Gıda Üretimi ve Tedariki
Gıda sektöründe üretim; doğru ham maddenin zamanında tedarik edilmesi, ürün reçetesinin uygulanması, üretim adımlarının kontrollü yürütülmesi, kalite sonuçlarının kaydedilmesi ve tamamlanan ürünün müşteriye zamanında ulaştırılmasıyla birlikte ele alınmalıdır.
XtraCRM; üretim, ürün reçetesi, iş emri, kalite, fire, stok, satın alma, satış ve finans özelliklerini bir araya getirerek ham madde girişinden tamamlanan ürünün teslimatına kadar ticari ve operasyonel süreçlerin tek merkezden yönetilmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
Süreç genellikle müşteri siparişi, dönemsel üretim planı veya stok ihtiyacıyla başlar. Üretilecek ürün, miktar ve hedef tarih belirlenir.
Ürüne ait reçeteden gerekli ham madde ve ambalaj ihtiyaçları hesaplanır. Stokta yetersiz olan bileşenler için satın alma süreci başlatılır.
Malzemeler hazır olduğunda üretim emri oluşturulur. Reçetedeki operasyonlara göre hazırlama, işleme, pişirme, dolum, paketleme veya benzeri iş adımları yürütülür.
Üretim sırasında malzeme tüketimleri, tamamlanan miktarlar, fireler ve kalite sonuçları kaydedilir. Uygun bulunan ürünler stoğa alınır ve müşteri siparişleri için teslimat süreci başlatılır.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her gıda işletmesinin ürünleri, üretim yöntemi ve kalite kontrol noktaları farklıdır. XtraCRM Üretim modülünde reçeteler, operasyonlar, iş merkezleri, üretim emirleri, kalite noktaları ve özel alanlar işletmenizin düzenine göre yapılandırılabilir.
Üretim sürecinizi “Planlanıyor, Malzeme Bekliyor, Üretime Hazır, Üretimde, Kalite Kontrolde, Paketleniyor, Tamamlandı ve Stoğa Alındı” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Unlu mamuller, süt ürünleri, içecek, hazır yemek, paketli gıda, et ürünleri, dondurulmuş ürün veya gıda ham maddeleri için farklı reçete, operasyon ve kontrol alanları tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz ürün özel alanları
Ürün kodu ve ürün adı
Ürün kategorisi
Üretim birimi
Standart üretim veya parti miktarı
Raf ömrü
Saklama koşulları
Alerjen bilgileri
Ambalaj türü ve miktarı
Net ve brüt ağırlık
Ürün varyantı
Üretim hattı
Kalite kontrol gereksinimleri
Hedef sıcaklık veya ölçüm değerleri
Parti veya lot bilgisi
Üretim tarihi
Tavsiye edilen tüketim veya son kullanma tarihi
Teknik doküman ve sertifikalar
Ürüne özel açıklamalar
Yasal etikette veya üretim kayıtlarında bulunması gereken alanlar, ürün grubuna ve işletmenin süreçlerine göre ayrıca belirlenmelidir.
Ürün reçetelerini yönetin
Ürün Reçeteleri (BOM) ile bir ürünün hangi ham madde, yarı mamul ve ambalaj malzemelerinden üretileceği tanımlanabilir.
Her bileşen için kullanım miktarı, birim ve beklenen fire oranı kaydedilebilir. Standart parti miktarı üzerinden üretim ihtiyacı planlanabilir.
Yarı mamuller kendi reçeteleriyle tanımlanarak çok seviyeli üretim yapısı oluşturulabilir. Böylece bir ürünün yalnızca doğrudan ham maddeleri değil, üretimde kullanılan ara ürünleri de takip edilebilir.
Reçete ve ürün revizyonlarını takip edin
Ürün formülünde, malzeme miktarında veya üretim yönteminde yapılan değişiklikler revizyonlar üzerinden takip edilebilir.
Eski ve yeni reçete sürümleri karşılaştırılarak hangi bileşenin, miktarın veya fire oranının değiştiği görülebilir.
Mühendislik veya ürün geliştirme değişiklikleri talep ve onay süreçleriyle yönetilebilir. Yeni reçete sürümü etkinleştirilmeden önce değerlendirme ve kontrol adımları oluşturulabilir.
Böylece geçmiş üretimlerin hangi reçete sürümüyle gerçekleştirildiği korunabilir.
Üretim emirlerini planlayın
Üretilecek ürün, reçete, planlanan miktar ve üretim tarihleri kullanılarak üretim emri oluşturulabilir.
Üretim emri önce taslak olarak hazırlanabilir. Reçete, bileşenler ve operasyonlar kontrol edildikten sonra serbest bırakılarak üretim başlatılabilir.
Bir müşteri siparişi için üretim yapılıyorsa satış siparişi ile üretim emri ilişkilendirilebilir. Stok için yapılan üretimler ise planlama bilgileriyle ayrı şekilde takip edilebilir.
Üretim emrinin planlanan, devam eden ve tamamlanan miktarları izlenebilir.
Operasyonları ve iş emirlerini yönetin
Üretim reçetesine hazırlık, karıştırma, pişirme, soğutma, dolum, paketleme veya benzeri operasyonlar eklenebilir.
Üretim emri serbest bırakıldığında operasyonlara bağlı iş emirleri oluşturulabilir. Her iş emri için aşağıdaki bilgiler takip edilebilir:
Operasyon adı ve sırası
Bağlı üretim emri
İş merkezi veya üretim hattı
Sorumlu çalışan
Planlanan miktar
Tamamlanan miktar
Reddedilen miktar
Planlanan başlangıç ve bitiş zamanı
Gerçek başlangıç ve bitiş zamanı
Operasyon durumu
Üretime özel ilave bilgiler
Böylece üretimin hangi aşamada olduğu ve hangi işlerin tamamlanmayı beklediği görülebilir.
İş merkezleri ve üretim kapasitesini takip edin
Üretim hatları, makineler, hazırlama alanları, dolum noktaları veya paketleme bölümleri iş merkezi olarak tanımlanabilir.
Her iş merkezi için çalışma süresi ve günlük kapasite bilgileri tutulabilir. İş emirlerinden oluşan planlanan yük kullanılabilir kapasiteyle karşılaştırılabilir.
Kapasiteyi aşan planlamalar için uyarılar görülebilir. Böylece üretimin hangi iş merkezinde yoğunlaştığı ve işlerin farklı zamanlara veya kaynaklara dağıtılması gerekip gerekmediği değerlendirilebilir.
Ham madde ve ambalaj stoklarını yönetin
Ham maddeler, yarı mamuller, ambalajlar ve tamamlanan ürünler stok kayıtlarında takip edilebilir.
Ürün reçetesindeki ihtiyaçlar ile mevcut stok miktarları birlikte değerlendirilerek eksik bileşenler görülebilir. Kritik seviyeye yaklaşan malzemeler için satın alma planlanabilir.
İşletmenin izlenebilirlik yapısına göre lot, parti, üretim tarihi, son kullanma tarihi veya tedarikçi parti numarası gibi bilgiler özel alanlarla kaydedilebilir.
XtraCRM’in standart stok yapısının dışında zorunlu parti-seri izlenebilirliği veya mevzuata bağlı kayıt gerekiyorsa bu ihtiyaç ayrıca doğrulanmalı ve yapılandırılmalıdır.
Satın alma ve tedarik süreçlerini yönetin
Stokta yetersiz olan ham madde ve ambalajlar için satın alma siparişleri oluşturulabilir.
Tedarikçi, ürün, miktar, fiyat, para birimi ve beklenen teslim tarihi takip edilebilir. Geciken teslimatlar için satın alma ekibine görev atanabilir.
Mal kabul sırasında teslim edilen miktar, tedarikçi irsaliyesi ve ilgili belgeler kaydedilebilir. Uygun bulunmayan malzemeler için kalite veya iade süreci oluşturulabilir.
Tedarikçi bilgilerini tek merkezde tutun
Ham madde, ambalaj ve hizmet tedarikçileri firma kayıtları olarak yönetilebilir. İletişim bilgileri, yetkili kişiler, ürünler, siparişler ve belgeler aynı hesapla ilişkilendirilebilir.
Tedarikçilere ait sözleşmeler, fiyat teklifleri, sertifikalar ve diğer belgeler kayda eklenebilir. Belge süreleri için hatırlatmalar oluşturulabilir.
Teslimat süresi, fiyat ve kalite geçmişi gibi bilgiler değerlendirilerek tedarikçi seçim süreçleri desteklenebilir.
Malzeme tüketimlerini kaydedin
Üretim emrinde reçeteye göre ihtiyaç duyulan bileşenler görüntülenebilir. Üretim sırasında gerçekleşen malzeme tüketimleri kayıt altına alınabilir.
Planlanan miktarlar ile gerçekleşen tüketimler karşılaştırılarak fazla veya eksik kullanım değerlendirilebilir.
Kullanılan malzemenin lot veya parti bilgisi işletmenin kendi kayıt düzenine göre özel alanlarla üretim kaydına eklenebilir. Böylece üretim sonucuyla kullanılan malzemeler arasında operasyonel bağlantı kurulabilir.
Üretim bildirimlerini yönetin
Gerçekleşen üretim için üretim bildirimi oluşturulabilir. Bildirimde sağlam ürün, reddedilen ürün ve tamamlanan miktarlar kaydedilebilir.
Bir üretim emri için birden fazla bildirim girilerek parçalı üretimler takip edilebilir. Planlanan miktarın ne kadarının tamamlandığı ve ne kadarının kaldığı görülebilir.
Üretim çıktısı gerekli kalite kontrollerinden geçmeden kullanılabilir stoğa alınmayacak şekilde süreç oluşturulabilir.
Kalite kontrol noktaları oluşturun
Ham madde kabulü, üretim aşamaları ve tamamlanan ürünler için kalite kontrol noktaları tanımlanabilir.
Kontrol noktalarında işletmenin ürünlerine göre aşağıdaki bilgiler izlenebilir:
Görsel kontrol
Ağırlık ve miktar
Sıcaklık
Nem
Yoğunluk
Boyut veya ölçü
Ambalaj kontrolü
Etiket kontrolü
Numune bilgisi
Kabul ve ret sonucu
Açıklama ve kontrol notları
Kalite kontrolünün tipi, örneklem miktarı ve kabul ölçütleri işletmenin kendi kalite planına göre yapılandırılabilir.
Zorunlu kalite kontrolü tamamlanmayan veya başarısız olan üretim çıktısının kullanılabilir stoğa alınması engellenebilir.
Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetleri takip edin
Kalite kontrolünde sorun tespit edildiğinde uygunsuzluk kaydı oluşturulabilir. Uygunsuzluğun kaynağı, önem derecesi, etkilenen ürün ve miktar kayıt altına alınabilir.
Uygunsuzluk ürün, üretim emri, iş emri veya kalite kontrolüyle ilişkilendirilebilir.
Kök neden, sorumlu kişi, yapılacak düzeltici faaliyet ve hedef tarih takip edilebilir. Tamamlanan faaliyetlerin sonucu ve doğrulaması kaydedilebilir.
Tekrar eden uygunsuzluklar ürün, reçete, tedarikçi veya üretim hattı bazında değerlendirilebilir.
Fire ve hurda kayıtlarını yönetin
Üretim sırasında oluşan fireler üretim veya iş emriyle ilişkilendirilebilir. Fire miktarı, nedeni, ürün ve operasyon bilgileri kaydedilebilir.
Fire nedenleri aşağıdaki gibi sınıflandırılabilir:
Ham madde kalitesi
Ölçüm veya tartım hatası
Üretim ayarı
Makine arızası
Pişirme veya işleme sorunu
Ambalaj hatası
Kalite reddi
Son kullanma veya bozulma
Kullanıcı hatası
Diğer üretim nedenleri
Hangi ürün, reçete, iş merkezi veya operasyonlarda daha fazla kayıp oluştuğu raporlanabilir.
Parti ve lot takibini işletmenize göre yapılandırın
Üretim partisi için lot numarası, üretim tarihi, vardiya, üretim hattı ve sorumlu çalışan gibi özel alanlar oluşturulabilir.
Kullanılan ham maddelerin tedarikçi lotları ve ortaya çıkan ürün lotu üretim kaydıyla ilişkilendirilebilir. Kalite sonuçları ve üretim belgeleri aynı kayıt altında tutulabilir.
Belirli bir lotla ilgili inceleme gerektiğinde üretim emri, tüketimler, kalite kayıtları ve müşteri teslimatları birlikte değerlendirilebilir.
XtraCRM, sertifikalı bir gıda izlenebilirlik veya laboratuvar sistemi olarak sunulmaz. İşletmenin mevzuat gereği zorunlu tuttuğu izlenebilirlik derinliği ayrıca doğrulanmalı ve buna uygun yapı kurulmalıdır.
Ürünlerin raf ömrünü takip edin
Üretim tarihi, tavsiye edilen tüketim tarihi veya son kullanma tarihi ürün ya da lot kaydında özel alanlarla tutulabilir.
Tarihi yaklaşan stokların belirlenmesi için rapor ve takip görevleri oluşturulabilir. Ürünlerin öncelikli çıkışı işletmenin depo süreçlerine göre planlanabilir.
Raf ömrü kısa olan ürünler için üretim ve satış planları birlikte değerlendirilerek gereksiz stok ve fire azaltılabilir.
Müşteri ve satış siparişlerini yönetin
Bayi, market, restoran, otel, distribütör veya kurumsal müşteriler CRM hesapları olarak yönetilebilir.
Müşteri talepleri teklif ve satış fırsatına dönüştürülebilir. Onaylanan teklifler satış siparişi olarak takip edilebilir.
Siparişte ürün, miktar, fiyat, teslim tarihi, teslimat yöntemi ve ödeme koşulları tutulabilir. Stokta bulunmayan ürünler için üretim ihtiyacı planlanabilir.
Müşterinin geçmiş siparişleri ve satın alma sıklığı değerlendirilerek tekrar sipariş fırsatları oluşturulabilir.
Teslimat süreçlerini düzenleyin
Tamamlanan ve kalite kontrolünden geçen ürünler müşteri siparişleri için hazırlanabilir.
Teslimat tarihi, adresi, taşıma yöntemi ve sorumlu ekip kaydedilebilir. Depo hazırlığı, belge kontrolü ve müşteri bilgilendirmesi görev olarak atanabilir.
Kısmi teslimat, bekleyen ürün veya gecikme bulunuyorsa açıklama ve yeni takip tarihi oluşturulabilir.
XtraCRM otomatik soğuk zincir ölçüm veya canlı araç sıcaklık takip sistemi yerine geçmez; teslimatın ticari ve operasyonel adımlarını yönetmek için kullanılabilir.
Makine ve ekipman bakımlarını planlayın
Üretim makineleri ve ekipmanları bakım kayıtlarıyla takip edilebilir. Ekipman kartında durum, lokasyon, sorumlu kişi ve bakım bilgileri tutulabilir.
Periyodik ve önleyici bakım planları oluşturularak bir sonraki bakım tarihleri izlenebilir. Arıza durumunda bakım talebi ve bakım iş emri açılabilir.
Bakım sırasında yapılan işlemler, kullanılan süre, maliyet ve üretim duruşu kaydedilebilir. Böylece plansız duruşların üretime etkisi değerlendirilebilir.
Geri bildirim ve ürün şikâyetlerini yönetin
Müşteriden gelen ürün şikâyeti ilgili müşteri, ürün, sipariş veya parti bilgisiyle ilişkilendirilebilir.
Şikâyetin türü, bildirildiği tarih, etkilenen miktar, inceleme sonucu ve yapılan işlem kayıt altına alınabilir.
Gerekirse kalite uygunsuzluğu ve düzeltici faaliyet süreci başlatılabilir. Müşteriye yapılan bilgilendirmeler ve çözüm sonucu aynı geçmişte tutulabilir.
Faturalandırma ve tahsilat süreçlerini takip edin
Tamamlanan satış siparişleri finans ve faturalandırma süreçleriyle ilişkilendirilebilir.
Fatura tarihi, vade, para birimi ve ödeme durumu takip edilebilir. Geciken alacaklar için finans veya müşteri sorumlusuna görev oluşturulabilir.
Tedarikçi faturaları ve üretimle ilgili giderler kayıt altına alınarak ürün ve dönem maliyetleri değerlendirilebilir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Satış, üretim planlama, satın alma, depo, kalite, bakım, finans ve yönetim ekipleri için farklı erişim ve işlem yetkileri tanımlanabilir.
Üretim ekibi üretim ve iş emirlerini yönetirken kalite ekibi kontrol sonuçlarını kaydedebilir. Satın alma ekibi tedarikçi ve siparişleri, depo ekibi stok hareketlerini, finans ekibi ise faturaları takip edebilir.
Reçete değişiklikleri, kalite kararları ve belirli finansal işlemler yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından gerçekleştirilebilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında açık müşteri siparişleri, planlanan üretimler, malzeme bekleyen emirler, devam eden iş emirleri, kalite bekleyen ürünler, fireler ve bakım çalışmaları izlenebilir.
Ürün, reçete, üretim emri, tedarikçi, müşteri veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Müşteri siparişleri ve teslimat durumu
Planlanan ve gerçekleşen üretim
Ham madde ihtiyaçları
Mevcut ve kritik stoklar
Satın alma ve tedarik durumu
Planlanan ve gerçekleşen tüketimler
Sağlam ve reddedilen ürün miktarı
Kalite kontrol sonuçları
Uygunsuzluk ve düzeltici faaliyetler
Fire miktarları ve nedenleri
İş merkezi kapasite yükleri
Bakım işleri ve duruş süreleri
Faturalandırma ve tahsilat durumu
XtraCRM, işletmenizi sabit bir gıda üretim modeline zorlamaz. Ürün reçetelerini, operasyonları, kalite kontrol noktalarını, özel alanları, satın alma ve satış süreçlerini kendi üretim düzeninize göre yapılandırarak ham madde tedarikinden tamamlanan ürünün müşteriye teslimine kadar bütün süreci daha kontrollü, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.
XtraCRM bir laboratuvar, HACCP doğrulama veya mevzuat uygunluk sistemi değildir. Gıda güvenliği planları, zorunlu analizler, yasal kayıtlar ve resmî uygunluk süreçleri işletme tarafından ilgili mevzuat ve standartlara göre ayrıca yürütülmelidir.