İnsan Kaynakları ve İşe Alım Danışmanlığı
İnsan kaynakları ve işe alım danışmanlığı süreçleri yalnızca özgeçmiş toplamaktan oluşmaz. Müşteri ihtiyacının anlaşılması, pozisyonun açılması, adayların bulunması, ön değerlendirme, mülakat, müşteri sunumu, teklif ve yerleştirme aşamalarının birlikte yönetilmesi gerekir.
XtraCRM; CRM ve İnsan Kaynakları modüllerini bir araya getirerek müşteri firmalar, pozisyonlar, adaylar, mülakatlar, teklifler ve görevlerin tek merkezden takip edilmesini sağlar.
Sektörde süreç nasıl işler?
İşe alım danışmanlığında süreç genellikle müşteri firmadan gelen personel talebiyle başlar. Pozisyonun görevleri, gerekli deneyim, yetkinlikler, çalışma şekli, lokasyon ve ücret aralığı belirlenir.
Pozisyon açıldıktan sonra mevcut aday havuzu taranır ve yeni aday kaynakları değerlendirilir. Uygun adaylar ön görüşmeye alınır; deneyim, beklenti ve pozisyona uygunluk bilgileri kaydedilir.
Ön değerlendirmeyi geçen adaylar müşteri firmaya sunulur. Müşteri görüşmeleri ve ek mülakatlar planlanır. Olumlu aday için teklif süreci yürütülür ve yerleştirme sonucu takip edilir.
Kurumsal şirketlerin kendi işe alım süreçlerinde ise açık pozisyon, aday, mülakat, iş teklifi ve çalışan kaydına dönüşüm XtraCRM İnsan Kaynakları modülü üzerinden yönetilebilir.
XtraCRM firmanızın çalışma şekline nasıl uyarlanır?
Her işe alım firmasının pozisyon türleri, aday değerlendirme yöntemi ve müşteri onay süreci farklıdır. XtraCRM’de özel alanlar, görevler, mülakatlar ve iş akışı aşamaları firmanızın düzenine göre yapılandırılabilir.
Aday sürecinizi “Yeni Başvuru, Ön İnceleme, Telefon Görüşmesi, Danışman Mülakatı, Kısa Liste, Müşteriye Sunuldu, Müşteri Mülakatı, Referans Kontrolü, Teklif, Yerleştirildi ve Olumsuz” aşamalarından oluşturabilirsiniz.
Yönetici arama, uzman işe alımı, toplu işe alım, dönemsel personel seçimi veya kurum içi işe alım süreçleri için farklı özel alanlar ve değerlendirme adımları tanımlayabilirsiniz.
Kullanabileceğiniz müşteri firma özel alanları
Firma ve sektör
Firma büyüklüğü
Lokasyon ve çalışma bölgeleri
İnsan kaynakları yetkilileri
İşe alım yöneticileri
Çalışma ve sözleşme modeli
Hizmet bedeli veya komisyon oranı
Faturalandırma koşulu
Garanti veya yeniden yerleştirme süresi
Ortalama işe alım hedefi
Öncelikli pozisyonlar
Müşteri değerlendirme süreci
Mülakat ve onay aşamaları
Son görüşme tarihi
Sözleşme başlangıç ve bitiş tarihi
Açık pozisyon sayısı
Sorumlu danışman
Bir müşteri firmaya ait birden fazla yetkili, departman ve açık pozisyon aynı hesap altında takip edilebilir.
Pozisyon taleplerini yönetin
Müşteri firmadan gelen her personel talebi açık pozisyon olarak kaydedilebilir. Pozisyonda aşağıdaki bilgiler tutulabilir:
Pozisyon adı
Müşteri firma
Departman
Çalışma lokasyonu
Uzaktan, hibrit veya ofis çalışma şekli
İstihdam türü
Talep edilen kişi sayısı
Deneyim seviyesi
Eğitim beklentisi
Teknik ve davranışsal yetkinlikler
Yabancı dil gereksinimi
Ücret aralığı
Yan haklar
Pozisyonun önceliği
Hedef kapanış tarihi
Sorumlu danışman
İşe alım yöneticisi
Pozisyon durumu
XtraCRM’deki pozisyon kayıtları kurum içi işe alım için doğrudan kullanılabilir. Danışmanlık firmalarında müşteri firma ve hizmet bilgileri özel alanlarla pozisyona eklenebilir.
Aday havuzunu tek merkezde oluşturun
Adaylar iletişim bilgileri, başvuru kaynağı, ilgilendikleri pozisyon ve mevcut durumlarıyla kaydedilebilir.
Bir adayın özgeçmişi, görüşme notları, mülakatları, teklifleri ve önceki değerlendirmeleri aynı kayıt üzerinden görüntülenebilir.
Adayların farklı çalışanların kişisel dosyalarında kalması önlenerek şirket genelinde yetkili kullanıcıların erişebileceği ortak bir aday havuzu oluşturulabilir.
Aynı aday gelecekte açılan farklı pozisyonlar için yeniden değerlendirilebilir.
Aday kaynaklarını takip edin
Adayların kariyer sitesi, ilan platformu, sosyal medya, referans, danışman araştırması veya doğrudan başvuru gibi hangi kaynaktan geldiği kaydedilebilir.
Çalışan referansları ayrı kayıtlarla takip edilebilir. Tavsiye eden çalışan, ilgili pozisyon ve adayın süreç sonucu görülebilir.
Hangi aday kaynağının daha fazla görüşme, teklif veya yerleştirme oluşturduğu raporlanabilir.
Özgeçmiş ve aday belgelerini yönetin
Adayın özgeçmişi, portföyü, başvuru belgeleri ve değerlendirme formları ilgili aday kaydında saklanabilir.
Dokümanlara erişim kullanıcı yetkilerine göre sınırlandırılabilir. Böylece adaylara ait kişisel belgelerin yalnızca ilgili çalışanlar tarafından görüntülenmesi sağlanabilir.
Güncel olmayan özgeçmiş veya eksik belge için adaya ulaşılması amacıyla görev oluşturulabilir.
Ön değerlendirme süreçlerini standartlaştırın
Adayın pozisyonun temel şartlarına uygunluğu standart değerlendirme alanlarıyla kontrol edilebilir.
Ön değerlendirmede aşağıdaki bilgiler kaydedilebilir:
Mevcut pozisyon ve şirket
Toplam deneyim
İlgili alan deneyimi
Teknik yetkinlikler
Yabancı dil seviyesi
Mevcut ücret
Ücret beklentisi
İhbar veya işe başlama süresi
Çalışma şekli tercihi
Lokasyon uygunluğu
Pozisyon değişikliği nedeni
Danışman değerlendirmesi
Sonraki adım
İşletmenizin ihtiyaç duyduğu puanlama veya değerlendirme alanları özel alan olarak eklenebilir.
Mülakatları planlayın
Adaylar için danışman, insan kaynakları, teknik veya yönetici mülakatları planlanabilir.
Mülakatta tarih, görüşme biçimi, ilgili pozisyon, görüşmeyi yapacak çalışan ve durum bilgileri takip edilebilir.
Planlanan, devam eden, tamamlanan veya iptal edilen görüşmeler aday geçmişinde görüntülenebilir. Görüşme sonrası değerlendirme ve notlar kaydedilebilir.
Yaklaşan mülakatlar için görüşmeciye görev veya hatırlatma oluşturulabilir.
Adayları kısa listeye alın
Ön değerlendirme ve danışman mülakatını geçen adaylar kısa liste aşamasına alınabilir.
Adayın güçlü yönleri, pozisyona uygunluğu, ücret beklentisi ve işe başlama süresi müşteri sunumu için hazırlanabilir.
Müşteriye hangi adayların hangi tarihte sunulduğu özel alanlarla takip edilebilir. Müşterinin geri bildirimi ve bir sonraki adım aday kaydına eklenebilir.
Böylece aynı pozisyon için sunulan tüm adayların durumu toplu olarak görülebilir.
Müşteri mülakatlarını takip edin
Müşteri firmanın adayla yapacağı görüşmeler görev ve mülakat olarak planlanabilir. Görüşme tarihi, biçimi, müşteri yetkilisi ve aday bilgileri kaydedilebilir.
Görüşme sonrasında müşterinin değerlendirmesi, ek görüşme talebi veya olumsuzluk nedeni kayıt altına alınabilir.
Geri bildirim geciktiğinde müşteri sorumlusuna takip görevi oluşturulabilir. Adayın süreç hakkında bilgilendirilmesi de ayrı bir görev olarak planlanabilir.
İş tekliflerini yönetin
Olumlu değerlendirilen adaylar için iş teklifi kaydı oluşturulabilir. Teklifte pozisyon, ücret, yan haklar, başlangıç tarihi ve geçerlilik süresi takip edilebilir.
Teklifin taslak, onay bekliyor, adaya sunuldu, kabul edildi, reddedildi veya geri çekildi gibi durumları izlenebilir.
Adayın verdiği yanıt ve ret nedeni kaydedilebilir. Kabul edilen teklif sonrasında işe giriş veya yerleştirme işlemleri başlatılabilir.
Yerleştirme süreçlerini takip edin
İşe alım danışmanlığı firmalarında teklif kabul eden aday “Yerleştirildi” aşamasına alınabilir. Müşteri firma, pozisyon, başlangıç tarihi, hizmet bedeli ve garanti süresi özel alanlarla kaydedilebilir.
Yerleştirme sonrasında aday ve müşteriyle belirli tarihlerde takip görüşmeleri planlanabilir. Başlangıç teyidi, deneme süreci ve garanti dönemi görevlerle takip edilebilir.
Aday müşteri firmanın çalışanı olacağı için danışmanlık firmasının kendi çalışan kaydına dönüştürülmemelidir. XtraCRM’deki “çalışana dönüştür” özelliği yalnızca firmanın kendi bünyesine aldığı adaylar için kullanılmalıdır.
Kurum içi işe alımları çalışan kaydına dönüştürün
XtraCRM’i kendi işe alımlarını yönetmek için kullanan şirketler, işe alınan adayı çalışan kaydına dönüştürebilir.
Aday iletişim bilgileri ve pozisyon bağlantısı kullanılarak çalışan kaydı oluşturulabilir. Böylece işe alım sürecinden çalışan yönetimine geçişte aynı bilgiler yeniden girilmez.
İşe giriş sonrasında departman, pozisyon, yönetici ve şirket yapısına ait diğer çalışan bilgileri tamamlanabilir.
Referans kontrol süreçlerini yönetin
Referans kontrolü gereken adaylar için görev ve kontrol adımları oluşturulabilir.
Referans veren kişinin adı, iletişim bilgileri, adayla çalışma ilişkisi ve görüşme sonucu kayıt altına alınabilir. Hangi referanslarla iletişim kurulduğu ve sürecin tamamlanıp tamamlanmadığı görülebilir.
Referans görüşmelerinde yalnızca gerekli bilgiler işlenmeli ve adayın bilgilendirme veya izin süreçleri şirket politikalarına uygun yürütülmelidir.
Müşteri sözleşmelerini takip edin
İşe alım danışmanlığı sözleşmeleri müşteri firma kaydıyla ilişkilendirilebilir. Hizmet modeli, komisyon oranı, faturalandırma koşulu, garanti süresi ve yenileme tarihi özel alanlarla tutulabilir.
Sözleşme bitişi yaklaşan müşteriler için danışmana görev atanabilir. Yeni pozisyon talepleri ve sözleşme değişiklikleri müşteri geçmişinde takip edilebilir.
İmzalı sözleşme ve ekleri doküman yönetiminde saklanabilir.
Faturalandırma süreçlerini yönetin
Yerleştirme tamamlandığında sözleşmedeki koşullara göre finans ekibine faturalandırma görevi atanabilir.
Faturalandırma için aşağıdaki bilgiler takip edilebilir:
Müşteri firma
Yerleştirilen aday
Pozisyon
İşe başlangıç tarihi
Hizmet veya komisyon oranı
Fatura tutarı
Para birimi
Fatura tarihi
Vade
Tahsilat durumu
Garanti süresi
Garanti kapsamında adayın ayrılması durumunda yeniden yerleştirme süreci yeni pozisyon veya görevlerle takip edilebilir.
Aday ve müşteri iletişimini tek geçmişte toplayın
Telefon görüşmeleri, e-postalar, WhatsApp yazışmaları, notlar ve görevler yetkiler dâhilinde ilgili kayıt geçmişinde görüntülenebilir.
Aday tekrar iletişime geçtiğinde daha önce değerlendirildiği pozisyonlar, görüşmeler ve mevcut süreç görülebilir.
Müşteri firma aradığında açık pozisyonları, sunulan adayları, bekleyen geri bildirimleri ve devam eden yerleştirmeleri tek ekrandan değerlendirebilirsiniz.
Kişisel veri ve saklama süreçlerini yönetin
Aday kayıtları özgeçmiş, iletişim bilgileri ve kariyer geçmişi gibi kişisel veriler içerir. Bu nedenle hangi bilgilerin tutulacağı, kimlerin erişeceği ve ne kadar süre saklanacağı şirket tarafından belirlenmelidir.
Adayın iletişim ve veri işleme tercihleri özel alanlarla kaydedilebilir. Saklama süresi dolan veya artık işlenmesi gerekmeyen aday kayıtları için şirket politikasına uygun inceleme görevleri oluşturulabilir.
XtraCRM erişim yetkileri ve doküman yönetimi sunar; KVKK ve diğer mevzuat kapsamındaki aydınlatma, açık rıza, saklama ve silme yükümlülüklerinin uygulanması veri sorumlusu firmaya aittir.
Yetkileri görev dağılımına göre belirleyin
Müşteri yöneticileri, işe alım danışmanları, mülakatçılar, insan kaynakları, finans ve yöneticiler için farklı erişim yetkileri tanımlanabilir.
Danışmanlar kendi aday ve pozisyonlarını yönetirken müşteri yöneticileri firma ilişkilerini takip edebilir. Finans ekibi sözleşme, fatura ve tahsilat bilgilerine erişebilir.
Adayın kişisel belgeleri, ücret bilgileri ve değerlendirme notları yalnızca yetkili kullanıcıların erişimine açılabilir.
Yönetim için ölçülebilir bir yapı oluşturun
Yönetim ekranlarında yeni müşteri talepleri, açık pozisyonlar, aday havuzu, yaklaşan mülakatlar, müşteriye sunulan adaylar, teklifler ve yerleştirmeler takip edilebilir.
Müşteri, pozisyon, danışman, aday kaynağı veya dönem bazında aşağıdaki bilgiler değerlendirilebilir:
Açık pozisyon sayısı
Pozisyon başına aday sayısı
Yeni başvurular
Ön değerlendirmeyi geçen adaylar
Planlanan ve tamamlanan mülakatlar
Müşteriye sunulan adaylar
Adayların aşamalardaki bekleme süreleri
Verilen ve kabul edilen teklifler
Yerleştirme sayısı
Pozisyon kapanma süresi
Aday kaynaklarının sonuçları
Olumsuzluk ve teklif ret nedenleri
Garanti kapsamında devam eden süreçler
Faturalandırma ve tahsilat durumu
XtraCRM, firmanızı sabit bir işe alım modeline zorlamaz. Müşteri firmaları, pozisyonları, adayları, mülakatları, teklifleri, özel alanları ve görevleri kendi değerlendirme düzeninize göre yapılandırarak ilk personel talebinden yerleştirme ve faturalandırmaya kadar bütün süreci daha düzenli, ölçülebilir ve takip edilebilir hale getirebilirsiniz.