Producción y Suministro de Alimentos
En el sector alimentario, la producción debe considerarse junto con la adquisición oportuna de las materias primas correctas, la aplicación de la receta del producto, la ejecución controlada de las etapas de producción, el registro de los resultados de calidad y la entrega puntual del producto terminado al cliente.
XtraCRM integra producción, receta de producto, orden de trabajo, calidad, desperdicios, inventario, compras, ventas y finanzas para gestionar desde la entrada de materias primas hasta la entrega del producto final en un único centro de operaciones comerciales.
¿Cómo funciona el proceso en el sector?
El proceso generalmente comienza con un pedido de cliente, un plan de producción periódico o la necesidad de stock. Se determina el producto a fabricar, la cantidad y la fecha objetivo.
A partir de la receta del producto se calcula la cantidad necesaria de materias primas y embalajes. Se inicia el proceso de compra para los componentes insuficientes en inventario.
Cuando los materiales están listos, se genera una orden de producción. Según las operaciones de la receta, se realizan pasos como preparación, procesamiento, cocción, llenado, embalaje o similares.
Durante la producción se registran consumos de materiales, cantidades terminadas, desperdicios y resultados de calidad. Los productos aprobados se ingresan en inventario y se inicia el proceso de entrega para los pedidos de clientes.
¿Cómo se adapta XtraCRM a la forma de trabajar de su empresa?
Cada empresa alimentaria tiene productos, métodos de producción y puntos de control de calidad diferentes. En el módulo de Producción de XtraCRM, las recetas, operaciones, centros de trabajo, órdenes de producción, puntos de calidad y campos personalizados pueden configurarse según la estructura de su empresa.
Puede crear su proceso de producción a partir de las etapas "Planificado, Esperando Material, Listo para Producción, En Producción, Control de Calidad, Empaquetado, Completado y En Inventario".
Puede definir diferentes áreas de receta, operación y control para productos de panadería, productos lácteos, bebidas, comidas listas, alimentos envasados, productos cárnicos, productos congelados o materias primas alimentarias.
Campos específicos de producto que puede utilizar
Código y nombre del producto
Categoría del producto
Unidad de producción
Producción estándar o cantidad de lote
Vida útil
Condiciones de almacenamiento
Información sobre alérgenos
Tipo y cantidad de embalaje
Peso neto y bruto
Variante del producto
Línea de producción
Requisitos de control de calidad
Temperatura objetivo o valores de medición
Información de lote o partida
Fecha de producción
Fecha recomendada de consumo o de caducidad
Documentos técnicos y certificados
Descripciones específicas del producto
Los campos que deben aparecer en la etiqueta legal o en los registros de producción deben definirse adicionalmente según el grupo de productos y los procesos de la empresa.
Gestione recetas de productos
Con Recetas de Producto (BOM) se puede definir de qué materias primas, semielaborados y materiales de embalaje se producirá un producto.
Se puede registrar la cantidad de uso, la unidad y la tasa esperada de desperdicio para cada componente. La necesidad de producción puede planificarse sobre la base de la cantidad estándar del lote.
Los semiproductos pueden definirse con sus propias recetas para crear una estructura de producción multinivel. Así, no solo se pueden rastrear las materias primas directas de un producto, sino también los productos intermedios utilizados en la producción.
Realice un seguimiento de las revisiones de recetas y productos
Los cambios en la fórmula del producto, la cantidad de material o el método de producción pueden ser seguidos a través de las revisiones.
Al comparar las versiones antiguas y nuevas de las recetas, se puede ver qué componente, cantidad o tasa de desperdicio ha cambiado.
Los cambios de ingeniería o desarrollo de productos pueden gestionarse mediante procesos de solicitud y aprobación. Se pueden crear pasos de evaluación y control antes de activar una nueva versión de la receta.
De esta manera, se conserva qué versión de receta se utilizó en las producciones pasadas.
Planifique las órdenes de producción
Se puede crear una orden de producción utilizando el producto a fabricar, la receta, la cantidad planificada y las fechas de producción.
La orden de producción puede prepararse primero como borrador. Después de revisar la receta, los componentes y las operaciones, se puede liberar para iniciar la producción.
Si la producción es para un pedido de cliente, la orden de producción puede relacionarse con el pedido de venta. Las producciones para inventario se pueden seguir por separado con información de planificación.
Se pueden monitorear las cantidades planeadas, en curso y completadas de la orden de producción.
Gestione las operaciones y las órdenes de trabajo
Se pueden agregar operaciones como preparación, mezcla, cocción, enfriamiento, llenado, empaquetado o similares a la receta de producción.
Cuando se libera una orden de producción, se pueden crear órdenes de trabajo vinculadas a las operaciones. Para cada orden de trabajo se pueden seguir los siguientes datos:
Nombre y secuencia de operación
Orden de producción vinculada
Centro de trabajo o línea de producción
Empleado responsable
Cantidad planificada
Cantidad completada
Cantidad rechazada
Hora planificada de inicio y fin
Hora real de inicio y fin
Estado de la operación
Información adicional específica para la producción
Así, se puede ver en qué etapa está la producción y qué tareas están esperando ser completadas.
Monitoree los centros de trabajo y la capacidad de producción
Las líneas de producción, máquinas, áreas de preparación, puntos de llenado o secciones de empaquetado pueden definirse como centros de trabajo.
Se puede registrar el tiempo de trabajo y la capacidad diaria para cada centro de trabajo. La carga planificada derivada de las órdenes de trabajo puede compararse con la capacidad disponible.
Se pueden ver alertas para planificaciones que exceden la capacidad. Así, se puede evaluar en qué centro de trabajo se concentra la producción y si las tareas deben distribuirse en diferentes tiempos o recursos.
Gestione los stocks de materia prima y empaques
Las materias primas, semielaborados, empaques y productos terminados pueden seguirse en registros de inventario.
Evaluando conjuntamente las necesidades en la receta del producto y las cantidades en stock disponibles, se pueden identificar componentes faltantes. Se puede planificar la compra para materiales que se acercan a niveles críticos.
De acuerdo con la estructura de trazabilidad de la empresa, información como lote, partida, fecha de producción, fecha de caducidad o número de lote del proveedor puede registrarse en campos personalizados.
Si se requieren trazabilidades obligatorias de lote-serie o registros regulados fuera de la estructura estándar de inventario de XtraCRM, esta necesidad debe ser verificada y configurada por separado.
Gestione los procesos de compra y suministro
Se pueden crear órdenes de compra para materias primas y empaques con stock insuficiente.
Se pueden seguir proveedor, producto, cantidad, precio, moneda y fecha de entrega esperada. Para entregas retrasadas se pueden asignar tareas al equipo de compras.
En la recepción de materiales, se pueden registrar cantidades entregadas, albaranes del proveedor y documentos relacionados. Para materiales no conformes, se puede generar un proceso de calidad o devolución.
Mantenga la información de proveedores centralizada
Los proveedores de materia prima, empaques y servicios pueden gestionarse como registros de empresa. Se pueden relacionar los datos de contacto, responsables, productos, pedidos y documentos en la misma cuenta.
Se pueden agregar al registro contratos, cotizaciones, certificados y otros documentos de los proveedores. Se pueden crear recordatorios para las fechas de vigencia de los documentos.
Se puede apoyar el proceso de selección de proveedores evaluando información como tiempos de entrega, precios e historial de calidad.
Registre los consumos de materiales
Los componentes necesarios según la receta pueden visualizarse en la orden de producción. Los consumos de materiales que ocurren durante la producción pueden registrarse.
Comparando las cantidades planificadas con los consumos reales, se puede evaluar el uso excesivo o insuficiente.
La información del lote o partida del material utilizado puede añadirse al registro de producción mediante campos especiales según el sistema de registro de la empresa. Así, se puede establecer una conexión operacional entre el resultado de la producción y los materiales utilizados.
Administre las notificaciones de producción
Se puede crear una notificación de producción para la producción realizada. En la notificación se pueden registrar los productos buenos, los rechazados y las cantidades completadas.
Para una orden de producción se pueden ingresar múltiples notificaciones para seguir producciones parciales. Se puede ver cuánto de la cantidad planificada se ha completado y cuánto queda.
Se puede configurar un proceso para que la salida de producción no se almacene como inventario disponible hasta que pase los controles de calidad necesarios.
Cree puntos de control de calidad
Se pueden definir puntos de control de calidad para la aceptación de materias primas, las fases de producción y los productos terminados.
En los puntos de control, según los productos de la empresa, se pueden monitorear las siguientes informaciones:
Control visual
Peso y cantidad
Temperatura
Humedad
Densidad
Dimensión o medida
Control de embalaje
Control de etiquetas
Información de muestras
Resultado de aceptación o rechazo
Descripción y notas de control
El tipo de control de calidad, la cantidad de muestreo y los criterios de aceptación pueden configurarse según el plan de calidad de la empresa.
Se puede evitar que la salida de producción cuyos controles de calidad obligatorios no se hayan completado o que hayan fallado se registre como inventario disponible.
Siga las no conformidades y las acciones correctivas
Cuando se detecta un problema en el control de calidad, se puede crear un registro de no conformidad. Se pueden registrar el origen de la no conformidad, la gravedad, el producto afectado y la cantidad.
La no conformidad puede vincularse al producto, orden de producción, orden de trabajo o control de calidad.
Se pueden seguir la causa raíz, la persona responsable, la acción correctiva a tomar y la fecha objetivo. El resultado y la verificación de las acciones completadas pueden registrarse.
Las no conformidades recurrentes pueden evaluarse por producto, receta, proveedor o línea de producción.
Gestione los registros de desperdicio y chatarra
Los desperdicios generados durante la producción pueden asociarse con la orden de producción u orden de trabajo. Se pueden registrar la cantidad de desperdicio, la causa, el producto y la información de la operación.
Las causas de desperdicio pueden clasificarse como sigue:
Calidad de materia prima
Error de medición o pesaje
Configuración de producción
Falla de máquina
Problema de cocción o procesamiento
Error de embalaje
Rechazo de calidad
Fecha de caducidad o deterioro
Error del usuario
Otras causas de producción
Se puede generar un informe sobre qué productos, recetas, centros de trabajo u operaciones presentan mayores pérdidas.
Configure el seguimiento de lotes y partidas según su empresa
Se pueden crear campos personalizados para lote de producción, fecha de producción, turno, línea de producción y empleado responsable.
Los lotes de proveedores de las materias primas utilizadas y el lote del producto resultante pueden vincularse al registro de producción. Los resultados de calidad y los documentos de producción pueden mantenerse bajo el mismo registro.
Cuando se requiere una revisión de un lote específico, se pueden evaluar juntos la orden de producción, consumos, registros de calidad y entregas al cliente.
XtraCRM no se ofrece como un sistema certificado de trazabilidad alimentaria o laboratorio. La profundidad de trazabilidad exigida por la normativa debe verificarse por separado y debe establecerse una estructura adecuada.
Realice el seguimiento de la vida útil de los productos
La fecha de producción, la fecha de consumo recomendada o la fecha de caducidad se pueden almacenar con campos especiales en el registro del producto o lote.
Se pueden crear informes y tareas de seguimiento para identificar existencias con fecha próxima. La salida prioritaria de productos puede planificarse según los procesos de almacén de la empresa.
Para productos con vida útil corta, se pueden evaluar conjuntamente los planes de producción y ventas para reducir inventarios innecesarios y desperdicios.
Gestione pedidos de clientes y ventas
Los distribuidores, mercados, restaurantes, hoteles, distribuidores o clientes corporativos pueden gestionarse como cuentas CRM.
Las solicitudes de los clientes pueden convertirse en ofertas y oportunidades de venta. Las ofertas aprobadas pueden seguirse como pedidos de venta.
En el pedido se pueden registrar el producto, la cantidad, el precio, la fecha de entrega, el método de entrega y las condiciones de pago. Para productos fuera de stock se puede planificar la necesidad de producción.
Evaluando los pedidos anteriores y la frecuencia de compra del cliente, se pueden generar oportunidades de pedidos repetidos.
Organice los procesos de entrega
Los productos terminados y que han pasado el control de calidad pueden prepararse para los pedidos de los clientes.
Se pueden registrar la fecha de entrega, dirección, método de transporte y el equipo responsable. Los preparativos del almacén, control de documentos e información al cliente pueden asignarse como tareas.
Si hay entregas parciales, productos pendientes o retrasos, se pueden añadir explicaciones y crear nuevas fechas de seguimiento.
XtraCRM no reemplaza un sistema automático de medición de cadena de frío o de monitoreo de temperatura en vehículos en vivo; puede usarse para gestionar los pasos comerciales y operativos de la entrega.
Planifique el mantenimiento de máquinas y equipos
Las máquinas y equipos de producción pueden ser monitoreados mediante registros de mantenimiento. En la tarjeta del equipo se pueden almacenar estado, ubicación, persona responsable e información de mantenimiento.
Se pueden crear planes de mantenimiento periódico y preventivo para seguir las próximas fechas de mantenimiento. En caso de fallas, se puede abrir una solicitud y orden de mantenimiento.
Durante el mantenimiento se pueden registrar las operaciones realizadas, tiempo utilizado, costos y paradas de producción. Así se puede evaluar el impacto de paradas no planificadas en la producción.
Gestione retroalimentación y quejas de productos
La queja del cliente sobre un producto puede relacionarse con el cliente, producto, pedido o información del lote correspondiente.
Se pueden registrar el tipo de queja, fecha de reporte, cantidad afectada, resultado de la inspección y medidas tomadas.
Si es necesario, se puede iniciar un proceso de no conformidad y acciones correctivas de calidad. Las comunicaciones con el cliente y el resultado de la resolución se mantienen en el historial.
Realice el seguimiento de los procesos de facturación y cobranza
Los pedidos de venta completados pueden vincularse con los procesos financieros y de facturación.
Se pueden monitorear la fecha de la factura, el vencimiento, la moneda y el estado del pago. Para las cuentas vencidas, se pueden asignar tareas al departamento financiero o al responsable de cliente.
Las facturas de proveedores y los gastos relacionados con la producción se registran para evaluar los costos del producto y del período.
Defina las autorizaciones según la distribución de tareas
Se pueden definir diferentes accesos y permisos de operación para los equipos de ventas, planificación de producción, compras, almacén, calidad, mantenimiento, finanzas y administración.
Mientras el equipo de producción gestiona las órdenes de producción y trabajo, el equipo de calidad puede registrar los resultados de control. El equipo de compras puede seguir a proveedores y pedidos, el equipo de almacén los movimientos de stock, y el equipo financiero las facturas.
Los cambios en las recetas, las decisiones de calidad y ciertas operaciones financieras solo pueden ser realizados por usuarios autorizados.
Cree una estructura medible para la administración
En las pantallas de gestión se pueden monitorear pedidos de clientes abiertos, producciones planificadas, órdenes pendientes por material, órdenes de trabajo en curso, productos en espera de calidad, desperdicios y trabajos de mantenimiento.
Se pueden evaluar los siguientes datos por producto, receta, orden de producción, proveedor, cliente o período:
Pedidos de clientes y estado de entrega
Producción planificada y realizada
Necesidades de materia prima
Stocks existentes y críticos
Estado de compras y suministro
Consumos planificados y reales
Cantidad de productos aceptados y rechazados
Resultados de control de calidad
No conformidades y acciones correctivas
Cantidades y causas de desperdicio
Cargas de capacidad del centro de trabajo
Trabajos de mantenimiento y tiempos de parada
Estado de facturación y cobranza
XtraCRM no obliga a su empresa a un modelo fijo de producción de alimentos. Puede estructurar las recetas de los productos, operaciones, puntos de control de calidad, campos personalizados, procesos de compra y venta según su propio sistema de producción, haciendo que todo el proceso, desde el suministro de materia prima hasta la entrega del producto terminado al cliente, sea más controlado, medible y rastreable.
XtraCRM no es un sistema de laboratorio, validación HACCP ni de cumplimiento normativo. Los planes de seguridad alimentaria, análisis obligatorios, registros legales y procesos oficiales de conformidad deben ser gestionados por la empresa conforme a la legislación y normas correspondientes.