Empresas de Eventos y Organización
El éxito en el sector de eventos y organización no depende únicamente del trabajo realizado el día del evento. Es necesario planificar con anticipación la solicitud del cliente, análisis de necesidades, oferta, contrato, lugar, proveedor, equipamiento, personal, instalación, flujo del evento y procesos financieros.
XtraCRM integra funcionalidades de CRM, ventas, proyectos, tareas, compras, inventario, flotas, documentos y finanzas para gestionar todo el proceso desde la primera reunión con el cliente hasta el cierre del evento desde un solo centro.
¿Cómo funciona el proceso en el sector?
El proceso generalmente comienza con la solicitud del cliente para el evento. Se determina el tipo de evento, fecha, lugar, número de participantes, alcance del servicio y presupuesto.
Después del análisis de necesidades, se planifican el lugar, los equipos técnicos, la decoración, alimentos y bebidas, transporte, alojamiento, personal y otros servicios para elaborar la oferta.
Cuando se acepta la oferta, se crea el contrato y el registro del proyecto. La organización se divide en etapas y tareas; se definen proveedores, equipos, fechas de entrega y responsables.
Antes del evento se completan la instalación y las verificaciones. El día del evento se sigue el flujo operativo. Después del evento se llevan a cabo desmontaje, devolución de equipo, verificaciones a proveedores, facturación y procesos de retroalimentación del cliente.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajar de su empresa?
Cada empresa de organización tiene diferentes servicios, estructura de equipo y flujo de proyectos. En XtraCRM, los campos personalizados, proyectos, tareas y etapas de ventas pueden configurarse según la organización de su empresa.
Puede estructurar su proceso de ventas con las etapas “Nueva Solicitud, Análisis de Necesidades, Verificación del Lugar, Preparación de Oferta, Oferta Presentada, Revisión, Aprobación del Cliente, Contrato y Ganado”.
Puede seguir su proceso de organización con las etapas “Apertura del Proyecto, Planificación, Abastecimiento, Preparación, Instalación, Control Final, Evento en Curso, Desmontaje, Cierre y Completado”.
Puede definir áreas y flujos de trabajo separados para diferentes tipos de eventos como eventos corporativos, congresos, ferias, lanzamientos, bodas, festivales, conciertos, reuniones o invitaciones privadas.
Áreas específicas de evento que puede utilizar
Número de evento o proyecto
Cliente y marca
Tipo de evento
Nombre del evento
Fecha y hora
Tiempos de instalación y desmontaje
Lugar y dirección completa
Número de participantes
Público objetivo
Objetivo del evento
Alcance del servicio
Gerente de proyecto
Responsable de operaciones
Equipo creativo
Equipo técnico
Persona autorizada para aprobación del cliente
Presupuesto y monto del contrato
Plan de pagos
Información del proveedor
Necesidades de equipo
Necesidades de transporte y alojamiento
Estado de permisos y documentos
Información de riesgos y emergencias
Estado del proyecto
De acuerdo con el modelo de servicio de su empresa, se pueden agregar campos personalizados para escenario, sonido, iluminación, decoración, catering u otra información de producción.
Gestione las solicitudes de los clientes
Las solicitudes recibidas por teléfono, sitio web, correo electrónico, publicidad, referencias o WhatsApp pueden asociarse con el cliente en el CRM.
Se puede registrar el tipo de evento, fecha, número de participantes, lugar preferido, expectativas de servicio y presupuesto aproximado.
Las nuevas solicitudes pueden asignarse al responsable de ventas o proyecto correspondiente. Se pueden crear tareas para recopilar información faltante, realizar inspecciones o planificar reuniones con el cliente.
Se pueden definir recordatorios para oportunidades sin actividad durante mucho tiempo. En los trabajos perdidos, se pueden reportar causas como precio, fecha, alcance o preferencia de competidores.
Estandarice el análisis de necesidades y el proceso de brief
Las expectativas del cliente pueden registrarse con campos estándar de brief. Se pueden definir el propósito del evento, la audiencia objetivo, el lenguaje de la marca, la estructura del programa y solicitudes especiales.
Los contenidos que deben obtenerse del cliente, como logotipos, guías de marca, imágenes, información de ponentes, listas de invitados o similares, pueden seguirse con una lista de control.
Se pueden crear tareas para los responsables del cliente en caso de información y documentos faltantes. Así, antes de avanzar a la fase de propuesta y ejecución, se verifican las entradas necesarias.
Gestione la inspección y evaluación del lugar
Se pueden planificar fecha, ubicación y participantes para la inspección del lugar. Las medidas, fotos, información de acceso y necesidades técnicas obtenidas en la inspección pueden añadirse al registro del proyecto.
Se pueden crear campos de control especiales para necesidades de electricidad, zona de carga, escenario, sonido, iluminación, internet, seguridad y otras.
Las tareas que deben realizarse después de la inspección pueden asignarse a los equipos correspondientes. Las restricciones y horarios del lugar se pueden guardar junto con la información del proyecto.
Haga seguimiento de los procesos de propuesta y contrato
Lugar, equipo, personal, decoración, alimentos y bebidas, transporte y otros servicios pueden crearse como partidas de propuesta.
Se pueden seguir las etapas de preparación, revisión, presentación al cliente, revisión y aprobación de la propuesta. Paquetes de eventos diferentes o alcance alternativo de servicios pueden prepararse como propuestas separadas.
Se puede establecer la aprobación del gerente para presupuestos específicos, descuentos o condiciones de pago. La propuesta aprobada puede convertirse en orden de venta y proyecto de organización.
El contrato y sus anexos pueden almacenarse en el registro del cliente o proyecto correspondiente.
Transforme la organización en un proyecto
Un evento con contrato completado puede ser abierto como un proyecto. El proyecto puede dividirse en etapas principales como planificación, preparación, montaje, ejecución, desmontaje y cierre.
Bajo cada etapa, se pueden crear tareas para realizar. En las tareas se pueden seguir las siguientes informaciones:
Tarea o ítem de trabajo
Evento asociado
Empleado o equipo responsable
Proveedor
Hora de inicio y fin
Prioridad
Estado
Lista de control
Archivos asociados
Aprobación del cliente
Descripción y notas
Los trabajos próximos y retrasados pueden visualizarse a nivel de proyecto.
Gestione el programa y flujo del evento
En el día del evento, pasos como bienvenida, presentación, discurso, cambio de escenario, servicio, descanso y cierre pueden planificarse con espacios o tareas específicas.
Para cada paso del programa se pueden guardar la hora, persona responsable, ubicación y la información del equipo necesario.
Los cambios en el programa pueden comunicarse al equipo del proyecto como tareas o notificaciones. El flujo actualizado del evento se puede almacenar junto con los registros del proyecto correspondiente.
XtraCRM no es un sistema especializado de automatización de flujo escénico o transmisión; permite el seguimiento en formato común de las tareas, responsables e información temporal en el programa del evento.
Planifique las asignaciones de equipo y personal
El gerente de proyecto, responsable de campo, equipo técnico, personal de bienvenida, asistentes, seguridad u otros empleados pueden ser asignados a las tareas del evento.
Se puede registrar con espacios específicos en qué día y horario cada empleado está asignado. El lugar de la tarea, responsabilidades e información de contacto pueden visualizarse en el registro del proyecto.
Para evitar que el mismo empleado o equipo sea asignado a organizaciones superpuestas, se pueden controlar los calendarios y planes de tareas.
El personal subcontratado puede estar asociado con el proveedor o el registro de servicio correspondiente.
Administra los procesos de proveedores
Espacios, catering, sonido-iluminación, decoración, transporte, alojamiento, impresión y otros proveedores de servicios pueden gestionarse como cuentas de proveedores.
Los contactos, cotizaciones, contratos, proyectos relacionados y documentos de los proveedores pueden mantenerse bajo la misma cuenta.
Los entregables o servicios esperados del proveedor pueden crearse como tareas. Se puede hacer seguimiento de la fecha de entrega, monto, condiciones de pago y estado de aprobación.
Las cotizaciones recibidas para el mismo servicio y los antecedentes laborales pueden ser evaluados en las decisiones de compra.
Supervisa los procesos de compra
Los productos o servicios necesarios para el evento pueden gestionarse como solicitudes y órdenes de compra.
Se puede registrar el proveedor, producto o servicio, cantidad, precio, moneda y fecha de entrega esperada. Para pedidos retrasados, se puede asignar una tarea al responsable de compras.
Las compras por encima de cierto monto pueden dirigirse a la aprobación del gerente según la autorización de la empresa.
Los gastos de compra pueden asociarse con la organización o centro de costos correspondiente.
Gestiona equipos e inventarios
Equipos de sonido, iluminación, video, escenario, mesas, sillas, decoración y otros pueden seguirse con registros de productos o inventarios.
El estado del equipo, su ubicación, evento relacionado y datos de asignación pueden mantenerse con campos personalizados.
Las listas de equipos para el proyecto pueden planificarse con tareas y pasos de control. Los productos faltantes o a adquirir pueden dirigirse al proceso de compra.
Los equipos entregados y devueltos pueden inspeccionarse para registrar productos faltantes, dañados o que requieran mantenimiento.
Supervisa los procesos de vehículos y flotas
Los vehículos corporativos usados en las organizaciones pueden gestionarse en la sección de Flota con información de placa, marca, modelo, kilometraje, seguro y revisión técnica.
Los vehículos pueden asignarse a empleados o departamentos para eventos. Se pueden registrar la fecha de asignación, regreso esperado, propósito y kilometraje.
En los traslados del evento, los vehículos, equipos, conductores y datos de tareas pueden relacionarse con campos específicos del proyecto.
El historial de mantenimiento y las fechas próximas de servicio de los vehículos pueden seguirse por separado.
Gestiona los procesos de instalación y control final
Durante la instalación, escenario, decoración, sistemas técnicos, disposición de asientos, señalización y otras preparaciones pueden seguirse como tareas.
Cada vez que se complete una tarea, el resultado del control, la foto y la descripción pueden añadirse al registro del proyecto.
Antes de que comience el evento, se puede crear una lista de verificación final. Las tareas incompletas o inadecuadas pueden reasignarse a los miembros del equipo correspondientes.
Para decoraciones, disposiciones o trabajos visuales que requieran aprobación del cliente, se puede registrar el estado de la aprobación.
Siga la operación del día del evento
Las tareas, cambios y problemas surgidos el día del evento pueden mantenerse en el registro del proyecto.
El responsable de la operación puede seguir las tareas completadas, las pendientes y las personas involucradas desde la misma vista del proyecto.
Situaciones como problemas técnicos, cambios en el programa, solicitudes adicionales de clientes o retrasos de proveedores pueden registrarse como tareas. La intervención realizada y el resultado pueden almacenarse en el historial del proyecto para evaluaciones posteriores.
Gestione el desmontaje y la devolución de equipos
Después del evento, las tareas de desmontaje, carga, conteo y devolución de equipos pueden seguirse mediante tareas.
Puede registrarse a qué proveedor y cuándo se entregarán los equipos alquilados. También se puede controlar la devolución al almacén y el estado de los equipos propiedad de la empresa.
Se pueden crear nuevos registros de acciones para equipos faltantes, dañados o que requieran mantenimiento.
Almacene los documentos del evento en un solo centro
Cotizaciones, contratos, resúmenes, planos de asientos, imágenes, programas, documentos de proveedores, permisos y actas de entrega pueden almacenarse bajo el proyecto correspondiente.
Los procesos de borrador, revisión y aprobación de documentos pueden gestionarse mediante tareas. El acceso a los archivos puede limitarse según el rol de los empleados.
Así, los archivos actualizados no se pierden en carpetas personales ni grupos de mensajería.
Gestione la información de los participantes según las necesidades de su empresa
Según la estructura del evento, la información de invitados o participantes puede mantenerse mediante campos personalizados, formularios o procesos de importación.
El estado de asistencia, la información de contacto y las solicitudes especiales pueden configurarse según las necesidades del negocio.
XtraCRM no es un sistema especializado en emisión de entradas, selección de asientos o control de acceso a eventos. Si se requieren estas funciones, la integración con sistemas externos utilizados debe evaluarse por separado.
Solo deben mantenerse en los datos de los participantes la información necesaria y los permisos de comunicación deben gestionarse de acuerdo con las políticas de la empresa y la normativa vigente.
Controle los gastos y la rentabilidad del proyecto
Los gastos de lugar, proveedores, equipos, personal, transporte, alojamiento y otras organizacionales pueden vincularse al proyecto correspondiente.
Se pueden rastrear la categoría del gasto, el proveedor, la fecha, el monto, la moneda, el documento y el estado de aprobación.
El valor del contrato y los gastos del proyecto se evalúan conjuntamente para visualizar la situación financiera de la organización.
Las solicitudes adicionales que surjan posteriormente pueden presentarse para la aprobación del cliente como una oferta separada o un registro de trabajo adicional.
Gestione los procesos de facturación y cobro
El costo de la organización se puede seguir a través de etapas como depósito, pagos parciales y saldo tras el evento.
Para cada etapa de pago se pueden registrar la fecha planificada, el monto y el estado mediante campos personalizados. Cuando llega el momento de facturar, se puede asignar una tarea al equipo financiero.
La factura, plazos y la información de cobros pueden seguirse a través de los registros financieros. Para pagos atrasados, se puede crear una tarea de seguimiento para la persona responsable del cliente.
Realice el cierre y evaluación después del evento
Tras la finalización del evento, se pueden controlar las tareas pendientes, entregas de proveedores, devoluciones de equipos, gastos, facturas y cobros.
Se puede crear una tarea para una entrevista de satisfacción del cliente o una encuesta. La retroalimentación del cliente y la necesidad de eventos futuros pueden añadirse al registro CRM.
En la evaluación con el equipo del proyecto se pueden registrar las buenas prácticas, problemas y áreas a mejorar.
Siga las oportunidades de eventos recurrentes
Para reuniones anuales, ferias, congresos u organizaciones periódicas se puede registrar la fecha del próximo evento en campos personalizados.
Al acercarse la fecha, se puede asignar una tarea de reunión al equipo de ventas o al gerente de cliente. El alcance, presupuesto y retroalimentación del evento pasado pueden usarse al preparar una nueva oferta.
Se pueden generar oportunidades de servicios adicionales o nuevos eventos para clientes actuales.
Defina autorizaciones según la distribución de tareas
Se pueden definir diferentes accesos y permisos de operación para los equipos de ventas, gestión de proyectos, operaciones, compras, almacén, finanzas y administración.
El equipo de ventas puede gestionar clientes y ofertas mientras que el equipo de proyecto sigue tareas y documentos. El equipo de compras administra proveedores, el de almacén equipos, y el financiero procesos de gastos y cobros.
Procesos como cambios de precio, gastos adicionales, compras o cambios en el alcance del cliente pueden dirigirse a aprobación según el esquema de autorizaciones de la empresa.
Cree una estructura medible para la administración
En las pantallas de gestión se pueden seguir nuevas solicitudes de eventos, ofertas pendientes, organizaciones en curso, próximos eventos, tareas retrasadas, entregas de proveedores y trámites financieros abiertos.
Se pueden evaluar las siguientes informaciones según cliente, tipo de evento, gerente de proyecto, proveedor o período:
Solicitudes de eventos recibidas
Tasa de conversión de ofertas a contratos
Organizaciones próximas
Estado de avance de proyectos y tareas
Trabajos retrasados y no completados
Trabajos pendientes de aprobación del cliente
Entregas de proveedores
Asignaciones de equipo y vehículos
Estado de necesidades y devoluciones de equipo
Gastos del proyecto
Presupuesto del evento y situación financiera
Facturación y cobros
Comentarios de clientes
Oportunidades de eventos recurrentes
XtraCRM no obliga a su empresa a un modelo organizativo fijo. Puede estructurar los registros de clientes, ofertas, fases de proyectos, tareas, proveedores, equipos y procesos financieros según su propio flujo de trabajo, haciendo que todo el proceso desde la primera solicitud del cliente hasta el cierre del evento y la cobranza sea más ordenado, medible y fácil de seguir.