Etkinlik ve Organizasyon Firmaları
Etkinlik ve organizasyon sektöründe başarı, yalnızca etkinlik günü yapılan çalışmaya bağlı değildir. Müşteri talebinin alınması, ihtiyaç analizi, teklif, sözleşme, mekân, tedarikçi, ekipman, personel, kurulum, etkinlik akışı ve finansal süreçlerin önceden planlanması gerekir.
XtraCRM; CRM, satış, proje, görev, satın alma, stok, filo, doküman ve finans özelliklerini bir araya getirerek ilk müşteri görüşmesinden etkinlik kapanışına kadar bütün sürecin tek merkezden yönetilmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle müşterinin etkinlik talebiyle başlar. Etkinliğin türü, tarihi, yeri, katılımcı sayısı, hizmet kapsamı ve bütçesi belirlenir.
İhtiyaç analizinden sonra mekân, teknik ekipman, dekorasyon, yiyecek-içecek, ulaşım, konaklama, personel ve diğer hizmetler planlanarak teklif hazırlanır.
Teklif kabul edildiğinde sözleşme ve proje kaydı oluşturulur. Organizasyon aşamalara ve görevlere ayrılır; tedarikçiler, ekipler, teslim tarihleri ve sorumlular belirlenir.
Etkinlik öncesinde kurulum ve kontroller tamamlanır. Etkinlik günü operasyon akışı takip edilir. Etkinlik sonrasında söküm, ekipman iadesi, tedarikçi kontrolleri, faturalandırma ve müşteri geri bildirimi süreçleri yürütülür.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her organizasyon firmasının hizmetleri, ekip yapısı ve proje akışı farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, projeler, görevler ve satış aşamaları firmanızın düzenine göre yapılandırılabilir.
Satış sürecinizi “Yeni Talep, İhtiyaç Analizi, Mekân Kontrolü, Teklif Hazırlanıyor, Teklif Sunuldu, Revizyon, Müşteri Onayı, Sözleşme ve Kazanıldı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Organizasyon sürecinizi ise “Proje Açılışı, Planlama, Tedarik, Hazırlık, Kurulum, Son Kontrol, Etkinlik Devam Ediyor, Söküm, Kapanış ve Tamamlandı” aşamalarıyla takip edebilirsiniz.
Kurumsal etkinlik, kongre, fuar, lansman, düğün, festival, konser, toplantı veya özel davet gibi farklı organizasyon türleri için ayrı alanlar ve iş akışları tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz etkinlik özel alanları
Etkinlik veya proje numarası
Müşteri ve marka
Etkinlik türü
Etkinlik adı
Tarih ve saat
Kurulum ve söküm zamanları
Mekân ve açık adres
Katılımcı sayısı
Hedef kitle
Etkinlik amacı
Hizmet kapsamı
Proje yöneticisi
Operasyon sorumlusu
Kreatif ekip
Teknik ekip
Müşteri onay yetkilisi
Bütçe ve sözleşme bedeli
Ödeme planı
Tedarikçi bilgileri
Ekipman ihtiyaçları
Ulaşım ve konaklama ihtiyaçları
İzin ve belge durumu
Risk ve acil durum bilgileri
Proje durumu
Firmanızın hizmet modeline göre sahne, ses, ışık, dekorasyon, ikram veya diğer üretim bilgileri özel alan olarak eklenebilir.
Müşteri taleplerini yönetin
Telefon, internet sitesi, e-posta, reklam, referans veya WhatsApp üzerinden gelen talepler CRM’de müşteriyle ilişkilendirilebilir.
Etkinliğin türü, tarihi, katılımcı sayısı, tercih edilen mekân, hizmet beklentileri ve yaklaşık bütçe kaydedilebilir.
Yeni talep ilgili satış veya proje sorumlusuna atanabilir. Eksik bilgilerin alınması, keşif yapılması veya müşteri toplantısının planlanması için görevler oluşturulabilir.
Uzun süre işlem yapılmayan fırsatlar için hatırlatmalar tanımlanabilir. Kaybedilen işlerde fiyat, tarih, kapsam veya rakip tercihi gibi nedenler raporlanabilir.
İhtiyaç analizi ve brief sürecini standartlaştırın
Müşterinin beklentileri standart brief alanlarıyla kayıt altına alınabilir. Etkinliğin amacı, hedef kitlesi, marka dili, program yapısı ve özel talepler belirlenebilir.
Müşteriden alınması gereken logo, marka kılavuzu, görsel, konuşmacı bilgileri, davetli listesi veya benzeri içerikler kontrol listesiyle takip edilebilir.
Eksik bilgi ve belgeler için müşteri sorumlusuna görev oluşturulabilir. Böylece teklif ve uygulama aşamasına geçilmeden önce gerekli girdiler kontrol edilir.
Keşif ve mekân değerlendirmesini yönetin
Mekân keşfi için tarih, lokasyon ve katılımcılar planlanabilir. Keşifte alınan ölçüler, fotoğraflar, erişim bilgileri ve teknik ihtiyaçlar proje kaydına eklenebilir.
Elektrik, yükleme alanı, sahne, ses, ışık, internet, güvenlik ve diğer ihtiyaçlar için özel kontrol alanları oluşturulabilir.
Keşif sonrasında yapılması gereken işler görev olarak ilgili ekiplere atanabilir. Mekânın kısıtlamaları ve çalışma saatleri proje bilgileriyle birlikte saklanabilir.
Teklif ve sözleşme süreçlerini takip edin
Mekân, ekipman, personel, dekorasyon, yiyecek-içecek, ulaşım ve diğer hizmetler teklif kalemleri olarak oluşturulabilir.
Teklifin hazırlanma, kontrol, müşteriye sunulma, revizyon ve onay aşamaları takip edilebilir. Farklı etkinlik paketleri veya alternatif hizmet kapsamları ayrı teklifler olarak hazırlanabilir.
Belirli bütçe, indirim veya ödeme koşullarında yönetici onayı oluşturulabilir. Onaylanan teklif satış siparişine ve organizasyon projesine dönüştürülebilir.
Sözleşme ve ekleri ilgili müşteri veya proje kaydında saklanabilir.
Organizasyonu projeye dönüştürün
Sözleşmesi tamamlanan etkinlik proje olarak açılabilir. Proje; planlama, hazırlık, kurulum, uygulama, söküm ve kapanış gibi ana aşamalara ayrılabilir.
Her aşamanın altında yapılacak işler görev olarak oluşturulabilir. Görevlerde aşağıdaki bilgiler takip edilebilir:
Görev veya iş kalemi
Bağlı etkinlik
Sorumlu çalışan veya ekip
Tedarikçi
Başlangıç ve bitiş zamanı
Öncelik
Durum
Kontrol listesi
Bağlı dosyalar
Müşteri onayı
Açıklama ve notlar
Yaklaşan ve geciken işler proje bazında görüntülenebilir.
Etkinlik programını ve akışını yönetin
Etkinlik günü programındaki karşılama, sunum, konuşma, sahne geçişi, ikram, mola ve kapanış gibi adımlar özel alanlar veya görevlerle planlanabilir.
Her program adımı için saat, sorumlu kişi, lokasyon ve gerekli ekipman bilgisi tutulabilir.
Program değişiklikleri proje ekibine görev veya bildirim olarak aktarılabilir. Güncel etkinlik akışı ilgili proje kayıtlarıyla birlikte saklanabilir.
XtraCRM uzmanlaşmış bir sahne akış veya yayın otomasyon sistemi değildir; etkinlik programındaki görev, sorumlu ve zaman bilgilerinin ortak düzende takip edilmesini sağlar.
Ekip ve personel görevlendirmelerini planlayın
Proje yöneticisi, saha sorumlusu, teknik ekip, karşılama personeli, hostes, güvenlik veya diğer çalışanlar etkinlik görevlerine atanabilir.
Çalışanların hangi gün ve saat aralığında görevli olduğu özel alanlarla tutulabilir. Görev yeri, sorumluluk ve iletişim bilgileri proje kaydında görüntülenebilir.
Aynı çalışan veya ekibin çakışan organizasyonlara atanmasını önlemek için takvim ve görev planları kontrol edilebilir.
Dışarıdan sağlanan personel ilgili tedarikçi veya hizmet kaydıyla ilişkilendirilebilir.
Tedarikçi süreçlerini yönetin
Mekân, catering, ses-ışık, dekorasyon, ulaşım, konaklama, baskı ve diğer hizmet sağlayıcılar tedarikçi hesabı olarak yönetilebilir.
Tedarikçilerin iletişim kişileri, teklifleri, sözleşmeleri, ilgili projeleri ve dokümanları aynı hesap altında tutulabilir.
Tedarikçiden beklenen teslim veya hizmetler görev olarak oluşturulabilir. Teslim tarihi, tutar, ödeme koşulu ve onay durumu takip edilebilir.
Aynı hizmet için alınan teklifler ve geçmiş çalışma bilgileri satın alma kararlarında değerlendirilebilir.
Satın alma süreçlerini takip edin
Etkinlik için gereken ürün veya hizmetler satın alma talebi ve siparişi olarak yönetilebilir.
Tedarikçi, ürün veya hizmet, miktar, fiyat, para birimi ve beklenen teslim tarihi kaydedilebilir. Geciken siparişler için satın alma sorumlusuna görev atanabilir.
Belirli tutarın üzerindeki alımlar firmanın yetki düzenine göre yönetici onayına yönlendirilebilir.
Satın alma giderleri ilgili organizasyon veya maliyet merkeziyle ilişkilendirilebilir.
Ekipman ve stokları yönetin
Ses, ışık, görüntü, sahne, masa, sandalye, dekorasyon ve diğer ekipmanlar ürün veya envanter kayıtlarıyla takip edilebilir.
Ekipmanın durumu, bulunduğu lokasyon, ilgili etkinlik ve görevlendirme bilgileri özel alanlarla tutulabilir.
Proje için hazırlanacak ekipman listeleri görev ve kontrol adımlarıyla planlanabilir. Eksik veya tedarik edilmesi gereken ürünler satın alma sürecine yönlendirilebilir.
Teslim edilen ve geri alınan ekipmanlar kontrol edilerek eksik, hasarlı veya bakım gerektiren ürünler kayıt altına alınabilir.
Araç ve filo süreçlerini takip edin
Organizasyonlarda kullanılan şirket araçları Filo bölümünde plaka, marka, model, kilometre, sigorta ve muayene bilgileriyle yönetilebilir.
Araçlar çalışanlara veya departmanlara etkinlik amacıyla atanabilir. Görevlendirme tarihi, beklenen dönüş, amaç ve kilometre bilgileri kaydedilebilir.
Etkinlik taşımalarında araç, ekipman, sürücü ve görev bilgileri proje özel alanlarıyla ilişkilendirilebilir.
Araçların bakım geçmişi ve yaklaşan bakım tarihleri ayrıca takip edilebilir.
Kurulum ve son kontrol süreçlerini yönetin
Kurulum aşamasında sahne, dekorasyon, teknik sistemler, oturma düzeni, yönlendirme ve diğer hazırlıklar görev olarak takip edilebilir.
Her görev tamamlandığında kontrol sonucu, fotoğraf ve açıklama proje kaydına eklenebilir.
Etkinlik başlamadan önce son kontrol listesi oluşturulabilir. Eksik veya uygunsuz işler ilgili ekip üyelerine yeniden atanabilir.
Müşteri onayı gereken dekorasyon, yerleşim veya görsel çalışmalar için onay durumu kaydedilebilir.
Etkinlik günü operasyonunu takip edin
Etkinlik günü ortaya çıkan görevler, değişiklikler ve sorunlar proje kaydında tutulabilir.
Operasyon sorumlusu; tamamlanan işleri, bekleyen görevleri ve ilgili kişileri aynı proje görünümünden takip edebilir.
Teknik sorun, program değişikliği, ek müşteri talebi veya tedarikçi gecikmesi gibi durumlar görev olarak kaydedilebilir. Yapılan müdahale ve sonuç daha sonra değerlendirilmek üzere proje geçmişinde saklanabilir.
Söküm ve ekipman iadelerini yönetin
Etkinlik sonrasında söküm, yükleme, ekipman sayımı ve iade işlemleri görevlerle takip edilebilir.
Kiralanan ekipmanların hangi tedarikçiye ne zaman teslim edileceği kaydedilebilir. Şirkete ait ekipmanların depoya dönüşü ve mevcut durumu kontrol edilebilir.
Eksik, hasarlı veya bakım gerektiren ekipmanlar için yeni işlem kayıtları oluşturulabilir.
Etkinlik dokümanlarını tek merkezde saklayın
Teklifler, sözleşmeler, briefler, kat planları, görseller, programlar, tedarikçi belgeleri, izinler ve teslim tutanakları ilgili proje altında saklanabilir.
Dokümanların taslak, inceleme ve onay süreçleri görevlerle yönetilebilir. Çalışanların rolüne göre dosyalara erişimleri sınırlandırılabilir.
Böylece güncel dosyalar kişisel klasörlerde veya mesajlaşma gruplarında kaybolmaz.
Katılımcı bilgilerini firmanızın ihtiyacına göre yönetin
Etkinliğin yapısına göre davetli veya katılımcı bilgileri özel alanlar, formlar veya içe aktarma süreçleriyle tutulabilir.
Katılım durumu, iletişim bilgileri ve özel talepler işletmenin ihtiyaçlarına göre yapılandırılabilir.
XtraCRM uzmanlaşmış bir biletleme, koltuk seçimi veya etkinlik giriş kontrol sistemi değildir. Bu işlevler gerekiyorsa kullanılan harici sistemlerle süreç bağlantısı ayrıca değerlendirilmelidir.
Katılımcı verilerinde yalnızca gerekli bilgiler tutulmalı ve iletişim izinleri şirket politikalarıyla mevzuata uygun yönetilmelidir.
Proje giderlerini ve kârlılığı izleyin
Mekân, tedarikçi, ekipman, personel, ulaşım, konaklama ve diğer organizasyon giderleri ilgili projeyle ilişkilendirilebilir.
Giderin kategorisi, tedarikçisi, tarihi, tutarı, para birimi, belgesi ve onay durumu takip edilebilir.
Sözleşme bedeliyle proje giderleri birlikte değerlendirilerek organizasyonun finansal durumu görülebilir.
Sonradan oluşan ek talepler ayrı teklif veya ek iş kaydı olarak müşteri onayına sunulabilir.
Faturalandırma ve tahsilat süreçlerini yönetin
Organizasyon bedeli; kapora, ara ödeme ve etkinlik sonrası bakiye gibi aşamalarla takip edilebilir.
Her ödeme aşaması için planlanan tarih, tutar ve durum özel alanlarla kaydedilebilir. Fatura zamanı geldiğinde finans ekibine görev atanabilir.
Fatura, vade ve tahsilat bilgileri finans kayıtları üzerinden izlenebilir. Geciken ödemeler için müşteri sorumlusuna takip görevi oluşturulabilir.
Etkinlik sonrası kapanış ve değerlendirme yapın
Etkinlik tamamlandıktan sonra açık görevler, tedarikçi teslimleri, ekipman iadeleri, giderler, faturalar ve tahsilatlar kontrol edilebilir.
Müşteri memnuniyet görüşmesi veya anket görevi oluşturulabilir. Müşterinin geri bildirimi ve gelecekteki etkinlik ihtiyacı CRM kaydına eklenebilir.
Proje ekibiyle yapılan değerlendirmede başarılı uygulamalar, sorunlar ve geliştirilmesi gereken konular kayıt altına alınabilir.
Tekrarlayan etkinlik fırsatlarını takip edin
Yıllık toplantı, fuar, kongre veya dönemsel organizasyonlar için bir sonraki etkinlik tarihi özel alanlarla kaydedilebilir.
Tarih yaklaşırken satış veya müşteri yöneticisine görüşme görevi atanabilir. Geçmiş etkinliğin kapsamı, bütçesi ve müşteri geri bildirimi yeni teklif hazırlanırken kullanılabilir.
Mevcut müşterilere ek hizmet veya yeni etkinlik fırsatları oluşturulabilir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Satış, proje yönetimi, operasyon, satın alma, depo, finans ve yönetim ekipleri için farklı erişim ve işlem yetkileri tanımlanabilir.
Satış ekibi müşteri ve teklifleri yönetirken proje ekibi görev ve dokümanları takip edebilir. Satın alma ekibi tedarikçileri, depo ekibi ekipmanları, finans ekibi gider ve tahsilat süreçlerini yönetebilir.
Fiyat değişikliği, ek gider, satın alma veya müşteri kapsam değişikliği gibi işlemler firmanın yetki düzenine göre onaya yönlendirilebilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni etkinlik talepleri, bekleyen teklifler, devam eden organizasyonlar, yaklaşan etkinlikler, geciken görevler, tedarikçi teslimleri ve açık finansal işlemler takip edilebilir.
Müşteri, etkinlik türü, proje yöneticisi, tedarikçi veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Gelen etkinlik talepleri
Tekliflerin sözleşmeye dönüşme oranı
Yaklaşan organizasyonlar
Proje ve görev ilerleme durumu
Geciken ve tamamlanmayan işler
Müşteri onayı bekleyen çalışmalar
Tedarikçi teslimatları
Ekip ve araç görevlendirmeleri
Ekipman ihtiyaç ve iade durumu
Proje giderleri
Etkinlik bütçesi ve finansal durum
Faturalandırma ve tahsilat
Müşteri geri bildirimleri
Tekrarlayan organizasyon fırsatları
XtraCRM, firmanızı sabit bir organizasyon modeline zorlamaz. Müşteri kayıtlarını, teklifleri, proje aşamalarını, görevleri, tedarikçileri, ekipmanları ve finansal süreçleri kendi çalışma düzeninize göre yapılandırarak ilk müşteri talebinden etkinlik kapanışı ve tahsilata kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.