Производство и снабжение продуктов питания
В пищевом секторе производство должно рассматриваться комплексно: своевременное обеспечение необходимого сырья, применение рецептуры продукта, контролируемое выполнение этапов производства, регистрация результатов качества и своевременная доставка готовой продукции заказчику.
XtraCRM объединяет функции производства, рецептур продукта, производственных заказов, контроля качества, списаний, запасов, закупок, продаж и финансов, обеспечивая централизованное управление коммерческими и операционными процессами от поступления сырья до доставки готовой продукции.
Как протекает процесс в отрасли?
Процесс обычно начинается с заказа клиента, периодического производственного плана или потребности в запасах. Определяются продукт, количество и целевая дата.
На основе рецептуры продукта рассчитываются необходимые сырьевые и упаковочные материалы. Для компонентов с недостаточным запасом инициируется процесс закупки.
Когда материалы готовы, формируется производственный заказ. В соответствии с операциями рецептуры выполняются этапы подготовки, обработки, приготовления, наполнения, упаковки или другие аналогичные процессы.
Во время производства фиксируются расход материалов, количество готовой продукции, списания и результаты контроля качества. Подходящая продукция размещается на складе, и запускается процесс доставки по заказам клиентов.
Как XtraCRM адаптируется под рабочий процесс вашей компании?
Продукты, методы производства и контрольные точки качества у каждой пищевой компании разные. В модуле производства XtraCRM рецептуры, операции, рабочие центры, производственные заказы, контрольные точки качества и специальные поля могут быть сконфигурированы в соответствии с порядками вашей компании.
Вы можете организовать процесс производства по этапам «Планируется, Ожидание материалов, Готов к производству, В производстве, Контроль качества, Упаковывается, Завершено и Принято на склад».
Для хлебобулочных изделий, молочных продуктов, напитков, готовых блюд, упакованных продуктов питания, мясной продукции, замороженных товаров или сырья для продуктов питания можно определить различные рецепты, операции и зоны контроля.
Специальные поля продукта, которые вы можете использовать
Код продукта и название продукта
Категория продукта
Единица производства
Стандартное производство или количество партии
Срок годности
Условия хранения
Информация об аллергенах
Тип и количество упаковки
Чистый и общий вес
Вариант продукта
Линия производства
Требования к контролю качества
Целевая температура или измеряемые значения
Информация о партии или лоте
Дата производства
Рекомендуемая дата потребления или срок годности
Техническая документация и сертификаты
Особые примечания к продукту
Поля, которые должны быть на юридической этикетке или в производственных записях, должны также определяться отдельно в зависимости от группы продуктов и процессов предприятия.
Управляйте рецептами продуктов
С помощью рецептов продуктов (BOM) можно определить, из какого сырья, полуфабрикатов и упаковочных материалов будет изготовлен продукт.
Для каждого компонента можно записать количество использования, единицу измерения и ожидаемый процент отходов. Потребности в производстве могут планироваться на основе стандартного количества партии.
Полуфабрикаты могут быть определены с собственными рецептами для создания многоуровневой структуры производства. Таким образом можно отслеживать не только прямые сырьевые материалы продукта, но и промежуточные продукты, используемые в производстве.
Отслеживайте ревизии рецептов и продуктов
Изменения в формуле продукта, количестве материалов или методе производства могут отслеживаться через ревизии.
Сравнивая старые и новые версии рецептов, можно увидеть, какой компонент, количество или процент отходов изменился.
Изменения в инженерии или разработке продукта могут управляться через процессы запросов и утверждения. Перед активацией новой версии рецепта можно создать этапы оценки и контроля.
Таким образом можно сохранить информацию о том, с какой версией рецепта было произведено прошлое производство.
Планируйте производственные заказы
Можно создать производственный заказ, используя продукт, рецепт, планируемое количество и даты производства.
Производственный заказ сначала может быть подготовлен в виде черновика. После проверки рецепта, компонентов и операций он может быть освобожден для запуска производства.
Если производство связано с заказом клиента, производственный заказ можно связать с заказом на продажу. Производства для запасов можно отслеживать отдельно с помощью плановой информации.
Можно отслеживать планируемые, текущие и завершённые количества в производственном заказе.
Управляйте операциями и рабочими заданиями
В рецепт производства можно добавить операции подготовки, смешивания, варки, охлаждения, наполнения, упаковки или аналогичные.
После освобождения производственного заказа могут быть созданы рабочие задания, связанные с операциями. Для каждого рабочего задания можно отслеживать следующую информацию:
Название операции и порядок её выполнения
Связанный производственный заказ
Рабочий центр или производственная линия
Ответственный сотрудник
Планируемое количество
Выполненное количество
Отклонённое количество
Запланированное время начала и окончания
Фактическое время начала и окончания
Статус операции
Дополнительная информация, специфичная для производства
Таким образом, можно увидеть, на каком этапе находится производство и какие работы ожидают завершения.
Отслеживайте рабочие центры и производственные мощности
Производственные линии, машины, подготовительные зоны, точки наполнения или упаковочные участки могут быть определены как рабочие центры.
Для каждого рабочего центра можно вести учет рабочего времени и дневной мощности. Запланированная нагрузка, состоящая из заказов на работу, может быть сравнена с доступной мощностью.
Для планирований, превышающих мощность, могут появляться предупреждения. Таким образом, можно оценить, на каком рабочем центре сосредоточено производство и нужно ли распределить работы на разные временные периоды или ресурсы.
Управляйте запасами сырья и упаковки
Сырье, полуфабрикаты, упаковочные материалы и готовая продукция могут отслеживаться в учетных запасах.
Потребности в рецептуре продукции оцениваются вместе с текущими запасами, что позволяет выявить недостающие компоненты. Для материалов, приближающихся к критическому уровню, может планироваться закупка.
В соответствии со структурой прослеживаемости предприятия, такие данные как лот, партия, дата производства, срок годности или номер партии поставщика могут сохраняться в специальных полях.
Если требуется обязательная прослеживаемость партий и серий или регламентированная документация, отличная от стандартной структуры запасов XtraCRM, эта потребность должна быть дополнительно подтверждена и настроена.
Управляйте процессами закупок и поставок
Могут формироваться заказы на закупку для недостаточного сырья и упаковочных материалов в запасах.
Можно отслеживать поставщика, продукт, количество, цену, валюту и ожидаемую дату поставки. Для задержанных поставок можно назначать задания закупочной команде.
При приемке товаров фиксируются поставленное количество, накладная поставщика и связанные документы. Для несоответствующих материалов может быть организован процесс качества или возврата.
Храните информацию о поставщиках в едином центре
Поставщики сырья, упаковки и услуг могут управляться как записи компаний. Контактная информация, ответственные лица, продукты, заказы и документы могут связываться с одной учетной записью.
К записям о поставщиках можно добавлять договоры, ценовые предложения, сертификаты и другие документы. Можно создавать напоминания о сроках документов.
Оценочные данные, такие как сроки поставки, история цен и качества, могут поддерживать процессы выбора поставщиков.
Записывайте потребление материалов
В производственном заказе можно отображать компоненты, необходимые согласно рецептуре. Во время производства можно записывать фактический расход материалов.
Путём сравнения запланированных количеств с фактическим расходом можно оценить избыточное или недостаточное использование.
Информация о партии или лоте использованных материалов может быть добавлена в запись производства с помощью специальных полей согласно собственной системе учёта предприятия. Таким образом можно установить операционную связь между результатом производства и использованными материалами.
Управляйте уведомлениями о производстве
Можно создавать уведомления о выполненном производстве. В уведомлении могут быть зарегистрированы количество годной продукции, бракованной продукции и выполненное количество.
Для одного производственного заказа можно вводить несколько уведомлений для отслеживания поэтапного производства. Можно видеть, какая часть запланированного количества выполнена, а какая еще осталась.
Процесс может быть настроен таким образом, что производственная продукция будет использоваться без помещения на склад до прохождения необходимых контролей качества.
Создавайте контрольные точки качества
Для приёма сырья, этапов производства и готовой продукции могут быть определены контрольные точки качества.
На контрольных точках можно отслеживать следующие данные, соответствующие продукции предприятия:
Визуальный контроль
Вес и количество
Температура
Влажность
Плотность
Размер или мера
Контроль упаковки
Контроль этикеток
Информация о пробах
Результат приемки или отклонения
Комментарии и заметки по контролю
Тип контроля качества, объем выборки и критерии приёмки могут быть настроены согласно внутреннему плану качества предприятия.
Можно запретить помещение продукции, по которой обязательный контроль качества не завершён или не пройден, на склад доступной продукции.
Отслеживайте несоответствия и корректирующие действия
При обнаружении проблемы в контроле качества может быть создана запись о несоответствии. Источник несоответствия, степень важности, затронутый продукт и количество могут быть зафиксированы.
Несоответствие может быть связано с продуктом, производственным заказом, рабочим заданием или контролем качества.
Можно отслеживать коренную причину, ответственного лицо, корректирующие действия и целевую дату. Результаты и подтверждения завершённых мероприятий могут быть зафиксированы.
Повторяющиеся несоответствия могут анализироваться по продукту, рецептуре, поставщику или производственной линии.
Управляйте записями о браке и отходах
Отходы, образовавшиеся во время производства, могут быть связаны с производственным или рабочим заказом. Количество отходов, причина, информация о продукте и операции могут быть зафиксированы.
Причины отходов могут быть классифицированы следующим образом:
Качество сырья
Ошибка измерения или взвешивания
Настройка производства
Поломка оборудования
Проблемы выпечки или обработки
Ошибка упаковки
Отказ по качеству
Истечение срока годности или порча
Ошибка пользователя
Другие производственные причины
Можно создавать отчёты о том, в каких продуктах, рецептурах, рабочих центрах или операциях возникают наибольшие потери.
Настройте отслеживание партий и лотов в соответствии с вашим предприятием
Для производственной партии могут быть созданы специальные поля, такие как номер лота, дата производства, смена, производственная линия и ответственный сотрудник.
Лоты поставщиков использованных сырьевых материалов и образованных продуктовых лотов могут быть связаны с записью производства. Результаты контроля качества и производственные документы могут храниться в единой записи.
При необходимости проверки определённого лота можно совместно оценить производственный заказ, потребления, записи качества и доставки клиенту.
XtraCRM не предлагается как сертифицированная система отслеживания пищевых продуктов или лабораторная система. Глубина отслеживания, требуемая предприятием по законодательству, должна дополнительно подтверждаться, и должна быть построена соответствующая структура.
Отслеживайте срок годности продуктов
Дата производства, рекомендуемая дата потребления или срок годности могут храниться в специальных полях записи продукта или партии.
Для выявления запасов с приближающейся датой можно создавать отчёты и задачи по отслеживанию. Приоритетный вывод товаров может планироваться в соответствии с процессами склада предприятия.
Для продуктов с коротким сроком годности производство и планы продаж оцениваются совместно, что позволяет уменьшить излишки и потери.
Управляйте заказами клиентов и продаж
Дилеры, магазины, рестораны, отели, дистрибьюторы или корпоративные клиенты могут управляться как CRM-аккаунты.
Запросы клиентов можно превращать в предложения и возможности продаж. Одобренные предложения могут отслеживаться как заказы на продажу.
В заказе могут храниться данные о продукте, количестве, цене, дате поставки, способе доставки и условиях оплаты. Для отсутствующих на складе товаров может планироваться потребность в производстве.
Оценивая прошлые заказы и частоту покупок клиента, можно создавать возможности для повторных заказов.
Организуйте процессы доставки
Завершённые и прошедшие контроль качества продукты могут быть подготовлены для клиентских заказов.
Могут быть записаны дата доставки, адрес, способ транспортировки и ответственная команда. Задачи по подготовке склада, проверке документов и информированию клиента могут быть назначены.
Если присутствуют частичная доставка, ожидаемые товары или задержки, можно создать пояснения и новую дату отслеживания.
XtraCRM не заменяет автоматическую систему измерения холодовой цепи или слежение температуры живого транспорта; оно может использоваться для управления торговыми и операционными этапами доставки.
Планируйте обслуживание машин и оборудования
Производственные машины и оборудование могут отслеживаться с помощью записей об обслуживании. В карточке оборудования могут храниться состояние, расположение, ответственные лица и информация об обслуживании.
Создавая планы периодического и предупредительного обслуживания, можно отслеживать даты следующего обслуживания. В случае поломки могут быть созданы заявки на обслуживание и наряды на работы.
Во время обслуживания регистрируются выполняемые операции, затраченное время, затраты и простой производства. Это позволяет оценивать влияние незапланированных простоев на производство.
Управляйте обратной связью и жалобами на продукцию
Жалобы на продукцию от клиентов могут связываться с соответствующим клиентом, продуктом, заказом или информацией о партии.
Тип жалобы, дата сообщения, поражённое количество, результаты проверки и предпринятые действия могут фиксироваться.
При необходимости может быть инициирован процесс несоответствия качества и корректирующих действий. Информация, предоставленная клиенту, и результаты решения также сохраняются в истории.
Отслеживайте процессы выставления счетов и инкассации
Завершённые заказы на продажу могут быть связаны с финансовыми и процессами выставления счетов.
Можно отслеживать дату счета, срок оплаты, валюту и состояние платежа. Для просроченных задолженностей могут назначаться задачи финансовому сотруднику или ответственному за клиента.
Счета поставщиков и затраты, связанные с производством, регистрируются для оценки себестоимости продукции и периодических затрат.
Определяйте полномочия в соответствии с распределением задач
Для команд продаж, планирования производства, закупок, склада, контроля качества, обслуживания, финансов и управления могут быть определены различные права доступа и операции.
Производственная команда управляет производством и заказами на работу, команда контроля качества может фиксировать результаты проверок. Закупочная команда отслеживает поставщиков и заказы, складская — движения запасов, финансовая — счета.
Изменения рецептур, решения по качеству и определённые финансовые операции могут выполнять только уполномоченные пользователи.
Создайте измеримую структуру для управления
На экранах управления отслеживаются открытые клиентские заказы, запланированное производство, заказы с ожиданием материалов, текущие рабочие наряды, продукты, ожидающие контроля качества, потери и работы по обслуживанию.
По продукту, рецепту, производственному заказу, поставщику, клиенту или периоду можно оценить следующую информацию:
Заказы клиентов и состояние доставки
Запланированное и фактическое производство
Потребности в сырье
Доступные и критические запасы
Состояние закупок и поставок
Планируемое и фактическое потребление
Количество годной и бракованной продукции
Результаты контроля качества
Несоответствия и корректирующие действия
Количество и причины потерь
Загрузка мощностей рабочих центров
Работы по обслуживанию и время простоя
Состояние выставления счетов и инкассации
XtraCRM не заставляет ваш бизнес придерживаться фиксированной модели производства пищевых продуктов. Вы можете настроить рецепты продуктов, операции, контрольные точки качества, специальные поля, процессы закупок и продаж в соответствии с вашей производственной системой, что позволит сделать весь процесс — от поставок сырья до доставки готовой продукции клиенту — более контролируемым, измеримым и отслеживаемым.
XtraCRM не является лабораторией, системой верификации HACCP или системой соответствия законодательству. Планы пищевой безопасности, обязательные анализы, юридические регистрационные документы и официальные процедуры соответствия должны осуществляться предприятием отдельно в соответствии с соответствующими нормативами и стандартами.