Produzione e Fornitura Alimentare
Nel settore alimentare, la produzione deve essere considerata come un processo che include l'approvvigionamento tempestivo delle materie prime corrette, l'applicazione della ricetta del prodotto, la conduzione controllata delle fasi di produzione, la registrazione dei risultati di qualità e la consegna puntuale del prodotto finito al cliente.
XtraCRM integra funzionalità di produzione, ricette prodotto, ordini di lavoro, qualità, scarti, stock, acquisti, vendite e finanza, permettendo la gestione centrale di processi commerciali e operativi dalla ricezione delle materie prime fino alla consegna del prodotto finito.
Come funziona il processo nel settore?
Il processo generalmente inizia con un ordine cliente, un piano di produzione periodico o una necessità di stock. Si definiscono il prodotto da produrre, la quantità e la data di scadenza.
Dalla ricetta del prodotto si calcolano le necessità di materie prime e imballaggi. Per gli elementi insufficienti in stock si avvia il processo di acquisto.
Quando i materiali sono pronti si crea l'ordine di produzione. Si eseguono quindi le operazioni previste in ricetta quali preparazione, lavorazione, cottura, riempimento, confezionamento o altre fasi rilevanti.
Durante la produzione si registrano i consumi di materiali, le quantità completate, gli scarti e i risultati di qualità. I prodotti conformi vengono stoccati e si avvia il processo di consegna per gli ordini clienti.
Come si adatta XtraCRM al modo di lavorare della tua azienda?
Poiché ogni azienda alimentare ha prodotti, metodi di produzione e punti di controllo qualità differenti, nel modulo Produzione di XtraCRM è possibile configurare ricette, operazioni, centri di lavoro, ordini di produzione, punti di controllo qualità e campi personalizzati secondo le esigenze specifiche della tua azienda.
Puoi configurare il tuo processo produttivo nelle fasi "Pianificato, In attesa di materiali, Pronto per la produzione, In produzione, Controllo qualità, In imballaggio, Completato e Immagazzinato".
Puoi definire diverse ricette, operazioni e aree di controllo per prodotti da forno, latticini, bevande, pasti pronti, cibi confezionati, prodotti a base di carne, prodotti congelati o materie prime alimentari.
Campi specifici per prodotti che puoi utilizzare
Codice prodotto e nome prodotto
Categoria prodotto
Unità di produzione
Produzione standard o quantità per lotto
Durata di conservazione
Condizioni di conservazione
Informazioni sugli allergeni
Tipo e quantità di imballaggio
Peso netto e lordo
Variante del prodotto
Linea di produzione
Requisiti per il controllo qualità
Temperatura target o valori di misurazione
Informazioni sul lotto o batch
Data di produzione
Data di consumo consigliata o scadenza
Documenti tecnici e certificazioni
Annotazioni specifiche sul prodotto
I campi da includere nelle etichette legali o nei registri di produzione devono essere determinati anche in base al gruppo di prodotti e ai processi aziendali.
Gestisci le ricette dei prodotti
Con le Ricette dei Prodotti (BOM) puoi definire quali materie prime, semilavorati e materiali di imballaggio sono utilizzati per produrre un prodotto.
Per ogni componente possono essere registrati la quantità di utilizzo, l'unità e il tasso di scarto previsto. È possibile pianificare la necessità di produzione basandosi sulla quantità standard del lotto.
I semilavorati possono essere definiti con le proprie ricette creando una struttura di produzione multilivello. In questo modo è possibile monitorare non solo le materie prime dirette di un prodotto, ma anche i prodotti intermedi utilizzati nella produzione.
Monitora le revisioni di ricette e prodotti
Le modifiche nella formula del prodotto, nella quantità di materiale o nel metodo di produzione possono essere monitorate attraverso le revisioni.
Confrontando le versioni vecchie e nuove della ricetta, è possibile vedere quali componenti, quantità o tassi di scarto sono cambiati.
Le modifiche di ingegneria o sviluppo prodotto possono essere gestite tramite processi di richiesta e approvazione. Prima che una nuova versione della ricetta sia attivata, possono essere creati passaggi di valutazione e controllo.
In questo modo si può mantenere traccia di quale versione della ricetta è stata utilizzata per le produzioni passate.
Pianifica gli ordini di produzione
Utilizzando il prodotto da produrre, la ricetta, la quantità pianificata e le date di produzione, è possibile creare un ordine di produzione.
L'ordine di produzione può essere inizialmente preparato come bozza. Dopo aver controllato la ricetta, i componenti e le operazioni, può essere liberato per avviare la produzione.
Se la produzione è per un ordine cliente, l'ordine di vendita può essere associato all'ordine di produzione. Le produzioni per magazzino possono invece essere monitorate separatamente con informazioni di pianificazione.
È possibile monitorare le quantità pianificate, in corso e completate dell'ordine di produzione.
Gestisci operazioni e ordini di lavoro
Alla ricetta di produzione possono essere aggiunte operazioni come preparazione, miscelazione, cottura, raffreddamento, riempimento, confezionamento o simili.
Quando l'ordine di produzione viene liberato, possono essere creati ordini di lavoro associati alle operazioni. Per ogni ordine di lavoro possono essere monitorate le seguenti informazioni:
Nome e sequenza dell'operazione
Ordine di produzione associato
Centro di lavoro o linea di produzione
Lavoratore responsabile
Quantità pianificata
Quantità completata
Quantità scartata
Orario di inizio e fine pianificati
Orario di inizio e fine effettivi
Stato dell'operazione
Informazioni aggiuntive specifiche per la produzione
In questo modo è possibile vedere a che punto è la produzione e quali lavori sono in attesa di completamento.
Monitora i centri di lavoro e la capacità produttiva
Linee di produzione, macchine, aree di preparazione, punti di riempimento o reparti di confezionamento possono essere definiti come centri di lavoro.
Per ogni centro di lavoro possono essere registrate le ore di funzionamento e la capacità giornaliera. Il carico pianificato, costituito da ordini di lavoro, può essere confrontato con la capacità disponibile.
È possibile visualizzare avvisi per pianificazioni che superano la capacità. In questo modo si può valutare in quale centro di lavoro si concentra la produzione e se è necessario distribuire i lavori in tempi o risorse differenti.
Gestisci le scorte di materie prime e imballaggi
Materie prime, semilavorati, imballaggi e prodotti finiti possono essere monitorati nei registri di magazzino.
I bisogni indicati nella ricetta del prodotto vengono valutati insieme alle quantità di scorta esistenti per identificare componenti mancanti. Per materiali che si avvicinano a livelli critici è possibile pianificare gli acquisti.
Secondo la struttura di tracciabilità dell'azienda, informazioni come lotto, partita, data di produzione, data di scadenza o numero di lotto del fornitore possono essere registrate con campi specifici.
Se è richiesta tracciabilità obbligatoria di lotti o serie o registrazioni legate alla normativa, oltre alla struttura standard di magazzino di XtraCRM, questa esigenza deve essere verificata e configurata separatamente.
Gestisci i processi di acquisto e fornitura
Possono essere creati ordini di acquisto per materie prime e imballaggi insufficienti a magazzino.
Fornitore, prodotto, quantità, prezzo, valuta e data di consegna prevista possono essere monitorati. Per consegne in ritardo possono essere assegnati compiti al team acquisti.
Durante l'accettazione merci possono essere registrate quantità consegnate, documento di trasporto del fornitore e relativi documenti. Per materiali non conformi possono essere creati processi di qualità o reso.
Tieni le informazioni dei fornitori in un unico centro
Fornitori di materie prime, imballaggi e servizi possono essere gestiti come anagrafiche aziendali. Contatti, referenti, prodotti, ordini e documenti possono essere associati allo stesso profilo.
Contratti, offerte di prezzo, certificati e altri documenti relativi ai fornitori possono essere allegati alla registrazione. Possono essere impostati promemoria per le scadenze dei documenti.
Informazioni come tempi di consegna, prezzi e storici di qualità possono essere valutate per supportare i processi di selezione dei fornitori.
Registra i consumi di materiale
Nel comando di produzione possono essere visualizzati i componenti necessari secondo la ricetta. I consumi di materiale avvenuti durante la produzione possono essere registrati.
Confrontando le quantità pianificate con i consumi effettivi, è possibile valutare l'uso eccessivo o insufficiente.
Le informazioni sul lotto o partita del materiale utilizzato possono essere aggiunte alla registrazione della produzione tramite campi personalizzati in base al sistema di registrazione dell'azienda. In questo modo è possibile stabilire un collegamento operativo tra il risultato della produzione e i materiali utilizzati.
Gestisci le notifiche di produzione
Può essere creata una notifica di produzione per la produzione effettuata. Nella notifica è possibile registrare i prodotti buoni, quelli scartati e le quantità completate.
Inserendo più notifiche per un ordine di produzione, è possibile seguire le produzioni parziali. Si può vedere quanto della quantità pianificata è stata completata e quanto resta.
L'output di produzione può essere configurato in modo che non venga inserito nello stock utilizzabile prima di superare i necessari controlli di qualità.
Crea punti di controllo qualità
Possono essere definiti punti di controllo qualità per l'accettazione delle materie prime, le fasi di produzione e i prodotti completati.
Nei punti di controllo, in base ai prodotti dell'azienda, possono essere monitorate le seguenti informazioni:
Controllo visivo
Peso e quantità
Temperatura
Umidità
Densità
Dimensione o misura
Controllo del confezionamento
Controllo dell'etichetta
Informazioni sul campione
Risultato di accettazione o rifiuto
Descrizioni e note di controllo
Il tipo di controllo qualità, la quantità di campionamento e i criteri di accettazione possono essere configurati secondo il proprio piano qualità aziendale.
L'inserimento nello stock utilizzabile della produzione per la quale il controllo qualità obbligatorio non è stato completato o è fallito può essere impedito.
Monitora le non conformità e le azioni correttive
Quando viene rilevato un problema nel controllo qualità, può essere creato un registro di non conformità. L'origine della non conformità, il grado di importanza, il prodotto interessato e la quantità possono essere registrati.
La non conformità può essere associata al prodotto, all'ordine di produzione, all'ordine di lavoro o al controllo qualità.
La causa principale, la persona responsabile, le azioni correttive da intraprendere e la data obiettivo possono essere monitorate. I risultati e le verifiche delle attività completate possono essere registrati.
Le non conformità ricorrenti possono essere valutate in base al prodotto, alla ricetta, al fornitore o alla linea di produzione.
Gestisci i record di scarti e rottami
Gli scarti prodotti durante la produzione possono essere associati all'ordine di produzione o all'ordine di lavoro. Quantità di scarto, cause, informazioni sul prodotto e sull'operazione possono essere registrate.
Le cause degli scarti possono essere classificate come segue:
Qualità della materia prima
Errore di misurazione o pesatura
Impostazione della produzione
Guasto della macchina
Problema di cottura o processo
Errore di confezionamento
Rifiuto di qualità
Scadenza o deterioramento
Errore dell'operatore
Altre cause di produzione
È possibile riportare in quali prodotti, ricette, centri di lavoro o operazioni si verificano maggiori perdite.
Configura il tracciamento di batch e lotto in base alla tua azienda
Per il lotto di produzione possono essere creati campi personalizzati come numero lotto, data di produzione, turno, linea di produzione e operatore responsabile.
I lotti dei fornitori delle materie prime utilizzate e il lotto di prodotto risultante possono essere associati alla registrazione della produzione. I risultati di qualità e la documentazione di produzione possono essere conservati nello stesso registro.
Quando è necessaria un'analisi su un lotto specifico, l'ordine di produzione, i consumi, i record di qualità e le consegne ai clienti possono essere valutati insieme.
XtraCRM non viene fornito come un sistema certificato di tracciabilità degli alimenti o laboratorio. La profondità di tracciabilità richiesta dalla normativa aziendale deve essere verificata separatamente e implementata di conseguenza.
Monitora la durata di conservazione dei prodotti
La data di produzione, la data consigliata di consumo o la data di scadenza possono essere memorizzate con campi speciali nella registrazione del prodotto o del lotto.
Per identificare le scorte con date prossime, è possibile creare report e compiti di monitoraggio. L'uscita prioritaria dei prodotti può essere programmata in base ai processi di magazzino dell'azienda.
Per i prodotti con una breve durata, i piani di produzione e vendita possono essere valutati insieme per ridurre scorte inutili e sprechi.
Gestisci ordini clienti e di vendita
Rivenditori, supermercati, ristoranti, hotel, distributori o clienti aziendali possono essere gestiti come account CRM.
Le richieste dei clienti possono essere trasformate in offerte e opportunità di vendita. Le offerte approvate possono essere seguite come ordini di vendita.
Nell'ordine possono essere memorizzati prodotto, quantità, prezzo, data di consegna, metodo di spedizione e condizioni di pagamento. Per prodotti non disponibili a magazzino si può pianificare la necessità di produzione.
Analizzando gli ordini precedenti e la frequenza di acquisto del cliente, è possibile creare opportunità di riordino.
Organizza i processi di consegna
I prodotti completati e passati il controllo qualità possono essere preparati per gli ordini clienti.
Data di consegna, indirizzo, metodo di trasporto e squadra responsabile possono essere registrati. La preparazione del magazzino, il controllo dei documenti e l'informazione al cliente possono essere assegnati come compiti.
Nel caso di consegne parziali, prodotti in attesa o ritardi, è possibile aggiungere una descrizione e creare una nuova data di follow-up.
XtraCRM non sostituisce un sistema automatico di monitoraggio della catena del freddo o della temperatura dei veicoli in tempo reale; può essere usato per gestire le fasi commerciali e operative della consegna.
Pianifica le manutenzioni di macchine e attrezzature
Le manutenzioni delle macchine di produzione e delle attrezzature possono essere monitorate tramite registri di manutenzione. Sul card dell'attrezzatura si possono memorizzare stato, ubicazione, responsabile e informazioni sulla manutenzione.
Creando piani di manutenzioni periodiche e preventive è possibile monitorare le date della prossima manutenzione. In caso di guasto si possono aprire richieste di manutenzione e ordini di lavoro.
Durante la manutenzione si possono registrare le operazioni eseguite, il tempo utilizzato, i costi e i fermi di produzione. Ciò consente di valutare l'impatto delle fermate non pianificate sulla produzione.
Gestisci feedback e reclami sui prodotti
I reclami sui prodotti provenienti dai clienti possono essere associati ai relativi dati di cliente, prodotto, ordine o lotto.
Il tipo di reclamo, la data di segnalazione, la quantità interessata, il risultato dell'ispezione e le azioni intraprese possono essere registrati.
Se necessario, può essere avviato un processo di non conformità qualitativa e di azioni correttive. Le comunicazioni al cliente e i risultati della risoluzione possono essere mantenuti nello storico.
Monitora i processi di fatturazione e incasso
Gli ordini di vendita completati possono essere collegati ai processi finanziari e di fatturazione.
È possibile monitorare la data della fattura, la scadenza, la valuta e lo stato del pagamento. Per i crediti in ritardo, può essere assegnato un compito al reparto finanziario o al responsabile clienti.
Le fatture dei fornitori e i costi di produzione possono essere registrati per valutare i costi dei prodotti e dei periodi.
Definisci le autorizzazioni in base alla distribuzione dei compiti
È possibile definire diversi livelli di accesso e autorizzazione per i team di vendita, pianificazione della produzione, acquisti, magazzino, qualità, manutenzione, finanza e gestione.
Il team di produzione gestisce ordini di produzione e lavoro mentre il team di qualità registra i risultati dei controlli. Il team acquisti segue fornitori e ordini, il magazzino monitora i movimenti di stock, e il team finanziario tiene traccia delle fatture.
Le modifiche alle ricette, le decisioni di qualità e alcune operazioni finanziarie possono essere effettuate solo dagli utenti autorizzati.
Crea una struttura misurabile per la direzione
Nelle dashboard di gestione è possibile monitorare ordini clienti aperti, produzioni pianificate, ordini materiali in attesa, ordini di lavoro in corso, prodotti in attesa di controllo qualità, scarti e attività di manutenzione.
Le seguenti informazioni possono essere valutate per prodotto, ricetta, ordine di produzione, fornitore, cliente o periodo:
Ordini clienti e stato delle consegne
Produzione pianificata e reale
Bisogni di materie prime
Stock disponibili e critici
Stato degli acquisti e delle forniture
Consumi pianificati e reali
Quantità di prodotti conformi e respinti
Risultati dei controlli di qualità
Non conformità e azioni correttive
Quantità e cause degli scarti
Carichi di capacità dei centri di lavoro
Lavori di manutenzione e tempi di fermo
Stato di fatturazione e incasso
XtraCRM non obbliga la tua azienda a un modello di produzione alimentare fisso. Puoi strutturare le ricette dei prodotti, le operazioni, i punti di controllo qualità, le aree speciali, i processi di acquisto e vendita secondo il tuo modello di produzione, rendendo l'intero processo dalla fornitura della materia prima alla consegna del prodotto finito al cliente più controllato, misurabile e tracciabile.
XtraCRM non è un sistema di laboratorio, verifica HACCP o conformità normativa. I piani di sicurezza alimentare, le analisi obbligatorie, le registrazioni legali e i processi ufficiali di conformità devono essere gestiti separatamente dall'azienda in conformità con le normative e gli standard applicabili.