Production et Approvisionnement Alimentaires
Dans le secteur alimentaire, la production doit être considérée comme un tout incluant la fourniture en temps voulu des bonnes matières premières, l'application de la recette produit, l'exécution contrôlée des étapes de production, l'enregistrement des résultats qualité et la livraison du produit fini au client dans les délais.
XtraCRM réunit les fonctionnalités de production, recette produit, ordres de travail, qualité, pertes, stock, achats, ventes et finances pour permettre la gestion centralisée des processus commerciaux et opérationnels depuis l'entrée des matières premières jusqu'à la livraison du produit fini.
Comment fonctionne le processus dans le secteur ?
Le processus débute généralement par une commande client, un plan de production périodique ou un besoin de stock. Le produit à fabriquer, la quantité et la date cible sont définis.
Les besoins en matières premières et emballages nécessaires sont calculés à partir de la recette. Un processus d'achat est lancé pour les composants insuffisants en stock.
Une fois les matériaux prêts, un ordre de production est créé. Selon les opérations dans la recette, les étapes de préparation, transformation, cuisson, remplissage, emballage ou similaires sont exécutées.
Pendant la production, les consommations de matériaux, quantités produites, pertes et résultats qualité sont enregistrés. Les produits conformes sont stockés et le processus de livraison pour les commandes clients est lancé.
Comment XtraCRM s’adapte-t-il à la manière de travailler de votre entreprise ?
Chaque entreprise alimentaire a des produits, méthodes de production et points de contrôle qualité différents. Dans le module Production de XtraCRM, recettes, opérations, centres de travail, ordres de production, points qualité et champs personnalisés peuvent être configurés selon l’organisation de votre entreprise.
Vous pouvez structurer votre processus de production en étapes "Planification, En attente de matériel, Prêt pour la production, En production, Contrôle qualité, Emballage, Terminé et Stocké".
Vous pouvez définir différentes recettes, opérations et zones de contrôle pour les produits de boulangerie, produits laitiers, boissons, plats préparés, aliments emballés, produits carnés, produits surgelés ou matières premières alimentaires.
Champs personnalisés de produit que vous pouvez utiliser
Code produit et nom du produit
Catégorie du produit
Unité de production
Production standard ou quantité de lot
Durée de conservation
Conditions de stockage
Informations sur les allergènes
Type et quantité d'emballage
Poids net et brut
Variante de produit
Ligne de production
Exigences de contrôle qualité
Température cible ou valeurs de mesure
Informations sur le lot ou la série
Date de production
Date de consommation recommandée ou date limite d'utilisation
Documents techniques et certificats
Descriptions spécifiques au produit
Les champs devant figurer sur l'étiquette légale ou les enregistrements de production doivent également être déterminés en fonction du groupe de produits et des processus de l'entreprise.
Gérez les recettes produits
Avec les recettes produits (BOM), vous pouvez définir les matières premières, semi-produits et matériaux d'emballage nécessaires pour fabriquer un produit.
La quantité d'utilisation, l'unité et le taux de perte attendu peuvent être enregistrés pour chaque composant. Les besoins de production peuvent être planifiés en fonction de la quantité standard par lot.
Les semi-produits peuvent être définis avec leurs propres recettes, créant ainsi une structure de production multi-niveaux. Ainsi, non seulement les matières premières directes d'un produit, mais aussi les produits intermédiaires utilisés dans la production peuvent être suivis.
Suivez les révisions des recettes et des produits
Les modifications apportées à la formule du produit, à la quantité de matériau ou à la méthode de production peuvent être suivies via les révisions.
Les anciennes et nouvelles versions des recettes peuvent être comparées pour voir quelles composantes, quelles quantités ou quels taux de perte ont changé.
Les changements d'ingénierie ou de développement produit peuvent être gérés par des processus de demande et d'approbation. Des étapes d'évaluation et de contrôle peuvent être mises en place avant l'activation de la nouvelle version de la recette.
Ainsi, il est possible de conserver quelle version de recette a été utilisée pour les productions passées.
Planifiez les ordres de production
Un ordre de production peut être créé en utilisant le produit à fabriquer, la recette, la quantité planifiée et les dates de production.
L'ordre de production peut d'abord être préparé comme brouillon. Après vérification de la recette, des composants et des opérations, il peut être libéré pour démarrer la production.
Si la production est réalisée pour une commande client, l'ordre de production peut être lié à la commande de vente. Les productions pour le stock peuvent être suivies séparément avec les informations de planification.
Les quantités planifiées, en cours et terminées de l'ordre de production peuvent être surveillées.
Gérez les opérations et les ordres de travail
Des opérations comme la préparation, le mélange, la cuisson, le refroidissement, le remplissage, l'emballage ou similaires peuvent être ajoutées à la recette de production.
Lorsque l'ordre de production est libéré, des ordres de travail liés aux opérations peuvent être créés. Pour chaque ordre de travail, les informations suivantes peuvent être suivies :
Nom et ordre de l'opération
Ordre de production associé
Centre de travail ou ligne de production
Employé responsable
Quantité planifiée
Quantité terminée
Quantité rejetée
Heure de début et de fin planifiée
Heure de début et de fin réelle
État de l'opération
Informations supplémentaires spécifiques à la production
Ainsi, on peut voir à quelle étape se trouve la production et quels travaux attendent d'être terminés.
Suivez les centres de travail et la capacité de production
Les lignes de production, machines, zones de préparation, points de remplissage ou sections d'emballage peuvent être définis comme centres de travail.
Pour chaque centre de travail, les heures de fonctionnement et les informations sur la capacité quotidienne peuvent être conservées. La charge planifiée constituée par les ordres de travail peut être comparée à la capacité disponible.
Des alertes peuvent être affichées pour les planifications dépassant la capacité. Ainsi, il est possible d'évaluer dans quel centre de travail la production est concentrée et si les tâches doivent être réparties sur différents moments ou ressources.
Gérez les stocks de matières premières et d'emballages
Les matières premières, semi-produits, emballages et produits finis peuvent être suivis dans les registres de stock.
Les besoins figurant dans la recette du produit et les quantités de stock disponibles sont évalués ensemble pour identifier les composants manquants. Des achats peuvent être planifiés pour les matériaux approchant un niveau critique.
Selon la structure de traçabilité de l'entreprise, des informations telles que lot, lot de production, date de production, date de péremption ou numéro de lot fournisseur peuvent être enregistrées via des champs spécifiques.
En dehors de la structure standard des stocks de XtraCRM, si une traçabilité obligatoire des lots/séries ou des enregistrements liés à la réglementation est nécessaire, ce besoin doit être vérifié et configuré séparément.
Gérez les processus d'achat et d'approvisionnement
Des commandes d'achat peuvent être créées pour les matières premières et emballages insuffisants en stock.
Le fournisseur, le produit, la quantité, le prix, la devise et la date de livraison prévue peuvent être suivis. Pour les livraisons retardées, des tâches peuvent être attribuées à l'équipe achats.
La quantité livrée, le bon de livraison fournisseur et les documents associés peuvent être enregistrés lors de la réception des marchandises. Un processus qualité ou retour peut être initié pour les matériaux non conformes.
Centralisez les informations fournisseurs
Les fournisseurs de matières premières, emballages et services peuvent être gérés en tant qu'enregistrements d'entreprise. Les informations de contact, personnes autorisées, produits, commandes et documents peuvent être liés au même compte.
Les contrats, offres de prix, certifications et autres documents des fournisseurs peuvent être ajoutés à l'enregistrement. Des rappels peuvent être créés pour les échéances des documents.
Des informations telles que les délais de livraison, l'historique des prix et de la qualité peuvent être évaluées pour soutenir les processus de sélection des fournisseurs.
Enregistrez la consommation des matériaux
Les composants nécessaires selon la recette peuvent être visualisés dans l'ordre de production. Les consommations de matériaux survenues pendant la production peuvent être enregistrées.
Les consommations réalisées sont comparées aux quantités planifiées pour évaluer les usages en excès ou en déficit.
Les informations de lot ou de série du matériau utilisé peuvent être ajoutées à l'enregistrement de production avec des champs spécifiques selon le système d'enregistrement de l'entreprise. Ainsi, une liaison opérationnelle peut être établie entre le résultat de production et les matériaux utilisés.
Gérez les notifications de production
Une notification de production peut être créée pour la production réalisée. Le produit conforme, le produit rejeté et les quantités complétées peuvent être enregistrés dans la notification.
Plusieurs notifications peuvent être saisies pour un ordre de production afin de suivre les productions partielles. Il est possible de voir quelle partie de la quantité planifiée a été complétée et quelle partie reste à produire.
La sortie de production peut être configurée pour ne pas être mise en stock disponible sans avoir passé les contrôles qualité nécessaires.
Créez des points de contrôle qualité
Des points de contrôle qualité peuvent être définis pour la réception des matières premières, les étapes de production et les produits finis.
Selon les produits de l'entreprise, les informations suivantes peuvent être suivies aux points de contrôle :
Contrôle visuel
Poids et quantité
Température
Humidité
Densité
Dimensions ou mesures
Contrôle de l'emballage
Contrôle des étiquettes
Informations sur les échantillons
Résultat d'acceptation ou de rejet
Commentaires et notes de contrôle
Le type de contrôle qualité, la quantité d'échantillonnage et les critères d'acceptation peuvent être configurés selon le plan qualité de l'entreprise.
La mise en stock disponible du produit de production pour lequel le contrôle qualité obligatoire n'est pas complété ou a échoué peut être empêchée.
Suivez les non-conformités et les actions correctives
Lorsqu'un problème est détecté lors du contrôle qualité, un enregistrement de non-conformité peut être créé. La source de la non-conformité, son degré d'importance, le produit affecté et la quantité peuvent être enregistrés.
La non-conformité peut être associée à un produit, un ordre de production, un ordre de travail ou un contrôle qualité.
La cause racine, la personne responsable, les actions correctives à effectuer et la date cible peuvent être suivies. Les résultats et la vérification des actions complétées peuvent être enregistrés.
Les non-conformités récurrentes peuvent être évaluées selon le produit, la recette, le fournisseur ou la ligne de production.
Gérez les enregistrements de pertes et de rebuts
Les pertes survenues pendant la production peuvent être associées à un ordre de production ou un ordre de travail. La quantité de pertes, la cause, le produit et les informations sur l'opération peuvent être enregistrées.
Les causes des pertes peuvent être classées comme suit :
Qualité de la matière première
Erreur de mesure ou de pesée
Réglage de production
Panne de machine
Problème de cuisson ou de transformation
Erreur d'emballage
Rejet qualité
Date de péremption ou détérioration
Erreur utilisateur
Autres causes de production
Il est possible de rapporter quels produits, recettes, centres de travail ou opérations entraînent le plus de pertes.
Configurez le suivi des lots et des batches selon votre entreprise
Des champs spécifiques peuvent être créés pour le lot de production, la date de production, le quart, la ligne de production et l'employé responsable.
Les lots fournisseurs des matières premières utilisées ainsi que le lot du produit fini peuvent être liés à l'enregistrement de production. Les résultats qualité et les documents de production peuvent être conservés sous un même enregistrement.
Lorsqu'une analyse d'un lot spécifique est nécessaire, l'ordre de production, les consommations, les enregistrements qualité et les livraisons clients peuvent être évalués ensemble.
XtraCRM n'est pas présenté comme un système certifié de traçabilité alimentaire ou de laboratoire. La profondeur de traçabilité exigée par la réglementation applicable à l'entreprise doit être vérifiée et une structure appropriée doit être mise en place.
Suivez la durée de vie des produits
La date de production, la date de consommation recommandée ou la date limite d'utilisation peuvent être enregistrées dans des champs spécifiques dans l'enregistrement du produit ou du lot.
Des rapports et des tâches de suivi peuvent être créés pour identifier les stocks dont la date approche. La sortie prioritaire des produits peut être planifiée selon les processus de stockage de l'entreprise.
Pour les produits à courte durée de vie, les plans de production et de vente peuvent être évalués ensemble afin de réduire les stocks inutiles et les pertes.
Gérez les commandes clients et de vente
Les distributeurs, supermarchés, restaurants, hôtels, distributeurs ou clients institutionnels peuvent être gérés en tant que comptes CRM.
Les demandes clients peuvent être transformées en offres et opportunités de vente. Les offres approuvées peuvent être suivies en tant que commandes de vente.
La commande peut contenir le produit, la quantité, le prix, la date de livraison, le mode de livraison et les conditions de paiement. Une planification de la production peut être faite pour les produits non disponibles en stock.
En évaluant les commandes passées et la fréquence d'achat du client, des opportunités de commandes répétées peuvent être créées.
Organisez les processus de livraison
Les produits terminés et ayant passé le contrôle qualité peuvent être préparés pour les commandes clients.
La date de livraison, l'adresse, le mode de transport et l'équipe responsable peuvent être enregistrés. La préparation de l'entrepôt, le contrôle des documents et l'information du client peuvent être assignés comme tâches.
En cas de livraison partielle, de produits en attente ou de retard, une explication et une nouvelle date de suivi peuvent être créées.
XtraCRM ne remplace pas les systèmes automatiques de mesure de la chaîne du froid ou de suivi en temps réel de la température des véhicules ; il peut être utilisé pour gérer les étapes commerciales et opérationnelles de la livraison.
Planifiez les maintenances des machines et équipements
Les machines de production et équipements peuvent être suivis grâce à leurs registres de maintenance. La fiche équipement peut contenir l'état, la localisation, la personne responsable et les informations de maintenance.
Des plans de maintenance périodique et préventive peuvent être créés pour suivre les prochaines dates de maintenance. En cas de panne, une demande de maintenance et un ordre de travail peuvent être ouverts.
Les opérations effectuées pendant la maintenance, le temps utilisé, le coût et l'arrêt de production peuvent être enregistrés. Ainsi, l'impact des arrêts imprévus sur la production peut être évalué.
Gérez les retours d'information et les réclamations produits
Les réclamations produits des clients peuvent être associées aux informations clients, produit, commande ou lot concernées.
Le type de réclamation, la date de notification, la quantité affectée, les résultats de l'examen et les actions entreprises peuvent être enregistrés.
Si nécessaire, un processus de non-conformité qualité et d'action corrective peut être lancé. Les communications au client et les résultats de la résolution peuvent être conservés dans l'historique.
Suivez les processus de facturation et de recouvrement
Les commandes de vente terminées peuvent être liées aux processus financiers et de facturation.
La date de facture, l'échéance, la devise et le statut de paiement peuvent être suivis. Des tâches peuvent être assignées au service financier ou au responsable client pour les créances en retard.
Les factures fournisseurs et les dépenses liées à la production sont enregistrées pour évaluer les coûts des produits et des périodes.
Définissez les autorisations en fonction de la répartition des tâches
Des droits d'accès et d'opération différents peuvent être définis pour les équipes de vente, planification de la production, achats, entrepôt, qualité, maintenance, finance et gestion.
L'équipe de production gère les ordres de production et de travail tandis que l'équipe qualité enregistre les résultats des contrôles. L'équipe achats suit les fournisseurs et commandes, l'équipe entrepôt suit les mouvements de stock, et l'équipe finance suit les factures.
Les modifications de recette, décisions qualité et certaines opérations financières ne peuvent être réalisées que par des utilisateurs autorisés.
Créez une structure mesurable pour la gestion
Les écrans de gestion permettent de suivre les commandes clients ouvertes, productions planifiées, ordres en attente de matériaux, ordres de travail en cours, produits en attente de contrôle qualité, rebuts et opérations de maintenance.
Les informations suivantes peuvent être évaluées par produit, recette, ordre de production, fournisseur, client ou période :
Commandes clients et état des livraisons
Production planifiée et réalisée
Besoins en matières premières
Stocks disponibles et critiques
Statut des achats et approvisionnements
Consommations planifiées et réalisées
Quantité de produits valides et rejetés
Résultats des contrôles qualité
Non-conformités et actions correctives
Quantités et raisons des rebuts
Charges de capacité des centres de travail
Travaux de maintenance et temps d'arrêt
État de la facturation et du recouvrement
XtraCRM ne contraint pas votre entreprise à un modèle de production alimentaire fixe. En configurant les recettes de produits, les opérations, les points de contrôle qualité, les champs personnalisés, les processus d'achat et de vente selon votre organisation de production, vous pouvez rendre l'ensemble du processus, de l'approvisionnement en matières premières à la livraison du produit fini au client, plus contrôlé, mesurable et traçable.
XtraCRM n'est pas un laboratoire, un système de validation HACCP ni un système de conformité réglementaire. Les plans de sécurité alimentaire, les analyses obligatoires, les enregistrements légaux et les processus officiels de conformité doivent être gérés séparément par l'entreprise conformément aux réglementations et normes applicables.