Event- und Organisationsfirmen
Erfolg in der Event- und Organisationsbranche hängt nicht nur von der Arbeit am Veranstaltungstag ab. Kundenanfrage, Bedarfsanalyse, Angebot, Vertrag, Location, Lieferanten, Equipment, Personal, Aufbau, Veranstaltungsablauf und finanzielle Prozesse müssen vorher geplant werden.
XtraCRM vereint CRM-, Vertriebs-, Projekt-, Aufgaben-, Einkaufs-, Lager-, Fuhrpark-, Dokumenten- und Finanzfunktionen und ermöglicht so die Gesamtsteuerung des gesamten Prozesses von der ersten Kundenbesprechung bis zum Veranstaltungabschluss zentral an einem Ort.
Wie läuft der Prozess in der Branche ab?
Der Prozess beginnt in der Regel mit einer Veranstaltungsanfrage des Kunden. Die Art, das Datum, der Ort, die Teilnehmerzahl, der Serviceumfang und das Budget werden festgelegt.
Nach der Bedarfsanalyse werden Location, technische Ausstattung, Dekoration, Verpflegung, Transport, Unterkunft, Personal und weitere Dienstleistungen geplant und ein Angebot erstellt.
Wird das Angebot angenommen, werden Vertrag und Projekt angelegt. Die Organisation wird in Phasen und Aufgaben unterteilt; Lieferanten, Teams, Termine und Verantwortliche werden bestimmt.
Vor der Veranstaltung werden Aufbau und Kontrollen abgeschlossen. Am Veranstaltungstag wird der operative Ablauf verfolgt. Nach der Veranstaltung erfolgen Abbau, Equipmentrückgabe, Lieferantenprüfungen, Rechnungsstellung und Kundenfeedbackprozesse.
Wie passt sich XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens an?
Jede Organisationsfirma hat unterschiedliche Dienstleistungen, Teamstrukturen und Projektabläufe. In XtraCRM können benutzerdefinierte Felder, Projekte, Aufgaben und Vertriebsphasen gemäß der Struktur Ihres Unternehmens konfiguriert werden.
Sie können Ihren Vertriebsprozess aus den Phasen „Neue Anfrage, Bedarfsanalyse, Locationprüfung, Angebotserstellung, Angebotspräsentation, Überarbeitung, Kundenfreigabe, Vertrag und Gewinn“ zusammenstellen.
Sie können Ihren Organisationsprozess mit den Phasen „Projektstart, Planung, Beschaffung, Vorbereitung, Installation, Endkontrolle, Veranstaltung läuft, Abbau, Abschluss und Fertigstellung“ verfolgen.
Für verschiedene Organisationstypen wie Firmenveranstaltungen, Kongresse, Messen, Produkteinführungen, Hochzeiten, Festivals, Konzerte, Meetings oder private Einladungen können Sie separate Bereiche und Arbeitsabläufe definieren.
Veranstaltungsspezifische Bereiche, die Sie nutzen können
Veranstaltungs- oder Projektnummer
Kunde und Marke
Veranstaltungstyp
Veranstaltungsname
Datum und Uhrzeit
Aufbau- und Abbauzeiten
Ort und vollständige Adresse
Teilnehmerzahl
Zielgruppe
Veranstaltungsziel
Leistungsumfang
Projektleiter
Operativer Verantwortlicher
Kreatives Team
Technisches Team
Kundenfreigabeberechtigter
Budget und Vertragsbetrag
Zahlungsplan
Lieferanteninformationen
Ausrüstungsbedarf
Transport- und Unterkunftsbedarfe
Genehmigungs- und Dokumentationsstatus
Risiko- und Notfallinformationen
Projektstatus
Je nach Service-Modell Ihres Unternehmens können Bühnen-, Ton-, Licht-, Dekorations-, Catering- oder andere Produktionsinformationen als spezielles Feld hinzugefügt werden.
Verwalten Sie Kundenanfragen
Anfragen, die telefonisch, über die Webseite, per E-Mail, Werbung, Referenzen oder WhatsApp eingehen, können im CRM dem Kunden zugeordnet werden.
Art der Veranstaltung, Datum, Teilnehmerzahl, gewünschter Veranstaltungsort, Serviceerwartungen und geschätztes Budget können erfasst werden.
Neue Anfragen können dem zuständigen Vertriebs- oder Projektverantwortlichen zugewiesen werden. Aufgaben können erstellt werden, um fehlende Informationen einzuholen, eine Begehung durchzuführen oder Kundenbesprechungen zu planen.
Für Chancen, die längere Zeit nicht bearbeitet wurden, können Erinnerungen definiert werden. Bei verlorenen Aufträgen können Gründe wie Preis, Termin, Umfang oder Konkurrenzpräferenz berichtet werden.
Standardisieren Sie Analyse- und Briefingprozesse
Die Erwartungen des Kunden können mit standardisierten Briefingfeldern erfasst werden. Zweck der Veranstaltung, Zielgruppe, Markenimage, Programmstruktur und besondere Wünsche können definiert werden.
Vom Kunden einzuholende Inhalte wie Logo, Markenrichtlinien, Bilder, Rednerinformationen, Gästelisten oder Ähnliches können mit einer Checkliste verfolgt werden.
Für fehlende Informationen und Unterlagen können dem zuständigen Kundenbetreuer Aufgaben zugewiesen werden. So werden vor Angebotserstellung und Umsetzung notwendige Eingaben geprüft.
Verwalten Sie Begehungen und Veranstaltungsortevaluationen
Datum, Ort und Teilnehmer für die Begehung können geplant werden. Aufgenommene Maße, Fotos, Zugangsinfos und technische Anforderungen können der Projektakte hinzugefügt werden.
Spezielle Kontrollfelder können für Stromversorgung, Ladebereich, Bühne, Ton, Licht, Internet, Sicherheit und weitere Bedürfnisse eingerichtet werden.
Nach der Begehung anfallende Aufgaben können als Aufträge an relevante Teams vergeben werden. Einschränkungen und Arbeitszeiten des Veranstaltungsortes können mit den Projektinformationen gespeichert werden.
Verfolgen Sie Angebot- und Vertragsprozesse
Ort, Equipment, Personal, Dekoration, Verpflegung, Transport und andere Dienstleistungen können als Angebotspositionen erstellt werden.
Erstellung, Prüfung, Kundenvorlage, Revision und Freigabe des Angebots können verfolgt werden. Verschiedene Veranstaltungspakete oder alternative Serviceumfänge können als separate Angebote vorbereitet werden.
Für bestimmte Budgets, Rabatte oder Zahlungsbedingungen kann eine Genehmigung durch den Manager erstellt werden. Freigegebene Angebote können in Verkaufsaufträge und Organisationsprojekte überführt werden.
Verträge und deren Anhänge können im entsprechenden Kunden- oder Projektdatensatz gespeichert werden.
Veranstaltung in ein Projekt umwandeln
Eine nach Abschluss des Vertrags geplante Veranstaltung kann als Projekt eröffnet werden. Das Projekt kann in Hauptphasen wie Planung, Vorbereitung, Aufbau, Durchführung, Abbau und Abschluss unterteilt werden.
Unter jeder Phase können die auszuführenden Aufgaben als Tätigkeiten angelegt werden. In den Aufgaben können folgende Informationen verfolgt werden:
Aufgabe oder Arbeitsschritt
Zugehörige Veranstaltung
Verantwortlicher Mitarbeiter oder Team
Lieferant
Start- und Endzeit
Priorität
Status
Checkliste
Angehängte Dateien
Kundenfreigabe
Beschreibung und Notizen
Anstehende und verspätete Arbeiten können projektbezogen angezeigt werden.
Veranstaltungsprogramm und Ablauf verwalten
Die Programmpunkte des Veranstaltungstages wie Empfang, Präsentation, Rede, Bühnenwechsel, Bewirtung, Pause und Abschluss können mit speziellen Feldern oder Aufgaben geplant werden.
Für jeden Programmpunkt können Uhrzeit, zuständige Person, Ort und benötigte Ausrüstung erfasst werden.
Programmänderungen können dem Projektteam als Aufgabe oder Benachrichtigung übermittelt werden. Der aktuelle Veranstaltungsablauf kann zusammen mit den zugehörigen Projektunterlagen gespeichert werden.
XtraCRM ist kein spezialisiertes System für Bühnenablauf oder Sendungsautomation; es ermöglicht die gemeinsame Verfolgung von Aufgaben, Verantwortlichen und Zeitinformationen im Veranstaltungsprogramm.
Planen Sie Team- und Personaleinsätze
Projektleiter, Verantwortlicher vor Ort, technisches Team, Empfangspersonal, Hostessen, Sicherheitskräfte oder andere Mitarbeiter können Aufgaben zugewiesen werden.
Die Einsatzzeiten der Mitarbeiter an bestimmten Tagen und Stunden können mit speziellen Feldern erfasst werden. Einsatzort, Verantwortlichkeiten und Kontaktinformationen können in der Projektakte angezeigt werden.
Um Überschneidungen derselben Mitarbeiter oder Teams bei verschiedenen Veranstaltungen zu vermeiden, können Kalender- und Einsatzpläne kontrolliert werden.
Extern bereitgestelltes Personal kann mit dem entsprechenden Lieferanten- oder Dienstleistungseintrag verknüpft werden.
Verwalten Sie Lieferantenprozesse
Räumlichkeiten, Catering, Ton- und Lichttechnik, Dekoration, Transport, Unterkunft, Druck und andere Dienstleister können als Lieferantenkonto verwaltet werden.
Ansprechpartner, Angebote, Verträge, zugehörige Projekte und Dokumente der Lieferanten können unter demselben Konto gespeichert werden.
Vom Lieferanten erwartete Lieferungen oder Dienstleistungen können als Aufgaben erstellt werden. Lieferdatum, Betrag, Zahlungsbedingungen und Genehmigungsstatus können verfolgt werden.
Für dieselbe Dienstleistung eingegangene Angebote und frühere Arbeitsinformationen können bei Einkaufsentscheidungen berücksichtigt werden.
Verfolgen Sie Einkaufsprozesse
Für die Veranstaltung benötigte Produkte oder Dienstleistungen können als Einkaufsanfragen und Bestellungen verwaltet werden.
Lieferant, Produkt oder Dienstleistung, Menge, Preis, Währung und erwartetes Lieferdatum können erfasst werden. Für verspätete Bestellungen kann dem Einkaufverantwortlichen eine Aufgabe zugewiesen werden.
Einkäufe über einem bestimmten Betrag können entsprechend der Befugnisordnung des Unternehmens an die Genehmigung der Geschäftsführung weitergeleitet werden.
Einkaufskosten können mit der jeweiligen Organisationseinheit oder Kostenstelle verknüpft werden.
Verwalten Sie Ausrüstung und Vorräte
Ton-, Licht-, Bild-, Bühnen-, Tisch-, Stuhl-, Dekorations- und andere Ausrüstungen können durch Produkt- oder Inventareinträge verfolgt werden.
Der Zustand der Ausrüstung, ihr Standort, die zugehörige Veranstaltung und Einsatzinformationen können mit speziellen Feldern erfasst werden.
Für das Projekt zu erstellende Ausrüstunglisten können mit Aufgaben und Kontrollschritten geplant werden. Fehlende oder zu beschaffende Produkte können in den Einkaufsprozess weitergeleitet werden.
Gelieferte und zurückgenommene Ausrüstungen können kontrolliert werden, wobei fehlende, beschädigte oder wartungsbedürftige Produkte erfasst werden.
Verfolgen Sie Fahrzeug- und Fuhrparksprozesse
Firmenfahrzeuge, die bei Veranstaltungen verwendet werden, können im Fuhrparkbereich mit Kennzeichen, Marke, Modell, Kilometerstand, Versicherung und Inspektionsinformationen verwaltet werden.
Fahrzeuge können zu Veranstaltungszwecken Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen werden. Einsatzdatum, erwartete Rückkehr, Zweck und Kilometerstand können erfasst werden.
Bei Veranstaltungsfahrten können Fahrzeug-, Ausrüstungs-, Fahrer- und Aufgabendaten mit projektbezogenen Spezialfeldern verknüpft werden.
Wartungshistorie und bevorstehende Wartungstermine der Fahrzeuge können zusätzlich überwacht werden.
Verwalten Sie Aufbau- und Endkontrollprozesse
Während der Aufbauphase können Bühne, Dekoration, technische Systeme, Sitzordnung, Wegweisung und andere Vorbereitungen als Aufgaben überwacht werden.
Wenn jede Aufgabe abgeschlossen ist, können das Prüfergebnis, Fotos und Erklärungen dem Projektauftrag hinzugefügt werden.
Vor Beginn der Veranstaltung kann eine abschließende Checkliste erstellt werden. Fehlende oder ungeeignete Arbeiten können den entsprechenden Teammitgliedern neu zugewiesen werden.
Für Dekorationen, Anordnungen oder visuelle Arbeiten, die eine Kundenfreigabe erfordern, kann der Genehmigungsstatus dokumentiert werden.
Verfolgen Sie den Betrieb am Veranstaltungstag
Am Veranstaltungstag auftretende Aufgaben, Änderungen und Probleme können im Projektauftrag festgehalten werden.
Der Betriebsverantwortliche kann abgeschlossene Arbeiten, ausstehende Aufgaben und die beteiligten Personen in derselben Projektansicht verfolgen.
Technische Probleme, Programmänderungen, zusätzliche Kundenwünsche oder Lieferantverzögerungen können als Aufgaben erfasst werden. Eingriffe und Ergebnisse können später im Projektverlauf zur Bewertung gespeichert werden.
Verwalten Sie Abbau und Gerätesrückgaben
Nach der Veranstaltung können Abbau, Beladung, Gerätezählung und Rückgabevorgänge mit Aufgaben verfolgt werden.
Es kann festgehalten werden, welcher Lieferant wann die gemieteten Geräte zurückerhält. Die Rückkehr und der aktuelle Zustand firmeneigener Geräte im Lager können überprüft werden.
Für fehlende, beschädigte oder wartungsbedürftige Geräte können neue Vorgangseinträge erstellt werden.
Speichern Sie Veranstaltungsdokumente an einem zentralen Ort
Angebote, Verträge, Briefings, Sitzpläne, Bilder, Programme, Lieferantendokumente, Genehmigungen und Übergabeprotokolle können unter dem jeweiligen Projekt gespeichert werden.
Entwurfs-, Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse von Dokumenten können mit Aufgaben verwaltet werden. Der Zugriff auf Dateien kann entsprechend der Rolle der Mitarbeiter eingeschränkt werden.
So gehen aktuelle Dateien nicht in persönlichen Ordnern oder Messenger-Gruppen verloren.
Verwalten Sie Teilnehmerinformationen nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens
Je nach Struktur der Veranstaltung können Einladungs- oder Teilnehmerinformationen über spezielle Felder, Formulare oder Importvorgänge erfasst werden.
Teilnahmestatus, Kontaktdaten und spezielle Anforderungen können entsprechend den Bedürfnissen des Unternehmens strukturiert werden.
XtraCRM ist kein spezialisiertes Ticketsystem, keine Sitzplatzwahl oder Zugangskontrollsystem für Veranstaltungen. Falls diese Funktionen benötigt werden, sollten Schnittstellen mit extern eingesetzten Systemen separat geprüft werden.
Bei Teilnehmerdaten dürfen nur notwendige Informationen gespeichert werden und Kommunikationsberechtigungen müssen gemäß Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben verwaltet werden.
Überwachen Sie Projektkosten und Rentabilität
Veranstaltungsort, Lieferanten, Geräte, Personal, Transport, Unterkunft und sonstige Organisationskosten können dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden.
Die Ausgabenkategorie, der Lieferant, das Datum, der Betrag, die Währung, das Dokument und der Genehmigungsstatus können nachverfolgt werden.
Durch die gemeinsame Bewertung der Vertragskosten und der Projektkosten kann die finanzielle Lage der Organisation eingesehen werden.
Nachträglich entstandene Zusatzanforderungen können als separates Angebot oder als Erfassungsnachtrag zur Kundenfreigabe vorgelegt werden.
Verwalten Sie die Rechnungsstellung und die Inkassoprozesse
Die Organisationsgebühr kann in Phasen wie Anzahlung, Zwischenzahlung und Restzahlung nach der Veranstaltung verfolgt werden.
Für jede Zahlungsphase können geplantes Datum, Betrag und Status in benutzerdefinierten Feldern erfasst werden. Bei Fälligkeit der Rechnung kann dem Finanzteam eine Aufgabe zugewiesen werden.
Rechnungs-, Fälligkeits- und Zahlungsinformationen können über Finanzaufzeichnungen eingesehen werden. Für verspätete Zahlungen kann eine Nachverfolgungsaufgabe an den Kundenbetreuer vergeben werden.
Führen Sie den Abschluss und die Auswertung nach der Veranstaltung durch
Nach Abschluss der Veranstaltung können offene Aufgaben, Lieferungen von Lieferanten, Rückgaben von Ausrüstung, Ausgaben, Rechnungen und Zahlungen überprüft werden.
Eine Kundenbefragung oder Umfrage kann als Aufgabe erstellt werden. Das Feedback des Kunden und zukünftiger Veranstaltungsbedarf können im CRM-Datensatz hinzugefügt werden.
Im Team-Review können erfolgreiche Maßnahmen, Probleme und verbesserungswürdige Punkte dokumentiert werden.
Verfolgen Sie wiederkehrende Veranstaltungschancen
Für Jahresversammlungen, Messen, Kongresse oder periodische Veranstaltungen kann das Datum der nächsten Veranstaltung in benutzerdefinierten Feldern erfasst werden.
Kurz vor dem Termin kann dem Vertriebs- oder Kundenmanager eine Besprechungsaufgabe zugewiesen werden. Umfang, Budget und Kundenfeedback der vergangenen Veranstaltung können bei der Angebotserstellung genutzt werden.
Für bestehende Kunden können zusätzliche Dienstleistungen oder neue Veranstaltungschancen erstellt werden.
Weisen Sie Berechtigungen entsprechend der Aufgabenverteilung zu
Für die Teams Vertrieb, Projektmanagement, Betrieb, Einkauf, Lager, Finanzen und Verwaltung können unterschiedliche Zugriffs- und Bearbeitungsrechte definiert werden.
Das Vertriebsteam verwaltet Kunden und Angebote, während das Projektteam Aufgaben und Dokumente verfolgt. Einkauf steuert Lieferanten, Lager verwaltet Ausrüstung und Finanzen kontrolliert Ausgaben- und Inkassoprozesse.
Vorgänge wie Preisänderungen, Zusatzkosten, Einkäufe oder Änderungen im Kundenumfang können gemäß der Genehmigungsrichtlinie des Unternehmens zur Freigabe weitergeleitet werden.
Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management
In den Verwaltungsbildschirmen können neue Veranstaltungsanfragen, ausstehende Angebote, laufende Organisationen, bevorstehende Veranstaltungen, überfällige Aufgaben, Lieferungen von Lieferanten und offene finanzielle Vorgänge verfolgt werden.
Kunden, Veranstaltungstyp, Projektleiter, Lieferant oder Zeitraum kann folgende Informationen bewertet werden:
Eingehende Veranstaltungsanfragen
Angebots-zu-Vertrag Konversionsrate
Bevorstehende Organisationen
Projekt- und Aufgabenfortschritt
Verzögerte und unvollständige Arbeiten
Arbeiten, die auf Kundenfreigabe warten
Lieferantenlieferungen
Team- und Fahrzeugeinsätze
Ausrüstungsbedarf und Rückgabestatus
Projektkosten
Veranstaltungsbudget und finanzielle Situation
Rechnungsstellung und Inkasso
Kundenfeedback
Wiederkehrende Organisationsmöglichkeiten
XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht in ein festes Organisationsmodell. Sie können Kundenakten, Angebote, Projektphasen, Aufgaben, Lieferanten, Ausrüstungen und Finanzprozesse nach Ihren eigenen Arbeitsabläufen strukturieren und so den gesamten Prozess von der ersten Kundenanfrage bis zum Veranstaltungsabschluss und Inkasso übersichtlicher, messbarer und nachvollziehbarer gestalten.