Produção e Abastecimento de Alimentos
No setor alimentício, a produção deve ser tratada considerando a aquisição oportuna da matéria-prima correta, aplicação da receita do produto, execução controlada das etapas de produção, registro dos resultados de qualidade e entrega do produto final ao cliente dentro do prazo.
O XtraCRM integra recursos de produção, receita do produto, ordem de trabalho, qualidade, perdas, estoque, compras, vendas e finanças, permitindo gerenciar os processos comerciais e operacionais de entrada da matéria-prima até a entrega do produto final em um único centro.
Como o processo funciona no setor?
O processo geralmente começa com o pedido do cliente, planejamento de produção periódico ou necessidade de estoque. Determinam-se o produto a ser produzido, a quantidade e a data-alvo.
A partir da receita do produto, calcula-se a necessidade de matéria-prima e embalagens. Para os componentes em estoque insuficiente, inicia-se o processo de compra.
Quando os materiais estão prontos, a ordem de produção é criada. De acordo com as operações da receita, realizam-se etapas como preparação, processamento, cozimento, enchimento, embalagem ou similares.
Durante a produção, consome-se material, registra-se a quantidade produzida, perdas e resultados de qualidade. Os produtos aprovados são inseridos no estoque e inicia-se o processo de entrega para os pedidos dos clientes.
Como o XtraCRM se adapta à forma de trabalho da sua empresa?
Cada empresa alimentícia tem produtos, métodos de produção e pontos de controle de qualidade diferentes. No módulo Produção do XtraCRM, receitas, operações, centros de trabalho, ordens de produção, pontos de qualidade e campos personalizados podem ser configurados conforme a estrutura da sua empresa.
Você pode estruturar seu processo de produção nas etapas "Planejado, Aguardando Material, Pronto para Produção, Em Produção, Controle de Qualidade, Embalagem, Concluído e Armazenado".
Você pode definir diferentes receitas, operações e áreas de controle para produtos de panificação, laticínios, bebidas, refeições prontas, alimentos embalados, produtos cárneos, congelados ou matérias-primas alimentares.
Campos específicos do produto que você pode usar
Código do produto e nome do produto
Categoria do produto
Unidade de produção
Produção padrão ou quantidade de lote
Vida útil
Condições de armazenamento
Informações sobre alérgenos
Tipo e quantidade da embalagem
Peso líquido e bruto
Variante do produto
Linha de produção
Requisitos de controle de qualidade
Temperatura alvo ou valores de medição
Informação de lote ou partida
Data de produção
Data recomendada para consumo ou validade
Documentação técnica e certificados
Comentários específicos do produto
Os campos que devem constar no rótulo legal ou nos registros de produção devem ser determinados adicionalmente conforme o grupo do produto e os processos da empresa.
Gerencie receitas de produtos
Com as Receitas de Produtos (BOM), pode-se definir de quais matérias-primas, produtos semiacabados e materiais de embalagem um produto será produzido.
A quantidade de uso, unidade e taxa de rejeição esperada para cada componente podem ser registradas. A necessidade de produção pode ser planejada com base na quantidade padrão do lote.
Semiacabados podem ser definidos com suas próprias receitas para criar uma estrutura de produção em vários níveis. Assim, não apenas as matérias-primas diretas de um produto, mas também os produtos intermediários usados na produção podem ser monitorados.
Acompanhe as revisões de receitas e produtos
Alterações na fórmula do produto, quantidade de material ou método de produção podem ser acompanhadas por meio das revisões.
Comparando versões antigas e novas da receita, é possível ver qual componente, quantidade ou taxa de rejeição foi alterada.
Alterações de engenharia ou desenvolvimento de produto podem ser gerenciadas com processos de solicitação e aprovação. Passos de avaliação e controle podem ser criados antes da ativação da nova versão da receita.
Assim, pode-se preservar qual versão da receita foi usada nas produções anteriores.
Planeje as ordens de produção
Pode-se criar ordens de produção usando o produto a ser fabricado, receita, quantidade planejada e datas de produção.
A ordem de produção pode ser preparada inicialmente como rascunho. Após a verificação da receita, componentes e operações, pode ser liberada para iniciar a produção.
Se a produção for para um pedido de cliente, a ordem de produção pode ser vinculada ao pedido de venda. Produções para estoque podem ser acompanhadas separadamente com informações de planejamento.
As quantidades planejadas, em andamento e concluídas da ordem de produção podem ser monitoradas.
Gerencie operações e ordens de trabalho
Podem ser adicionadas operações como preparação, mistura, cozimento, resfriamento, envase, embalagem ou similares à receita de produção.
Quando a ordem de produção é liberada, ordens de trabalho vinculadas às operações podem ser criadas. As seguintes informações podem ser acompanhadas para cada ordem de trabalho:
Nome e sequência da operação
Ordem de produção vinculada
Centro de trabalho ou linha de produção
Funcionário responsável
Quantidade planejada
Quantidade concluída
Quantidade rejeitada
Horário planejado de início e término
Horário real de início e término
Estado da operação
Informações adicionais específicas para a produção
Assim, é possível visualizar em que estágio está a produção e quais tarefas estão aguardando conclusão.
Acompanhe os centros de trabalho e a capacidade de produção
Linhas de produção, máquinas, áreas de preparação, pontos de enchimento ou seções de embalagem podem ser definidos como centros de trabalho.
Para cada centro de trabalho, podem ser mantidas informações sobre o tempo de operação e a capacidade diária. A carga planejada, composta por ordens de trabalho, pode ser comparada com a capacidade disponível.
Alertas podem ser visualizados para planejamentos que excedem a capacidade. Dessa forma, pode-se avaliar em qual centro de trabalho a produção está concentrada e se é necessário distribuir as tarefas para horários ou recursos diferentes.
Gerencie os estoques de matéria-prima e embalagem
Matérias-primas, produtos semiacabados, embalagens e produtos finalizados podem ser acompanhados nos registros de estoque.
As necessidades na receita do produto e as quantidades de estoque disponíveis são avaliadas em conjunto para identificar componentes faltantes. Pode-se planejar compras para materiais que estejam se aproximando do nível crítico.
De acordo com a estrutura de rastreabilidade da empresa, informações como lote, partida, data de produção, data de validade ou número do lote do fornecedor podem ser registradas em campos especiais.
Se houver necessidade obrigatória de rastreabilidade por lote-série ou registros regulatórios além da estrutura padrão de estoque do XtraCRM, esta necessidade deve ser verificada e configurada separadamente.
Gerencie os processos de compra e fornecimento
Pedidos de compra podem ser criados para matérias-primas e embalagens insuficientes em estoque.
Fornecedor, produto, quantidade, preço, moeda e data prevista de entrega podem ser acompanhados. Para entregas atrasadas, tarefas podem ser atribuídas para a equipe de compras.
Na recepção, podem ser registrados a quantidade entregue, o conhecimento de remessa do fornecedor e os documentos relacionados. Para materiais inadequados, pode ser criado um processo de qualidade ou devolução.
Mantenha as informações dos fornecedores centralizadas
Fornecedores de matéria-prima, embalagens e serviços podem ser gerenciados como registros de empresas. Informações de contato, pessoas responsáveis, produtos, pedidos e documentos podem ser vinculados à mesma conta.
Contratos, propostas de preço, certificados e outros documentos dos fornecedores podem ser adicionados ao registro. Lembretes podem ser configurados para o vencimento dos documentos.
Processos de seleção de fornecedores podem ser apoiados através da avaliação de informações como prazo de entrega, preço e histórico de qualidade.
Registre os consumos de materiais
Os componentes necessários conforme a receita podem ser visualizados na ordem de produção. As consumições de materiais ocorridas durante a produção podem ser registradas.
O uso em excesso ou insuficiente pode ser avaliado comparando as quantidades planejadas com os consumos realizados.
As informações do lote ou partida do material utilizado podem ser adicionadas ao registro de produção com campos especiais de acordo com o sistema de registro da empresa. Assim, pode-se estabelecer uma conexão operacional entre o resultado da produção e os materiais utilizados.
Gerencie as notificações de produção
Pode ser criada uma notificação de produção para a produção realizada. Na notificação, produtos bons, produtos rejeitados e quantidades concluídas podem ser registradas.
Múltiplas notificações podem ser inseridas para uma ordem de produção, permitindo o acompanhamento de produções fracionadas. É possível ver quanto da quantidade planejada foi concluída e quanto resta.
A saída da produção pode ser configurada para que não entre no estoque utilizável sem passar pelos controles de qualidade necessários.
Crie pontos de controle de qualidade
Podem ser definidos pontos de controle de qualidade para a aceitação de matéria-prima, etapas de produção e produtos finalizados.
Nos pontos de controle, as seguintes informações podem ser acompanhadas conforme os produtos da empresa:
Controle visual
Peso e quantidade
Temperatura
Umidade
Densidade
Dimensão ou medida
Controle de embalagem
Controle de etiqueta
Informações de amostra
Resultado da aceitação ou rejeição
Descrição e notas de controle
O tipo de controle de qualidade, quantidade de amostragem e critérios de aceitação podem ser configurados conforme o plano de qualidade da empresa.
O lançamento da produção utilizável em estoque pode ser bloqueado se o controle de qualidade obrigatório não for completado ou for reprovado.
Acompanhe não conformidades e ações corretivas
Quando é detectado um problema no controle de qualidade, um registro de não conformidade pode ser criado. A origem da não conformidade, o grau de importância, os produtos afetados e as quantidades podem ser registrados.
A não conformidade pode ser associada a produtos, ordens de produção, ordens de trabalho ou controle de qualidade.
Pode-se acompanhar a causa raiz, a pessoa responsável, a ação corretiva a ser tomada e a data alvo. Os resultados e a verificação das ações concluídas podem ser registrados.
Não conformidades recorrentes podem ser avaliadas com base no produto, fórmula, fornecedor ou linha de produção.
Gerencie os registros de desperdício e sucata
O desperdício gerado durante a produção pode ser associado a ordens de produção ou ordens de trabalho. A quantidade de desperdício, causa, informações do produto e da operação podem ser registradas.
As causas do desperdício podem ser classificadas da seguinte forma:
Qualidade da matéria-prima
Erro de medição ou pesagem
Configuração de produção
Falha da máquina
Problema de cozimento ou processamento
Erro de embalagem
Rejeição por qualidade
Vencimento ou deterioração
Erro do usuário
Outras causas de produção
Pode ser gerado um relatório sobre quais produtos, fórmulas, centros de trabalho ou operações tiveram maiores perdas.
Configure o acompanhamento de lotes e partidas de acordo com sua empresa
Podem ser criados campos personalizados para o número do lote de produção, data de fabricação, turno, linha de produção e funcionário responsável.
Os lotes dos fornecedores das matérias-primas usadas e o lote do produto resultante podem ser relacionados ao registro de produção. Resultados de qualidade e documentos de produção podem ser mantidos no mesmo registro.
Quando uma análise específica de um lote é necessária, a ordem de produção, consumos, registros de qualidade e entregas aos clientes podem ser avaliados juntos.
O XtraCRM não é oferecido como um sistema certificado de rastreabilidade alimentar ou de laboratório. A profundidade de rastreabilidade que o negócio deve manter por exigência legal deve ser verificada separadamente e a estrutura apropriada construída.
Acompanhe a vida útil dos produtos
A data de produção, a data recomendada para consumo ou a data de validade podem ser armazenadas em campos específicos no registro do produto ou do lote.
Relatórios e tarefas de acompanhamento podem ser criados para identificar estoques com datas próximas. A saída prioritária dos produtos pode ser planejada de acordo com os processos do depósito da empresa.
Para produtos com vida útil curta, os planos de produção e vendas podem ser avaliados juntos para reduzir estoques desnecessários e desperdícios.
Gerencie pedidos de clientes e vendas
Revendedores, mercados, restaurantes, hotéis, distribuidores ou clientes corporativos podem ser gerenciados como contas CRM.
Solicitações de clientes podem ser convertidas em cotações e oportunidades de venda. Cotações aprovadas podem ser monitoradas como pedidos de venda.
O pedido pode conter produto, quantidade, preço, data de entrega, método de entrega e condições de pagamento. Para produtos fora do estoque, a necessidade de produção pode ser planejada.
Considerando os pedidos anteriores e a frequência de compra do cliente, podem ser criadas oportunidades para pedidos repetidos.
Organize os processos de entrega
Produtos completos e aprovados no controle de qualidade podem ser preparados para os pedidos dos clientes.
Data de entrega, endereço, método de transporte e equipe responsável podem ser registrados. Preparação do depósito, verificação dos documentos e informação ao cliente podem ser atribuídas como tarefas.
Se houver entregas parciais, produtos pendentes ou atrasos, é possível criar uma explicação e uma nova data de acompanhamento.
O XtraCRM não substitui sistemas automáticos de medição da cadeia fria ou monitoramento em tempo real da temperatura de veículos; pode ser usado para gerenciar as etapas comerciais e operacionais da entrega.
Planeje a manutenção de máquinas e equipamentos
Máquinas e equipamentos de produção podem ser monitorados por registros de manutenção. Dados como condição, localização, responsável e informações de manutenção podem ser guardados no cartão do equipamento.
Planos de manutenção periódica e preventiva podem ser criados para monitorar próximas datas de manutenção. Em caso de avaria, solicitações e ordens de manutenção podem ser abertas.
Durante a manutenção, os procedimentos realizados, tempo utilizado, custos e paralisações na produção podem ser registrados. Isso permite avaliar o impacto de paradas não planejadas na produção.
Gerencie feedbacks e reclamações de produtos
Reclamações de produtos recebidas do cliente podem ser associadas ao cliente, produto, pedido ou informações do lote correspondentes.
O tipo da reclamação, data de notificação, quantidade afetada, resultado da análise e ações tomadas podem ser registrados.
Se necessário, pode ser iniciado um processo de não conformidade de qualidade e ação corretiva. Informações fornecidas ao cliente e resultado da solução são mantidos no histórico.
Acompanhe os processos de faturamento e cobrança
Pedidos de venda concluídos podem ser vinculados aos processos financeiros e de faturamento.
Data da fatura, vencimento, moeda e status de pagamento podem ser acompanhados. Para recebíveis atrasados, podem ser atribuídas tarefas ao financeiro ou ao responsável pelo cliente.
Faturas de fornecedores e despesas relacionadas à produção podem ser registradas para avaliar custos de produtos e períodos.
Defina as autorizações conforme a distribuição de tarefas
Podem ser definidas diferentes permissões de acesso e operação para as equipes de vendas, planejamento de produção, compras, almoxarifado, qualidade, manutenção, financeiro e gestão.
A equipe de produção gerencia ordens de produção e de trabalho enquanto a equipe de qualidade registra os resultados dos controles. A equipe de compras acompanha fornecedores e pedidos, a de almoxarifado controla os movimentos de estoque e a financeira monitora as faturas.
Alterações em receitas, decisões de qualidade e determinadas operações financeiras podem ser realizadas apenas por usuários autorizados.
Crie uma estrutura mensurável para a gestão
Nas telas de gestão, podem ser monitorados pedidos de clientes abertos, produções planejadas, ordens esperando materiais, ordens de trabalho em andamento, produtos aguardando controle de qualidade, perdas e trabalhos de manutenção.
As seguintes informações podem ser avaliadas por produto, receita, ordem de produção, fornecedor, cliente ou período:
Pedidos de clientes e status de entrega
Produção planejada e realizada
Necessidades de matérias-primas
Estoques disponíveis e críticos
Status de compras e fornecimento
Consumos planejados e realizados
Quantidade de produtos aprovados e rejeitados
Resultados dos controles de qualidade
Não conformidades e ações corretivas
Quantidades e causas de perdas
Cargas de capacidade dos centros de trabalho
Trabalhos de manutenção e tempos de parada
Status de faturamento e cobrança
O XtraCRM não obriga sua empresa a um modelo fixo de produção de alimentos. Você pode estruturar as receitas dos produtos, operações, pontos de controle de qualidade, campos personalizados, processos de compra e venda conforme seu próprio modelo de produção, tornando todo o processo, desde o fornecimento da matéria-prima até a entrega do produto final ao cliente, mais controlado, mensurável e rastreável.
O XtraCRM não é um sistema de laboratório, verificação HACCP ou conformidade regulatória. Planos de segurança alimentar, análises obrigatórias, registros legais e processos oficiais de conformidade devem ser realizados pela empresa de acordo com as legislações e normas aplicáveis separadamente.