acquisti può gestire i fornitori, il magazzino le attrezzature, il team finanziario le spese e i processi di riscossione.
Operazioni come variazioni di prezzo, spese aggiuntive, acquisti o modifiche nell'ambito cliente possono essere indirizzate all'approvazione secondo la struttura di autorizzazione dell'azienda.
Crea una struttura misurabile per la direzione
Nelle schermate di gestione possono essere monitorate nuove richieste di evento, offerte in attesa, organizzazioni in corso, eventi imminenti, compiti in ritardo, consegne dei fornitori e operazioni finanziarie aperte.
Il cliente può valutare le seguenti informazioni in base a tipo di evento, project manager, fornitore o periodo:
Richieste di eventi in arrivo
Tasso di conversione delle offerte in contratti
Organizzazioni imminenti
Stato di avanzamento di progetti e compiti
Lavori in ritardo o incompleti
Lavori in attesa di approvazione del cliente
Consegne fornitore
Assegnazioni di team e veicoli
Stato delle necessità e restituzioni di attrezzature
Spese di progetto
Budget dell'evento e situazione finanziaria
Fatturazione e riscossione
Feedback dei clienti
Opportunità di organizzazioni ricorrenti
XtraCRM non costringe la tua azienda a un modello organizzativo fisso. Puoi strutturare registrazioni clienti, offerte, fasi di progetto, compiti, fornitori, attrezzature e processi finanziari secondo il tuo metodo di lavoro, rendendo l'intero processo dalla prima richiesta del cliente fino alla chiusura dell'evento e alla riscossione più ordinato, misurabile e tracciabile.