Компании по организации мероприятий и событий
Успех в сфере организации мероприятий зависит не только от работы в день события. Необходимо заранее планировать получение запроса клиента, анализ потребностей, предложение, договор, место, поставщиков, оборудование, персонал, установку, ход мероприятия и финансовые процессы.
XtraCRM объединяет функции CRM, продажи, проекта, заданий, закупок, склада, автопарка, документов и финансов, обеспечивая управление всем процессом от первого контакта с клиентом до закрытия мероприятия из одного центра.
Как обычно проходит процесс в отрасли?
Процесс обычно начинается с запроса клиента на проведение мероприятия. Определяются тип мероприятия, дата, место, количество участников, объем услуг и бюджет.
После анализа потребностей разрабатывается предложение, планируется место проведения, техническое оборудование, декор, питание и напитки, транспорт, проживание, персонал и другие услуги.
После утверждения предложения создается договор и регистрация проекта. Организация разбивается на этапы и задачи; определяются поставщики, команды, сроки сдачи и ответственные лица.
Перед мероприятием завершаются установка и проверки. В день события контролируется ход операций. После мероприятия проводятся демонтаж, возврат оборудования, проверки поставщиков, выставление счетов и сбор отзывов клиентов.
Как XtraCRM адаптируется к работе вашей компании?
У каждой компании, занимающейся организациями, свои услуги, структура команды и процесс работы над проектом. В XtraCRM можно настроить пользовательские поля, проекты, задания и этапы продаж в соответствии с порядком вашей компании.
Вы можете выстроить процесс продаж по этапам: «Новый запрос, Анализ потребностей, Проверка места, Подготовка предложения, Предложение отправлено, Ревизия, Одобрение клиента, Договор и Завершение».
Процесс организации можно отслеживать по этапам: «Открытие проекта, Планирование, Закупки, Подготовка, Установка, Финальная проверка, Мероприятие продолжается, Демонтаж, Закрытие и Завершение».
Для различных типов мероприятий, таких как корпоративные события, конгрессы, выставки, презентации, свадьбы, фестивали, концерты, встречи или частные приемы, вы можете определить отдельные области и рабочие процессы.
Специальные области мероприятия, которые вы можете использовать
Номер мероприятия или проекта
Клиент и бренд
Тип мероприятия
Название мероприятия
Дата и время
Время установки и демонтажа
Место и точный адрес
Количество участников
Целевая аудитория
Цель мероприятия
Объем услуг
Менеджер проекта
Ответственный за операцию
Креативная команда
Техническая команда
Уполномоченное лицо для одобрения клиента
Бюджет и сумма по контракту
План оплаты
Информация о поставщиках
Потребности в оборудовании
Потребности в транспортировке и проживании
Статус разрешений и документов
Информация о рисках и чрезвычайных ситуациях
Статус проекта
В зависимости от модели обслуживания вашей компании могут быть добавлены специальные поля с информацией о сцене, звуке, освещении, декорациях, угощениях или другом производстве.
Управляйте запросами клиентов
Запросы, поступающие по телефону, через сайт, электронную почту, рекламу, рекомендации или WhatsApp, могут быть связаны с клиентом в CRM.
Можно записывать тип мероприятия, дату, количество участников, предпочтительное место, ожидания от услуг и приблизительный бюджет.
Новый запрос может быть назначен ответственному за продажи или проект. Можно создавать задачи для получения недостающей информации, проведения разведки или планирования встречи с клиентом.
Для возможностей, по которым долго не было действий, можно установить напоминания. В отчетах можно указывать причины потерянных сделок, такие как цена, дата, объем или выбор конкурента.
Стандартизируйте процесс анализа потребностей и брифа
Ожидания клиента могут быть зафиксированы в стандартных полях брифа. Можно определить цель мероприятия, целевую аудиторию, язык бренда, структуру программы и специальные запросы.
Логотипы, брендовые руководства, изображения, данные спикеров, списки приглашенных и подобный контент, который необходимо получить от клиента, можно отслеживать с помощью контрольного списка.
Для отсутствующих данных и документов можно создать задачу ответственному за клиента. Таким образом, необходимые данные проверяются до перехода к этапам предложения и реализации.
Управляйте разведкой и оценкой места
Для разведки места можно планировать дату, локацию и участников. Измерения, фотографии, информация о доступе и технические требования, собранные во время разведки, могут быть добавлены в запись проекта.
Могут быть созданы специальные поля контроля для электроэнергии, зоны погрузки, сцены, звука, освещения, интернета, безопасности и других потребностей.
После разведки задачи для необходимых работ могут быть назначены ответственным командам. Ограничения места и рабочие часы могут храниться вместе с информацией о проекте.
Отслеживайте процессы предложений и контрактов
Место, оборудование, персонал, декорации, питание и напитки, транспорт и другие услуги могут быть созданы в виде позиций предложения.
Можно отслеживать этапы подготовки, проверки, представления клиенту, ревизии и утверждения предложения. Различные пакеты мероприятий или альтернативные объёмы услуг могут быть подготовлены как отдельные предложения.
Можно создавать утверждение руководителя для определенного бюджета, скидок или условий оплаты. Утвержденное предложение может быть преобразовано в заказ на продажу и проект организации.
Контракты и приложения могут храниться в соответствующей записи клиента или проекта.
Преобразуйте организацию в проект
Мероприятие с завершённым договором может быть открыто в виде проекта. Проект может быть разделён на основные этапы: планирование, подготовка, монтаж, выполнение, демонтаж и закрытие.
Под каждым этапом могут быть созданы задачи. В задачах можно отслеживать следующую информацию:
Задача или элемент работы
Связанное мероприятие
Ответственный сотрудник или команда
Поставщик
Время начала и окончания
Приоритет
Состояние
Контрольный список
Связанные файлы
Подтверждение клиента
Описание и заметки
Планируемые и просроченные задачи могут отображаться по проектам.
Управляйте программой и ходом мероприятия
Шаги в программе дня мероприятия, такие как встреча, презентация, выступление, смена сцены, кейтеринг, перерыв и закрытие, могут планироваться с помощью специальных полей или задач.
Для каждого шага программы можно сохранять время, ответственного, место и необходимые оборудование.
Изменения программы могут передаваться команде проекта в виде задач или уведомлений. Текущий ход мероприятия может храниться вместе с соответствующими записями проекта.
XtraCRM не является специализированной системой управления сценарием или автоматизации трансляций; он позволяет в едином формате отслеживать задачи, ответственных и временные данные в программе мероприятия.
Планируйте назначения команды и персонала
Менеджер проекта, ответственный на площадке, техническая команда, персонал приветствия, хостесы, служба безопасности и другие сотрудники могут быть назначены на задачи мероприятия.
Можно вести учёт дней и часов, когда сотрудники назначены на задачи, с помощью специальных полей. Место работы, ответственность и контактная информация отображаются в записи проекта.
Чтобы предотвратить назначение одного и того же сотрудника или команды на пересекающиеся мероприятия, можно контролировать календари и планы задач.
Персонал, предоставленный из внешних источников, может быть связан с соответствующим поставщиком или учетной записью услуги.
Управляйте процессами поставщиков
Помещения, кейтеринг, свет и звук, декор, транспорт, проживание, печать и другие поставщики услуг могут управляться как учетные записи поставщиков.
Контактные лица поставщиков, предложения, контракты, связанные проекты и документы могут храниться под одной учетной записью.
Ожидаемые от поставщика поставки или услуги могут быть созданы в виде задач. Можно отслеживать дату доставки, сумму, условия оплаты и статус утверждения.
Предложения, полученные для одной и той же услуги, и информация о предыдущей работе могут учитываться при принятии решений о закупках.
Отслеживайте процессы закупок
Товары или услуги, необходимые для мероприятия, могут управляться как запросы и заказы на закупку.
Могут быть зафиксированы поставщик, товар или услуга, количество, цена, валюта и ожидаемая дата доставки. Для задерживающихся заказов может быть назначена задача ответственный за закупки.
Закупки свыше определенной суммы могут направляться на одобрение менеджера в соответствии с полномочиями компании.
Расходы на закупки могут быть связаны с соответствующей организацией или центром затрат.
Управляйте оборудованием и запасами
Звук, свет, изображение, сцена, столы, стулья, декор и другое оборудование может отслеживаться с помощью записей о товарах или инвентаризации.
Состояние оборудования, его местоположение, соответствующие мероприятия и информация о назначениях могут храниться в специальных полях.
Списки оборудования для проекта могут планироваться с помощью задач и контрольных этапов. Недостающие или требующиеся к приобретению товары направляются в процесс закупок.
Поставленное и возвращенное оборудование проверяется, и недостающие, поврежденные или требующие обслуживания товары фиксируются в учетной записи.
Отслеживайте процессы управления транспортом и автопарком
Служебные автомобили компании, используемые в организациях, могут управляться в разделе «Флот» с информацией о номерах, марках, моделях, пробеге, страховке и техосмотре.
Автомобили могут быть назначены сотрудникам или отделам для мероприятий. Фиксируются дата назначения, ожидаемое возвращение, цель и данные о пробеге.
В перевозках мероприятий информация об автомобилях, оборудовании, водителях и заданиях может быть связана со специальными полями проектов.
История технического обслуживания автомобилей и предстоящие сроки обслуживания могут дополнительно отслеживаться.
Управляйте процессами установки и окончательной проверки
На этапе установки сцена, декор, технические системы, рассадка, указатели и другие приготовления могут контролироваться в форме задач.
При завершении каждой задачи результат проверки, фотография и описание могут быть добавлены в запись проекта.
Перед началом мероприятия можно составить итоговый контрольный список. Недостающие или неподходящие работы могут быть переназначены соответствующим членам команды.
Для декораций, расстановки или визуальных работ, требующих одобрения клиента, можно зарегистрировать статус согласования.
Отслеживайте операцию в день мероприятия
Задачи, изменения и проблемы, возникающие в день мероприятия, могут фиксироваться в записи проекта.
Ответственный за операцию может отслеживать выполненные работы, ожидающие задачи и соответствующих лиц в едином представлении проекта.
Технические проблемы, изменения в расписании, дополнительные запросы клиентов или задержки поставщиков могут быть зарегистрированы как задачи. Проведённые меры и результаты сохраняются в истории проекта для последующей оценки.
Управляйте демонтажем и возвратом оборудования
Демонтаж, погрузка, подсчёт оборудования и процедуры возврата после мероприятия могут отслеживаться через задачи.
Можно фиксировать, какому поставщику и когда будет возвращено арендованное оборудование. Возврат оборудования компании на склад и его состояние могут быть проверены.
Для недостающего, повреждённого или требующего обслуживания оборудования можно создавать новые записи о действиях.
Храните документы мероприятия в едином центре
Предложения, контракты, брифы, планы рассадки, визуальные материалы, программы, документы поставщиков, разрешения и акты приёма-передачи могут храниться в соответствующем проекте.
Процессы создания черновиков, проверки и утверждения документов могут управляться через задачи. Доступ к файлам может быть ограничен в зависимости от роли сотрудников.
Таким образом актуальные файлы не теряются в личных папках или группах обмена сообщениями.
Управляйте информацией о участниках согласно потребностям вашей компании
В зависимости от структуры мероприятия данные приглашённых или участников могут храниться в специальных полях, формах или через процессы импорта.
Статус участия, контактные данные и особые запросы могут быть структурированы в соответствии с потребностями компании.
XtraCRM не является специализированной системой билетирования, выбора мест или контроля входа на мероприятия. Если эти функции необходимы, следует отдельно рассмотреть интеграцию с используемыми внешними системами.
В данных участников должны храниться только необходимые сведения, а разрешения на коммуникацию должны управляться в соответствии с политиками компании и законодательством.
Отслеживайте расходы и прибыльность проекта
Затраты на площадку, поставщиков, оборудование, персонал, транспорт, проживание и другие организационные расходы могут быть связаны с соответствующим проектом.
Можно отслеживать категорию расхода, поставщика, дату, сумму, валюту, документ и статус утверждения.
Финансовое состояние организации можно увидеть, оценивая вместе стоимость контракта и проектные расходы.
Позднее возникшие дополнительные запросы могут быть представлены клиенту для утверждения в виде отдельного предложения или дополнительной записи работы.
Управляйте процессами выставления счетов и сбора платежей
Стоимость организации можно отслеживать по этапам: залог, промежуточный платеж и остаток после мероприятия.
Для каждого этапа оплаты можно записывать запланированную дату, сумму и статус с помощью специальных полей. Когда наступает время выставления счета, можно назначить задачу финансовой команде.
Информация о счётах, сроках и сборах может отслеживаться через финансовые записи. Для просроченных платежей можно создать задачу по контролю для ответственного за клиента.
Проводите закрытие и оценку после мероприятия
После завершения мероприятия можно проверить открытые задачи, поставки от поставщиков, возвраты оборудования, расходы, счета и сборы.
Можно создать задачу для опроса удовлетворённости клиента или интервью. Обратная связь клиента и потребности в будущих мероприятиях могут быть добавлены в запись CRM.
В ходе оценки с проектной командой можно зафиксировать успешные практики, проблемы и области, требующие улучшения.
Отслеживайте возможности для повторяющихся мероприятий
Для ежегодных собраний, выставок, конгрессов или периодических организаций можно записывать дату следующего мероприятия с помощью специальных полей.
По мере приближения даты можно назначать задачу по встрече для менеджера по продажам или по работе с клиентами. Объем, бюджет и отзывы клиентов о предыдущем мероприятии могут использоваться при подготовке нового предложения.
Можно создавать дополнительные услуги или новые возможности мероприятий для существующих клиентов.
Определяйте полномочия в соответствии с распределением задач
Можно определить различные уровни доступа и полномочий для команд по продажам, управлению проектами, операциями, закупками, складу, финансам и администрированию.
Команда продаж управляет клиентами и предложениями, а проектная команда отслеживает задачи и документы. Команда закупок управляет поставщиками, склад команда - оборудованием, финансовая команда - расходами и процессами сбора платежей.
Такие операции, как изменение цены, дополнительные расходы, закупки или изменения объема клиента, могут направляться на утверждение в соответствии с системой полномочий компании.
Создайте измеримую структуру для управления
На экранах управления можно отслеживать новые запросы мероприятий, ожидающие предложения, текущие организации, предстоящие мероприятия, просроченные задачи, поставки от поставщиков и открытые финансовые операции.
Клиент, тип мероприятия, менеджер проекта, поставщик или период могут быть оценены по следующим параметрам:
Поступающие запросы на мероприятия
Коэффициент превращения предложений в контракты
Предстоящие организации
Статус прогресса проекта и задач
Просроченные и незавершённые работы
Работы, ожидающие одобрения клиента
Поставки от поставщиков
Назначения команд и оборудования
Потребности в оборудовании и состояние возврата
Расходы проекта
Бюджет мероприятия и финансовое состояние
Выставление счетов и сбор платежей
Отзывы клиентов
Возможности повторяющихся мероприятий
XtraCRM не заставляет вашу компанию придерживаться фиксированной модели организации. Вы можете структурировать клиентские записи, предложения, этапы проектов, задачи, поставщиков, оборудование и финансовые процессы в соответствии с вашей рабочей организацией, делая весь процесс от первоначального запроса клиента до закрытия мероприятия и сбора платежей более упорядоченным, измеримым и контролируемым.