Entreprises d'événements et d'organisation
Le succès dans le secteur de l'événementiel et de l'organisation ne dépend pas uniquement du travail effectué le jour de l'événement. Il est nécessaire de planifier à l'avance la prise de la demande client, l'analyse des besoins, la proposition, le contrat, le lieu, les fournisseurs, l'équipement, le personnel, l'installation, le déroulement de l'événement et les processus financiers.
XtraCRM réunit les fonctionnalités de CRM, ventes, projet, tâches, achats, stock, flotte, documents et finances pour permettre la gestion de l'ensemble du processus depuis le premier rendez-vous client jusqu'à la clôture de l'événement, à partir d'un centre unique.
Comment se déroule le processus dans le secteur ?
Le processus débute généralement par la demande d’événement du client. Le type d'événement, la date, le lieu, le nombre de participants, l'étendue des services et le budget sont déterminés.
Après l'analyse des besoins, le lieu, les équipements techniques, la décoration, la restauration, le transport, l'hébergement, le personnel et les autres services sont planifiés et une proposition est préparée.
Une fois la proposition acceptée, un contrat et un enregistrement de projet sont créés. L'organisation est divisée en phases et tâches ; les fournisseurs, équipes, dates de livraison et responsables sont définis.
Avant l'événement, l'installation et les contrôles sont terminés. Le jour de l'événement, le déroulement opérationnel est suivi. Après l'événement, les phases de démontage, retour du matériel, contrôles fournisseurs, facturation et retour client sont menées.
Comment XtraCRM s’adapte-t-il à votre mode de travail ?
Chaque entreprise d'organisation a des services, une structure d'équipe et un flux de projets différents. Dans XtraCRM, les champs personnalisés, projets, tâches et étapes de vente peuvent être configurés selon l'organisation de votre entreprise.
Vous pouvez structurer votre processus de vente avec les étapes « Nouvelle demande, Analyse des besoins, Contrôle du lieu, Préparation de la proposition, Proposition soumise, Révision, Approbation client, Contrat et Gagné ».
Vous pouvez suivre votre processus d'organisation avec les étapes « Ouverture du projet, Planification, Approvisionnement, Préparation, Installation, Contrôle final, Événement en cours, Démontage, Clôture et Terminé ».
Vous pouvez définir des espaces et des flux de travail distincts pour différents types d'organisations telles que événements d'entreprise, congrès, foires, lancements, mariages, festivals, concerts, réunions ou invitations privées.
Espaces spécifiques à l'événement que vous pouvez utiliser
Numéro de l'événement ou du projet
Client et marque
Type d'événement
Nom de l'événement
Date et heure
Horaires d'installation et de démontage
Lieu et adresse complète
Nombre de participants
Public cible
Objectif de l'événement
Portée du service
Chef de projet
Responsable opérationnel
Équipe créative
Équipe technique
Responsable de l'approbation client
Budget et montant du contrat
Plan de paiement
Informations sur les fournisseurs
Besoins en équipements
Besoins en transport et hébergement
Statut des autorisations et documents
Informations sur les risques et les situations d'urgence
État du projet
Des informations spécifiques sur la scène, le son, la lumière, la décoration, le service ou d'autres aspects de production peuvent être ajoutées en tant que champs personnalisés selon le modèle de service de votre entreprise.
Gérez les demandes des clients
Les demandes reçues par téléphone, site internet, e-mail, publicité, référence ou WhatsApp peuvent être associées au client dans le CRM.
Le type d'événement, la date, le nombre de participants, le lieu préféré, les attentes de service et le budget approximatif peuvent être enregistrés.
Une nouvelle demande peut être assignée au responsable commercial ou projet concerné. Des tâches peuvent être créées pour collecter les informations manquantes, réaliser une visite ou planifier une réunion client.
Des rappels peuvent être définis pour les opportunités sans activité depuis longtemps. Les raisons des pertes comme le prix, la date, le périmètre ou le choix des concurrents peuvent être rapportées.
Standardisez l'analyse des besoins et le processus de brief
Les attentes du client peuvent être enregistrées avec des champs de brief standardisés. L'objectif de l'événement, le public cible, le langage de la marque, la structure du programme et les demandes spécifiques peuvent être définis.
Les contenus à obtenir du client tels que logo, guide de marque, visuels, informations sur les intervenants, liste des invités ou similaires peuvent être suivis via une liste de contrôle.
Pour les informations et documents manquants, une tâche peut être attribuée au responsable client. Ainsi, les entrées nécessaires sont vérifiées avant la phase d'offre et de mise en œuvre.
Gérez la visite et l'évaluation du lieu
La date, le lieu et les participants pour la visite peuvent être planifiés. Les mesures, photos, informations d'accès et besoins techniques pris lors de la visite peuvent être ajoutés au dossier projet.
Des champs de contrôle spécifiques peuvent être créés pour l'électricité, la zone de chargement, la scène, le son, la lumière, internet, la sécurité et autres besoins.
Les tâches à effectuer après la visite peuvent être assignées aux équipes concernées. Les contraintes du lieu et les horaires de travail peuvent être enregistrés avec les informations du projet.
Suivez les processus d'offres et de contrats
Le lieu, les équipements, le personnel, la décoration, la restauration, le transport et autres services peuvent être créés en tant qu'éléments de l'offre.
Les étapes de préparation, contrôle, présentation au client, révision et approbation de l'offre peuvent être suivies. Différents packages ou services alternatifs peuvent être préparés sous forme d'offres distinctes.
Une approbation de la direction peut être définie pour un budget, une remise ou des conditions de paiement spécifiques. L'offre approuvée peut être transformée en commande de vente et projet d'organisation.
Le contrat et ses annexes peuvent être conservés dans le dossier client ou projet concerné.
Transformez l'organisation en projet
Un événement dont le contrat est finalisé peut être ouvert en tant que projet. Le projet peut être divisé en étapes principales telles que la planification, la préparation, l'installation, l'exécution, le démontage et la clôture.
Les tâches à effectuer sous chaque étape peuvent être créées en tant que missions. Les informations suivantes peuvent être suivies dans les missions :
Tâche ou élément de travail
Événement lié
Employé ou équipe responsable
Fournisseur
Heure de début et de fin
Priorité
Statut
Liste de contrôle
Fichiers liés
Approbation du client
Description et notes
Les travaux à venir et en retard peuvent être affichés par projet.
Gérez le programme et le déroulement de l'événement
Les étapes du jour d'événement telles que l'accueil, la présentation, le discours, les transitions de scène, le service, la pause et la clôture peuvent être planifiées à l'aide de champs ou de tâches spécifiques.
Pour chaque étape du programme, les heures, la personne responsable, le lieu et les informations sur l'équipement nécessaire peuvent être enregistrés.
Les modifications du programme peuvent être transmises à l'équipe de projet sous forme de tâches ou de notifications. Le déroulement actuel de l'événement peut être conservé avec les enregistrements du projet pertinent.
XtraCRM n'est pas un système spécialisé d'automatisation de flux de scène ou de diffusion ; il permet le suivi organisé des tâches, responsables et horaires dans le programme de l'événement.
Planifiez les assignations d'équipes et de personnel
Le chef de projet, le responsable terrain, l'équipe technique, le personnel d'accueil, l'hôtesse, la sécurité ou d'autres employés peuvent être assignés aux tâches de l'événement.
Les jours et heures où les employés sont assignés peuvent être enregistrés avec des champs spécifiques. Le lieu de la tâche, les responsabilités et les informations de contact peuvent être affichés dans l'enregistrement du projet.
Pour éviter qu'un même employé ou une équipe soit assigné à des organisations conflictuelles, les calendriers et plans de tâches peuvent être vérifiés.
Le personnel externalisé peut être associé au fournisseur ou à l'enregistrement de service correspondant.
Gérez les processus des fournisseurs
Le lieu, la restauration, le son et la lumière, la décoration, le transport, l'hébergement, l'impression et d'autres fournisseurs de services peuvent être gérés comme comptes fournisseurs.
Les contacts fournisseurs, les offres, les contrats, les projets concernés et les documents peuvent être regroupés sous un même compte.
Les livraisons ou services attendus du fournisseur peuvent être créés en tant que tâches. La date de livraison, le montant, les conditions de paiement et le statut d'approbation peuvent être suivis.
Les offres reçues pour le même service et les informations sur les collaborations passées peuvent être prises en compte dans les décisions d'achat.
Suivez les processus d'achat
Les produits ou services nécessaires pour l'événement peuvent être gérés comme des demandes et commandes d'achat.
Le fournisseur, le produit ou service, la quantité, le prix, la devise et la date de livraison prévue peuvent être enregistrés. Pour les commandes en retard, une tâche peut être assignée au responsable des achats.
Les achats dépassant un certain montant peuvent être soumis à l'approbation d'un responsable conformément à l'autorité interne de l'entreprise.
Les dépenses d'achat peuvent être associées à l'organisation concernée ou au centre de coûts.
Gérez les équipements et les stocks
Le son, la lumière, l'image, la scène, les tables, les chaises, la décoration et d'autres équipements peuvent être suivis avec des enregistrements de produit ou d'inventaire.
L'état de l'équipement, sa localisation, l'événement concerné et les informations de mission peuvent être conservés dans des champs spécifiques.
Les listes d'équipements à préparer pour un projet peuvent être planifiées via des tâches et étapes de contrôle. Les produits manquants ou à acheter peuvent être dirigés vers le processus d'achat.
Les équipements livrés et récupérés peuvent être contrôlés pour enregistrer les articles manquants, endommagés ou nécessitant une maintenance.
Suivez les processus des véhicules et de la flotte
Les véhicules de l'entreprise utilisés dans les organisations peuvent être gérés dans la section Flotte avec leurs plaques d'immatriculation, marque, modèle, kilométrage, assurance et contrôle technique.
Les véhicules peuvent être assignés aux employés ou aux départements pour les événements. La date de mission, le retour prévu, l'objectif et le kilométrage peuvent être enregistrés.
Les informations sur les véhicules, équipements, conducteurs et missions pour les transports d'événements peuvent être associées aux champs spécifiques du projet.
L'historique d'entretien des véhicules et les dates d'entretien à venir peuvent également être suivis.
Gérez les processus d'installation et de contrôle final
Lors de l'installation, la scène, la décoration, les systèmes techniques, l'agencement des sièges, l'orientation et les autres préparatifs peuvent être suivis sous forme de tâches.
Chaque fois qu'une tâche est terminée, le résultat du contrôle, la photo et la description peuvent être ajoutés à l'enregistrement du projet.
Une liste de contrôle finale peut être créée avant le début de l'événement. Les tâches manquantes ou inappropriées peuvent être réaffectées aux membres d'équipe concernés.
L'état d'approbation peut être enregistré pour les décorations, aménagements ou travaux visuels nécessitant l'accord du client.
Suivez l'opération le jour de l'événement
Les tâches, modifications et problèmes survenant le jour de l'événement peuvent être conservés dans l'enregistrement du projet.
Le responsable opérationnel peut suivre les travaux terminés, les tâches en attente et les personnes concernées depuis la même vue projet.
Des situations telles que problème technique, changement de programme, demande client supplémentaire ou retard fournisseur peuvent être enregistrées comme tâches. L'intervention effectuée et le résultat peuvent ensuite être conservés dans l'historique du projet pour évaluation.
Gérez le démontage et le retour des équipements
Après l'événement, les opérations de démontage, chargement, comptage et retour des équipements peuvent être suivies par des tâches.
Il est possible d'enregistrer à quel fournisseur et quand les équipements loués doivent être livrés. Le retour des équipements appartenant à l'entreprise au dépôt et leur état actuel peuvent être vérifiés.
De nouveaux enregistrements peuvent être créés pour les équipements manquants, endommagés ou nécessitant un entretien.
Conservez les documents de l'événement en un seul centre
Devis, contrats, briefs, plans des sièges, visuels, programmes, documents fournisseurs, autorisations et procès-verbaux de livraison peuvent être stockés sous le projet concerné.
Les processus de rédaction, révision et approbation des documents peuvent être gérés par des tâches. L'accès aux fichiers peut être limité selon le rôle des employés.
Ainsi, les fichiers à jour ne se perdent pas dans des dossiers personnels ou des groupes de messagerie.
Gérez les informations des participants selon les besoins de votre entreprise
Selon la structure de l'événement, les informations des invités ou participants peuvent être conservées via des champs spéciaux, des formulaires ou des processus d'importation.
Le statut de participation, les coordonnées et les demandes spéciales peuvent être configurés selon les besoins de l'entreprise.
XtraCRM n'est pas un système spécialisé de billetterie, sélection de sièges ou contrôle d'accès à l'événement. Si ces fonctions sont nécessaires, l'interconnexion avec les systèmes externes utilisés doit être étudiée séparément.
Seules les informations nécessaires doivent être conservées sur les participants et les autorisations de communication doivent être gérées conformément aux politiques de l'entreprise et à la législation.
Suivez les dépenses et la rentabilité du projet
Les dépenses de lieu, fournisseurs, équipements, personnel, transport, hébergement et autres frais organisationnels peuvent être associées au projet concerné.
La catégorie de la dépense, le fournisseur, la date, le montant, la devise, le document et le statut d'approbation peuvent être suivis.
Le montant du contrat et les dépenses du projet peuvent être évalués ensemble pour visualiser la situation financière de l'organisation.
Les demandes supplémentaires survenant ultérieurement peuvent être soumises à l'approbation du client sous forme d'offre séparée ou d'enregistrement de travail supplémentaire.
Gérez les processus de facturation et de recouvrement
Le montant de l'organisation peut être suivi à travers les étapes telles que l'acompte, le paiement intermédiaire et le solde post-événement.
Pour chaque étape de paiement, la date prévue, le montant et le statut peuvent être enregistrés via des champs personnalisés. Lors de l'arrivée de la date de facturation, une tâche peut être assignée à l'équipe financière.
Les informations sur les factures, les échéances et les encaissements peuvent être suivies via les enregistrements financiers. Pour les paiements en retard, une tâche de suivi peut être créée pour le responsable client.
Effectuez la clôture et l'évaluation après l'événement
Après la fin de l'événement, les tâches en cours, les livraisons fournisseurs, les retours de matériel, les dépenses, les factures et les encaissements peuvent être contrôlés.
Une tâche d'entretien de satisfaction client ou de sondage peut être créée. Les retours du client et les besoins pour les événements futurs peuvent être ajoutés dans le CRM.
Lors de l'évaluation avec l'équipe projet, les bonnes pratiques, les problèmes et les points à améliorer peuvent être consignés.
Suivez les opportunités d'événements récurrents
Pour les réunions annuelles, salons, congrès ou organisations périodiques, la date du prochain événement peut être enregistrée avec des champs personnalisés.
À l'approche de la date, une tâche de prise de contact peut être assignée au commercial ou au responsable client. La portée, le budget et les retours clients de l'événement passé peuvent être utilisés lors de la préparation d'une nouvelle offre.
Des offres de services supplémentaires ou de nouveaux événements peuvent être générés pour les clients existants.
Définissez les autorisations selon la répartition des tâches
Des droits d'accès et d'opération différents peuvent être définis pour les équipes vente, gestion de projet, opération, achats, entrepôt, finance et direction.
L'équipe commerciale gère les clients et les offres, tandis que l'équipe projet suit les tâches et documents. L'équipe achats gère les fournisseurs, l'entrepôt le matériel, et la finance les dépenses et recouvrements.
Les opérations telles que changement de prix, coûts supplémentaires, achats ou modifications du périmètre client peuvent être soumises à approbation selon la hiérarchie des autorisations de l'entreprise.
Créez une structure mesurable pour la direction
Sur les écrans de gestion, demandes de nouveaux événements, offres en attente, organisations en cours, événements à venir, tâches en retard, livraisons fournisseurs et opérations financières en cours peuvent être suivis.
Le client peut évaluer les informations suivantes selon le type d'événement, le chef de projet, le fournisseur ou la période :
Demandes d'événements reçues
Taux de transformation des offres en contrats
Organisations à venir
État d'avancement des projets et des tâches
Travaux en retard ou non terminés
Travaux en attente d'approbation client
Livraisons des fournisseurs
Affectations des équipes et des équipements
État des besoins et retours d'équipements
Dépenses du projet
Budget de l'événement et situation financière
Facturation et recouvrement
Retours clients
Opportunités d'organisations récurrentes
XtraCRM ne contraint pas votre entreprise à un modèle d'organisation fixe. En structurant les enregistrements clients, les offres, les étapes du projet, les tâches, les fournisseurs, les équipements et les processus financiers selon votre propre mode de travail, vous pouvez rendre l'ensemble du processus, depuis la première demande client jusqu'à la clôture de l'événement et au recouvrement, plus organisé, mesurable et traçable.