Lebensmittelproduktion und -versorgung

In der Lebensmittelbranche sollte die Produktion ganzheitlich betrachtet werden: von der rechtzeitigen Beschaffung der richtigen Rohstoffe, der Umsetzung der Produktrezeptur, der kontrollierten Ausführung der Produktionsschritte über die Aufzeichnung der Qualitätsergebnisse bis hin zur termingerechten Lieferung des fertigen Produkts an den Kunden.

XtraCRM vereint Funktionen für Produktion, Produktrezeptur, Arbeitsauftrag, Qualität, Ausschuss, Lager, Einkauf, Verkauf und Finanzen und ermöglicht so die zentrale Steuerung geschäftlicher und operativer Abläufe vom Rohstoffeingang bis zur Auslieferung des fertigen Produkts.

Wie läuft der Prozess in der Branche ab?

Der Prozess beginnt meist mit einer Kundenbestellung, einem periodischen Produktionsplan oder dem Bedarf an Lagerbestand. Das zu produzierende Produkt, die Menge und der Zieltermin werden festgelegt.

Aus der Produktrezeptur werden die benötigten Rohstoffe und Verpackungsmaterialien berechnet. Für Komponenten, die im Lager nicht ausreichend vorhanden sind, wird der Einkaufsprozess gestartet.

Nachdem die Materialien bereitstehen, wird der Produktionsauftrag erstellt. Je nach den operativen Schritten der Rezeptur werden Vorbereitung, Verarbeitung, Kochen, Abfüllung, Verpackung oder ähnliche Arbeitsgänge durchgeführt.

Während der Produktion werden Materialverbräuche, fertige Mengen, Ausschuss und Qualitätsresultate dokumentiert. Geeignete Produkte werden eingelagert und der Lieferprozess für Kundenbestellungen gestartet.

Wie wird XtraCRM an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens angepasst?

Jedes Lebensmittelunternehmen hat unterschiedliche Produkte, Produktionsmethoden und Qualitätskontrollpunkte. Im XtraCRM Produktionsmodul können Rezepturen, Operationen, Arbeitszentren, Produktionsaufträge, Qualitätskontrollen und spezielle Felder entsprechend der Struktur Ihres Unternehmens konfiguriert werden.

Sie können Ihren Produktionsprozess aus den Phasen „Geplant, Material erwartet, Produktionsbereit, In Produktion, Qualitätskontrolle, Verpackung, Abgeschlossen und Eingelagert“ zusammenstellen.

Für Backwaren, Milchprodukte, Getränke, Fertiggerichte, verpackte Lebensmittel, Fleischprodukte, Tiefkühlprodukte oder Lebensmittelrohstoffe können Sie verschiedene Rezept-, Betriebs- und Kontrollbereiche definieren.

Produktspezifische Felder, die Sie verwenden können

• Produktcode und Produktname

• Produktkategorie

• Produktionseinheit

• Standardproduktions- oder Partiemenge

• Haltbarkeitsdauer

• Lagerbedingungen

• Allergeninformationen

• Verpackungsart und -menge

• Nettogewicht und Bruttogewicht

• Produktvariante

• Produktionslinie

• Qualitätskontrollanforderungen

• Zieltemperatur oder Messwerte

• Charge oder Losinformationen

• Produktionsdatum

• Empfohlenes Verbrauchsdatum oder Verfallsdatum

• Technische Dokumente und Zertifikate

• Produktspezifische Anmerkungen

Die auf dem rechtlichen Etikett oder in den Produktionsaufzeichnungen erforderlichen Felder müssen zusätzlich je nach Produktgruppe und den Prozessen des Unternehmens festgelegt werden.

Verwalten Sie Produktrezepte

Mit Produktrezepturen (Stücklisten) kann definiert werden, aus welchen Rohstoffen, Halbfertigprodukten und Verpackungsmaterialien ein Produkt hergestellt wird.

Für jede Komponente können Verbrauchsmenge, Einheit und erwartete Ausschussrate erfasst werden. Der Produktionsbedarf kann basierend auf der Standard-Losgröße geplant werden.

Halbfertigerzeugnisse können mit eigenen Rezepturen definiert werden, um eine mehrstufige Produktionsstruktur zu erstellen. So können nicht nur die direkten Rohstoffe eines Produkts, sondern auch die in der Produktion verwendeten Zwischenprodukte verfolgt werden.

Verfolgen Sie Rezept- und Produktrevisionen

Änderungen an der Produktformel, der Materialmenge oder der Produktionsmethode können über Revisionen nachverfolgt werden.

Alte und neue Rezeptversionen können verglichen werden, um zu erkennen, welche Komponente, Menge oder Ausschussrate sich geändert hat.

Ingenieur- oder Produktentwicklungsänderungen können über Anforderungs- und Genehmigungsprozesse gesteuert werden. Vor der Aktivierung einer neuen Rezeptversion können Bewertungs- und Kontrollschritte eingerichtet werden.

So kann dokumentiert werden, mit welcher Rezeptversion frühere Produktionen durchgeführt wurden.

Planen Sie Produktionsaufträge

Ein Produktionsauftrag kann unter Verwendung des zu produzierenden Produkts, des Rezepts, der geplanten Menge und der Produktionsdaten erstellt werden.

Der Produktionsauftrag kann zunächst als Entwurf vorbereitet werden. Nach Überprüfung von Rezept, Komponenten und Operationen kann er freigegeben und die Produktion gestartet werden.

Wenn für eine Kundenbestellung produziert wird, kann der Produktionsauftrag mit dem Verkaufsauftrag verknüpft werden. Produktionen für den Lagerbestand können separat mit Planungsinformationen verfolgt werden.

Die geplanten, laufenden und abgeschlossenen Mengen des Produktionsauftrags können überwacht werden.

Verwalten Sie Operationen und Arbeitsaufträge

Der Produktionsrezeptur können Operationen wie Vorbereitung, Mischung, Kochen, Abkühlung, Abfüllung, Verpackung oder ähnliche hinzugefügt werden.

Beim Freigeben eines Produktionsauftrags können mit den Operationen verbundene Arbeitsaufträge erstellt werden. Für jeden Arbeitsauftrag können folgende Informationen verfolgt werden:

• Name und Reihenfolge der Operation

• Zugehöriger Produktionsauftrag

• Arbeitszentrum oder Produktionslinie

• Verantwortlicher Mitarbeiter

• Geplante Menge

• Abgeschlossene Menge

• Abgelehnte Menge

• Geplante Start- und Endzeit

• Tatsächliche Start- und Endzeit

• Betriebsstatus

• Produktspezifische Zusatzinformationen zur Produktion

So kann sichtbar gemacht werden, in welchem Produktionsstadium sich ein Produkt befindet und welche Arbeiten noch abgeschlossen werden müssen.

Überwachen Sie Arbeitszentren und Produktionskapazitäten

Produktionslinien, Maschinen, Vorbereitungsbereiche, Abfüllstationen oder Verpackungsabteilungen können als Arbeitszentren definiert werden.

Für jedes Arbeitszentrum können Arbeitszeiten und Tageskapazitätsinformationen erfasst werden. Die geplante Auslastung aus Arbeitsaufträgen kann mit der verfügbaren Kapazität verglichen werden.

Bei Planungen, die die Kapazität überschreiten, können Warnungen angezeigt werden. So lässt sich beurteilen, in welchem Arbeitszentrum Produktionsengpässe vorliegen und ob Arbeiten auf andere Zeiten oder Ressourcen verteilt werden müssen.

Verwalten Sie Rohstoff- und Verpackungslagerbestände

Rohstoffe, Halbfertigerzeugnisse, Verpackungen und fertige Produkte können in Lagerbestandsaufzeichnungen verfolgt werden.

Bedarfe laut Produktrezeptur und vorhandene Lagerbestände werden gemeinsam bewertet, um fehlende Komponenten zu erkennen. Für Materialien, die kritische Bestände erreichen, kann der Einkauf geplant werden.

Gemäß der Rückverfolgbarkeit des Betriebs können Daten wie Los, Charge, Herstellungsdatum, Ablaufdatum oder Lieferantenchargennummer in benutzerdefinierten Feldern erfasst werden.

Wenn neben der standardmäßigen Lagerstruktur von XtraCRM eine zwingende Chargen- und Serienverfolgbarkeit oder gesetzlich vorgeschriebene Aufzeichnungen erforderlich sind, muss dies zusätzlich validiert und konfiguriert werden.

Verwalten Sie Einkaufs- und Lieferprozesse

Für Rohstoffe und Verpackungen mit unzureichendem Lagerbestand können Bestellaufträge erstellt werden.

Lieferant, Produkt, Menge, Preis, Währung und erwartetes Lieferdatum können verfolgt werden. Für verspätete Lieferungen können Aufgaben an das Einkaufsteam vergeben werden.

Beim Wareneingang können gelieferte Mengen, Lieferscheine des Lieferanten und zugehörige Dokumente erfasst werden. Für nicht geeignete Materialien können Qualitäts- oder Rückgabeprozesse initiiert werden.

Pflegen Sie Lieferanteninformationen zentral

Lieferanten für Rohstoffe, Verpackungen und Dienstleistungen können als Firmenakten verwaltet werden. Kontaktinformationen, Ansprechpartner, Produkte, Bestellungen und Dokumente können mit demselben Konto verknüpft werden.

Verträge, Preisangebote, Zertifikate und weitere Dokumente der Lieferanten können der Akte hinzugefügt werden. Für Ablaufdaten können Erinnerungen eingerichtet werden.

Durch die Auswertung von Lieferzeiten, Preis- und Qualitätsverläufen können Auswahlprozesse für Lieferanten unterstützt werden.

Erfassen Sie Materialverbrauch

Im Produktionsauftrag können die laut Rezeptur benötigten Komponenten angezeigt werden. Der Materialverbrauch während der Produktion kann protokolliert werden.

Durch den Vergleich der geplanten Mengen mit den tatsächlich verbrauchten Mengen kann eine Über- oder Unternutzung bewertet werden.

Die Los- oder Partienummer des verwendeten Materials kann entsprechend dem eigenen Aufzeichnungssystem des Unternehmens mit speziellen Feldern dem Produktionsdatensatz hinzugefügt werden. So kann eine operationelle Verbindung zwischen dem Produktionsergebnis und den verwendeten Materialien hergestellt werden.

Verwalten Sie Produktionsmeldungen

Für die tatsächlich erfolgte Produktion kann eine Produktionsmeldung erstellt werden. In der Meldung können einwandfreie Produkte, abgelehnte Produkte und abgeschlossene Mengen erfasst werden.

Für einen Produktionsauftrag können mehrere Meldungen eingegeben werden, um Teilproduktionen zu verfolgen. Es ist sichtbar, wie viel der geplanten Menge abgeschlossen und wie viel noch offen ist.

Der Produktionsoutput kann so gesteuert werden, dass er ohne erforderliche Qualitätskontrollen nicht in verfügbaren Lagerbestand aufgenommen wird.

Erstellen Sie Qualitätskontrollpunkte

Qualitätskontrollpunkte können für die Rohstoffannahme, Produktionsphasen und fertige Produkte definiert werden.

An den Kontrollpunkten können je nach Unternehmensprodukt folgende Informationen überwacht werden:

• Visuelle Kontrolle

• Gewicht und Menge

• Temperatur

• Feuchtigkeit

• Dichte

• Größe oder Maß

• Verpackungskontrolle

• Etikettenkontrolle

• Probeninformationen

• Annahme- und Ablehnungsresultat

• Bemerkungen und Kontrollnotizen

Der Typ der Qualitätskontrolle, die Stichprobenmenge und die Annahmekriterien können gemäß dem eigenen Qualitätsplan des Unternehmens konfiguriert werden.

Die Aufnahme von Produktionsausgängen in den verfügbaren Lagerbestand kann verhindert werden, wenn die verpflichtende Qualitätskontrolle nicht abgeschlossen oder nicht bestanden wurde.

Verfolgen Sie Abweichungen und Korrekturmaßnahmen

Bei der Qualitätskontrolle kann bei Feststellung eines Problems ein Nichtkonformitätsbericht erstellt werden. Die Quelle der Nichtkonformität, der Schweregrad, das betroffene Produkt und die Menge können dokumentiert werden.

Die Nichtkonformität kann mit dem Produkt, dem Produktionsauftrag, dem Arbeitsauftrag oder der Qualitätskontrolle verknüpft werden.

Die Grundursache, die verantwortliche Person, die durchzuführenden Korrekturmaßnahmen und das Ziel-Datum können verfolgt werden. Das Ergebnis und die Verifizierung abgeschlossener Maßnahmen können dokumentiert werden.

Wiederholte Nichtkonformitäten können auf Produkt-, Rezeptur-, Lieferanten- oder Produktionslinienbasis bewertet werden.

Verwalten Sie Ausschuss- und Schrottaufzeichnungen

Ausschuss, der während der Produktion entsteht, kann mit dem Produktions- oder Arbeitsauftrag verknüpft werden. Menge des Ausschusses, Ursache, Produkt- und Betriebsinformationen können erfasst werden.

Die Ursachen für Ausschuss können wie folgt klassifiziert werden:

• Rohstoffqualität

• Mess- oder Wägestörung

• Produktionseinstellung

• Maschinenausfall

• Back- oder Verarbeitungsproblem

• Verpackungsfehler

• Qualitätsablehnung

• Verfallsdatum oder Verderb

• Benutzerfehler

• Andere Produktionsgründe

Berichtet werden kann, bei welchem Produkt, welcher Rezeptur, welchem Arbeitsplatz oder welcher Operation mehr Verluste entstanden sind.

Konfigurieren Sie die Partien- und Losverfolgung entsprechend Ihrem Betrieb

Für Produktionschargen können spezifische Felder wie Losnummer, Produktionsdatum, Schicht, Produktionslinie und verantwortlicher Mitarbeiter erstellt werden.

Lieferantenlose der verwendeten Rohstoffe und das entstehende Produktlos können mit der Produktionsaufzeichnung verknüpft werden. Qualitätsresultate und Produktionsdokumente können unter einem Datensatz zusammengefasst werden.

Bei Untersuchungen zu einer spezifischen Charge können Produktionsauftrag, Verbrauch, Qualitätsaufzeichnungen und Kundenauslieferungen gemeinsam bewertet werden.

XtraCRM wird nicht als zertifiziertes Lebensmittellogistik- oder Laborsystem angeboten. Die durch gesetzliche Vorgaben geforderte Nachverfolgbarkeitstiefe muss zusätzlich verifiziert und entsprechend umgesetzt werden.

Verfolgen Sie die Haltbarkeit der Produkte

Herstellungsdatum, empfohlenes Verbrauchsdatum oder Ablaufdatum können in speziellen Feldern in der Produkt- oder Losaufzeichnung gespeichert werden.

Für die Bestimmung von Beständen mit nahendem Verfallsdatum können Berichte und Nachverfolgungsaufgaben erstellt werden. Die priorisierte Abgabe der Produkte kann entsprechend den Lagerprozessen des Unternehmens geplant werden.

Für Produkte mit kurzer Haltbarkeit können Produktions- und Verkaufspläne gemeinsam bewertet werden, um unnötige Lagerbestände und Ausschuss zu reduzieren.

Verwalten Sie Kunden- und Verkaufsbestellungen

Händler, Märkte, Restaurants, Hotels, Distributoren oder Unternehmenskunden können als CRM-Konten verwaltet werden.

Kundenanfragen können in Angebote und Verkaufschancen umgewandelt werden. Genehmigte Angebote können als Verkaufsauftrag verfolgt werden.

Im Auftrag können Produkt, Menge, Preis, Lieferdatum, Liefermethode und Zahlungsbedingungen festgehalten werden. Für nicht auf Lager befindliche Produkte kann ein Produktionsbedarf geplant werden.

Basierend auf den vergangenen Bestellungen und der Kaufhäufigkeit des Kunden können Nachbestellmöglichkeiten erstellt werden.

Organisieren Sie Lieferprozesse

Abgeschlossene und qualitätsgeprüfte Produkte können für Kundenbestellungen vorbereitet werden.

Lieferdatum, Adresse, Transportmethode und verantwortliches Team können erfasst werden. Lagervorbereitung, Dokumentenprüfung und Kundenbenachrichtigung können als Aufgaben zugewiesen werden.

Wenn Teillieferungen, ausstehende Produkte oder Verzögerungen vorliegen, können Erklärungen und neue Nachverfolgungstermine erstellt werden.

XtraCRM ersetzt kein automatisches Kaltkettenmess- oder Live-Fahrzeugtemperaturüberwachungssystem; es kann zur Verwaltung der kommerziellen und operativen Schritte der Lieferung verwendet werden.

Planen Sie Maschinen- und Gerätewartungen

Wartungsaufzeichnungen für Produktionsmaschinen und -ausrüstungen können verfolgt werden. Im Geräteblatt können Status, Standort, verantwortliche Person und Wartungsinformationen festgehalten werden.

Durch Erstellung periodischer und präventiver Wartungspläne können die nächsten Wartungstermine überwacht werden. Im Störungsfall können Wartungsanfragen und Wartungsaufträge erstellt werden.

Während der Wartung durchgeführte Arbeiten, verwendete Zeit, Kosten und Produktionsstillstand können erfasst werden. So kann die Auswirkung ungeplanter Stillstände auf die Produktion bewertet werden.

Verwalten Sie Feedback und Produktbeschwerden

Produktbeschwerden von Kunden können mit den zugehörigen Kunden-, Produkt-, Bestell- oder Chargendaten verknüpft werden.

Art der Beschwerde, Meldedatum, betroffene Menge, Untersuchungsergebnis und durchgeführte Maßnahmen können dokumentiert werden.

Bei Bedarf können Qualitätsabweichungen und Korrekturmaßnahmenprozesse eingeleitet werden. Kundeninformationen und Lösungsergebnisse werden historisch gespeichert.

Verfolgen Sie Rechnungsstellung und Inkassoprozesse

Abgeschlossene Verkaufsaufträge können mit Finanz- und Rechnungsstellungsprozessen verknüpft werden.

Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung und Zahlungsstatus können überwacht werden. Für überfällige Forderungen können Aufgaben für die Finanzabteilung oder den Kundenbetreuer erstellt werden.

Lieferantenrechnungen und produktionbezogene Kosten werden erfasst, um Produkt- und Periodenkosten zu bewerten.

Bestimmen Sie Berechtigungen basierend auf der Aufgabenverteilung

Für Verkaufs-, Produktionsplanungs-, Einkaufs-, Lager-, Qualitäts-, Wartungs-, Finanz- und Managementteams können unterschiedliche Zugriffs- und Aktionsrechte definiert werden.

Das Produktionsteam verwaltet Produktions- und Arbeitsaufträge, während das Qualitätsteam Kontrolleergebnisse protokolliert. Das Einkaufsteam verfolgt Lieferanten und Bestellungen, das Lagerteam Lagerbewegungen und das Finanzteam Rechnungen.

Rezeptänderungen, Qualitätsentscheidungen und bestimmte Finanzprozesse können nur von autorisierten Benutzern durchgeführt werden.

Schaffen Sie eine messbare Struktur für das Management

In Managementansichten können offene Kundenaufträge, geplante Produktionen, materialabhängige Aufträge, laufende Arbeitsaufträge, Qualitätswartungen, Ausschuss und Wartungsarbeiten überwacht werden.

Folgende Informationen können auf Produkt-, Rezept-, Produktionsauftrag-, Lieferanten-, Kunden- oder Periodenbasis bewertet werden:

• Kundenaufträge und Lieferstatus

• Geplante und realisierte Produktion

• Rohstoffbedarf

• Vorhandene und kritische Bestände

• Einkaufs- und Lieferstatus

• Geplante und realisierte Verbräuche

• Menge der akzeptierten und abgelehnten Produkte

• Qualitätskontrollergebnisse

• Nichtkonformitäten und Korrekturmaßnahmen

• Ausschussmengen und -ursachen

• Kapazitätsauslastungen der Arbeitszentren

• Wartungsarbeiten und Stillstandszeiten

• Status von Rechnungsstellung und Inkasso

XtraCRM zwingt Ihr Unternehmen nicht zu einem festen Lebensmittelproduktionsmodell. Sie können Produktrezepte, Abläufe, Qualitätskontrollpunkte, benutzerdefinierte Felder sowie Einkaufs- und Verkaufsprozesse entsprechend Ihrer Produktionsorganisation strukturieren, um den gesamten Prozess von der Rohstoffbeschaffung bis zur Übergabe des fertigen Produkts an den Kunden kontrollierter, messbarer und nachvollziehbarer zu gestalten.

XtraCRM ist kein Labor-, HACCP-Verifizierungs- oder Rechtskonformitätssystem. Lebensmittel­sicherheitspläne, vorgeschriebene Analysen, gesetzliche Aufzeichnungen und offizielle Konformitätsverfahren müssen vom Unternehmen separat gemäß den geltenden Vorschriften und Standards durchgeführt werden.