استشارات الموارد البشرية والتوظيف
عمليات استشارات الموارد البشرية والتوظيف ليست مجرد جمع سير ذاتية فقط. بل يجب إدارة فهم احتياجات العميل، فتح الوظيفة، العثور على المرشحين، التقييم المسبق، المقابلات، تقديم العميل، العروض، ومراحل التوظيف بشكل متكامل.
يُدمج XtraCRM بين وحدات إدارة العلاقات مع وحدات الموارد البشرية، ليتيح متابعة شركات العملاء، الوظائف، المرشحين، المقابلات، العروض والمهام من مركز واحد.
كيف تتم العملية في الصناعة؟
عادةً ما تبدأ عملية استشارات التوظيف بطلب موظفين من شركة العميل. يتم تحديد مهام الوظيفة، الخبرات المطلوبة، الكفاءات، طريقة العمل، الموقع، ونطاق الراتب.
بعد فتح الوظيفة، يتم فحص قاعدة بيانات المرشحين الحالية وتقييم مصادر المرشحين الجديدة. يُدعى المرشحون المناسبون للمقابلة الأولية؛ حيث تُسجل معلومات عن خبراتهم، توقعاتهم، ومدى توافقهم مع الوظيفة.
يُعرض المرشحون الذين اجتازوا التقييم المسبق على شركة العميل. تُخطط مقابلات العميل والمقابلات الإضافية. تُدار عملية العرض للمرشح المناسب ويتم متابعة نتائج التوظيف.
في شركات المؤسسات، يمكن إدارة التحولات من الوظائف المفتوحة والمرشحين والمقابلات وعروض العمل إلى تسجيل الموظفين من خلال وحدة الموارد البشرية في XtraCRM.
كيف يتكيف XtraCRM مع طريقة عمل شركتك؟
تختلف أنواع الوظائف، طرق تقييم المرشحين، وعملية موافقة العملاء بين شركات التوظيف. يمكن تخصيص الحقول الخاصة، المهام، المقابلات، ومراحل سير العمل في XtraCRM لتتوافق مع تنظيم شركتك.
يمكنك تكوين عملية الترشيح الخاصة بك من خلال المراحل "طلب جديد، مراجعة أولية، مقابلة هاتفية، مقابلة مع المستشار، القائمة القصيرة، تقديم للعميل، مقابلة العميل، التحقق من المراجع، العرض، التوظيف والرفض".
يمكنك تعريف مجالات خاصة مختلفة وخطوات تقييم لعمليات البحث عن مديرين، توظيف الخبراء، التوظيف الجماعي، اختيار الموظفين الموسميين أو عمليات التوظيف الداخلية في المؤسسة.
مجالات خاصة بشركات العملاء التي يمكنك استخدامها
الشركة والقطاع
حجم الشركة
الموقع ومناطق العمل
مسؤولو الموارد البشرية
مديرو التوظيف
نموذج العمل والعقد
رسوم الخدمة أو نسبة العمولة
شروط الفوترة
فترة الضمان أو إعادة التوظيف
هدف التوظيف المتوسط
المناصب ذات الأولوية
عملية تقييم العميل
مراحل المقابلة والموافقة
تاريخ المقابلة النهائية
تاريخ بداية وانتهاء العقد
عدد المناصب الشاغرة
المستشار المسؤول
يمكن تتبع العديد من المسؤولين والأقسام والمناصب الشاغرة التابعة لشركة عميلة واحدة تحت حساب واحد.
إدارة طلبات المناصب
يمكن تسجيل كل طلب موظف وارد من شركة العميل كمركز شاغر. يمكن الاحتفاظ بالمعلومات التالية في المركز:
اسم المركز
الشركة العميلة
القسم
موقع العمل
العمل عن بعد، الهجين أو في المكتب
نوع التوظيف
عدد الأشخاص المطلوبين
مستوى الخبرة
توقعات التعليم
المهارات التقنية والسلوكية
متطلبات اللغة الأجنبية
نطاق الراتب
المزايا الإضافية
أولوية الوظيفة
تاريخ الإغلاق المستهدف
المستشار المسؤول
مدير التوظيف
حالة الوظيفة
يمكن استخدام سجلات الوظائف في XtraCRM مباشرة للتوظيف الداخلي. في شركات الاستشارات، يمكن إضافة معلومات الشركة العميلة والخدمات إلى الوظيفة باستخدام حقول مخصصة.
إنشاء قاعدة بيانات المرشحين في مكان واحد
يمكن تسجيل المرشحين مع معلومات الاتصال، مصدر التقديم، الوظيفة المهتمين بها وحالتهم الحالية.
يمكن عرض السيرة الذاتية للمرشح، ملاحظات المقابلة، المقابلات، العروض والتقييمات السابقة على نفس السجل.
يمكن منع احتفاظ المرشحين في ملفات شخصية لموظفين مختلفين من خلال إنشاء قاعدة بيانات مشتركة يستطيع المستخدمون المفوضون في الشركة الوصول إليها.
يمكن إعادة تقييم نفس المرشح لوظائف مختلفة تفتح في المستقبل.
تتبع مصادر المرشحين
يمكن تسجيل مصدر وصول المرشحين، سواء كان موقع التوظيف، منصة الإعلانات، وسائل التواصل الاجتماعي، الإحالة، البحث من قبل المستشار أو التقديم المباشر.
يمكن متابعة الإحالات الموظفين بواسطة سجلات منفصلة. يمكن رؤية الموظف الذي قام بالتوصية، الوظيفة المعنية ونتيجة عملية المرشح.
يمكن إعداد تقارير تبين أي مصادر المرشحين أدت إلى المزيد من المقابلات أو العروض أو التوظيف.
قم بإدارة السيرة الذاتية ومستندات المرشحين
يمكن حفظ السيرة الذاتية، المحفظة، مستندات التقديم ونماذج التقييم الخاصة بالمرشح ضمن سجل المرشح ذي الصلة.
يمكن تقييد الوصول إلى المستندات وفقًا لصلاحيات المستخدم، مما يضمن أن المستندات الشخصية للمرشحين تُعرض فقط على الموظفين المعنيين.
يمكن إنشاء مهمة للتواصل مع المرشح من أجل تحديث السيرة الذاتية أو تقديم الوثائق الناقصة.
قم بتوحيد عمليات التقييم المبدئي
يمكن التحقق من ملاءمة المرشح لمتطلبات الوظيفة الأساسية باستخدام مجالات تقييم قياسية.
يمكن تسجيل المعلومات التالية في التقييم المبدئي:
الوظيفة الحالية والشركة
إجمالي الخبرة
خبرة المجال ذات الصلة
الكفاءات التقنية
مستوى اللغة الأجنبية
الراتب الحالي
توقعات الراتب
مدة الإشعار أو بدء العمل
تفضيل نمط العمل
ملاءمة الموقع
سبب تغيير الوظيفة
تقييم المستشار
الخطوة التالية
يمكن إضافة مجالات تقييم أو نقاط يحتاجها عملك كحقول مخصصة.
خطط للمقابلات
يمكن التخطيط للمقابلات الاستشارية، والموارد البشرية، والفنية أو الإدارية للمرشحين.
يمكن متابعة تاريخ المقابلة، نوع المقابلة، الوظيفة المعنية، الموظف الذي سيجري المقابلة، وحالة المعلومات.
يمكن عرض المقابلات المخططة، الجارية، المكتملة أو الملغاة في سجل المرشح. يمكن تسجيل تقييمات وملاحظات بعد المقابلة.
يمكن إنشاء مهام أو تذكيرات للمحاورين حول المقابلات القادمة.
ضع المرشحين في القائمة المختصرة
يمكن ضم المرشحين الذين اجتازوا التقييم المسبق والمقابلة الاستشارية إلى مرحلة القائمة المختصرة.
يمكن إعداد نقاط القوة لدى المرشح، ملاءمته للوظيفة، توقعات الأجر ومدة بدء العمل للعروض المقدمة للعميل.
يمكن تتبع أي المرشحين تم تقديمهم للعميل وما هي日期 التقديم من خلال حقول مخصصة. يمكن إضافة ملاحظات رد العميل والخطوة التالية إلى سجل المرشح.
وبهذا الشكل يمكن عرض حالة جميع المرشحين الذين تم تقديمهم للوظيفة نفسها مجتمعة.
تابع مقابلات العميل
يمكن تخطيط مقابلات المرشحين التي سيجريها العميل كمهام ومقابلات. يمكن تسجيل تاريخ المقابلة، نوعها، مسؤول العميل ومعلومات المرشح.
بعد المقابلة، يمكن تسجيل تقييم العميل، طلب مقابلة إضافية أو سبب الرفض.
إذا تأخر الرد، يمكن إنشاء مهمة متابعة لمسؤول العميل. كما يمكن التخطيط لمهمة لإبلاغ المرشح بحالة العملية.
إدارة عروض العمل
يمكن تسجيل عرض العمل للمرشحين الذين تم تقييمهم إيجابيًا. يمكن متابعة الوظيفة، الراتب، المزايا، تاريخ البدء ومدة الصلاحية في العرض.
يمكن متابعة حالة العرض (مسودة، في انتظار الموافقة، عُرض على المرشح، قبل، رُفض أو تم سحبه).
يمكن تسجيل إجابة المرشح وسبب الرفض. بعد قبول العرض، يمكن بدء إجراءات التوظيف أو التعيين.
تابع عمليات التعيين
في شركات استشارات التوظيف، يمكن للمرشح الذي قبل العرض الانتقال إلى مرحلة "تم التعيين". يمكن تسجيل بيانات العميل، الوظيفة، تاريخ البدء، أتعاب الخدمة ومدة الضمان بواسطة حقول مخصصة.
يمكن التخطيط لمقابلات متابعة مع المرشح والعميل في تواريخ محددة بعد التعيين. يمكن متابعة تأكيد البدء، فترة التجربة، وفترة الضمان بواسطة المهام.
نظرًا لأن العميل المحتمل سيكون موظفًا في الشركة العميلة، لا ينبغي تحويله إلى سجل موظف في شركة الاستشارات. يجب استخدام ميزة "التحويل إلى موظف" في XtraCRM فقط للمرشحين الذين يتم قبولهم ضمن هيكل الشركة الخاصة بها.
حوّل التعيينات الداخلية إلى سجل موظف
يمكن للشركات التي تستخدم XtraCRM لإدارة تعييناتها الخاصة تحويل المرشح الذي تم تعيينه إلى سجل موظف.
يمكن إنشاء سجل موظف باستخدام معلومات الاتصال الخاصة بالمرشح وربطه بالوظيفة. وبهذه الطريقة، لا يتم إعادة إدخال نفس البيانات عند الانتقال من عملية التعيين إلى إدارة الموظف.
بعد بدء العمل، يمكن إكمال معلومات الموظف الأخرى المتعلقة بالقسم، الوظيفة، المدير، وهيكل الشركة.
قم بإدارة عمليات التحقق من المراجع
يمكن إنشاء مهام وخطوات تحقق للمرشحين الذين يحتاجون إلى التحقق من المراجع.
يمكن تسجيل اسم الشخص المرجعي، معلومات الاتصال به، علاقة العمل مع المرشح، ونتيجة المقابلة. يمكن الاطلاع على المراجع التي تم التواصل معها وما إذا كانت العملية قد اكتملت أم لا.
في مقابلات المراجع، يجب معالجة المعلومات الضرورية فقط ويجب تنفيذ إجراءات إعلام المرشح أو الحصول على إذنه بما يتوافق مع سياسات الشركة.
تابع عقود العملاء
يمكن ربط عقود استشارات التوظيف بسجل الشركة العميلة. يمكن حفظ نموذج الخدمة، نسبة العمولة، شروط الفوترة، فترة الضمان، وتاريخ التجديد باستخدام الحقول المخصصة.
يمكن تعيين مهام للمستشار للعملاء الذين تقترب عقودهم من الانتهاء. يمكن متابعة طلبات الوظائف الجديدة وتغييرات العقد في سجل العميل.
يمكن حفظ العقد الموقع والمرفقات في إدارة المستندات.
قم بإدارة عمليات الفوترة
عند إكمال التوظيف، يمكن تعيين مهمة للفريق المالي بالفوترة وفقًا لشروط العقد.
يمكن تتبع المعلومات التالية للفوترة:
الشركة العميلة
المرشح المعين
الوظيفة
تاريخ بدء العمل
معدل الخدمة أو العمولة
مبلغ الفاتورة
العملة
تاريخ الفاتورة
فترة الاستحقاق
حالة التحصيل
فترة الضمان
في حالة فصل المرشح ضمن فترة الضمان، يمكن متابعة عملية إعادة التوظيف بوظائف أو مهام جديدة.
اجمع اتصالات المرشح والعميل في مكان واحد
يمكن عرض مكالمات الهاتف، رسائل البريد الإلكتروني، محادثات الواتساب، الملاحظات والمهام ضمن سجل الاتصال ذي الصلاحيات المناسبة.
عندما يعاود المرشح التواصل، يمكن رؤية الوظائف التي تم تقييمه لها سابقًا، والمقابلات والعمليات الجارية.
عند اتصال العميل بالشركة، يمكنك تقييم الوظائف الشاغرة، المرشحين المعروضين، ردود الفعل المعلقة والوظائف الجاري توظيفها من شاشة واحدة.
قم بإدارة البيانات الشخصية وعمليات الحفظ
سجلات المرشحين تحتوي على بيانات شخصية مثل السيرة الذاتية ومعلومات الاتصال ومسيرة العمل. لذلك يجب على الشركة تحديد أي المعلومات ستُحتفظ بها، من يحق له الوصول إليها، ومدة الاحتفاظ بها.
يمكن تسجيل تفضيلات المرشح في الاتصال ومعالجة البيانات في حقول مخصصة. يمكن إنشاء مهام مراجعة متوافقة مع سياسة الشركة للملفات المنتهية مدة حفظها أو التي لم تعد بحاجة للمعالجة.
تقدم XtraCRM صلاحيات وصول وإدارة المستندات؛ وتطبيق متطلبات إشعارات الخصوصية والرضا الصريح والحفظ والحذف ضمن قوانين مثل قانون حماية البيانات الشخصية يقع على عاتق الشركة المسؤولة عن البيانات.
حدد الصلاحيات حسب توزيع المهام
يمكن تعريف صلاحيات وصول مختلفة لمديري العملاء، ومستشاري التوظيف، والمقابلين، والموارد البشرية، والمالية، والإدارة.
يدير المستشارون مرشحيهم ووظائفهم الخاصة، بينما يتابع مديرو العملاء علاقات الشركة. يمكن لفريق المالية الوصول إلى العقود، الفواتير وبيانات التحصيل.
يمكن فتح وصول وثائق المرشح الشخصية، بيانات الرواتب وملاحظات التقييم فقط للمستخدمين المخولين.
أنشئ هيكلة قابلة للقياس للإدارة
في شاشات الإدارة يمكن متابعة طلبات العملاء الجديدة، الوظائف الشاغرة، قاعدة المرشحين، المقابلات القادمة، المرشحين المعروضين على العملاء، العروض والتوظيفات.
يمكن تقييم المعلومات التالية حسب العميل، الوظيفة، المستشار، مصدر المرشح أو الفترة:
عدد الوظائف الشاغرة
عدد المرشحين لكل وظيفة
طلبات التقديم الجديدة
المرشحون الذين اجتازوا التقييم الأولي
المقابلات المخططة والمكتملة
المرشحون المعروضون على العميل
مدة انتظار المرشحين في المراحل
العروض المقدمة والمقبولة
عدد التوظيفات
مدة إغلاق الوظيفة
نتائج مصادر المرشحين
أسباب الرفض والرفض للعروض
العمليات الجارية ضمن الضمان
حالة الفوترة والتحصيل
لا يفرض XtraCRM على شركتك نموذج توظيف ثابت. يمكن لشركات العملاء هيكلة الوظائف والمرشحين والمقابلات والعروض والحقول الخاصة والمهام وفق نظام التقييم الخاص بها، مما يجعل العملية بأكملها من طلب الموظفين الأول إلى التوظيف والفوترة أكثر تنظيماً وقابلة للقياس والمتابعة.