イベント・組織会社

イベント・組織業界での成功は、イベント当日の作業だけに依存しません。顧客の要望取得、ニーズ分析、見積もり、契約、会場、サプライヤー、機材、人員、設営、イベントの流れ、財務プロセスの事前計画が必要です。

XtraCRMは、CRM、販売、プロジェクト、タスク、購買、在庫、車両、ドキュメント、財務機能を統合し、初回顧客面談からイベント完了までの全プロセスを一元管理します。

業界のプロセスはどのように進行しますか？

通常、プロセスは顧客のイベント要望から始まります。イベントの種類、日程、場所、参加者数、サービス範囲、予算が決定されます。

ニーズ分析後、会場、技術機材、装飾、飲食、交通、宿泊、人員、その他サービスを計画し、見積もりを作成します。

見積もりが受け入れられると、契約およびプロジェクト記録が作成されます。組織は段階やタスクに分けられ、サプライヤー、チーム、納期、責任者が決定されます。

イベント前に設営と点検が完了します。イベント当日は運営の流れを追跡し、終了後は撤去、機材返却、サプライヤーチェック、請求、顧客フィードバックのプロセスが実施されます。

XtraCRMは御社の業務形態にどのように適応しますか？

各組織会社ではサービス内容、チーム構成、プロジェクト進行が異なります。XtraCRMではカスタムフィールド、プロジェクト、タスク、販売段階を御社の体制に合わせて設定できます。

販売プロセスは「新規要望、ニーズ分析、会場確認、見積もり作成中、見積もり提出済み、修正、顧客承認、契約、獲得」のステージから構成できます。

組織プロセスは、「プロジェクト開始、計画、調達、準備、設置、最終確認、イベント進行中、解体、閉鎖および完了」の段階で追跡できます。

企業イベント、会議、展示会、ローンチ、結婚式、フェスティバル、コンサート、会合、または特別招待など、異なるタイプの組織のために別々のエリアとワークフローを定義できます。

利用可能なイベント専用エリア

• イベントまたはプロジェクト番号

• クライアントとブランド

• イベントの種類

• イベント名

• 日時

• 設置および解体の時間

• 会場と住所

• 参加者数

• ターゲットオーディエンス

• イベントの目的

• サービス範囲

• プロジェクトマネージャー

• オペレーション責任者

• クリエイティブチーム

• テクニカルチーム

• クライアント承認担当者

• 予算と契約金額

• 支払い計画

• サプライヤー情報

• 機材の必要性

• 交通および宿泊の必要性

• 許可と文書の状況

• リスクおよび緊急時情報

• プロジェクトの状況

御社のサービスモデルに応じて、ステージ、音響、照明、装飾、ケータリング、その他の制作情報をカスタムフィールドとして追加できます。

顧客のリクエストを管理する

電話、ウェブサイト、メール、広告、紹介、またはWhatsApp経由のリクエストはCRMで顧客に紐付けられます。

イベントの種類、日付、参加者数、希望会場、サービスの期待事項、および概算予算を記録できます。

新しいリクエストは担当の営業またはプロジェクトマネージャーに割り当てられます。情報の不足を補うための作業、現地調査、または顧客との会議の計画が可能です。

長期間処理されていない案件にはリマインダーを設定できます。失注案件の価格、日付、内容、競合選択などの理由もレポート可能です。

ニーズ分析およびブリーフィングプロセスを標準化する

顧客の要望は標準のブリーフィング欄に記録できます。イベントの目的、ターゲット層、ブランドトーン、プログラム構成、特別なリクエストを明確にします。

顧客から入手すべきロゴ、ブランドガイドライン、ビジュアル、スピーカー情報、招待者リストなどをチェックリストで管理できます。

不足する情報や書類に関して顧客担当者にタスクを割り当てることができます。こうして提案および実施段階に移る前に必要な入力内容が確認されます。

現地調査と会場評価を管理する

会場調査のための日付、場所、参加者を計画できます。測定値、写真、アクセス情報、技術的な要件はプロジェクト記録に追加されます。

電気、荷受けスペース、ステージ、音響、照明、インターネット、安全性、その他のニーズに対するカスタムチェック欄を作成できます。

現地調査後に行うべき作業はタスクとして各チームに割り当て可能です。会場の制約や営業時間はプロジェクト情報と共に保持されます。

見積もりおよび契約プロセスを追跡する

会場、機材、スタッフ、装飾、飲食、交通、その他サービスを見積もり項目として作成できます。

見積もりの作成、確認、顧客への提出、修正、承認の各段階を追跡できます。異なるイベントパッケージや代替サービス範囲を別々の見積もりとして作成可能です。

特定の予算、割引、支払い条件に管理者の承認を設定できます。承認済みの見積もりは受注および組織プロジェクトに変換されます。

契約書および添付文書は該当する顧客またはプロジェクト記録に保存可能です。

組織をプロジェクトに変換する

契約が完了したイベントはプロジェクトとして開くことができます。プロジェクトは、計画、準備、設置、実施、解体、終了などの主要な段階に分けることができます。

各段階の下に行う作業をタスクとして作成できます。タスクには以下の情報を追跡できます：

• タスクまたは作業項目

• 関連イベント

• 担当社員またはチーム

• サプライヤー

• 開始および終了時間

• 優先度

• 状況

• チェックリスト

• 関連ファイル

• 顧客承認

• 説明およびメモ

期日が近い作業や遅延している作業をプロジェクト単位で表示できます。

イベントプログラムと進行を管理する

イベント当日のプログラムの中で、受付、プレゼンテーション、スピーチ、ステージ移動、おもてなし、休憩、終了などのステップをカスタムフィールドやタスクで計画できます。

各プログラムステップについて、時間、担当者、場所、必要な機器情報を保持できます。

プログラムの変更はプロジェクトチームにタスクや通知として転送できます。最新のイベント進行は該当するプロジェクト記録とともに保存できます。

XtraCRMは専門的なステージ進行や放送自動化システムではなく、イベントプログラム内のタスク、担当者、時間情報を共通のフォーマットで追跡することを可能にします。

チームとスタッフの割り当てを計画する

プロジェクトマネージャー、現場責任者、技術チーム、受付スタッフ、ホステス、警備員、その他の従業員をイベントタスクに割り当てられます。

従業員がどの日のどの時間帯に勤務しているかをカスタムフィールドで保持できます。勤務場所、責任、連絡先情報はプロジェクト記録で表示できます。

同じ従業員またはチームが重複する組織に割り当てられないように、カレンダーとタスク計画を管理できます。

外部から提供されたスタッフは、関連するサプライヤーまたはサービス記録と紐付けることができます。

サプライヤープロセスを管理する

会場、ケータリング、音響・照明、装飾、交通、宿泊、印刷およびその他のサービス提供者は、サプライヤーアカウントとして管理できます。

サプライヤーの連絡担当者、見積もり、契約、関連プロジェクトおよび書類は同一アカウント内で管理できます。

サプライヤーに期待される納品またはサービスはタスクとして作成可能です。納品日、金額、支払条件および承認状況を追跡できます。

同一サービスに対して受け取った見積もりおよび過去の作業情報は購買決定に役立てられます。

購買プロセスを追跡する

イベントに必要な商品またはサービスは購買要求および発注として管理できます。

サプライヤー、商品またはサービス、数量、価格、通貨および予定納品日を記録できます。遅延した注文には購買担当者へタスクを割り当てることが可能です。

一定金額以上の購入は、会社の権限ルールに基づき管理者の承認に回されます。

購買費用は関連組織またはコストセンターと紐付けられます。

機材および在庫を管理する

音響、照明、映像、ステージ、机、椅子、装飾およびその他の機材は商品または在庫記録で追跡できます。

機材の状態、所在場所、関連イベントおよび割り当て情報はカスタムフィールドで管理可能です。

プロジェクト用に準備する機材リストはタスクやチェックステップで計画できます。不足や調達が必要な商品は購買プロセスに誘導されます。

納品および返却された機材は点検され、欠品、破損またはメンテナンスが必要な商品は記録されます。

車両および車両隊のプロセスを追跡する

組織で使用される社用車は車両隊セクションでナンバープレート、ブランド、モデル、走行距離、保険および検査情報とともに管理されます。

車両はイベント目的で従業員または部門へ割り当てられます。割り当て日、予定帰還、目的および走行距離情報が記録されます。

イベントの輸送における車両、機材、ドライバーおよびタスク情報はプロジェクトのカスタムフィールドに関連付けられます。

車両の整備履歴および近づく整備予定日は別途追跡可能です。

設営および最終確認プロセスを管理する

設営段階ではステージ、装飾、技術システム、座席配置、案内およびその他の準備はタスクとして追跡可能です。

各タスクが完了するたびに、チェック結果、写真、および説明をプロジェクト記録に追加できます。

イベント開始前に最終チェックリストを作成できます。不足または不適切な作業は、関連チームメンバーに再割り当てできます。

顧客の承認が必要な装飾、配置、またはビジュアル作業の承認状況を記録できます。

イベント当日の運営を追跡する

イベント当日に発生したタスク、変更、問題はプロジェクト記録に保持できます。

オペレーション担当者は、完了した作業、保留中のタスク、関連する担当者を同じプロジェクトビューから追跡できます。

技術的な問題、プログラムの変更、追加の顧客要求、またはサプライヤーの遅延などの状況はタスクとして記録できます。実施した介入と結果は後で評価のためにプロジェクト履歴に保存されます。

撤収および機材返却を管理する

イベント後の撤収、積み込み、機材のカウントおよび返却処理はタスクで追跡できます。

レンタル機材がどのサプライヤーにいつ返却されるか記録できます。自社所有の機材の倉庫への戻りと現状を確認できます。

不足、損傷、またはメンテナンスが必要な機材について新たな処理記録を作成できます。

イベント関連ドキュメントを一元管理する

見積もり、契約書、ブリーフ、座席表、ビジュアル、プログラム、サプライヤー文書、許可証、納品書を関連プロジェクトに保存できます。

ドキュメントのドラフト、レビュー、承認プロセスはタスクで管理できます。従業員の役割に応じてファイルアクセスを制限できます。

これにより最新のファイルが個人フォルダやメッセージンググループに埋もれることがありません。

参加者情報を企業のニーズに応じて管理する

イベントの構造に応じて招待者や参加者の情報をカスタムフィールド、フォーム、またはインポート機能で保持できます。

参加状況、連絡先情報、特別なリクエストは企業の必要に合わせて構成できます。

XtraCRMは専門のチケット販売、座席選択、またはイベント入場管理システムではありません。これらの機能が必要な場合は、使用している外部システムとの連携を別途検討する必要があります。

参加者データは必要な情報のみを保持し、連絡許可は企業の方針および法令に準拠して管理する必要があります。

プロジェクトの費用と収益性を追跡する

会場費用、サプライヤー費用、機材費、人件費、交通費、宿泊費、その他の組織費用を関連するプロジェクトに紐付けられます。

費用のカテゴリ、サプライヤー、日付、金額、通貨、証明書および承認状況を追跡できます。

契約金額とプロジェクト費用を合わせて評価し、組織の財務状況を把握できます。

後から発生した追加要求は別の見積もりや追加作業記録として顧客の承認に提出できます。

請求と入金のプロセスを管理しましょう

組織費用は、手付金、中間支払い、イベント後の残金などのステージで追跡できます。

各支払い段階の予定日、金額、状況をカスタムフィールドに記録できます。請求時には財務チームにタスクを割り当てることが可能です。

請求書、支払期日、入金情報は財務記録から追跡できます。遅延した支払いについては顧客担当者へフォローアップのタスクを作成できます。

イベント終了後の締めくくりと評価を行いましょう

イベント完了後に未完了タスク、サプライヤーからの納品、機材返却、経費、請求書、入金をチェックできます。

顧客満足度調査やインタビューのタスクを作成できます。顧客のフィードバックや今後のイベントニーズをCRM記録に追加可能です。

プロジェクトチームとの評価時に成功例、問題点、改善点を記録できます。

繰り返し発生するイベントの機会を追跡しましょう

年次会議、展示会、学会や定期的な組織イベントの次回開催日をカスタムフィールドに記録できます。

開催日が近づくと営業や顧客担当者に面談タスクが割り当てられます。過去のイベント範囲、予算、顧客のフィードバックが新しい見積もり作成に利用されます。

既存の顧客に対して追加サービスや新しいイベント機会を作成できます。

権限を役割分担に基づいて設定しましょう

営業、プロジェクト管理、オペレーション、購買、倉庫、財務、管理チームごとに異なるアクセス権限と操作権限を定義できます。

営業チームは顧客と見積もりを管理し、プロジェクトチームはタスクとドキュメントを追跡します。購買チームはサプライヤーを、倉庫チームは機材を、財務チームは経費と入金プロセスを管理します。

価格変更、追加費用、購買や顧客の範囲変更などの処理は会社の権限体系に従い承認へ回されます。

管理のために計測可能な構造を構築しましょう

管理画面で新規イベント要求、保留中の見積もり、進行中の組織、接近中のイベント、遅延タスク、サプライヤー納品、未処理の財務取引を追跡できます。

顧客、イベントタイプ、プロジェクトマネージャー、サプライヤー、または期間別に以下の情報を評価できます：

• 受信イベントリクエスト

• 見積もりが契約に変わる割合

• 今後のイベント

• プロジェクトおよびタスクの進捗状況

• 遅延および未完了の作業

• 顧客承認待ちの作業

• サプライヤーの納品

• チームおよび車両の割り当て

• 機器の必要状況および返却状況

• プロジェクト費用

• イベント予算および財務状況

• 請求および回収

• 顧客のフィードバック

• 繰り返し開催されるイベントの機会

XtraCRMは、御社を固定された組織モデルに縛りません。顧客記録、見積もり、プロジェクト段階、タスク、サプライヤー、機器、財務プロセスを御社のワークフローに合わせて構築し、最初の顧客要求からイベントのクローズおよび回収までの全プロセスをより整理され、測定可能で追跡可能にすることができます。