إنتاج وتوريد الغذاء

في قطاع الغذاء، يجب النظر إلى الإنتاج كعملية شاملة تشمل توريد المادة الخام الصحيحة في الوقت المناسب، تطبيق وصفة المنتج، تنفيذ خطوات الإنتاج بشكل مراقب، تسجيل نتائج الجودة، وتوصيل المنتج المكتمل إلى العميل في الوقت المحدد.

يجمع XtraCRM بين خصائص الإنتاج، وصفة المنتج، أمر العمل، الجودة، الهدر، المخزون، الشراء، المبيعات والمالية ليتيح إدارة العمليات التجارية والتشغيلية من الدخول للمواد الخام حتى تسليم المنتج المكتمل من مركز واحد.

كيف تسير العملية في القطاع؟

تبدأ العملية عادةً بطلب العميل، خطة إنتاج دورية أو حاجة المخزون. يتم تحديد المنتج المراد إنتاجه، الكمية والتاريخ المستهدف.

يتم حساب المواد الخام واحتياجات التعبئة من الوصفة الخاصة بالمنتج. يُبدأ عملية الشراء للعناصر الناقصة في المخزون.

عندما تكون المواد جاهزة، يُنشأ أمر الإنتاج. تُنفذ خطوات العمل مثل التحضير، المعالجة، الطهي، التعبئة، التغليف أو ما شابه بناءً على عمليات الوصفة.

أثناء الإنتاج، تُسجل استهلاكات المواد، الكميات المكتملة، الهدر ونتائج الجودة. تُخزن المنتجات التي تم قبولها ويتم بدء عملية التسليم لطلبات العملاء.

كيف يتكيف XtraCRM مع طريقة عمل شركتك؟

كل منشأة غذائية تختلف من حيث منتجاتها، طريقة إنتاجها ونقاط مراقبة الجودة. في وحدة الإنتاج في XtraCRM، يمكن تكوين الوصفات، العمليات، مراكز العمل، أوامر الإنتاج، نقاط الجودة والحقول المخصصة بما يتناسب مع نظام عمل منشأتك.

يمكنك تكوين عملية الإنتاج الخاصة بك من مراحل "يتم التخطيط لها، انتظار المواد، جاهز للإنتاج، في الإنتاج، في مراقبة الجودة، التعبئة، مكتمل وتم التخزين".

يمكنك تعريف مجالات وصفات وتشغيل ومراقبة مختلفة لمنتجات المخابز، منتجات الألبان، المشروبات، الوجبات الجاهزة، الأغذية المعلبة، منتجات اللحوم، المنتجات المجمدة أو المواد الخام الغذائية.

حقول خاصة بالمنتجات يمكن استخدامها

• رمز المنتج واسم المنتج

• فئة المنتج

• وحدة الإنتاج

• الإنتاج القياسي أو كمية الدُفعة

• مدة الصلاحية

• ظروف التخزين

• معلومات مسببات الحساسية

• نوع وكمية التغليف

• الوزن الصافي والإجمالي

• نوع المنتج

• خط الإنتاج

• متطلبات مراقبة الجودة

• درجة الحرارة المستهدفة أو قيم القياس

• معلومات الدفعة أو اللوت

• تاريخ الإنتاج

• تاريخ الاستهلاك الموصى به أو تاريخ انتهاء الصلاحية

• الوثائق الفنية والشهادات

• تعليقات خاصة بالمنتج

يجب تحديد الحقول التي يجب وجودها في الملصق القانوني أو سجلات الإنتاج بشكل إضافي حسب مجموعة المنتجات وعمليات المنشأة.

إدارة وصفات المنتجات

يمكن تحديد المواد الخام، نصف المصنعة ومواد التغليف المستخدمة في إنتاج منتج ما من خلال وصفات المنتج (قائمة المواد).

يمكن تسجيل كمية الاستخدام لكل مكون، الوحدة، ونسبة الهدر المتوقعة. يمكن تخطيط احتياجات الإنتاج بناءً على كمية الدفعة القياسية.

يمكن تعريف المواد شبه المصنعة باستخدام وصفاتها الخاصة لإنشاء هيكل إنتاج متعدد المستويات. وبهذه الطريقة، يمكن تتبع ليس فقط المواد الخام المباشرة لمنتج معين، بل أيضًا المنتجات الوسيطة المستخدمة في الإنتاج.

تابع مراجعات الوصفات والمنتجات

يمكن تتبع التغييرات التي تطرأ على صيغة المنتج، كمية المواد، أو طريقة الإنتاج من خلال المراجعات.

يمكن مقارنة الإصدارات القديمة والجديدة للوصفة لرؤية أي مكون، كمية، أو نسبة هدر تغيرت.

يمكن إدارة تغييرات الهندسة أو تطوير المنتج من خلال عمليات طلب الموافقة والمراجعة. يمكن إعداد خطوات التقييم والمراقبة قبل تفعيل إصدار الوصفة الجديد.

وبهذا يمكن الحفاظ على أي نسخة من الوصفة التي استخدمت في الإنتاجات السابقة.

خطط أوامر الإنتاج

يمكن إنشاء أمر إنتاج باستخدام المنتج، الوصفة، الكمية المخططة، وتواريخ الإنتاج المستخدمة.

يمكن إعداد أمر الإنتاج كمسودة أولاً. وبعد مراجعة الوصفة والمكونات والعمليات، يمكن تحريره لبدء الإنتاج.

إذا كان الإنتاج لأمر بيع معين، يمكن ربط أمر الإنتاج بأمر البيع. أما الإنتاج للمخزون فيمكن متابعته بشكل منفصل باستخدام معلومات التخطيط.

يمكن متابعة الكميات المخطط لها، الجارية، والمكتملة من أمر الإنتاج.

إدارة العمليات وأوامر العمل

يمكن إضافة عمليات مثل التحضير، الخلط، الطهي، التبريد، التعبئة، التغليف أو ما شابه إلى وصفة الإنتاج.

عند تحرير أمر الإنتاج، يمكن إنشاء أوامر عمل مرتبطة بالعمليات. ويمكن تتبع المعلومات التالية لكل أمر عمل:

• اسم العملية وترتيبها

• أمر الإنتاج المرتبط

• مركز العمل أو خط الإنتاج

• الموظف المسؤول

• الكمية المخططة

• الكمية المكتملة

• الكمية المرفوضة

• وقت البدء والانتهاء المخطط

• وقت البدء والانتهاء الحقيقي

• حالة التشغيل

• معلومات إضافية خاصة بالإنتاج

وبذلك يمكن رؤية المرحلة التي وصل إليها الإنتاج والأعمال التي تنتظر الإكمال.

تابع مراكز العمل وسعة الإنتاج

يمكن تعريف خطوط الإنتاج والماكينات ومناطق التحضير ونقاط التعبئة أو أقسام التعبئة كمراكز عمل.

يمكن الاحتفاظ بمعلومات حول مدة العمل وسعة الإنتاج اليومية لكل مركز عمل. يمكن مقارنة الأحمال المخططة، التي تتكون من أوامر العمل، مع السعة المتاحة.

يمكن رؤية التحذيرات للخطط التي تتجاوز السعة. وبالتالي يمكن تقييم المركز الذي يتركز فيه الإنتاج وما إذا كان يجب توزيع الأعمال على أوقات أو موارد مختلفة.

قم بإدارة مخزونات المواد الخام والتغليف

يمكن تتبع المواد الخام والنصف المصنعة والتغليف والمنتجات المكتملة في سجلات المخزون.

يمكن تقييم الاحتياجات المذكورة في وصفة المنتج مع كميات المخزون الحالية لرؤية المكونات الناقصة. يمكن التخطيط للشراء للمواد التي تقترب من مستوى الحرج.

وفقاً لبنية تتبع الشركة، يمكن تسجيل معلومات مثل الرقم الدفعي، تاريخ الإنتاج، تاريخ الانتهاء أو رقم دفعة المورد كحقول خاصة.

إذا كانت هناك حاجة لتتبع الدفعة/السلسلة الإلزامي أو تسجيلات متعلقة بالتشريعات خارج هيكل المخزون القياسي في XtraCRM، يجب التحقق من هذا الاحتياج وتنظيمه بشكل خاص.

قم بإدارة عمليات الشراء والتوريد

يمكن إنشاء أوامر شراء للمواد الخام والتغليف غير الكافية في المخزون.

يمكن متابعة المورد، المنتج، الكمية، السعر، العملة وتاريخ التسليم المتوقع. يمكن تعيين مهام لفريق الشراء بالنسبة للتسليمات المتأخرة.

يمكن تسجيل الكميات المستلمة أثناء قبول المواد، وبيان شحن المورد والوثائق ذات الصلة. يمكن إنشاء عمليات للجودة أو الإرجاع بالنسبة للمواد غير المطابقة.

احتفظ بمعلومات الموردين في مكان واحد

يمكن إدارة موردي المواد الخام والتغليف والخدمات كسجلات شركات. يمكن ربط معلومات الاتصال، الأفراد المسؤولين، المنتجات، الطلبات والوثائق بنفس الحساب.

يمكن إضافة العقود، عروض الأسعار، الشهادات والوثائق الأخرى الخاصة بالموردين إلى السجلات. يمكن إنشاء تذكيرات لفترات صلاحية الوثائق.

يمكن دعم عمليات اختيار الموردين من خلال تقييم معلومات مثل فترة التسليم، الأسعار وتاريخ الجودة.

سجل استهلاك المواد

يمكن عرض المكونات المطلوبة وفقًا للوصفة في أمر الإنتاج. يمكن تسجيل استهلاك المواد الذي يحدث أثناء الإنتاج.

يمكن مقارنة الكميات المخططة مع الاستهلاكات المحققة لتقييم الاستخدام الزائد أو الناقص.

يمكن إضافة معلومات الدفعة أو المجموعة الخاصة بالمواد المستخدمة إلى سجل الإنتاج بواسطة حقول خاصة وفقًا لنظام تسجيل المنشأة الخاص. وبهذه الطريقة يمكن إنشاء ارتباط تشغيلي بين نتيجة الإنتاج والمواد المستخدمة.

إدارة إشعارات الإنتاج

يمكن إنشاء إشعار إنتاج للإنتاج المحقق. يمكن تسجيل المنتج السليم، والمنتج المرفوض، والكميات المكتملة في الإشعار.

يمكن إدخال أكثر من إشعار لأمر إنتاج واحد لمتابعة الإنتاج المجزأ. يمكن معرفة مقدار الكمية المخططة التي تم استكمالها ومقدار المتبقي.

يمكن إنشاء عملية تجعل مخرجات الإنتاج لا تُضاف إلى المخزون القابل للاستخدام دون المرور بفحوصات الجودة اللازمة.

إنشاء نقاط السيطرة على الجودة

يمكن تحديد نقاط فحص الجودة لاستلام المواد الخام، ومراحل الإنتاج، والمنتجات المكتملة.

في نقاط السيطرة يمكن مراقبة المعلومات التالية حسب منتجات المنشأة:

• الفحص البصري

• الوزن والكمية

• درجة الحرارة

• الرطوبة

• الكثافة

• الحجم أو القياس

• فحص التغليف

• فحص الملصق

• معلومات العينة

• نتيجة القبول أو الرفض

• الشرح وملاحظات الفحص

يمكن تكوين نوع فحص الجودة، وكمية العينات، ومعايير القبول وفقًا لخطة الجودة الخاصة بالمنشأة.

يمكن منع إضافة مخرجات الإنتاج التي لم تُكمل فحص الجودة الإلزامي أو فشلت فيه إلى المخزون القابل للاستخدام.

متابعة حالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية

يمكن إنشاء سجل عدم مطابقة عند اكتشاف مشكلة في مراقبة الجودة. يمكن توثيق مصدر عدم المطابقة، درجة الأهمية، المنتج المتأثر والكمية.

يمكن ربط عدم المطابقة بالمنتج أو أمر الإنتاج أو أمر العمل أو مراقبة الجودة.

يمكن تتبع السبب الجذري، الشخص المسؤول، الأنشطة التصحيحية الواجب تنفيذها والتاريخ المستهدف. يمكن تسجيل نتائج وأنشطة التحقق بعد إنجازها.

يمكن تقييم عدم المطابقات المتكررة بناءً على المنتج، الوصفة، المورد أو خط الإنتاج.

إدارة سجلات الخسارة والنفايات

يمكن ربط الخسائر الناتجة أثناء الإنتاج بأمر الإنتاج أو أمر العمل. يمكن تسجيل كمية الخسارة، السبب، معلومات المنتج والعمليات.

يمكن تصنيف أسباب الخسارة كما يلي:

• جودة المواد الخام

• خطأ في القياس أو الوزن

• إعدادات الإنتاج

• عطل في الآلة

• مشكلة في الطهي أو المعالجة

• خطأ في التغليف

• رفض الجودة

• انتهاء الصلاحية أو التلف

• خطأ المستخدم

• أسباب إنتاجية أخرى

يمكن إعداد تقارير عن المنتجات، الوصفات، مراكز العمل أو العمليات التي تشهد خسائر أكبر.

تهيئة تتبع الدُفعات واللوت حسب عملك

يمكن إنشاء حقول مخصصة مثل رقم اللوت، تاريخ الإنتاج، الوردية، خط الإنتاج والموظف المسؤول للدُفعة الإنتاجية.

يمكن ربط لوتات الموردين للمواد الخام المستخدمة بلوت المنتج الناتج بسجل الإنتاج. يمكن حفظ نتائج الجودة والوثائق الإنتاجية تحت نفس السجل.

عند الحاجة لمراجعة لوت معين، يمكن تقييم أمر الإنتاج، الاستهلاكات، سجلات الجودة وتسليمات العملاء معًا.

لا يُقدم XtraCRM كنظام تتبع غذائي معتمد أو نظام مختبر. يجب التحقق بشكل منفصل من مستوى التتبع الإلزامي حسب تشريعات المنشأة وبناء نظام متوافق معه.

تابع مدة صلاحية المنتجات

يمكن الاحتفاظ بتاريخ الإنتاج أو تاريخ الاستهلاك الموصى به أو تاريخ انتهاء الصلاحية في حقول مخصصة داخل سجل المنتج أو الدفعة.

يمكن إنشاء تقارير ومهام متابعة لتحديد المخزون الذي يقترب تاريخ انتهاء صلاحيته. يمكن تخطيط إخراج المنتجات ذات الأولوية وفقًا لعمليات المستودع في المؤسسة.

لمنتجات ذات عمر رف قصير، يمكن تقييم خطط الإنتاج والبيع معًا لتقليل المخزون غير الضروري والهدر.

إدارة طلبات العملاء والمبيعات

يمكن إدارة الوكلاء، والمتاجر، والمطاعم، والفنادق، والموزعين أو العملاء المؤسسيين كحسابات CRM.

يمكن تحويل طلبات العملاء إلى عروض وفرص مبيعات. يمكن متابعة العروض المعتمدة كطلبات مبيعات.

يمكن تسجيل المنتج، والكمية، والسعر، وتاريخ التسليم، وطريقة التسليم، وشروط الدفع في الطلب. يمكن تخطيط الحاجة للإنتاج للمنتجات غير المتوفرة في المخزون.

يمكن إنشاء فرص طلبات متكررة بناءً على تقييم طلبات العميل السابقة وتكرار الشراء.

تنظيم عمليات التسليم

يمكن تجهيز المنتجات المكتملة والتي اجتازت مراقبة الجودة لطلبات العملاء.

يمكن تسجيل تاريخ التسليم، والعنوان، وطريقة النقل، والفريق المسؤول. يمكن تعيين مهام للتحضير في المستودع، وفحص الوثائق، وإبلاغ العميل.

إذا كان هناك تسليم جزئي، أو منتجات معلقة، أو تأخير، يمكن إنشاء شرح وتحديد تاريخ متابعة جديد.

لا يحل XtraCRM محل نظام القياس التلقائي لسلسلة التبريد أو نظام تتبع حرارة المركبات الحية؛ بل يمكن استخدامه لإدارة الخطوات التجارية والتشغيلية للتسليم.

تخطيط صيانة الآلات والمعدات

يمكن متابعة صيانة آلات الإنتاج والمعدات من خلال سجلات الصيانة. يمكن تسجيل الحالة، والموقع، والشخص المسؤول، ومعلومات الصيانة في بطاقة المعدات.

من خلال إنشاء خطط صيانة دورية ووقائية، يمكن متابعة مواعيد الصيانة القادمة. في حالة الأعطال، يمكن فتح طلب صيانة وأمر عمل الصيانة.

يمكن تسجيل الإجراءات المتخذة أثناء الصيانة، والمدة المستخدمة، والتكلفة، وتوقف الإنتاج. وبالتالي يمكن تقييم تأثير التوقفات غير المخططة على الإنتاج.

إدارة الملاحظات وشكاوى المنتج

يمكن ربط شكوى المنتج من العميل بالمعلومات المتعلقة بالعميل، أو المنتج، أو الطلب، أو الدفعة.

يمكن تسجيل نوع الشكوى، وتاريخ الإبلاغ، والكمية المتأثرة، ونتيجة الفحص، والإجراءات المتخذة.

إذا لزم الأمر، يمكن بدء عملية عدم المطابقة النوعية والإجراءات التصحيحية. كما يمكن الاحتفاظ بسجل للإبلاغات المقدمة للعميل ونتيجة الحل.

تابع عمليات الفوترة والتحصيل

يمكن ربط طلبات المبيعات المكتملة بعمليات التمويل والفوترة.

يمكن متابعة تاريخ الفاتورة، الاستحقاق، العملة وحالة الدفع. يمكن إنشاء مهام للمالية أو مسؤول العميل لحسابات المتأخرة.

يتم تسجيل الفواتير الخاصة بالموردين والمصروفات المتعلقة بالإنتاج لتقييم تكاليف المنتج والفترة.

حدد الصلاحيات وفقًا لتوزيع المهام

يمكن تعريف صلاحيات وصول ومعالجة مختلفة لفِرق المبيعات، تخطيط الإنتاج، الشراء، المخزن، الجودة، الصيانة، المالية والإدارة.

بينما يدير فريق الإنتاج أوامر الإنتاج والعمل، يمكن لفريق الجودة تسجيل نتائج الفحوص. فريق الشراء يمكنه متابعة الموردين والطلبات، فريق المخزن حركة المخزون، وفريق المالية متابعة الفواتير.

يمكن إجراء تغييرات الوصفات، القرارات المتعلقة بالجودة وبعض العمليات المالية فقط من قبل المستخدمين المخولين.

أنشئ بنية قابلة للقياس للإدارة

يمكن مراقبة أوامر العملاء المفتوحة، الإنتاج المخطط، الأوامر المنتظرة للمواد، أوامر العمل الجارية، المنتجات في انتظار الفحص، الخسائر وأعمال الصيانة من خلال شاشات الإدارة.

يمكن تقييم المعلومات التالية حسب المنتج، الوصفة، أمر الإنتاج، المورد، العميل أو الفترة:

• طلبات العملاء وحالة التوصيل

• الإنتاج المخطط والمنفذ

• احتياجات المواد الخام

• المخزون الحالي والنقدي

• حالة الشراء والتوريد

• الاستهلاك المخطط والمنفذ

• كمية المنتجات الصالحة والمرفوضة

• نتائج مراقبة الجودة

• عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية

• كميات الهدر وأسبابه

• أحمال الطاقة لمراكز العمل

• أعمال الصيانة ومدة التوقفات

• حالة الفوترة والتحصيل

XtraCRM لا يجبر عملك على نموذج إنتاج غذائي ثابت. يمكنك تهيئة وصفات المنتجات والعمليات ونقاط مراقبة الجودة والمجالات الخاصة وعمليات الشراء والبيع وفقًا لنظام الإنتاج الخاص بك، مما يجعل العملية بأكملها من توريد المواد الخام إلى تسليم المنتج النهائي إلى العميل أكثر تحكمًا وقابلية للقياس والمتابعة.

XtraCRM ليست نظام مختبر أو تحقق HACCP أو نظام امتثال تنظيمي. يجب أن تتم خطط سلامة الغذاء، التحليلات الإلزامية، السجلات القانونية وعمليات الامتثال الرسمية من قبل المنشأة وفقًا للأنظمة والمعايير ذات الصلة بشكل منفصل.